文件編寫培訓資料

1、文件編寫技巧文件編寫技巧ISO9001:2008李繡梅李繡梅目錄目錄文件的定義及作用文件的類型及編寫結構錦海捷亞文件編號規(guī)則文件審批發(fā)布流程文件控制要求定義定義 什么叫記錄？什么叫記錄？記錄是闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件。記錄可用于文件的可追溯性活動，并為驗證預防措施和糾正措施提供證據。通常記錄不需要版本控制。記錄是一種特殊的文件。 什么叫文件？什么叫文件？質量文件是信息及其承載媒介，例如：記錄、規(guī)范、程序文件、圖樣、報告和標準等。媒介可以是紙張，也可以是磁性的、電子的、光學的計算機圖片、照片或標準樣品，或他們的組合。也可以是一組文件，如若干個規(guī)范和記錄，英文中通常稱為“doc

2、umentation”。編制文件的作用編制文件的作用文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動，其使用有助于：文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動，其使用有助于：滿足客戶要求和質量改進；滿足客戶要求和質量改進；提供適宜的培訓；提供適宜的培訓；重復性和可追溯性；重復性和可追溯性；提供客觀證據；提供客觀證據；a. 評價質量管理體系的有效性和持續(xù)適宜性。評價質量管理體系的有效性和持續(xù)適宜性。文件的形成本身并不是目的，它應當是一項增值的活動。文件的形成本身并不是目的，它應當是一項增值的活動。文件的類型文件的類型在質量管理體系中常用下列幾種類型的文件：形成文件的質量方針和質量目標；質量手冊向組織內部和外部提供關于質量管理體系一致

3、信息的文件；標準所要求的形成文件的程序質量管理標準；為確保過程有效策劃、運行和控制所需的文件質量管理體系文件。如：管理實施細則、作業(yè)指導書等；外來文件如：國際、國家、地方及行業(yè)標準、規(guī)范及相關的法律法規(guī)等；a.文件所要求的記錄為組織提供的服務的符合性和質量管理體系有效運行提供證據的文件。JHJ質量管理體系文件類型質量管理體系文件類型質量手冊管理標準服務作業(yè)標準實施細則質量管理文件外來文件質量記錄法律法規(guī)行業(yè)標準質量管理體系文件內部文件文件編寫結構文件編寫結構文件編寫結構：目的：說明按照本文件運作要達到的目的（即為何要做WHY）；范圍：說明本文件適用哪些工作范圍（即在何處做WHERE）；職責：說

4、明本文件涉及的職能部門范圍（即由誰來做WHO）；工作流程：進一步闡述本文件涉及的過程由誰（WHO）何時（WHEN）在何處（WHERE）為何（WHY）做什么事情（WHAT）以及如何（WHO）完成，可用文字描述，也可采用流程圖形式；相關文件/支持性文件：即本文件所引用的文件；1.相關記錄/表格：按照本問價操作要填寫的記錄。文件編寫結構文件編寫結構章節(jié)安排章節(jié)安排1 1參考參考國標國標GB/T1.1-2000GB/T1.1-2000標準化工作導則第一部分標準的結標準化工作導則第一部分標準的結構和編寫規(guī)則構和編寫規(guī)則2 2 章節(jié)之間需有邏輯性、順序性，并且不能顛倒流程章節(jié)之間需有邏輯性、順序性，并且不

5、能顛倒流程3 3 章節(jié)條款之間若為并列關系，描述時用小寫英文字母章節(jié)條款之間若為并列關系，描述時用小寫英文字母a a、b b、c c、dd等代號等代號4 4 某一個條款第五層次的描述可用小寫英文字母某一個條款第五層次的描述可用小寫英文字母a a、b b、c c、dd等代號等代號文件編寫結構文件編寫結構舉例舉例標題（明確做什么事WHAT）標準號：發(fā)布日期：1.目的（為什么做WHYWHY）2.范圍（明確在何處做WHEREWHERE）3.職責（明確誰來做WHOWHO） 3 . 1 3 . 2 4 .工作流程（進一步詳細說明誰WHOWHO什么時間WHENWHEN在何處WHEREWHERE為何WHYWH

6、Y做什么事情WHATWHAT以及如何做HOWHOW即即4 4W1HW1H） 4 . 1 4 . 2 4 . 2 . 1 4 . 2. 1 . 1 a b c 4.2.2 4.3 文件編寫注意事項文件編寫注意事項協(xié)協(xié) 調調 性性注意文件相互之間的接口，避免出現(xiàn)銜接不良或相互矛盾沖注意文件相互之間的接口，避免出現(xiàn)銜接不良或相互矛盾沖 突現(xiàn)象。突現(xiàn)象?？煽?讀讀 性性編寫文件盡量用通谷易懂的詞語，方便使用者。編寫文件盡量用通谷易懂的詞語，方便使用者。符合性、可操作性符合性、可操作性編寫的文件即符合編寫的文件即符合ISO9001：2008標準要求，又能符合組織標準要求，又能符合組織 的管理運作，注重從

7、企業(yè)自身需要出發(fā)，充分利用現(xiàn)有管的管理運作，注重從企業(yè)自身需要出發(fā)，充分利用現(xiàn)有管 理標準、制度等，總結組織以前的管理經驗并融合進去。理標準、制度等，總結組織以前的管理經驗并融合進去。增增 值值 性性組織能按文件統(tǒng)一規(guī)范一致性操作提高工作質量、效率和業(yè)組織能按文件統(tǒng)一規(guī)范一致性操作提高工作質量、效率和業(yè) 績，進而確績，進而確 保提供產品的符合性。保提供產品的符合性。普普 及及 性性盡可能擴展到組織最低層次盡可能擴展到組織最低層次JHJ文件編號文件編號公司文件的編號根據國家規(guī)定和公司的實際情況采用混合公司文件的編號根據國家規(guī)定和公司的實際情況采用混合編號形式。第一組英文字母編號形式。第一組英文字

8、母JHJJHJ表示企業(yè)代號，第二、三位表示企業(yè)代號，第二、三位漢語拼音字母表示總部、各區(qū)域公司、分公司或單位（部門）漢語拼音字母表示總部、各區(qū)域公司、分公司或單位（部門）名代號，后六位阿拉伯數字表示標準的代號。名代號，后六位阿拉伯數字表示標準的代號。文件修訂后，其標準順序號不變，年份批準號改為新修訂文件修訂后，其標準順序號不變，年份批準號改為新修訂年份。本年內修訂，可在年號后從年份。本年內修訂，可在年號后從A A起順序添加英文字母。起順序添加英文字母。若幾項標準（制度）合并成一項標準（制度），或一項標準若幾項標準（制度）合并成一項標準（制度），或一項標準（制度）分成若干項管理標準（制度）的則另

9、編新號。（制度）分成若干項管理標準（制度）的則另編新號。JHJ文件編號文件編號舉例舉例JHJ/ZB GL ZL 001-2009A發(fā)布年代號和修改碼發(fā)布年代號和修改碼發(fā)布當年的順序號發(fā)布當年的順序號門類代碼門類代碼分類代碼（管理標準：分類代碼（管理標準：GL；實；實 施細則：施細則：SZ；服務；服務 作業(yè)標準作業(yè)標準FZ。)公司總部和各區(qū)域公司分公公司總部和各區(qū)域公司分公司代碼司代碼企業(yè)代號企業(yè)代號文件編號規(guī)則文件編號規(guī)則門類代碼門類代碼管理職能屬性管理職能屬性代碼代碼管理職能屬性管理職能屬性代碼代碼網絡管理標準/制度WG人力資源管理標準/制度RL審計管理標準/制度SJ財務管理標準/制度CW系

10、統(tǒng)質量管理標準/制度ZL行政管理標準/制度XZ信息技術管理標準/制度XX綜合管理標準/制度ZH物流管理標準/制度WL管理標準管理標準/制度的管理職能屬性代碼制度的管理職能屬性代碼編號舉例：編號舉例：JHJ/ZB GL ZL001 - 2009A質量手冊質量手冊 質量管理標準質量管理標準/制度代碼制度代碼 管理標準管理標準/制度代碼制度代碼文件編號規(guī)則文件編號規(guī)則門類代碼門類代碼服務作業(yè)屬性服務作業(yè)屬性代碼代碼服務作業(yè)屬性服務作業(yè)屬性代碼代碼空運出口KC海運出口HC空運進口KJ海運進口HJ國內運輸GN?？章?lián)運HK其他QT物流WL服務作業(yè)標準的服務作業(yè)屬性代碼服務作業(yè)標準的服務作業(yè)屬性代碼編號舉例

11、：編號舉例：JHJ/SHA FZ HC001 - 2009A海運出口接單作業(yè)指導書海運出口接單作業(yè)指導書 海運出口代碼海運出口代碼 服務作業(yè)標準代碼服務作業(yè)標準代碼文件編號規(guī)則文件編號規(guī)則區(qū)域公司及各分公司代碼區(qū)域公司及各分公司代碼部門部門代碼代碼部門部門代碼代碼JHJ上?？偛縕BJHJ北方公司BFJHJ華北公司HBJHJ華東公司HDJHJ華中公司HZJHJ南方公司NFJHJ北京分公司BJSJHJ上?？蘸＿\SHAJHJ青島分公司TAOJHJ廣州分公司GZFJHJ天津分公司TJFJHJ煙臺分公司YTFJHJ大連分公司DLFJHJ深圳分公司SZFJHJ武漢分公司WHFJHJ廈門分公司XMFJHJ南

12、京分公司NJFJHJ無錫分公司WXFJHJ常州分公司CZFJHJ寧波分公司NBFJHJ蘇州分公司SZFJHJ保定分公司BDF公司總部、區(qū)域公司及分公司代碼公司總部、區(qū)域公司及分公司代碼文件編號規(guī)則文件編號規(guī)則區(qū)域公司及各分公司代碼區(qū)域公司及各分公司代碼部門部門代碼代碼部門部門代碼代碼JHJ成都分公司CDFJHJ石家莊分公司SJFJHJ杭州分公司HZBJHJ吳江辦事處WJBJHJ鄭州分公司ZZFJHJ昆山辦事處KSBJHJ西安分公司XAFJHJ張家港辦事處ZGBJHJ哈爾濱分公司HBFJHJ黃島辦事處HDBJHJ長沙辦事處CSBJHJ營口辦事處YKB公司總部、區(qū)域公司及分公司代碼公司總部、區(qū)域公

13、司及分公司代碼編號舉例：編號舉例：JHJ/SHA FZ HC001 - 2009A海運出口接單作業(yè)指導書海運出口接單作業(yè)指導書 海運出口代碼海運出口代碼 服務作業(yè)標準代碼服務作業(yè)標準代碼 錦海捷亞上海空海運錦海捷亞上?？蘸＿\文件發(fā)放編號文件發(fā)放編號系統(tǒng)質量部門系統(tǒng)質量部門/人員按各部門質量職能與其質量活動的需要，發(fā)放相人員按各部門質量職能與其質量活動的需要，發(fā)放相關的文件。關的文件。文件首頁上須填寫持冊人姓名及發(fā)放編號文件首頁上須填寫持冊人姓名及發(fā)放編號發(fā)放編號的編號規(guī)則為：發(fā)放編號的編號規(guī)則為：JHJ/ZB GL ZL001 - 2009A - 01 發(fā)放號發(fā)放號 標準編號標準編號文件發(fā)放時

14、應做好發(fā)放簽收手續(xù)，如采用文件發(fā)放時應做好發(fā)放簽收手續(xù)，如采用E-MAIL發(fā)放，發(fā)放記錄應發(fā)放，發(fā)放記錄應注明并保存注明并保存E-MAIL發(fā)送記錄。發(fā)送記錄。文件審批發(fā)布流程文件審批發(fā)布流程職責職責系統(tǒng)質量人員負責組織文件的編制；收集、整理、保管執(zhí)行的系統(tǒng)質量人員負責組織文件的編制；收集、整理、保管執(zhí)行的相關標準和法律法規(guī)；并對相關標準和法律法規(guī)的管理和使用相關標準和法律法規(guī)；并對相關標準和法律法規(guī)的管理和使用情況實施監(jiān)督；情況實施監(jiān)督；總經理室負責文件的審批；總經理室負責文件的審批；行政負責文件的發(fā)布；行政負責文件的發(fā)布；系統(tǒng)質量人員負責文件的編號、發(fā)放、更改控制、版本控制、系統(tǒng)質量人員負責

15、文件的編號、發(fā)放、更改控制、版本控制、作廢收回和銷毀處理等；作廢收回和銷毀處理等；各相關部門負責分管職能內管理標準和服務作業(yè)標準等于質量各相關部門負責分管職能內管理標準和服務作業(yè)標準等于質量活動有關的文件及記錄表式的編寫、更改、使用和保管。活動有關的文件及記錄表式的編寫、更改、使用和保管。文件審批發(fā)布流程文件審批發(fā)布流程管理權限管理權限部門部門文件文件總部總部區(qū)域公司區(qū)域公司分公司分公司質量手冊編寫/更改、編號、審批、發(fā)布、發(fā)放并保管遵照執(zhí)行遵照執(zhí)行管理標準、服務作業(yè)標準和實施細則編寫/更改、編號、審批、發(fā)布、發(fā)放并保管公司的管理標準和總部服務作業(yè)標準遵照公司規(guī)定執(zhí)行；編寫/更改、編號、審批、

16、發(fā)布、發(fā)放并保管區(qū)域公司實施細則和服務作業(yè)標準并上報遵照公司及區(qū)域公司規(guī)定執(zhí)行；編寫/更改、編號、審批、發(fā)布、發(fā)放并分公司實施細則和服務作業(yè)標準并上報區(qū)域公司文件控制要求文件控制要求ISO9001：2008標準標準4.2.3給出了明確規(guī)定：給出了明確規(guī)定： a) 文件發(fā)布前得到批準，以確保文件是充分與文件發(fā)布前得到批準，以確保文件是充分與適宜的；適宜的； b) 必要時對文件進行評審與更新，并再次批準；必要時對文件進行評審與更新，并再次批準； c) 確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別；確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別； d) 確保在使用處可獲得適用文件的有關版本；確保在使用處可獲得適用文件

17、的有關版本； e) 確保文件保持清晰，易于識別；確保文件保持清晰，易于識別； f) 確保外來文件得到識別，并控制其分發(fā)；確保外來文件得到識別，并控制其分發(fā)； g) 防止作廢文件的非預期使用，若因任何原因防止作廢文件的非預期使用，若因任何原因而保留作廢文件時，對這些文件進行適當的標而保留作廢文件時，對這些文件進行適當的標識。識。條文解析：條文解析： 文件編制（確定文件名稱、內容、編號、版本/狀態(tài)、格式等）（再）審核（再）批準（文件本身及發(fā)放范圍）（再）發(fā)放更改（必要時）舊文件回收 保留（需要時）廢除標識文件控制要求文件控制要求外來文件外來文件對于外來文件對于外來文件 識別標識獲取更新（必要時）分發(fā)批準發(fā)放范圍公司的外來文件主要包括：公司的外來文件主要包括：國際標準；國際標準；國內標準；國內標準；行業(yè)標準；行業(yè)標準；法律法規(guī)；法律法規(guī)；國際間的有關協(xié)議、公約、條國際間的有關協(xié)議、公約、條約等。約等。文件控制要求文件控制要求記錄記錄n在ISO9001