歸檔文件整理（課堂PPT）

1、 歸檔文件整理歸檔文件整理主要內(nèi)容主要內(nèi)容一、檔案的價值和作用一、檔案的價值和作用二、二、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定書檔案保管期限規(guī)定(8(8號令）號令）三、數(shù)碼照片聲像檔案的收集與管三、數(shù)碼照片聲像檔案的收集與管理理四、公章的保管和使用四、公章的保管和使用3一、一、什么是檔案？什么是檔案？ 1.檔案是機(jī)關(guān)、組織和個人在社會活動檔案是機(jī)關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的，按照一定規(guī)律保存以中直接形成的，按照一定規(guī)律保存以備查考的各種形式和載體的歷史記錄。備查考的各種形式和載體的歷史記錄。2. 文件與檔案有何區(qū)別文件與檔案有何區(qū)別?尚未辦理完畢的文件不是

2、檔案；對日后尚未辦理完畢的文件不是檔案；對日后沒有查考價值的文件不是檔案；檔案沒有查考價值的文件不是檔案；檔案包括實物的、聲像的等特殊載體材料包括實物的、聲像的等特殊載體材料經(jīng)過系統(tǒng)整理的，對機(jī)關(guān)、組織和個人經(jīng)過系統(tǒng)整理的，對機(jī)關(guān)、組織和個人有查考價值的文件，可稱為檔案有查考價值的文件，可稱為檔案4二、檔案的價值與作用1.檔案的基本價值檔案的基本價值（1）檔案的憑證價值）檔案的憑證價值“空口無憑，立字為證空口無憑，立字為證”真實可靠的歷史證據(jù)真實可靠的歷史證據(jù)（2）檔案的參考價值）檔案的參考價值查考既往情況查考既往情況掌握歷史資料掌握歷史資料52. 檔案的作用檔案的作用1.維護(hù)國家、集體和個人

3、權(quán)益的法律書證。許多單位和個人以檔案為證據(jù)，解決了債務(wù)、產(chǎn)權(quán)和著作權(quán)等各種糾紛，證實了個人的學(xué)歷、經(jīng)歷以及工資、福利待遇方面的諸多問題。62.行政管理的查考憑據(jù)行政管理的查考憑據(jù)檔案可以為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)管理提供證據(jù)及咨詢材料，借以熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗、制訂計劃、進(jìn)行決策、處理各種問題。7湯國基檔案事件湯國基檔案事件 2003年年7月月14號，一紙賠償標(biāo)的高達(dá)號，一紙賠償標(biāo)的高達(dá)2100萬元的民事起訴狀被遞交到寧鄉(xiāng)縣人民萬元的民事起訴狀被遞交到寧鄉(xiāng)縣人民法院，原告方湯國基狀告他的母校原益法院，原告方湯國基狀告他的母校原益陽師專，現(xiàn)更名為湖南城市學(xué)院及寧鄉(xiāng)陽師專，現(xiàn)更名為湖南城市學(xué)

4、院及寧鄉(xiāng)縣教育局，理由是當(dāng)年的畢業(yè)檔案中，縣教育局，理由是當(dāng)年的畢業(yè)檔案中，由于對他有精神反常和嚴(yán)重神經(jīng)官能癥由于對他有精神反常和嚴(yán)重神經(jīng)官能癥等評語，導(dǎo)致他等評語，導(dǎo)致他20年來一直沒有單位接年來一直沒有單位接收，生活極不穩(wěn)定，極大的摧殘了他的收，生活極不穩(wěn)定，極大的摧殘了他的身心健康。身心健康。8“對人事檔案我是有切膚之痛的，學(xué)校利用自己看對人事檔案我是有切膚之痛的，學(xué)校利用自己看不到自己檔案的規(guī)定報復(fù)我。不到自己檔案的規(guī)定報復(fù)我?！睖珖鶎珖鶎Σt望新瞭望新聞周刊聞周刊說。這位說。這位1983年畢業(yè)的大學(xué)生現(xiàn)在連曾經(jīng)年畢業(yè)的大學(xué)生現(xiàn)在連曾經(jīng)賴以為生的寫作都放棄了，賴以為生的寫作都放棄了

5、， 他覺得他覺得“活著都沒意活著都沒意思了思了”。當(dāng)年，他是益陽師專建校以來第一個在諸多等國家當(dāng)年，他是益陽師專建校以來第一個在諸多等國家級報刊上發(fā)表作品的學(xué)生，但才華初顯的他也顯得級報刊上發(fā)表作品的學(xué)生，但才華初顯的他也顯得桀驁不馴，多次向媒體和教育部門寫信，反映自己桀驁不馴，多次向媒體和教育部門寫信，反映自己的學(xué)校師資水平不佳，并稱自己的班主任周某和中的學(xué)校師資水平不佳，并稱自己的班主任周某和中文系負(fù)責(zé)人文系負(fù)責(zé)人“不學(xué)無術(shù)不學(xué)無術(shù)”。自信的他沒有想到的是，畢業(yè)后沒有任何單位接收自信的他沒有想到的是，畢業(yè)后沒有任何單位接收他，有的單位本擬錄用，但總是到最后突然變卦。他，有的單位本擬錄用，但

6、總是到最后突然變卦。女友與其突然分手時問他：女友與其突然分手時問他：“你是不是有什么病瞞你是不是有什么病瞞著我？著我？”這時關(guān)于他的精神病傳言也開始了。在眾這時關(guān)于他的精神病傳言也開始了。在眾多不解之下，他懷疑自己的檔案里有問題。多不解之下，他懷疑自己的檔案里有問題。9 直到直到2003年年6月，一位匿名人士將其畢業(yè)鑒月，一位匿名人士將其畢業(yè)鑒定、處分決定復(fù)印件和精神病醫(yī)學(xué)鑒定書定、處分決定復(fù)印件和精神病醫(yī)學(xué)鑒定書的手抄件投到他信箱，他才最終確認(rèn)是檔的手抄件投到他信箱，他才最終確認(rèn)是檔案里有問題。他曾得罪過的班主任給他加案里有問題。他曾得罪過的班主任給他加上了上了“有嚴(yán)重的神經(jīng)官能癥，不宜擔(dān)任

7、教有嚴(yán)重的神經(jīng)官能癥，不宜擔(dān)任教學(xué)工作學(xué)工作”的評語。的評語。2003年年6月月26日，原學(xué)校日，原學(xué)校承認(rèn)處分決定和畢業(yè)鑒定的復(fù)印件承認(rèn)處分決定和畢業(yè)鑒定的復(fù)印件“與原與原件完全一致件完全一致”。 湯國基現(xiàn)在仍在為自己的名譽(yù)而打官司，湯國基現(xiàn)在仍在為自己的名譽(yù)而打官司，他告訴他告訴瞭望新聞周刊瞭望新聞周刊，自己是，自己是“雞蛋雞蛋碰石頭碰石頭”，勝訴的可能性很小，但他，勝訴的可能性很小，但他“不不甘心甘心”。三、三、 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定和文書檔案保管期限規(guī)定機(jī)關(guān)文件材料歸檔機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管范圍和文書檔案保管期限規(guī)定期限規(guī)定 200

8、6年年9月月19日已由國家檔案局日已由國家檔案局局務(wù)會議審議通過。局務(wù)會議審議通過。 （一）目前文件歸檔保管中存在的主要問（一）目前文件歸檔保管中存在的主要問題題 1.歸檔的范圍不夠科學(xué)歸檔的范圍不夠科學(xué) “該收的沒收，不該收的一大堆該收的沒收，不該收的一大堆” 2.上級的、宏觀的、重復(fù)的文件較多，上級的、宏觀的、重復(fù)的文件較多，本單位的、具體的文件不突出本單位的、具體的文件不突出 3.極大地影響了檔案利用工作的開展極大地影響了檔案利用工作的開展12（二）（二） 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定保管期限的規(guī)定 的基本原則的基本原則 歸檔范圍要堅持歸檔范

9、圍要堅持 “以我為主以我為主”的的 “ 職能職能“原則原則： 以突出反映本單位的工作特色；以突出反映本單位的工作特色； 保管期限保管期限 要堅持要堅持“簡化簡化”原則：原則： 檔案實行檔案實行“兩分法兩分法”、“標(biāo)時制標(biāo)時制” 永久；永久； 定期（定期（30年、年、10年）年） 檔案的移交和接收工作檔案的移交和接收工作 要堅持要堅持“銜接銜接”原則：原則： 各業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門檔案部門檔案部門 檔案室檔案室檔案館檔案館三、三、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定 主要內(nèi)容主要內(nèi)容 第二條第二條 本規(guī)定中的機(jī)關(guān)文件材料是指本規(guī)定中的機(jī)關(guān)文件材料

10、是指機(jī)關(guān)在其工作活動過程中形成的各種門類機(jī)關(guān)在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。和載體的歷史記錄。第三條第三條 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是：機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是： （一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動 和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、 國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的 文件材料；文件材料；（反映本單位職能的）（反映本單位職能的） （二）機(jī)關(guān)工作活動中形成的在（二）機(jī)關(guān)工作活動中形成的在 維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面 具有憑證價值的文件材料；具有憑證價值的文件材料；（有

11、憑證作用的）（有憑證作用的） （三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、 同級機(jī)關(guān)的文件材料；下級機(jī)關(guān)報送的同級機(jī)關(guān)的文件材料；下級機(jī)關(guān)報送的 重要文件材料；重要文件材料；（重要收文）（重要收文） （四）其他對本機(jī)關(guān)工作具有（四）其他對本機(jī)關(guān)工作具有 查考價值的文件材料。查考價值的文件材料。 （其它有查考價值的）（其它有查考價值的）第四條第四條 機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是：機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是： （一）上級機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性（一）上級機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性 不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、 獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，

12、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料， 供工作參考的抄件等；供工作參考的抄件等；（不需辦理的）（不需辦理的） （二）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，（二）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件， 無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件， 一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿， 無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性 人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的 文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù) 形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作形成的與本

13、機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作 參考的文件材料；參考的文件材料；（臨時、重份的）（臨時、重份的）（三）同級機(jī)關(guān)的文件材料中，（三）同級機(jī)關(guān)的文件材料中， 不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的 抄送文件材料；抄送文件材料；（不需執(zhí)行的）（不需執(zhí)行的） （四）下級機(jī)關(guān)的文件材料中，（四）下級機(jī)關(guān)的文件材料中， 供參閱的簡報、情況反映，抄報或供參閱的簡報、情況反映，抄報或 越級抄報的文件材料。越級抄報的文件材料。（參閱的）（參閱的） 簡易方法：簡易方法： （1）發(fā)文）發(fā)文都?xì)w檔；都?xì)w檔； （2）收文）收文與本單位職能有關(guān)的歸檔；與本單位職能有關(guān)的歸檔； （3）內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)文

14、件）內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)文件注意歸檔。注意歸檔。第五條第五條 凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實行集中作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。據(jù)為己有或拒絕歸檔。第六條第六條 機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限 定為永久、定期兩種。定期一般定為永久、定期兩種。定期一般 分為分為30年、年、10年。年。 第七條第七條 永久保管的文書檔案主要包括：永久保管的文書檔案主要包括： (一一)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料； (二

15、二)本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；件材料； (三三)本機(jī)關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；本機(jī)關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料； (四四)本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等； (五五)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料； (六六)本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；登記等憑證性文件材

16、料； (七七)上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料； (八八)同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。 劃分永久時，需要注意以下問題：劃分永久時，需要注意以下問題： 1.突出本機(jī)關(guān)自身的文件材料突出本機(jī)關(guān)自身的文件材料 2.突出本機(jī)關(guān)主要職能的文件材料突出本機(jī)關(guān)主要職能的文件材料 3.突出反映本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變及人事任免的文件材突出反映本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變及人事任免的文件材料料 各單位黨組、行政辦公會議記錄、紀(jì)要，黨員、各單位黨組、

17、行政辦公會議記錄、紀(jì)要，黨員、職工名冊，年度綜合性會議，年度以上計劃、總結(jié)、職工名冊，年度綜合性會議，年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料，獲縣處級以上先進(jìn)獎勵，受警告以上處統(tǒng)計材料，獲縣處級以上先進(jìn)獎勵，受警告以上處分，有領(lǐng)導(dǎo)批示的材料、人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置、大分，有領(lǐng)導(dǎo)批示的材料、人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置、大事記等劃為永久。事記等劃為永久。 21如何區(qū)分如何區(qū)分“重要的重要的”和和“一般的一般的”文件材料文件材料 （1）看作者：在反映同一問題的文件中，作者為本）看作者：在反映同一問題的文件中，作者為本機(jī)關(guān)比外機(jī)關(guān)的重要。以機(jī)關(guān)名義發(fā)文比以內(nèi)部機(jī)構(gòu)機(jī)關(guān)比外機(jī)關(guān)的重要。以機(jī)關(guān)名義發(fā)文比以內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義發(fā)文重要；

18、主要職能部門形成的比一般事務(wù)部門名義發(fā)文重要；主要職能部門形成的比一般事務(wù)部門形成的重要；直屬上下級機(jī)關(guān)形成的比不相隸屬機(jī)關(guān)形成的重要；直屬上下級機(jī)關(guān)形成的比不相隸屬機(jī)關(guān)形成的重要；作者為高層機(jī)關(guān)的比基層機(jī)關(guān)的重要。形成的重要；作者為高層機(jī)關(guān)的比基層機(jī)關(guān)的重要。 （2）看內(nèi)容：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動的比反映非）看內(nèi)容：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動的比反映非主要職能活動的重要；方針政策性的比一般事務(wù)性的主要職能活動的重要；方針政策性的比一般事務(wù)性的重要；反映本機(jī)關(guān)全局性工作的比反映局部工作的重重要；反映本機(jī)關(guān)全局性工作的比反映局部工作的重要；反映本機(jī)關(guān)中心工作的比反映日常工作的重要；要；反映本機(jī)關(guān)中心

19、工作的比反映日常工作的重要；反映本機(jī)關(guān)典型問題的比反映一般問題的重要；有針反映本機(jī)關(guān)典型問題的比反映一般問題的重要；有針對性、依據(jù)性的比普發(fā)性、參考性的重要；有時效性對性、依據(jù)性的比普發(fā)性、參考性的重要；有時效性的比沒有時效性的重要。的比沒有時效性的重要。22 本機(jī)關(guān)召開工作會議、專題會議的文件材本機(jī)關(guān)召開工作會議、專題會議的文件材料料 1 請示、批復(fù)、通知、名單、日程、請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要 永久永久 2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報料、簡報 30年年。先進(jìn)單位、勞動模范、先進(jìn)

20、單位、勞動模范、先進(jìn)工作者的文件材先進(jìn)工作者的文件材料，機(jī)關(guān)在歸檔時如料，機(jī)關(guān)在歸檔時如何劃分保管期限？何劃分保管期限？ 1.受縣級（含）以受縣級（含）以上表彰、獎勵的上表彰、獎勵的 永久永久 2.受縣級以下表彰、受縣級以下表彰、獎勵的獎勵的 30年年對本機(jī)關(guān)有關(guān)人對本機(jī)關(guān)有關(guān)人員的處分材料，員的處分材料，歸檔時其保管期歸檔時其保管期限如何劃分？限如何劃分？ 1 受到警告受到警告（不含）以上（不含）以上處分處分 永久永久2 受到警告處受到警告處分的分的 30年年23四、數(shù)碼照片聲像檔案的收集與管理四、數(shù)碼照片聲像檔案的收集與管理數(shù)碼照片聲像檔案的特點(diǎn)數(shù)碼照片聲像檔案的特點(diǎn) 優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn) 1、拍攝方

21、便的快捷性；、拍攝方便的快捷性； 2、獲得視、聽效果的直接性；、獲得視、聽效果的直接性； 3、減小體積的高度壓縮性；、減小體積的高度壓縮性； 4、復(fù)制、傳輸?shù)姆奖阈?；、?fù)制、傳輸?shù)姆奖阈裕?5、反復(fù)使用中內(nèi)容信息不變的穩(wěn)定性。、反復(fù)使用中內(nèi)容信息不變的穩(wěn)定性。24缺點(diǎn)缺點(diǎn) 1、對軟、硬件的依賴性；、對軟、硬件的依賴性； 2、信息的易改性；、信息的易改性； 3、內(nèi)容與載體的分離性；、內(nèi)容與載體的分離性； 4、載體的不耐久性；、載體的不耐久性；25 歸檔、收集要求歸檔、收集要求 1. 由拍攝者整理、歸檔和移交；由拍攝者整理、歸檔和移交； 2. 隨時形成，隨時歸檔；隨時形成，隨時歸檔； 3. 拍攝數(shù)

22、據(jù)、目錄數(shù)據(jù)、軟硬件數(shù)據(jù)等一并歸檔、移交；拍攝數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)、軟硬件數(shù)據(jù)等一并歸檔、移交； 4. 多種歸檔形式多種歸檔形式 網(wǎng)絡(luò)在線歸檔；網(wǎng)絡(luò)在線歸檔； 刻錄在光盤等載體上移交；刻錄在光盤等載體上移交； 制作成紙質(zhì)照片歸檔；制作成紙質(zhì)照片歸檔； 5. 說明文字齊全；說明文字齊全； 6. 鑒定把關(guān)：鑒定把關(guān)： 真?zhèn)握鎮(zhèn)?質(zhì)量（數(shù)碼質(zhì)量、內(nèi)容質(zhì)量）質(zhì)量（數(shù)碼質(zhì)量、內(nèi)容質(zhì)量） 數(shù)量數(shù)量26 長久保存檔案，不可使用長久保存檔案，不可使用 1、軟盤、軟盤 2、電腦硬盤、電腦硬盤 3、U盤盤 4、數(shù)碼相機(jī)的儲存卡、記憶卡、數(shù)碼相機(jī)的儲存卡、記憶卡 5、MP3、MP4 27五、公章的保管和使用五、公章的保管

23、和使用1.公章的啟用公章的啟用2.公章的保管公章的保管公章由單位主管指定專人（一般為秘書）保管并使公章由單位主管指定專人（一般為秘書）保管并使用。用。3.公章的使用公章的使用蓋用單位公章，必須由單位主要負(fù)責(zé)人或主要負(fù)責(zé)蓋用單位公章，必須由單位主要負(fù)責(zé)人或主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的專人審核簽名批準(zhǔn)，并要將蓋用文件名稱、人授權(quán)的專人審核簽名批準(zhǔn)，并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項詳細(xì)登編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項詳細(xì)登記。記。凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。使用不同的印章，或加蓋在不同的公章方能有效。使用

24、不同的印章，或加蓋在不同的位置，其意義、作用是不同的，常見的有以下幾種：位置，其意義、作用是不同的，常見的有以下幾種：28（1）落款章。加蓋于文書作者的落款處，用來表）落款章。加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。加蓋部位是在落明作者的法定性和文件的有效性。加蓋部位是在落款處的年、月之間，應(yīng)款處的年、月之間，應(yīng)“騎年蓋月騎年蓋月”。印章加蓋之。印章加蓋之頁，應(yīng)有正文記載，以防止別有用心之人利用空白頁，應(yīng)有正文記載，以防止別有用心之人利用空白頁，添加有害文字，使組織造成損失。頁，添加有害文字，使組織造成損失。（2）更正章。）更正章。（3）證見章。對以他人名義出現(xiàn)的文書蓋章作

25、證。）證見章。對以他人名義出現(xiàn)的文書蓋章作證。（4）騎縫章。帶有存根的公函、介紹信，要加蓋）騎縫章。帶有存根的公函、介紹信，要加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。在正本和存根連接處的騎縫線上。（5）騎邊章。重要案件的調(diào)查、旁證，以及座談）騎邊章。重要案件的調(diào)查、旁證，以及座談記錄等材料，很多是由調(diào)查人自作筆錄。為完備手記錄等材料，很多是由調(diào)查人自作筆錄。為完備手續(xù)，除由當(dāng)事人蓋落款章、所在單位蓋證見章外，續(xù)，除由當(dāng)事人蓋落款章、所在單位蓋證見章外，必須騎各頁邊加蓋一完整公章。必須騎各頁邊加蓋一完整公章。29（6）密封章。在公文和其他重要文件封套的封口）密封章。在公文和其他重要文件封套的封口處加蓋

26、印章，以確保傳遞途中沒有私自拆封。處加蓋印章，以確保傳遞途中沒有私自拆封。（7）封存章。在封條上加蓋印章以封存賬冊、財）封存章。在封條上加蓋印章以封存賬冊、財物，以及文件櫥、倉庫等，常常在節(jié)假日前夕或特物，以及文件櫥、倉庫等，常常在節(jié)假日前夕或特殊情況下使用。殊情況下使用。4.公章的停用與銷毀公章的停用與銷毀凡單位撤銷，原公章應(yīng)即停用，也應(yīng)立即通知有關(guān)凡單位撤銷，原公章應(yīng)即停用，也應(yīng)立即通知有關(guān)單位，并宣布原章失效。通知中仍應(yīng)附上印模，并單位，并宣布原章失效。通知中仍應(yīng)附上印模，并寫明停用日期。寫明停用日期。公章停用后即為廢章，應(yīng)及時送交原制發(fā)單位或經(jīng)公章停用后即為廢章，應(yīng)及時送交原制發(fā)單位或

27、經(jīng)主管部門批準(zhǔn)后銷毀。經(jīng)銷毀的公章也應(yīng)留下印模，主管部門批準(zhǔn)后銷毀。經(jīng)銷毀的公章也應(yīng)留下印模，以被日后查考。以被日后查考。30 彭州市紅巖鎮(zhèn)關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范公章彭州市紅巖鎮(zhèn)關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范公章管理和使用的通知管理和使用的通知 各辦（所），各村（社區(qū)）：各辦（所），各村（社區(qū)）： 為進(jìn)一步深化規(guī)范化服務(wù)型政府建設(shè)，規(guī)范和為進(jìn)一步深化規(guī)范化服務(wù)型政府建設(shè)，規(guī)范和加強(qiáng)公章的管理使用，現(xiàn)就我鎮(zhèn)的公章管理和加強(qiáng)公章的管理使用，現(xiàn)就我鎮(zhèn)的公章管理和使用作如下規(guī)定，各辦（所）、村（社區(qū)）必使用作如下規(guī)定，各辦（所）、村（社區(qū)）必須嚴(yán)格執(zhí)行。須嚴(yán)格執(zhí)行。 一、公章管理制度一、公章管理制度 （一）黨委公章由黨政辦主

28、任負(fù)責(zé)管理（一）黨委公章由黨政辦主任負(fù)責(zé)管理 （二）政府公章由專人管理（二）政府公章由專人管理31 （三）辦（所）公章由各辦（所）自行管理，（三）辦（所）公章由各辦（所）自行管理，指定專人負(fù)責(zé)，并承擔(dān)責(zé)任指定專人負(fù)責(zé)，并承擔(dān)責(zé)任 （四）村（社區(qū)）支部委員會公章原則上由支（四）村（社區(qū)）支部委員會公章原則上由支部書記負(fù)責(zé)管理，村（社區(qū)）村（居）民委員部書記負(fù)責(zé)管理，村（社區(qū)）村（居）民委員會公章原則上由村（社區(qū)）主任管理會公章原則上由村（社區(qū)）主任管理32 （五）公章轉(zhuǎn)接和刻制制度 1、公章管理人員調(diào)動或外出期間，須履行交接和登記手續(xù)，且必須到鎮(zhèn)黨政辦備案。 2、因公務(wù)外出需攜帶鎮(zhèn)黨委、政府印章

29、的，必須報請鎮(zhèn)黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，指定用途及有效時間，在鎮(zhèn)黨政辦備案，填寫紅巖鎮(zhèn)公章外出使用登記，在規(guī)定時間內(nèi)送回。 3、公章?lián)p壞需重新刻制的，須經(jīng)鎮(zhèn)黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可重建刻制。33 二、公章使用制度 （一）黨委公章使用 各辦（所）需加蓋黨委公章及以黨委名義上報或下發(fā)的各類文件、信息、報表等文字性資料，按照以下流程辦理：撰寫文件辦公室主任把關(guān)簽字分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字（重要文件需鎮(zhèn)黨委書記審批簽字）報黨政辦登記蓋章存底。 各村（社區(qū)）開具的證明、文件等文字性資料需加蓋黨委公章，按照以下流程辦理：村（社區(qū)）書記審批簽字蓋該村黨支部公章鎮(zhèn)黨政辦主任審批簽字鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字（重要文件需

30、鎮(zhèn)黨委書記審批簽字）報黨政辦登記蓋鎮(zhèn)黨委公章。34 （二）政府公章使用 各辦（所）需加蓋政府公章及以政府名義上報或下發(fā)的各類文件、信息、報表等文字性資料，按照以下流程辦理：撰寫文件辦公室主任把關(guān)簽字分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字（重要文件需鎮(zhèn)長審批簽字）報黨政辦登記蓋章存底。 各村（社區(qū)）開具的證明、文件等文字性資料需加蓋政府公章，按照以下流程辦理：村（社區(qū)）主任審批簽字蓋該村（社區(qū)）村（居）民委員會公章鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字（重要文件需鎮(zhèn)長審批簽字）報黨政辦登記蓋鎮(zhèn)政府公章。35 （三）辦（所）公章使用 凡需加蓋各辦（所）公章，由各辦（所）分管領(lǐng)導(dǎo)或主任審批把關(guān)，并在專用公章使用登記薄上登記。 （四）村（社區(qū)

31、）公章使用 凡需加蓋各村（社區(qū)）黨支部公章，由各村（社區(qū)）支部書記審核簽字后蓋章，并進(jìn)行登記；需加蓋各村（社區(qū)）村委會印章，由各村（社區(qū)）主任審核簽字后蓋章，并進(jìn)行登記。 （五）正確使用公章 加蓋公章時必須嚴(yán)格按文件規(guī)定，用印位置上不壓正文，下騎年月，用力適度，保證蓋印端正，圖印清楚。36 三、嚴(yán)肅公章管理使用紀(jì)律 （一）提高認(rèn)識 公章既是黨委、政府權(quán)力的象征，又是黨委、政府的形象標(biāo)志。規(guī)范管理和使用公章既是黨委、政府權(quán)為民所用、依法行政的體現(xiàn)，更是新形勢下推進(jìn)規(guī)范化服務(wù)型政府建設(shè)的必然要求。各辦（所）、各村（社區(qū)）要提高認(rèn)識，高度重視，嚴(yán)格公章的管理和使用，維護(hù)黨、政府和人民的合法權(quán)益，堅決

32、杜絕因公章管理使用失誤造成重大損失。37 （二）嚴(yán)肅紀(jì)律 公章使用后要注意存放保管，不得隨意放置。管理人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得私自將公章交與他人或當(dāng)事人使用，不準(zhǔn)私自加蓋公章，不準(zhǔn)在空證明、介紹信等憑證或便簽上加蓋公章。非管理人員，不得私自使用公章。使用公章時，必須在專用公章使用登記薄上進(jìn)行登記，經(jīng)辦人必須簽字。有關(guān)公章管理使用的記錄本和留存文件要妥善保管，不得遺失或遺漏。 （三）責(zé)任追究 公章管理人員作為第一責(zé)任人，要認(rèn)真履行工作職責(zé)，做到用章經(jīng)批準(zhǔn)，蓋章要登記，查詢有記錄。分管領(lǐng)導(dǎo)和辦（所）主任作為分管責(zé)任人，要認(rèn)真審核把關(guān)，確保用章無誤。對違反本公章管理和使用制度造成損失或不良影響的，要嚴(yán)

33、格追究公章管理人員及相關(guān)人員責(zé)任，并進(jìn)行問責(zé)。謝謝 謝謝39六、歸檔文件整理規(guī)則六、歸檔文件整理規(guī)則歸檔文件整理歸歸檔文件整理歸則則2000年年12月月6日日由國家檔案局發(fā)布，由國家檔案局發(fā)布，2001年年1月月1日正式日正式實施。實施。40 （一）（一）歸檔文件整理規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則的主要內(nèi)容的主要內(nèi)容 規(guī)則規(guī)則共分共分5個部分：個部分：范圍、定義、整理原則、范圍、定義、整理原則、質(zhì)量要求、整理方法。質(zhì)量要求、整理方法。 1個附錄（圖示：歸檔章、個附錄（圖示：歸檔章、歸檔文件目錄、檔案盒、備考表）歸檔文件目錄、檔案盒、備考表）41 適用于各級黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和其他社適用于各級黨政機(jī)關(guān)、社

34、會團(tuán)體和其他社會組織。會組織。 企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等歸檔文件材料的整理營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等歸檔文件材料的整理工作，可參考工作，可參考?xì)w則歸則執(zhí)行。執(zhí)行。 歸則歸則不適用于科技、會計等專業(yè)（專不適用于科技、會計等專業(yè)（專門）文件和音像、電子等特殊載體文件材料的門）文件和音像、電子等特殊載體文件材料的整理。整理。 電子公文的歸檔管理按國家檔案局電子公文的歸檔管理按國家檔案局電子電子公文歸檔管理暫行辦法公文歸檔管理暫行辦法（檔發(fā)（檔發(fā)2003620036號）號）有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）（二）歸檔文件整理歸則歸檔文件

35、整理歸則的實施范圍的實施范圍42（三）、歸檔文件整理工作的幾個基本概念（三）、歸檔文件整理工作的幾個基本概念 歸檔文件歸檔文件-立檔單位在其職能活動中形成的、立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。件材料。 歸檔文件整理歸檔文件整理-就是將歸檔文件以就是將歸檔文件以“件件”為為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。盒，使之有序化的過程。 文件辦理完畢文件辦理完畢-是指文件相應(yīng)的文書處理程是指文件相應(yīng)的文書處理程序已經(jīng)完成，而不是文件本身在實際工作中是序已

36、經(jīng)完成，而不是文件本身在實際工作中是否還在發(fā)揮作用。否還在發(fā)揮作用。 43（四）、（四）、歸檔文件分類的方法歸檔文件分類的方法 1、基本分類方法、基本分類方法 （1）年度分類法）年度分類法 （2）機(jī)構(gòu)分類法）機(jī)構(gòu)分類法 （3）問題分類法）問題分類法 （4）保管期限分類法）保管期限分類法 2、復(fù)式分類方法、復(fù)式分類方法44 每個立檔單位的分類方案一經(jīng)確定應(yīng)保持相對穩(wěn)定。具體方法如每個立檔單位的分類方案一經(jīng)確定應(yīng)保持相對穩(wěn)定。具體方法如下：下： 第一步：按保管期限分類，根據(jù)歸檔文件內(nèi)容劃定的不同保管第一步：按保管期限分類，根據(jù)歸檔文件內(nèi)容劃定的不同保管期限進(jìn)行分類。期限進(jìn)行分類。 第二步：按年度分

37、類，同一保管期限的文件根據(jù)歸檔文件形成第二步：按年度分類，同一保管期限的文件根據(jù)歸檔文件形成的年度進(jìn)行分類。文件簽發(fā)日期（即落款日期）為文件所屬年度。的年度進(jìn)行分類。文件簽發(fā)日期（即落款日期）為文件所屬年度。(公文公文213) 其中，跨年度形成的文件分類，應(yīng)視不同情況作不同處理?？缙渲?，跨年度形成的文件分類，應(yīng)視不同情況作不同處理?？缒甓鹊臅h形成的文件材料放在會議閉幕年；跨年度的請示與批復(fù)年度的會議形成的文件材料放在會議閉幕年；跨年度的請示與批復(fù)放在批復(fù)年；跨的度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結(jié)案年。放在批復(fù)年；跨的度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結(jié)案年。 第三步：第三步： 按機(jī)構(gòu)分

38、類，是指根據(jù)單位內(nèi)設(shè)承辦機(jī)構(gòu)對歸檔文件按機(jī)構(gòu)分類，是指根據(jù)單位內(nèi)設(shè)承辦機(jī)構(gòu)對歸檔文件進(jìn)行分類。采用機(jī)構(gòu)分類法，原則上一個機(jī)構(gòu)設(shè)置一個類，機(jī)構(gòu)名進(jìn)行分類。采用機(jī)構(gòu)分類法，原則上一個機(jī)構(gòu)設(shè)置一個類，機(jī)構(gòu)名稱就是類名。采用機(jī)構(gòu)分類法不能同時采用問題分類法。稱就是類名。采用機(jī)構(gòu)分類法不能同時采用問題分類法。 其中，由業(yè)務(wù)部門起草，以機(jī)關(guān)或辦公廳（室）名義發(fā)文的，其中，由業(yè)務(wù)部門起草，以機(jī)關(guān)或辦公廳（室）名義發(fā)文的，如果內(nèi)容屬該部門職責(zé)或業(yè)務(wù)范圍，則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草文件如果內(nèi)容屬該部門職責(zé)或業(yè)務(wù)范圍，則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草文件的機(jī)構(gòu)；由幾個機(jī)構(gòu)共同承辦處理的文件一般歸入主辦機(jī)構(gòu)。的機(jī)構(gòu)；由幾個機(jī)構(gòu)共同承辦處理的

39、文件一般歸入主辦機(jī)構(gòu)。 45（五）（五）、歸檔文件的整理步驟、歸檔文件的整理步驟 1 1、確定文件整理單位：每份文件（自然件）為一件、確定文件整理單位：每份文件（自然件）為一件 歸檔文件一般以每份文件為一件，或與一個事由歸檔文件一般以每份文件為一件，或與一個事由緊密聯(lián)系的相關(guān)文件為一件。下列文件或文本在實體緊密聯(lián)系的相關(guān)文件為一件。下列文件或文本在實體裝訂時，可為一件：裝訂時，可為一件： 正本與定稿為一件；正本與定稿為一件； 正文與附件原則上為一件（如果附件內(nèi)容比正文正文與附件原則上為一件（如果附件內(nèi)容比正文重要且件數(shù)較多，則各為一件）；重要且件數(shù)較多，則各為一件）； 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；

40、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； 處理單與文件為一件；處理單與文件為一件； 來文與復(fù)文為一件（也可各為一件）；來文與復(fù)文為一件（也可各為一件）； 會議記錄一次為一件（如果幾次會議研究同一問會議記錄一次為一件（如果幾次會議研究同一問題則為一件）；題則為一件）； 報表、名冊、圖表等應(yīng)按其原裝訂方式，一冊報表、名冊、圖表等應(yīng)按其原裝訂方式，一冊（本）為一件；（本）為一件； 中文文本與外文文本對應(yīng)為一件。中文文本與外文文本對應(yīng)為一件。462、劃分保管期限、劃分保管期限 按按檔案保管期限表檔案保管期限表的規(guī)定，確定每份文件的保管的規(guī)定，確定每份文件的保管期限。期限。3、裝訂加固、裝訂加固 歸檔文件應(yīng)按歸檔文件應(yīng)

41、按“件件”為單位裝訂。為單位裝訂。 裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件或手抄稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文原件在前，復(fù)制件或手抄稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文為一件時，復(fù)文在前，來文在后；結(jié)論在后；來文與復(fù)文為一件時，復(fù)文在前，來文在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；漢文在前，少數(shù)民族文字性材料在前，依據(jù)性材料在后；漢文在前，少數(shù)民族文字在后；在后； 文件處理單在前，文件在后；正文在前，發(fā)文稿紙文件處理單在前，文件在后；正文在前，發(fā)文稿紙在后在后 歸檔文件裝訂前，應(yīng)去除原裝訂文件的金屬物和易變歸檔文件裝

42、訂前，應(yīng)去除原裝訂文件的金屬物和易變脆的塑料物（短期保存的檔案、精裝或平裝等書本式的檔脆的塑料物（短期保存的檔案、精裝或平裝等書本式的檔案材料除外）。案材料除外）。47 大于大于A4紙型規(guī)格的報表、圖樣等文字材料，應(yīng)根據(jù)實際紙型規(guī)格的報表、圖樣等文字材料，應(yīng)根據(jù)實際情況，按照情況，按照A4紙型的尺寸加以紙型的尺寸加以 折疊，盡量減少折疊層次，折疊，盡量減少折疊層次，折疊應(yīng)盡量位于字跡間隙處。減少文件受損，便于閱讀。折疊應(yīng)盡量位于字跡間隙處。減少文件受損，便于閱讀。 裝訂要采用對檔案文件無損的材料和方法，如無酸裝訂要采用對檔案文件無損的材料和方法，如無酸紙袋、不銹鋼材料和夾裝、線裝等方法。裝訂要

43、牢固，紙袋、不銹鋼材料和夾裝、線裝等方法。裝訂要牢固，做到文件不損頁；不倒頁，不壓字。裝訂前應(yīng)將做到文件不損頁；不倒頁，不壓字。裝訂前應(yīng)將“件件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。采用袋裝的，袋內(nèi)文件盡量內(nèi)的各頁按一定方式對齊。采用袋裝的，袋內(nèi)文件盡量大小一致。采用左側(cè)裝訂的，要將左、下側(cè)對齊；采用大小一致。采用左側(cè)裝訂的，要將左、下側(cè)對齊；采用左上角裝訂的，要將左、上側(cè)對齊。左上角裝訂的，要將左、上側(cè)對齊。48 4、編填頁號、編填頁號 文件中有圖文的頁面為一頁。文件中有圖文的頁面為一頁。每件歸檔文件以原有頁碼為序；每件歸檔文件以原有頁碼為序；無頁碼的文件以件為單位，無頁碼的文件以件為單位，從從“1”開

44、始編制流水頁碼，開始編制流水頁碼，正面在文件右上角，正面在文件右上角，背面在文件左上角。背面在文件左上角。5、簡單分類、簡單分類 按保管期限年度組織機(jī)構(gòu)（問題）按保管期限年度組織機(jī)構(gòu)（問題） 分類法將文件歸類；分類法將文件歸類； 49 按照黨務(wù)工作類、行政事務(wù)類、民政工作類、文化衛(wèi)生工作類、社區(qū)服務(wù)類、文件科技類、社會治安綜合治理工作類、勞動保障服務(wù)類、人口與計劃生育、照片類、實物類等進(jìn)行分類。 為突出為群眾服務(wù)的主題，可建立民政低保檔案、老齡人員檔案、離退休人員檔案、下崗失業(yè)人員檔案、困難職工檔案、殘疾人員檔案、育齡婦女檔案、“兩釋”人員檔案、涉毒人員檔案、信訪人員檔案等 。506、排序、排

45、序歸檔文件的排列，是指在分類方案歸檔文件的排列，是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按照事由結(jié)合時間、的最低一級類目內(nèi)，按照事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議材料、統(tǒng)計報表、重要程度等排列。會議材料、統(tǒng)計報表、非訴訟案件、刊物等成套性文件可集中排列。非訴訟案件、刊物等成套性文件可集中排列。 同一事由的歸檔文件排列，可按文件同一事由的歸檔文件排列，可按文件形成時間的先后順序或按文件的重要程度形成時間的先后順序或按文件的重要程度排列。排列。 對具有保存價值，但末及時歸檔的文件，對具有保存價值，但末及時歸檔的文件，應(yīng)排列在當(dāng)年同一保管期限的相應(yīng)類別應(yīng)排列在當(dāng)年同一保管期限的相應(yīng)類別歸檔文件的最后。對排列

46、在最后且與歸檔文件的最后。對排列在最后且與相應(yīng)類別中的某件歸檔文件相關(guān)聯(lián)的文件，相應(yīng)類別中的某件歸檔文件相關(guān)聯(lián)的文件，可在歸檔文件目錄備注中注明可在歸檔文件目錄備注中注明“此件與此件與X件為同一事由件為同一事由”或標(biāo)注或標(biāo)注“相互參見號相互參見號”。 已歸檔年度零散文件的排列已歸檔年度零散文件的排列517、蓋歸檔章、蓋歸檔章 在文件首頁（文件處理單）在文件首頁（文件處理單） 上方左側(cè)空白處加蓋歸檔章。上方左側(cè)空白處加蓋歸檔章。 歸檔章設(shè)置全宗號、年度、歸檔章設(shè)置全宗號、年度、 保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、 室編件號、館編件號等項目。室編件號、館編件號等項目。 歸檔章的格式為

47、長歸檔章的格式為長60mm， 寬寬22mm，分為，分為6格。格。52歸檔章的樣式05420085永久全宗號全宗號年度年度室編件號室編件號機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)/問題問題保管期限保管期限館編件號館編件號53 8、編號、編號 由檔案室將歸檔章的由檔案室將歸檔章的 各個項目依次填寫；各個項目依次填寫； (1)全宗號：是指檔案館給全宗號：是指檔案館給 立檔單位編制的代號。立檔單位編制的代號。 (2)年度：是指文件形成年度，年度：是指文件形成年度， 以以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元 紀(jì)年，如紀(jì)年，如“2000”。 (3)保管期限：是指文件在歸檔時保管期限：是指文件在歸檔時 劃定的保管期限，直接標(biāo)注劃定的

48、保管期限，直接標(biāo)注 “永久永久”、“30年年”、“10年年”。 (4)機(jī)構(gòu)（問題）：是指作為分類機(jī)構(gòu)（問題）：是指作為分類 方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱 或規(guī)范化簡稱。不設(shè)機(jī)構(gòu)（問題）的或規(guī)范化簡稱。不設(shè)機(jī)構(gòu)（問題）的 立檔單位此項可空。立檔單位此項可空。54(5)件號：件號又分為室編件號件號：件號又分為室編件號 和館編件號兩種。室編件號和館編件號兩種。室編件號 按文件排列順序按年逐件編流水號。按文件排列順序按年逐件編流水號。 (6)頁數(shù)：是指每一件歸檔文件的有效頁數(shù)。頁數(shù)：是指每一件歸檔文件的有效頁數(shù)。 (7)填寫歸檔章內(nèi)項目時，填寫歸檔章內(nèi)項目時， 應(yīng)使用碳素墨水應(yīng)

49、使用碳素墨水 等符合檔案保護(hù)要求的書寫材料，等符合檔案保護(hù)要求的書寫材料， 禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等 不耐久的書寫材料。不耐久的書寫材料。551234567891011121314151617檔案排列編號示意圖（同一保管期限內(nèi)跨年度排列,件號每年從1開始編制）569、編制歸檔文件目錄、編制歸檔文件目錄 歸檔文件目錄包括以下內(nèi)容：歸檔文件目錄包括以下內(nèi)容： 件號：填寫室編件號。件號：填寫室編件號。 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。填寫責(zé)任者一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱，不能使用填寫

50、責(zé)任者一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱，不能使用“本局本局”、“本部本部”等簡稱；聯(lián)合發(fā)文一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實抄錄，責(zé)任者過多時可適等簡稱；聯(lián)合發(fā)文一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實抄錄，責(zé)任者過多時可適當(dāng)省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。當(dāng)省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。 文號：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。文號：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。 題名：文件標(biāo)題。文件沒有題名或題名不規(guī)范，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容題名：文件標(biāo)題。文件沒有題名或題名不規(guī)范，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，并加重新擬寫或補(bǔ)充題名，并加“ ”號。號。 日期：文件的形成時間。具體填寫日期要用日期：文件的形成時間。具體填寫日期要用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如：月日，如：20030416。 頁數(shù)：填寫每件歸