內審員培訓講義

1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上內部審核員培訓講義第一章 定義Ø 審核v 為獲得審核證據(jù)并對其進行客觀的評價，以確定滿足審核準則的程度所進行的系統(tǒng)的、獨立的并形成文件的過程。Ø 審核證據(jù)v 與審核準則有關的并且能夠證實的記錄、事實陳述或其他信息。Ø 審核準則v 用作依據(jù)的一組方針程序或要求。Ø 審核發(fā)現(xiàn)v 將收集到的審核證據(jù)對照審核準則進行評價的結果。Ø 審核結論v 審核組考慮了審核目標和所有的審核發(fā)現(xiàn)后得出的最終審核結果。Ø 審核范圍v 審核的內容和界限。v 注：審核范圍通常包括對實際位置、組織單元、活動和過程以及所覆蓋的時期的描述。 第

2、二章 內部管理體系審核第一節(jié) 審核的策劃Ø 審核策劃v 領導重視是做好內審的關鍵；v 管理者代表要親自抓內審工作；v 內審的具體工作需要有一個職能部門來管理；v 組建一支合格的內審員隊伍；v 內審需要有一套正規(guī)的程序；v 在建立管理體系時應考慮內審工作。Ø 審核的策劃v 確定審核目的、范圍和準則 v 選擇審核組，指定審核組長第二節(jié) 審核的實施Ø 現(xiàn)場審核的準備Ø 現(xiàn)場審核的實施Ø 審核后續(xù)活動的實施Ø 現(xiàn)場審核的準備 v 編制審核計劃 v 審核組工作分配 v 準備工作文件 Ø 審核計劃內容v 審核目的；v 審核準則；v 審核

3、范圍，包括確定受審核的組織單元和職能單元及過程；v 現(xiàn)場審核活動的日期和地點；v 現(xiàn)場審核活動預期的時間和期限，包括與受審核方管理層的會議及審核組會議；v 審核組成員的作用和職責；v 為審核的關鍵區(qū)域配置適當?shù)馁Y源。Ø 準備工作文件 v 審核組成員應當評審與其所承擔的審核工作有關的信息，并準備必要的工作文件，用于審核過程的參考和記錄。這些工作文件可以包括：J 檢查表和審核抽樣計劃；J 記錄信息(例如：支持性證據(jù)，審核發(fā)現(xiàn)和會議記錄)的表格。 Ø 編制檢查表v 檢查表是內審員進行審核時的一種自用工具。Ø 檢查表的作用v 明確與審核目標有關的作用；v 使審核程序規(guī)范化

4、，減少審核工作的隨意性和盲目性；v 使審核目標始終保持明確;v 保持審核進度；v 作為審核記錄存檔。Ø 編制檢查表的要點v 對照標準、手冊和程序文件的要求；v 選擇重要的管理體系問題；v 結合受審核部門的特點；v 抽樣應具有代表性；v 檢查表應有可操作性；v 按部門進行審核時要包括涉及的標準條款，按過程進行審核時要包括涉及的部門。Ø 現(xiàn)場審核的實施v 舉行首次會議v 信息的收集和驗證v 形成審核發(fā)現(xiàn)v 準備審核結論v 舉行末次會議Ø 舉行首次會議v 首次會議的目的v 確認審核計劃；v 簡要介紹審核活動如何實施；v 確認溝通渠道；v 向受審方提供詢問的機會。v 管理

5、層，與受審核的職能或過程的負責人應參加首次會議。 Ø 首次會議的程序v 會議應當是正式的，并保存出席人員的記錄，會議由審核組長主持，其程序是：J 與會者簽到；J 人員介紹；J 重申審核目的、范圍和準則；J 實施審核所用的方法和程序，包括告知受審核方審核證據(jù)只是基于可獲得的信息樣本，因此，在審核中存在不確定因素。Ø 信息的收集和驗證 v 應當通過適當?shù)某闃舆M行收集并驗證與審核目的、范圍和準則有關的信息，包括與職能、活動和過程間接口有關的信息。v 只有可證實的信息方可作為審核證據(jù)。v 審核證據(jù)應當予以記錄。v 審核證據(jù)基于可獲得的信息樣本。 Ø 信息的收集和驗證v 收

6、集信息的方法包括J 面談；J 對活動的觀察；J 文件評審。 Ø 審核的基本內容v 審核的基本內容始終包括四個問題，即：J 過程是否已被識別并適當規(guī)定；J 職責是否已別分配；J 程序是否得到實施和保持；J 在實施所要求的結果方面，過程是否有效。Ø 審核過程的控制v 對審核過程的控制首先是審核組長的責任。v 審核過程的控制包括J 控制審核計劃；J 控制審核活動；J 控制審核發(fā)現(xiàn)。 v 在審核過程中，審核組全體成員應注意控制以下要點：J 樣本策劃合理；J 辨識關鍵過程；J 評定主要因素；J 重視控制結果；J 注意相關影響；J 營造良好的審核氣氛 。v 在進行現(xiàn)場審核中應注意以下幾

7、點：J 要相信樣本；J 選擇樣本要有代表性，應隨機抽樣；J 要依靠檢查表，若要偏離應小心謹慎；J 從問題的各種表現(xiàn)形式去尋找客觀證據(jù)；J 當發(fā)現(xiàn)不合格時，要追到必要的深度；J 與被審核方負責人共同確認不合格事實；J 始終保持客觀公正有禮貌。Ø 審核方式v 審核方式概括起來有四種：J 順向追蹤;J 逆向追溯;J 按部門審核;J 按過程（要素）審核.Ø 調查方法v 要善于提問；v 要注意傾聽； v 要仔細觀察；v 要作好記錄； v 要善于追蹤驗證。Ø 提問技巧v 提問的基本方式可包括：J 開放式提問;J 封閉式提問。Ø 控制審核發(fā)現(xiàn)v 對照審核準則評價審核證

8、據(jù)以形成審核發(fā)現(xiàn)。v 審核發(fā)現(xiàn)能表明符合或不符合審核準則。v 審核組應對審核發(fā)現(xiàn)進行控制，包括以下方面：J 合格或不合格要以事實為基礎； J 不合格事實要得到受審核方確認；J 道聽途說不能作為證據(jù)；J 審核組內要相互溝通，統(tǒng)一意見。 Ø 不符合項和不符合項報告Ø 不合格定義：v 未滿足要求。v “要求”是指下述要求：J 適用的法律法規(guī)、合同等；J 管理體系標準；J 管理體系文件。Ø 不符合項的形成v 不符合項是由以下任一種情況所形成J 管理體系文件規(guī)定不符合標準要求；J 管理體系現(xiàn)狀不符合文件規(guī)定；J 體系運行結果未達到預定的目標，即效果不符合目標。 &

9、#216; 不符合項性質的判定v 不符合項就性質來說可分為兩類：嚴重（主要）不符合項和一般不符合項。v 嚴重不符合項v 出現(xiàn)下列情況之一，即構成嚴重（主要）不符合項：J 體系運行出現(xiàn)系統(tǒng)性失效；J 體系運行出現(xiàn)區(qū)域性失效；J 嚴重影響產品或體系運行的后果的不合格現(xiàn)象。v 一般不符合項v 出現(xiàn)下列情況之一，即構成一般不符合項：J 對滿足管理體系過程或體系文件的要求而言，是個別的、偶然的、孤立的性質輕微的問題。J 對保證所審區(qū)域的體系有效性而言，是個次要的問題。Ø 不符合項報告v 不符合項報告包括以下內容：J 不合格事實描述；J 不合格性質的判定；J 審核依據(jù)或不合格條款或編號；J 審核

10、員簽名；J 受審核方代表簽字；J 受審核部門或過程。Ø 不合格事實描述v 準確地描述觀察到的事實，包括時間、地點、人物、何種情況等;v 使其有可重查性和可追溯性;v 力求簡明精煉，抓住核心的不合格加以概括提煉；v 觀點、結論要從描述中自然流露，不要光寫結論，不寫事實。Ø 審核結論v 審核結論可陳述諸如以下內容：J 管理體系與審核準則的符合程度；J 管理體系的有效實施、保持和改進；J 管理評審過程在確保管理體系持續(xù)的適宜性、充分性、有效性和改進方面的能力。 v 審核員在結束現(xiàn)場審核時，應通過對審核記錄的匯總整理，在多方面收集客觀證據(jù)的基礎上，最終確定不合格項，進行不合格項的統(tǒng)

11、計與分析。并進而評價管理體系的有效性。最后由審核組長起草審核報告，并在末次會議上宣布審核結論。Ø 審核記錄的匯總整理v 在僅限于一般不合格項的情況下，可以以下方式處理：J 同一性質的偶然性的一般不合格項可適當合并；J 對性質更為輕微的不合格事實，可作為觀察項要求受審核方一并采取糾正措施加以整改，但審核組無需跟蹤驗證。Ø 體系有效性評價v 根據(jù)審核記錄的匯總整理，審核組應對體系的有效性作出評價，其依據(jù)；J 審核中發(fā)現(xiàn)的客觀證據(jù)；J 不合格項的統(tǒng)計與分析包括：J 不合格項的數(shù)量;J 不合格項性質;J 不合格項在體系過程中分布;J 不合格項在在各部門中分布等。Ø 末次會

12、議v 末次會議是現(xiàn)場審核的結論性會議，是審核組報告審核結果和審核結論的會議。v 末次會議仍由審核組長主持。Ø 末次會議目的v 向高層管理者說明審核情況，以使他們能夠清楚地理解審核結果;v 宣布審核發(fā)現(xiàn)和審核結論;v 提出糾正措施的追蹤要求;v 宣布結束現(xiàn)場審核。 Ø 末次會議內容v 與會者簽到;v 重申審核目的和范圍;v 總結審核情況(包括不合格報告);v 說明抽樣的局限性;v 糾正措施要求;v 領導講話。Ø 審核報告內容v 審核目的;v 審核范圍;v 審核準則;v 審核時間;v 審核組長和審核組成員；v 審核發(fā)現(xiàn)（包括不合格項統(tǒng)計）；v 審核結論（對體系符合性和

13、有效性評價）。第三節(jié) 糾正措施的跟蹤 Ø 糾正措施的重要性v 對不合格項進行清理和總結，防止顧客和體系運行受到其后遺影響。v 對現(xiàn)存的不合格項采取措施防止其造成更大的不良后果。v 認真分析原因，防止再發(fā)生，便于改進管理體系，為未來管理體系的運行創(chuàng)造良好的條件。Ø 糾正措施要求v 不合格項發(fā)生的部門應認真進行分析，尋找不合格發(fā)生的真正原因，以便采取有效的糾正措施。v 糾正措施應針對不合格發(fā)生的原因，其目的是防止不合格再發(fā)生。Ø 糾正措施內容v 糾正措施內容包括：J 原因分析；J 糾正措施；J 糾正措施制訂者和執(zhí)行者；J 預計完成期限等。Ø 糾正措施跟蹤原則v 所有在審核中發(fā)現(xiàn)的不合格項，必須由不合格項發(fā)生的部門根據(jù)原因采取糾正措施，審核組進行跟蹤驗證，形成閉環(huán)。v 內部審核