住宅園區(qū)公告通知發(fā)放流程

1、住宅園區(qū)公告通知發(fā)放流程住宅園區(qū)公告、通知發(fā)放流程作為與園區(qū)住戶溝通以及傳遞訊息的重要途徑，園區(qū)公告、通知的發(fā)放就顯得極其重要，詳細(xì)操流程如下：1全部園區(qū)公告由客戶服務(wù)部定初稿，每份公告要求具備中英文。2其他部門如需發(fā)表公告，須填寫通告申請(qǐng)單后交由總經(jīng)辦批準(zhǔn)后，由客戶服務(wù)部統(tǒng)一對(duì)外發(fā)布（詳見附表1）。3公告格式需統(tǒng)一字體及規(guī)格。以湯臣高爾夫?yàn)槔?，公告的中文字體均采納宋體，英文字體為ARIAL，標(biāo)題為2號(hào)，內(nèi)容為11號(hào)，落款為3號(hào)，并統(tǒng)一規(guī)格右上角設(shè)置管理處LOGO。4公告需標(biāo)明發(fā)行日期，字號(hào)（以湯臣高爾夫園區(qū)為例，例如：字號(hào)CS-0402-N01號(hào)公告，“CS”代表客戶服務(wù)部，“0402”代表

2、年和月份，“N01”指當(dāng)月第幾號(hào)公告），張貼期限（即公告有效張貼期限），致（即發(fā)放對(duì)象）（詳見附表2）。5初稿要經(jīng)總經(jīng)辦審核。6總經(jīng)理審核后，打印正本，并由客戶服務(wù)部主管填寫請(qǐng)印申請(qǐng)簿交由總經(jīng)辦蓋章。（注：全部對(duì)外公告、通知均需由總經(jīng)辦蓋章方才生效）7按園區(qū)現(xiàn)有住戶數(shù)量復(fù)印，并交由園區(qū)投遞員發(fā)送到每戶信箱中。8正本由客戶服務(wù)部編號(hào)后統(tǒng)一存檔，同時(shí)，公告的派發(fā)也相當(dāng)重要。為防止公告的錯(cuò)投或漏投，管理處對(duì)公告的投放也制定了如下流程：1）公告復(fù)印完成后，由部門主管填寫投遞工報(bào)告單（詳見附表3），注明公告名稱，投遞時(shí)間，范圍。2）投遞員接到投遞工報(bào)告后，依據(jù)報(bào)告上的要求，在指定期限內(nèi)將公告投入指定的區(qū)

3、域內(nèi)。3）投遞員被要求在到達(dá)每戶后必需記錄下精確投遞時(shí)間，如遇重要公告時(shí)，必需要求住戶簽收確認(rèn)。4）為避開發(fā)生信箱漏投或同一信箱重復(fù)投的錯(cuò)誤發(fā)生，投遞員被要求根據(jù)統(tǒng)一投遞方式投遞。以從上至下一排信箱為例：先將公告塞入信箱（留意：此時(shí)請(qǐng)勿將公告完全塞入信箱）待一排信箱全部被塞入后，再由上至下復(fù)查一便后逐一插入信箱。5）投遞完成后，由投遞員簽名并由部門主管復(fù)簽后統(tǒng)一存檔，以備復(fù)查。6）同時(shí)，管理處會(huì)于次日指派專人以抽查形式致電住戶確認(rèn)收文狀況，如遇緊急狀況（停水、停電等突發(fā)大事）管理處亦制定了以下緊急處理流程。A如遇停水、停電等突發(fā)大事，由于事先此類大事的公告模式均有電腦存檔，因此只需稍作修改（如日期，時(shí)間等）便可直接呈送總經(jīng)辦請(qǐng)印。B如的確因事態(tài)緊急不能準(zhǔn)時(shí)公告，管理處將啟動(dòng)其次