公文與檔案管理

1、 公文與檔案管理I 公文的概念與分類一、公文的概念公文，即公務文書,是國家機關及其他社會組織為處理公務、行使職權而按規(guī)范體式形成的具有法定效用的信息記錄。(一)公文是由法定作者制成的(二)公文具有法定的權威和特定的效用(三)公文具有法定的規(guī)范體式(四)公文具有規(guī)定的處理程序(五)公文與文件、文書的聯(lián)系與區(qū)別 聯(lián) 系區(qū) 別公文 從屬性、文體、形成作者、形成領域、形成目的、內(nèi)涵上講，三者沒有本質(zhì)區(qū)別，都是同一事物 專指國家機關和其他社會組織在公務活動中形成的文件材料文書是所有文件材料的總稱，包括公務文書(公文)和私人文書兩大類。 文件不僅包容了文書和公文的內(nèi)容,有以文字方式記錄在紙張上的書面文件，

2、也包括以錄音、錄像等技術方式記錄在非紙質(zhì)載體上的其他文件二、公文的分類從公文的形成與使用范圍上劃分，公文可分為通用公文與專用公文兩大類。從公文的行文關系和運行方向上劃分，公文可分為上行文、平行文、下行文三種從公文的機密程度和閱讀范圍上劃分，公文可分為公布公文、內(nèi)部公文、機密公文三大類。在一個機關內(nèi)，從公文的來源和去向上劃分，公文可分為發(fā)文、收文和內(nèi)部公文三種。(一)命令(令)(二)決定(三)公告(四)通告(五)通知(六)通報(七)議案(八)報告(九)請示(十)批復(十一)意見(十二)函(十三)會議紀要三、常用公文文種 公文的格式與稿本一、公文的格式公文的排列型式（一）公文的排列型式（二）公文的

3、排列型式（三）二、公文的稿本 (一)草稿：即公文的原始文稿，是公文撰寫人員根據(jù)機關發(fā)文意圖而草擬的公文未定稿。 (二)定稿：即已經(jīng)履行法定批準程序的公文文稿，是經(jīng)過負責人簽發(fā)或經(jīng)過會議討論通過(批準)的最后完成稿。 (三)正本：即向受文者制發(fā)的具有法定效用的公文文本，是依據(jù)定稿并按規(guī)范格式要求制作的正式文本。 (四)存本：即與公文正本同時印制的印刷本或依照正本復制的標準樣本。 (五)副本：即公文正本的復制本或與正本同時印制的重份公文。 公文處理一、公文處理工作內(nèi)容包括公文辦理和公文管理兩大項，公文辦理是公文處理的前期工作。 (一)發(fā)文的辦理：包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、校對、用印、登記、

4、分發(fā)等程序。 (二)收文的辦理：包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等程序。 (三)公文材料的日常收集管理與提供利用服務。 (四)公文材料的立卷歸檔、銷毀及機要文件的定期清退。 (五)其他各種有關公文處理的事務。三、公文辦理工作程序(一)發(fā)文辦理程序1草擬2審核3簽發(fā)4復核5繕印6校對7用印8登記9分發(fā)(二)收文辦理程序1簽收2登記3審核4擬辦5批辦6承辦7催辦8注辦二、公文整理方法2公文立卷操作程序(1)檢查、調(diào)整卷內(nèi)公文 (2)排列卷內(nèi)公文(3)卷內(nèi)公文編號(4)填寫卷內(nèi)公文目錄(5)填寫卷內(nèi)備考表(6)擬寫案卷題名(7)填寫案卷封面2歸檔文件整理的方法(1)修整(2)裝訂(

5、3)分類(4)排列(5)編號 (6)編目(7)裝盒(一)案卷級公文整理方法1.公文立卷方法(1)運用公文主要特征立卷 (2)運用公文主要類型立卷(二)文件級公文整理方法1.文件歸檔方法：運用自然件歸檔 檔案管理 檔案的收集(一) 檔案收集工作的內(nèi)容 檔案的收集工作，就是按照黨和國家的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機關、個人手中和散失在其他地方的檔案分別集中到各有關機關檔案室和各級各類檔案館的工作。一是對本機關需要歸檔檔案的接收 工作。二是對各現(xiàn)行機關和撤銷機關具有 長久保存價值的檔案的集中和 接收工作。三是對歷史檔案的接收和征集工 作。 (二) 檔案收集工作的重要性檔案的

6、收集工作是檔案業(yè)務工作的基礎1文書檔案收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎2文書檔案收集工作的質(zhì)量決定了文書檔案管理工作的質(zhì)量 一、檔案收集工作的內(nèi)容和重要性 檔案的整理 文書檔案的整理工作，就是對零亂的和需要進一步條理的檔案進行基本的分類、排列和編目，使之組成有序體系的過程。一、文書檔案整理工作的內(nèi)容和原則(一)文書檔案整理工作的內(nèi)容 文書檔案的系統(tǒng)化和基本編目(二)文書檔案整理工作的原則 1充分利用原有的整理基礎。 2保持文件之間的歷史聯(lián)系。 (1)文件在來源方面的聯(lián)系。 (2)文件在時間方面的聯(lián)系。 (3)文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。 (4)文件在形式方面的聯(lián)系，指文件在種類、名 稱、載體或

7、記錄方式等方面的聯(lián)系。 3便于保管和利用。(二)案卷的排列文書檔案案卷的排列就是根據(jù)一定的方法，確定每類內(nèi)案卷的前后次序和存放位置，保持案卷之間的有機聯(lián)系?；痉椒ㄓ校?1按照案卷所反映的問題或工作上的聯(lián)系排列。 2按照文件的作者、收發(fā)文機關以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列。 3按照案卷所屬的時間順序排列。(三)檔號的編制 1檔號編制的原則 唯一性原則。合理性原則。穩(wěn)定性原則。簡明性原則。 2檔號編制的方法 (1)全宗號的編制(2)案卷目錄號的編制(3)案卷號的編制(4)件(頁)號的編制(四)檔案檢索工具的編制 檔案檢索工具是記錄和標識檔案的特征及存放位置，為查找檔案提供指引、依據(jù)的各種文字材料的

8、總稱。檔案室常用的檢索工具有案卷目錄、全引目錄、專題目錄(卡片)、文號目錄與索引、人名目錄等。1案卷目錄 案卷目錄也稱案卷名冊，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表。它是檔案室最基本的檢索工具。案卷目錄的編制方法 根據(jù)國家有關規(guī)定，案卷目錄一般應區(qū)別不同的保管期限，分年度或混年度編制。 第一，分年度編制。將全宗內(nèi)的文書檔案逐年按保管期限編成永久、長期和短期三本案卷目錄。這種方法條理清楚，便于當年案卷的隨時補充和調(diào)整，但形成的目錄過多，一般適用于每年形成檔案數(shù)量較多的單位。 第二，混年度編制。根據(jù)案卷的數(shù)量情況，將每種保管期限的檔案每五年或十年編制一本目錄。這種方法可以減少目錄的數(shù)量，方

9、便管理，一般較適用于檔案年形成量不大的單位。但混年度編制不便于插卷和案卷的隨時調(diào)整，因此使用這種方法時應注意幾個問題：一是要按照分類方法的順序排列案卷，每個年度內(nèi)分類方法的順序應基本固定；二是每本目錄中的案卷號應用自然數(shù)列法編制，不能重復；三是案卷號不應過長，盡量不突破四位數(shù)。案卷號題名年度頁數(shù)期限備注檔案室編檔案館編 案卷目錄應包括以下幾項內(nèi)容：案卷號、案卷標題、卷內(nèi)文件起止日期、卷內(nèi)文件頁數(shù)、保管期限以及備注等，如下圖：2全引目錄 全引目錄又稱案卷文件目錄，是將全宗或全宗的某一部分案卷內(nèi)的文件目錄匯編而成的檢索工具。 它的形式有兩種：一種是先列出每個案卷的案卷號、案卷標題、起止日期、頁數(shù)、

10、保管期限等，實際上是重抄案卷目錄的項目，然后在這個案卷條目下列出該卷的卷內(nèi)文件目錄。另一種形式是將一部分案卷目錄與其卷內(nèi)文件目錄合訂，上面一小部分為案卷目錄，下面大部分為它們的卷內(nèi)文件目錄，在案卷目錄的備注欄內(nèi)，列出其卷內(nèi)文件目錄所在的頁次，在卷內(nèi)文件的備注欄上填上案卷號。如下圖：案卷案卷號號 案卷案卷題名題名 起止日期起止日期 卷內(nèi)卷內(nèi)頁數(shù)頁數(shù) 保管保管期限期限 順序順序號號 文號文號責任者責任者 文件題名文件題名 日期日期 頁號頁號 備注備注 案卷號案卷號 案卷案卷題名題名 起止日期起止日期 卷內(nèi)卷內(nèi)頁數(shù)頁數(shù) 柜號柜號 順序號順序號 文號文號責任者責任者 文件題名文件題名 日期日期 頁號頁

11、號 備注備注 檔案的鑒定和統(tǒng)計 文書檔案的鑒定工作就是鑒別和判定文書檔案的價值，挑選有價值的檔案由檔案機構繼續(xù)保管，剔除無保存價值的檔案予以銷毀的工作。鑒定工作直接決定檔案的存毀，是文書檔案管理中非常重要同時也是難度最大的一項工作。 (三)文書檔案鑒定工作的方法和步驟 1文書檔案鑒定工作的方法 鑒定文書檔案價值的基本方法就是直接，具體地審查檔案，通常這種方法也被稱為直接鑒定法。 2文書檔案鑒定工作的步驟 第一步，在文件歸檔時確定是否屬于歸檔范圍，剔除一部分沒有保存價值的文件，由機關文書處理部門或業(yè)務部門保存一、二年后銷毀。 第二步，對歸檔文件確定其保管期限，即確定檔案的“生存期”。 第三步，到

12、一定年限后對檔案的價值進行復審。二、檔案統(tǒng)計工作 檔案統(tǒng)計工作是以表冊、指標、數(shù)字等形式揭示檔案和檔案工作有關情況的一項業(yè)務工作，包括檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計兩部分?；救蝿帐菍n案和檔案工作的發(fā)展情況進行統(tǒng)計調(diào)查和統(tǒng)計分析，提供統(tǒng)計資料，實行統(tǒng)計監(jiān)督。 (一)檔案統(tǒng)計工作體系我國檔案工作的統(tǒng)計體系基本上分為四個層次： 1全國2專業(yè)系統(tǒng)3地方4檔案館、室(包括各專門檔案室)檔案工作情況統(tǒng)計 (二)檔案統(tǒng)計的內(nèi)容 1檔案數(shù)量的統(tǒng)計。 2檔案業(yè)務管理工作質(zhì)量的統(tǒng)計。 3檔案開發(fā)利用工作情況的統(tǒng)計。 4檔案工作條件的統(tǒng)計。 (三)全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度主要內(nèi)容和填寫注意事項1填報范圍2主要內(nèi)容3注

13、意事項(1)統(tǒng)計數(shù)據(jù)要真實(2)統(tǒng)計數(shù)據(jù)要準確(3)填寫要符合要求一、聲像檔案的概念和特點 (一)聲像檔案的概念 聲像檔案是指國家機構，社會組織以及個人在社會活動中形成的，有保存價值的，以音響、形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄。 (二)聲像檔案的特點 1直觀的形象性 2收集、保管的特殊性 3是其他載體檔案的必要補充 二、聲像材料的收集歸檔 (一)聲像材料的收集工作 將分散在各部門、個人手中的具有保存價值的聲像材料，收集、集中到檔案館、室，實行統(tǒng)一管理，是聲像檔案管理的首要工作環(huán)節(jié)。 (二)聲像材料的歸檔制度 1聲像材料的歸檔范圍 聲像材料的歸檔，也要強謂“以我為主”即本單

14、位形成的并反映本單位工作活動的聲像材料，是歸檔的重點。 2聲像材料的歸檔時間 “兩段式歸檔對間”。一是聲像材料要隨時歸檔，。二是部分聲像材料年終歸檔 3聲像材料的歸檔要求 (1)歸檔的聲像材料應力求是原底片、原件(原聲磁帶)。要盡量避免復制版或復制件。 (2)歸檔的聲像材料要齊全完整、照片歸檔時，應同時有底片及文字說明。錄音、錄像磁帶歸檔時，也要附有簡要的文字說明。 (3)對歸檔的聲像材料要進行選擇和鑒別。 三、聲像檔案的整理、鑒定和編目 (一)照片檔案的整理、鑒定、編目 照片檔案可以分為兩類：傳統(tǒng)的照片檔案、新型的照片檔案。傳統(tǒng)的照片檔案是指以感光材料為載體，以影像為反映方式的有保存價值的歷

15、史記錄。新型照片檔案是指運用數(shù)碼影像技術與計算機技術形成的照片檔案。它屬于電子檔案，其形成、傳輸、存儲和利用都離不開計算機等現(xiàn)代化技術和設備。1照片檔案的結構 傳統(tǒng)的照片檔案是由底片、照片及文字說明構成的。2照片檔案的整理 照片檔案的整理，要符合國家標準照片檔案管理規(guī)范(GBT118289)的要求，即應有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系,有利于保管,便于為利用者提供服務。 (1)底片的整理方法、要求 對照片檔案整理，首先要進行底片的整理，整理時要注意一個全宗的底片要單獨整理，不要分散。不同全宗的底片不要混雜。 底片分類底片排列、編號底片裝袋插冊填寫底片冊芯頁 (2)照片的整理方法、要求 照片的分類、

16、組卷照片排列照片編號填寫照片說明填寫照片冊卷內(nèi)目錄照片檔案卷內(nèi)目錄照片號照片題名拍攝時間照片所在頁號底片所在卷號底片號備注18局2000年工作會議的照片2000.5.813 2181188912局如開研討會的照片2000.7.1645 2189-19213-20局召開雙先表彰會的照片2000.10.2068 2193206 (3)特殊規(guī)格的照片整理方法 這些照片往往規(guī)格幅面不一，無法插放在規(guī)范的照片冊芯頁內(nèi)。因此，這些照片的整理要注意從實際出發(fā)，一般方法是： 小于照片冊芯頁的照片(約810寸)，可采用空白芯頁插放。并以每張為單元填寫文字說明。 超大，超長的照片，可裝盒或裝袋平放，但是盒內(nèi)或袋內(nèi)

17、要有照片的編號和文字說明。3照片檔案的鑒定 (1)照片檔案的保管期限 在同一活動中形成的照片檔案與紙質(zhì)載體檔案，其保管期限應是一致的，因此，某些照片檔案的保管期限可以參考與之有密切聯(lián)系的紙質(zhì)載體檔案的保管期限，加以確定。 (2)照片檔案價值的鑒定方法 照片的形成年代照片反映的內(nèi)容照片的制成材料和技術質(zhì)量4照片檔案案卷目錄的編制案卷號案卷題名起止年月照片張數(shù)期限備注檔案室編 檔案館編 1黑龍江省局1991年1992年召開的各類會議的照片 1991.11992.10 68永久 會議類 2黑龍江省局1993年召開的工作會議、東北協(xié)作會議的照片 1993.11993.12 59永久 會議類 (二)錄音

18、錄像檔案的整理、編目 錄音、錄像檔案是指用專門的器械和材料，采用錄音、錄像的方法，記錄下聲音和圖像的一種特殊載體的檔案。主要有：唱片檔案、磁帶錄音檔案、磁帶錄像檔案、非磁帶錄像檔案等。 1錄音、錄像檔案的整理 (1)分類：在各檔案室中，錄音和錄像檔案由于記錄形式不同、規(guī)格不同，首先要分為錄音檔案、錄像檔案兩類，不能混雜。 (2)編號：錄音錄像檔案是以盤或盒為保管單位的，編號按收集歸檔的時間順序結合內(nèi)容分別編制案卷的流水號。 (3)文字說明：錄音、錄像檔案在錄制或制作完成后，應作必要的登記并輔以文字材料。主要是記錄磁帶形成單位、形成時間、內(nèi)容、節(jié)目時間、盤數(shù)、技術質(zhì)量、攝錄人員，檢查人員等。 文

19、字材料是指反映磁帶內(nèi)容的文字稿、解說詞等。在進行整理時可參考登記的內(nèi)容，填寫標簽，放入錄音、錄像檔案的盒內(nèi)，以便查閱、使用。 2錄音、錄像檔案的編目 對整理后的錄音、錄像檔案要分別編制目錄，以利于保管和利用。錄音、錄像檔案目錄編號參見號題名或內(nèi)容攝錄時間攝錄人攝錄效果節(jié)目時間（分鐘）保管期限備注音1文165局2000年工作會議的開幕詞、大會報告、代表發(fā)言的錄音（一）2000.2.18清晰60永久音2文165局2000年工作會議的開幕詞、大會報告、代表發(fā)言的錄音（二）2000.2.18清晰45永久音3文2151局局長在會議上的講話錄音2000.4.5較好32長期四、聲像檔案的保管和保護四、聲像檔案的保管和保護 1照片檔案的保管、保護 (1)在照片檔案入庫前，檔案人員應對照片、底片進行認真細致的檢查，防止受污染的照片、底片入庫。 (2)