辦公設備管理制度規(guī)定辦法

1、深圳XXXX有限公司辦公設備管理制度一、目的 為規(guī)范辦公設備的管理，保證XX公司辦公設備正常運轉，提高辦公設備的使用效率，特制定本制度。二、定義 本制度所指辦公設備主要包括：電腦、復印機、打印機、傳真機、掃描儀、投影儀、電話機、辦公桌椅、會議桌椅、更衣柜、更鞋柜、電子白板、過膠機等。三、適用范圍本制度適用于XX公司所有辦公設備的管理。四、責任1.行政部負責XX公司辦公設備的日常管理與維護；2.行政管理員負責XX公司辦公設備的采購申請、入庫驗收、發(fā)放、調配、建帳、盤點等日常管理工作；3.網絡工程師負責XX公司電腦、復印機、打印機、電話機、投影儀、掃描儀的日常維護工作，其它辦公設備的日常維護管理工

2、作由行政管理員負責。4.計劃采購部負責辦公設備的采購。五、內容（一） 辦公設備的申請1 各部門需要增加辦公設備時,需填寫增加辦公設備申請表（見附一），經部門負責人簽字后交行政部；2 行政部需根據申請情況進行認真核實。2.1若情況屬實，行政部首先根據XX公司現(xiàn)有辦公設備的資源情況進行內部調配；無法調配時，則提出采購申請經分管副總審核后報總經理審批；2.2行政部經審核后確認不需要增加的,則退回部門采購申請。（二） 辦公設備的采購XX公司所需辦公設備由計劃采購部采購。（三） 辦公設備的的入庫、領用、保管、建帳及維修管理1. 各部門申請的辦公設備購回后，交行政部和計劃采購部，由行政管理員和采購員共同驗

3、收、入庫；2. 申請部門到行政部辦理辦公設備領用手續(xù)；3. 行政部以部門為單位建立辦公設備領用臺帳，并交辦公設備使用部門負責人簽名確認；4. 各部門負責本部門員工所用辦公設備的建帳及日常監(jiān)督管理工作；5. 各部門所用辦公設備的保管由使用人或部門指定人負責；6. 當辦公設備使用人或保管人離職或調動工作時，所使用或保管的辦公設備需移交給本部門負責人或部門指定的人員接管；7. 當部門負責人工作崗位變動時，需與本部門新任負責人辦理本部門辦公設備移交手續(xù)，行政管理員負責監(jiān)督辦公設備的移交工作；8. 各部門因人員變動等原因產生辦公設備閑置時，應主動將閑置的辦公設備退回行政部，同時，行政部有權收回各部門閑置

4、的辦公設備，以作調配；9. 辦公設備的維修由行政部負責，其中，電腦、電話、打印機、復印機、投影儀、掃描儀的維修由網絡工程師負責，其它辦公設備的維修由行政管理員負責；10. 辦公設備因人為原因損壞或丟失的，由責任人或保管人負責維修或賠償；11. 行政管理員每隔半年對XX公司辦公設備盤點一次。（四） 辦公設備的報廢1、 辦公設備達到使用期限已不能使用或因自然損壞不能修復時，由行政部提交報廢申請，經相關部門確認和分管副總經理審核后，報總經理審批。2、 被批準報廢的辦公設備由行政部尋找回收公司出售，所得收入上交財務部。（五） 辦公設備的使用管理1辦公電腦使用管理1.1.嚴禁使用XX公司電腦做與本職工作

5、無關的事情;1.2.嚴禁使用XX公司電腦下載、安裝與本職工作無關的軟件；1.3.任何人未經他人同意，不得使用他人電腦；1.4.除XX公司網絡工程師外，任何人不得拆卸電腦設備；1.5.電腦使用人或保管人負責保持電腦清潔；1.6.下班后應關閉電腦主機、顯示器電源。2打印機、復印機、掃描儀使用管理2.1. XX公司打印機、復印機、掃描儀由行政部接待員或其他指定的人員負責管理；2.2.各部門人員打印、復印資料時需詳細填寫復印的時間、標題、份數并簽名；各部門人員不能打印、復印與工作無關的資料。各部門人員掃描資料時需填寫使用掃描儀申請表（附件5），經行政部相關人員批準后，由接待員負責資料掃描。2.3負責打

6、印機、復印機、掃描儀的管理人員下班前要認真檢查打印機、復印機的電源是否關閉；2.4.負責打印機、復印機、掃描儀的管理人員需定期清潔，保持打印機、復印機、掃描儀外觀干凈整潔；2.5 打印機、復印機、掃描儀發(fā)生故障時,由網絡工程師先行維修，若無法自行維修，由行政部行政管理員與維修單位及時聯(lián)系, 在打印機、復印機或掃描儀維修期間, 要做好臨時打印、復印或掃描的保障措施，確保辦公室正常打印和復印需求。2.6 行政部行政管理員負責打印機及復印機相關耗材(碳粉、墨盒、硒鼓、復印紙、打印紙等)的申請、儲存和管理工作。3傳真機使用管理3.1. 傳真機的日常管理由行政部接待員負責；3.2. 行政部建立傳真登記、

7、簽收制度。接收傳真由收件人在傳真簽收表（見附2）上簽名；發(fā)送傳真時，發(fā)件人需在傳真文件登記表（見附3）上登記；3.3. 接待員應及時將收到的傳真文件轉交給接收人或部門，屬于商業(yè)秘密的傳真文件，接待員必須送交接收人，若接收人不在，必須妥善保管；3.4. 接待員須對所收、發(fā)傳真文件的內容保密；3.5任何人不得翻閱與本人無關的傳真文件；3.6. 任何人未經廠領導批準,不得使用傳真機傳送個人資料；3.7. 嚴禁將傳真機作電話機使用，以保證及時接收傳真資料；3.8. 每天下班后，接待員必須將傳真機設置為自動接收狀態(tài)，并檢查傳真紙是否夠用。3.9傳真機發(fā)生故障時,由行政部行政管理員與維修單位及時聯(lián)系, 在

8、傳真機維修期間, 要做好臨時傳真保障措施，確保辦公室正常傳真需求。4. 投影儀、照相機、筆記本電腦的使用管理4.1. 投影儀、照相機的日常管理由行政部接待員負責；筆記本電腦由網絡工程師負責。4.2. 各部門人員借用投影儀時，需到接待員處辦理登記借用手續(xù)，投影儀使用完畢后要及時歸還。 4.3. 各部門人員借用相機需在廠區(qū)內（不進車間）拍攝時，需填寫使用相機申請表，并經行政管理員批準后由申請人自行拍攝；若使用人員需進入車間拍攝，需由行政管理員先行確認后報分管副總或總經理助理審批，批準后由品保部人員安排人員拍攝；拍攝完畢后，由網絡工程師負責上傳圖片。4.4. 各部門人員需借用筆記本電腦時，需先到網絡

9、工程師處辦理借用手續(xù)，筆記本電腦使用完畢后申請人要及時歸還；4.5申請人在使用投影儀、照相機或筆記本電腦時應小心使用，如因使用人員原因造成設備的損壞,由使用人員負責賠償； 5. 電話機使用管理5.1. 電話機由行政部統(tǒng)一負責管理，各部門負責人負責對本部門電話機的使用情況的監(jiān)督與控制；5.2. 各部門使用的電話鈴聲盡量調低，接聽、撥打電話時要輕拿輕放、文明禮貌、注意音量、語言簡練。5.3. 因工作需要撥打長途電話時,必須在到行政部填寫長途電話使用登記表（見附4）后,方可撥打長途電話，禁止因私使用XX公司長途電話；5.4. 任何人不允許撥打與工作無關的聲訊電話，一經發(fā)現(xiàn)嚴肅處理。6辦公桌椅和會議室

10、桌椅子使用管理 6.1.行政部應做好各部門辦公桌椅及會議室桌椅的建帳工作，并由各部門負責人核實后簽名確認，以備查驗； 6.2.行政部應每半年至少對辦公公桌椅和會議室桌椅子盤點一次。 6.3辦公桌椅由各部門使用人員負責管理，行政部負責監(jiān)督；如因使用人員人為原因造成辦公桌椅損壞或損壞，由使用人員負責賠償或維修；如因自然原因或不可抗拒原因造成損壞，由行政部行政管理員負責安排相關人員維修。7其它辦公設備使用管理 7.1. XX公司所有的辦公設備都要指定專人保管； 7.2.辦公設備的使用人員要確保設備的安全使用；如因使用人員原因造成辦公設備的損壞,由使用人員負責賠償。 7.3辦公設備的保管人若發(fā)現(xiàn)設備出

11、現(xiàn)故障或損壞,應及時通知相關管理人員進行維修。附1: 增加辦公設備申請表附2： 傳真簽收登記表附3： 傳真登記表附4： 長途電話使用登記表 附5： 使用掃描儀申請表 附6： 使用相機申請表文件編號頁 數共 5 頁版號生效日期擬訂人審核人批準人更改內容010203附1：增加辦公設備申請表部門： 時間： 年 月 日名稱單位規(guī)格數量申請原因備注申請人： 部門負責人： 行政部審核意見：附2：傳真簽收登記表日期來件單位來件標題來件頁數收件人&收件部門收件人簽名簽收時間備注附3:傳真登記表日期部門姓名對方傳真號碼傳真頁數事由備注附4:長途電話使用登記表日期部門姓名撥打號碼事由通話時間備注附5：XX公司使用掃描儀申請表 申請日期： 年 月 日申請人申請人部門申請原因掃描資料內容申請掃描時間部門負責人意見