農(nóng)產(chǎn)品農(nóng)業(yè)公司文件管理制度

1、農(nóng)產(chǎn)品農(nóng)業(yè)公司文件管理制度第三條 公司文件管理工作必須嚴(yán)格遵守公司保密制度和檔案管理制度，做到及時(shí)、準(zhǔn)確，安全。第四條 公文的種類請(qǐng)示：請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。報(bào)告：向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況，用“報(bào)告”。公告、通告：對(duì)外宣布公司的重大事件，用“公告”；在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用“通告”。批復(fù)：答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)，用“批復(fù)”。通知：傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)，同級(jí)和不相隸屬部門的發(fā)文，用“通知”。通報(bào)：傳達(dá)公司重要情況、階段性經(jīng)營狀況或主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)等需要所屬各部門知道的事項(xiàng)，或批評(píng)錯(cuò)誤，表揚(yáng)好人好事用“通報(bào)”。決定、決議：對(duì)某些問

2、題或者重大行動(dòng)或人事任免等做出安排，用“決定”；經(jīng)會(huì)議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議” 。函：平行的或不相隸屬的部門之間互相商洽工作，就一般事項(xiàng)向有關(guān)部門請(qǐng)示、批復(fù)、詢問和答復(fù)問題時(shí)，用“函”。會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議決議事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)部門共同遵守執(zhí)行的，用“會(huì)議紀(jì)要”。第五條 公文格式1、常用公文格式一般包括：標(biāo)題、公文字號(hào)、正文、附件、主送單位、印章、主題詞、抄送（抄報(bào)）單位、簽發(fā)人、發(fā)文時(shí)間、印數(shù)等。2、公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文種類。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題一般不加書名號(hào)和其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。3、向上級(jí)請(qǐng)示的公文，一般只寫一個(gè)主送單位，如果需要上

3、報(bào)另一個(gè)上級(jí)單位時(shí)，可以用抄報(bào)的形式。4、收、發(fā)文部門應(yīng)寫部門全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦部門排列在前。5、發(fā)文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。6、發(fā)文編號(hào)由發(fā)文部門負(fù)責(zé)，其中以公司名義發(fā)文由公司綜合部負(fù)責(zé)編號(hào)。7、以公司名義對(duì)外發(fā)文，一律用“川AA字××××第×號(hào)”。8、公司董事會(huì)發(fā)文，用“川AA董字××××第×號(hào)”。9、公司其他管理部門的發(fā)文，用“川AA×字××××第×號(hào)”。 如：公司綜合部發(fā)文，用“川AA綜字×

4、5;××第×號(hào)”；營銷部發(fā)文，用“川AA銷字××××第×號(hào)”；其他部門發(fā)文以此類推。10、公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后單位名稱之前注明附件名稱和件數(shù)。11、公文紙一般用A4復(fù)印紙，“通告”等文體用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。第六條 公文處理（一）收文處理1、公司外上級(jí)部門發(fā)來的文件及注有密級(jí)的簡(jiǎn)報(bào)、電報(bào)、資料和平級(jí)發(fā)來的文件，均由文員統(tǒng)一簽收、開拆、登記，并送交綜合部經(jīng)理審核。2、綜合部經(jīng)理簽批擬辦意見，再由文員分送給有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)。3、承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，安排傳閱或辦理。4、各部門收到急件時(shí)，

5、應(yīng)在1天或最多3天內(nèi)呈報(bào)辦理結(jié)果并退回文件。一般性文件，應(yīng)在一周內(nèi)辦理并退回文件。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭作簡(jiǎn)要回復(fù)。5、加強(qiáng)文件催辦工作。文員對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要及時(shí)督辦，以防積壓或漏辦。6、有關(guān)人員參加重要會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交綜合部處理。（二）行文處理。1、公文擬訂：由發(fā)文部門進(jìn)行公文草擬。2、公文審核：公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人核稿后送公司綜合部經(jīng)理進(jìn)行規(guī)范審核及法律審核，必要時(shí)還須報(bào)財(cái)務(wù)部進(jìn)行經(jīng)濟(jì)審核。3、公文簽發(fā)：公司行政文件，視情況由董事長(zhǎng)或總經(jīng)理簽發(fā)。用部門章在公司內(nèi)發(fā)文的，由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。3、公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用簽字筆或鋼筆，禁止使用鉛筆、圓珠筆和紅色筆。4、簽發(fā)后的公文不得再作修改。若確需修改，必須重新送簽。5、公文簽發(fā)后，其打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)工作，由各部門指定專人負(fù)責(zé)。以公司名義發(fā)文由公司文員負(fù)責(zé)。6、公文校對(duì)一般由擬稿人負(fù)責(zé)，特殊情況時(shí)由公司文員依原稿校對(duì)，非主辦人不得擅自改動(dòng)原文。校對(duì)未發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò)，由校對(duì)人員負(fù)責(zé)；校對(duì)后，錄入人員沒有改正的，由錄入人員負(fù)責(zé)。第七條 公司內(nèi)部文件編號(hào)1、公司內(nèi)部的記錄和標(biāo)準(zhǔn)類文件（包括規(guī)章制度、工作程序、工作表單、工作標(biāo)準(zhǔn)等）必須統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)。2、公司內(nèi)部的記錄和標(biāo)準(zhǔn)類文件編號(hào)格式為： XX-XXXX流水號(hào)文件類別部門代號(hào)部門代號(hào)