第六節(jié) 長文檔的編輯

1、長文檔的編輯長文檔的編輯1 頁面設(shè)置頁面設(shè)置 設(shè)置紙張大小為設(shè)置紙張大小為A4，頁面上邊距，頁面上邊距3厘米；厘米；下邊距下邊距2.5厘米；左邊距厘米；左邊距3厘米；右邊距厘米；右邊距2厘米。厘米。 頁面設(shè)置是對文檔的總體版面進行布局，包括頁面設(shè)置是對文檔的總體版面進行布局，包括頁邊距、紙張、版式、文檔網(wǎng)格等設(shè)置。頁邊距、紙張、版式、文檔網(wǎng)格等設(shè)置。默認情況下，用戶新建一個文檔時，紙型是標默認情況下，用戶新建一個文檔時，紙型是標準的準的A4紙。如果用戶在實際打印時需要使用其紙。如果用戶在實際打印時需要使用其他型號的紙張，應(yīng)該在他型號的紙張，應(yīng)該在“頁面設(shè)置頁面設(shè)置”的的“紙張紙張”選項卡下重新

2、選擇紙型。否則，打印的效果和選項卡下重新選擇紙型。否則，打印的效果和文檔編輯時看到的效果會不一致。文檔編輯時看到的效果會不一致。頁面設(shè)置頁面設(shè)置文件文件(F)(F)頁面設(shè)置頁面設(shè)置(U)(U)方法方法:頁面設(shè)置紙張選項卡紙張選項卡2修改并應(yīng)用正文樣式修改并應(yīng)用正文樣式 設(shè)置正文樣式為宋體，小四，設(shè)置正文樣式為宋體，小四，1.5倍行距，倍行距，首行縮進兩字符。首行縮進兩字符。 樣式是一組字符和段落格式的組合。它包含了樣式是一組字符和段落格式的組合。它包含了對文檔中正文、各級標題、頁眉頁腳等格式的對文檔中正文、各級標題、頁眉頁腳等格式的設(shè)置。設(shè)置。當文檔的多個段落應(yīng)用了同一樣式，這幾個段當文檔的多

3、個段落應(yīng)用了同一樣式，這幾個段落將保持相同的格式設(shè)置。該樣式被修改后，落將保持相同的格式設(shè)置。該樣式被修改后，文檔中所有使用了該樣式的段落，其格式將統(tǒng)文檔中所有使用了該樣式的段落，其格式將統(tǒng)一被修改。一被修改。此外，使用樣式將自動生成文檔的大綱和結(jié)構(gòu)此外，使用樣式將自動生成文檔的大綱和結(jié)構(gòu)圖，還可以生成目錄。圖，還可以生成目錄。樣式格式格式(O)(O)樣式和格式樣式和格式(S)(S)樣式樣式3定義標題樣式定義標題樣式 設(shè)置第一級標題樣式為黑體，三號，不加粗，設(shè)置第一級標題樣式為黑體，三號，不加粗，單倍行距，段前和段后的段間距為單倍行距，段前和段后的段間距為1行，無行，無首行縮進。首行縮進。 設(shè)

4、置第二級和第三級標題樣式為黑體，小四設(shè)置第二級和第三級標題樣式為黑體，小四號，不加粗，單倍行距，段前和段后的段間號，不加粗，單倍行距，段前和段后的段間距為距為0.5行。行。 4應(yīng)用標題樣式應(yīng)用標題樣式n按要求將下列文字設(shè)為各級標題。按要求將下列文字設(shè)為各級標題。樣式5多級符號多級符號對第一級至第三級標題設(shè)多級符號，對第一級至第三級標題設(shè)多級符號，設(shè)第一級標題的編號形式為第設(shè)第一級標題的編號形式為第X章。章。 多級符號是包含有多種不同級別數(shù)字或符號的多級符號是包含有多種不同級別數(shù)字或符號的連續(xù)編號。連續(xù)編號。Word中最多可生成中最多可生成9個層次的多級列表，每個個層次的多級列表，每個層次的編號

5、或符號可單獨進行設(shè)置。層次的編號或符號可單獨進行設(shè)置。 多級符號格式格式(O)(O)項目符號和編號項目符號和編號方法方法:多級符號多級符號多級符號6文檔結(jié)構(gòu)圖文檔結(jié)構(gòu)圖打開文檔結(jié)構(gòu)圖瀏覽文檔。打開文檔結(jié)構(gòu)圖瀏覽文檔。 視圖視圖(V)(V)文檔結(jié)構(gòu)圖文檔結(jié)構(gòu)圖方法方法:文檔結(jié)構(gòu)圖7大綱視圖大綱視圖 切換至大綱視圖，將第一章第切換至大綱視圖，將第一章第一節(jié)的內(nèi)容移到第一章第三節(jié)一節(jié)的內(nèi)容移到第一章第三節(jié)的后面，將第二章的第二節(jié)升的后面，將第二章的第二節(jié)升級為第三章。級為第三章。 所謂視圖，就是屏幕上顯示文檔的方式。Word共有五種視圖模式，每種視圖有不同的特點。頁面視圖頁面視圖系統(tǒng)默認的視圖是頁面

6、視圖。在此視圖下，顯示效果與實際打印的效果一致。通常情況下，大多數(shù)的編輯工作都在該視圖下完成。該視圖對于編輯頁眉頁腳，調(diào)整頁邊距，處理分欄及圖形對象等操作尤其有用。普通視圖普通視圖在普通視圖下， Word連續(xù)顯示正文，頁與頁之間用一條虛線表示。但是，此視圖中無法看到插入的自選圖形，不能編輯頁眉、頁腳、頁號等。通常用來進行純文字內(nèi)容的編輯。視圖Web版式視圖版式視圖在Web版式視圖下，文檔以一個不帶分頁符的長頁顯示，文字自動換行以適應(yīng)窗口的大小。文檔的外觀與其在瀏覽器中顯示的效果一致。通常用于創(chuàng)作網(wǎng)頁。大綱視圖大綱視圖大綱視圖能夠清晰地展示整個文檔的層次結(jié)構(gòu)。在此視圖下，可方便地建立大綱，調(diào)整段

7、落的大綱級別。大綱視圖還可用于制作主控文檔。閱讀版式閱讀版式在閱讀版式視圖中，系統(tǒng)自動調(diào)整文檔的顯示大小以適應(yīng)屏幕，大多數(shù)工具欄將被隱藏。用戶可以使用“文檔結(jié)構(gòu)圖”或“縮略圖”快速地在文檔中定位。視圖窗口左下角的視圖按鈕普通視圖普通視圖Web版式視圖版式視圖頁面視圖頁面視圖大綱視圖大綱視圖視圖閱讀版式視圖閱讀版式視圖視圖菜單大綱視圖大綱視圖8生成目錄生成目錄 在英文摘要的后面，插入文檔的目錄。在英文摘要的后面，插入文檔的目錄。 要求目錄中顯示到第三級標題，顯示頁要求目錄中顯示到第三級標題，顯示頁碼。碼。 生成目錄插入插入(I)(I)索引和目錄索引和目錄(D)(D)引用引用(N)(N)生成目錄快

8、捷菜單快捷菜單更新域更新域9設(shè)置頁眉頁腳設(shè)置頁眉頁腳 在頁眉的左邊插入在頁眉的左邊插入“?；招；铡眻D片，圖片， 頁眉的中間輸入頁眉的中間輸入“大學(xué)畢業(yè)論文大學(xué)畢業(yè)論文”， 頁腳的右邊顯示頁碼。頁腳的右邊顯示頁碼。 頁眉出現(xiàn)在文檔中每一頁的頂部，頁腳出現(xiàn)在文檔中每一頁的底部。通常在其中插入文章的標題、公司的徽標、頁碼等。如如: :頁眉文檔頁腳頁眉頁腳視圖視圖(V)(V)頁眉和頁腳頁眉和頁腳(H)(H)方法方法:頁眉頁腳編輯頁眉編輯頁眉頁碼頁碼頁數(shù)頁數(shù)設(shè)置頁設(shè)置頁碼格式碼格式日期日期時間時間在頁眉和頁腳間切換在頁眉和頁腳間切換頁面設(shè)置頁面設(shè)置本節(jié)頁眉頁腳是本節(jié)頁眉頁腳是否與上節(jié)相同否與上節(jié)相同插入

9、后，可通過雙擊頁眉或頁腳來修改。系統(tǒng)預(yù)定義的頁眉頁腳系統(tǒng)預(yù)定義的頁眉頁腳頁眉頁腳10設(shè)置不同的頁眉頁腳設(shè)置不同的頁眉頁腳 設(shè)置摘要和目錄部分的頁碼采用羅馬數(shù)字，設(shè)置摘要和目錄部分的頁碼采用羅馬數(shù)字，正文部分的頁碼采用阿拉伯數(shù)字，正文部分的頁碼采用阿拉伯數(shù)字， 正文編碼時不包含摘要和目錄的頁數(shù)。正文編碼時不包含摘要和目錄的頁數(shù)。 若用戶要對一個Word文檔的各個部分，設(shè)置不同的頁面大小、頁眉頁腳、頁面邊框。首先應(yīng)在文檔中插入，將一個文檔分成若干個節(jié)，再對不同的節(jié)分別進行設(shè)置。設(shè)置不同的頁眉頁腳 插入插入(I)(I)分隔符分隔符(B)(B)方法方法:分隔符通過頁面設(shè)置可設(shè)置不同的頁眉和頁腳設(shè)置不同

10、的頁眉頁腳版式選項卡版式選項卡11打印預(yù)覽文檔打印預(yù)覽文檔 打印預(yù)覽文檔打印預(yù)覽文檔文件文件(F)(F)打印預(yù)覽打印預(yù)覽(Z)(Z)方法方法:按鍵按鍵單擊工具欄的單擊工具欄的打印預(yù)覽文檔打印預(yù)覽文檔單頁單頁多頁多頁顯示比例顯示比例全屏顯示全屏顯示關(guān)閉預(yù)覽窗口關(guān)閉預(yù)覽窗口向前或向后翻頁向前或向后翻頁方法方法:打印預(yù)覽文檔單擊工具欄的單擊工具欄的鼠標指針從放大鏡形狀成為I型，可編輯文檔單擊工具欄的單擊工具欄的鼠標指針從I型成為放大鏡形狀，回到預(yù)覽狀態(tài)文件文件(F)(F)打印打印(P)(P)方法方法:打印文檔單擊工具欄的單擊工具欄的連續(xù)頁之間用分隔連續(xù)頁之間用分隔 非連續(xù)頁之間用，分隔非連續(xù)頁之間用，分隔根據(jù)實際紙張縮放打印根據(jù)實際紙張縮放打印12拼寫和語法檢查拼寫和語法檢查 對本文進行拼寫和語法檢查。對本文進行拼寫和語法檢查。 在輸入文本時，Word會實時地檢查錯誤。用紅色波形下劃線表示可能的拼寫錯誤，用綠色波形下劃線表示可能的語法錯誤拼寫和語法檢查工具工具(T)(T)拼寫和語法拼寫和語法(S)(S