第二十一講-如何進行團隊建設(shè)

1、第二十一講 如何進行團隊建設(shè)為什么要進行團隊建設(shè) 【自檢】為什么要進行團隊建設(shè)？_團隊建設(shè)是項目經(jīng)理職能中獨有的工作，在項目經(jīng)理所列的工作優(yōu)先順序中處于前列。一個項目團隊，往往是由不同個體組合而成。這些個體在背景、能力、需求以及專業(yè)興趣上有很大差異。團隊成員可能是一些臨時的人員，對項目目標(biāo)不清楚。項目經(jīng)理對各成員能力也不了解，因此項目管理在矩陣組織的管理模式上，難以得到一些兼職工作人員的真實承諾，這是需要進行團隊建設(shè)的一個比較重要的原因。尤其是在項目處于困境的情況下，它需要將團隊成員擰成一股繩，從而創(chuàng)造業(yè)績。 團隊和團隊建設(shè) 1.什么是團隊團隊實際上就是在一起工作的人的集體。一個有實力的團隊實

2、際上是全體成員為達到一個共同的目的彼此密切配合的產(chǎn)物。團隊還包括：_有一個共同的目標(biāo)。_團隊成員樂于一起工作。_保證達到項目的目標(biāo)和目的。_擁有不同專業(yè)和經(jīng)驗背景的成員，他們必須全身心投入到共同的工作中。_團隊成員非常忠誠于該項目，并且尊敬項目經(jīng)理。2.什么是團隊建設(shè)項目團隊中的每個成員都會按照自己的專業(yè)和背景來看待項目。項目經(jīng)理必須讓每個團隊成員從全局來看該項目，并全身心地投入到項目目標(biāo)上。團隊建設(shè)實際上就是認真研究如何鼓勵有效的工作實踐，同時減少破壞團隊能力及解決資源困難和障礙的過程。3.團隊建設(shè)的目的團隊建設(shè)的目的是使團隊產(chǎn)生協(xié)同性和共生性，使團隊成員能夠在一起工作，在一個組織環(huán)境里實施

3、他們的職責(zé)，同時又適度競爭，其中包括存在一定的矛盾。一支運轉(zhuǎn)良好的團隊通?？梢援a(chǎn)生遠遠超出單個成員的生產(chǎn)效率。產(chǎn)生協(xié)同性與共生性。有實力的團隊中的團隊成員必須：_是獨立的；_有在一起工作的理由；_保證一起工作；_可解釋為在一個較大的組織環(huán)境中行使職責(zé)的單位；_有適度的競爭和矛盾；團隊建設(shè)應(yīng)著重于確定項目的目標(biāo)、目的，并取得一致意見。 團隊建設(shè)的需求和基本原則 1.你的項目需要團隊建設(shè)嗎_下列情形表明需要進行團隊建設(shè)令人灰心：消極態(tài)度、發(fā)牢騷，勞動生產(chǎn)率低。矛盾和不健康的競爭：激烈競爭或常有敵對行動，爭吵、背后中傷和政客伎倆。沒有效果的會議：“牢騷會”、“一言堂”或是會上項目經(jīng)理“對規(guī)章制度進行

4、說明”。對項目經(jīng)理缺乏信任。團隊的業(yè)績下滑，但無人知道原由。從前做出的決策仍未執(zhí)行。目的不明確或它們不被團隊成員所接受。團隊的領(lǐng)導(dǎo)遇到不利的突然襲擊。團隊成員對團隊或項目的需要無反應(yīng)或缺乏興趣。團隊會議沒有效果、全部是爭論且使人意志消沉。(11)團隊成員縮回到各自的責(zé)任圈中，回避所需要的合作。(12)回避解決問題的活動，對“建設(shè)性的爭論”沒有積極性且缺乏興趣。(13)進度落后、質(zhì)量問題以及成本增高。_下列情形表明不需要進行團隊建設(shè)項目概念不完善。上層管理未能得到支持。有不可救藥的且無價值的團隊成員。有一個不可救藥的且不稱職的項目經(jīng)理。出現(xiàn)以上情形無論搞多少次團隊建設(shè)都不能使項目成功。 【自檢】

5、結(jié)合以上所講的內(nèi)容，判斷一下你的團隊需不需要進行團隊建設(shè)?為什么？_ 2.通過團隊建設(shè)能解決的團隊問題類型_招聘和挑選不力 報酬分配不公_令人困惑的組織結(jié)構(gòu) 個性問題_缺乏控制 需要解決其它重要的組織問題_缺少培訓(xùn) 企業(yè)組織文化不支持對團隊的管理方法_積極性低 團隊不被接受或不適合_缺乏個人的創(chuàng)造性 團隊的工作是由技能欠佳的人完成或缺乏足夠的幫助_不適當(dāng)?shù)墓芾砝砟頮缺少成功的規(guī)劃和開發(fā)_目標(biāo)不明確 3.團隊建設(shè)的益處經(jīng)驗表明，任何一個組織都能從團隊建設(shè)計劃中獲得如下益處：_大家坐在一起解決共同存在的問題、解決爭論。_團隊成員變得積極性更高。_創(chuàng)造性得到加強。_建立了支持基礎(chǔ)、互相依賴。_減少了

6、溝通問題。_團隊團結(jié)得像一個人。_高質(zhì)量的決策。_對工作的滿意度增加。_團隊成員之間有協(xié)同性。 4.團隊建設(shè)的基本原則_團隊建設(shè)應(yīng)及早開始、不要停止團隊建設(shè)貫穿項目始終。_招聘最能接受的人團隊成員要彼此相容。_確信每個人被安排在需要他的崗位上。_盡快發(fā)現(xiàn)團隊中有人不想在他的崗位上工作，并將他們從團隊中請出。_在所有重大行動上取得團隊的同意。_承認團隊政治的存在但要擺脫它。_記住項目經(jīng)理是一個樣板說到做到。_協(xié)同工作不是強迫就會有的你可以把馬引到水邊，但你不能強迫它去喝水。_要毫不猶豫地去授權(quán)它是確保承諾的最好方法。_不要用不適當(dāng)手段操縱你的項目團隊成員。_對團隊的效率進行例行審議和評估。_關(guān)注

7、正在發(fā)生的事注意“協(xié)同工作的暗中破壞者”。_承認團隊建設(shè)需要時間。_對團隊建設(shè)過程作出計劃并實踐它。_不要害怕尋求幫助找一個團隊建設(shè)的專家。_一支有實力的團隊不是一蹴而就的，必須經(jīng)過有效的團隊建設(shè)才能做到。該過程可包括在項目開始之前或初始階段進行的活動和練習(xí)的專門計劃。_團隊建設(shè)必須納入項目每天的活動中，諸如會議、任務(wù)安排、計劃，甚至非正式討論。_項目經(jīng)理對團隊建設(shè)負有完全的責(zé)任。 5.團隊建設(shè)過程需要解決9個方面的問題_明確的目的和一致的目標(biāo)_公開和正面解決問題_支持和信任_合作和沖突_合理的步驟_適當(dāng)?shù)念I(lǐng)導(dǎo)能力_例行審議_個人發(fā)展_正常的集體間的聯(lián)系項目團隊建設(shè)并不是一蹴而就的事情，它需要

8、時間和資源。團隊建設(shè)過程應(yīng)該是有計劃、長期的一個過程，從項目啟動開始，到項目結(jié)束，始終不斷地開展團隊建設(shè)，提高團隊的績效水平。為了做到這一點，通常的做法是把團隊建設(shè)納入日常活動中，把團隊建設(shè)作為一個例行的活動。 團隊建設(shè)的過程及內(nèi)容 團隊組建過程_團隊成員的招聘。招聘方面要做到：形成團隊組建的氣候，包括要制定一個目標(biāo)來明確任務(wù)，做出相應(yīng)的決策和控制。_制定一個團隊建設(shè)的計劃。這是每個項目經(jīng)理的第一步工作。_洽談團隊成員事宜。作為項目經(jīng)理應(yīng)該獲得最佳團隊人選。_組建團隊。為具體某個人安排具體工作，并按項目計劃去做。為WBS中的每個任務(wù)進行工作授權(quán)。項目經(jīng)理必須編制該項目團隊的職責(zé)矩陣或職責(zé)表。_

9、召開啟動會議 召開啟動會議啟動會議是新項目的第一個活動。會議的主要意圖是使項目一開始就順利。_讓團隊成員互相認識_建立工作聯(lián)系和溝通方式_制定團隊目標(biāo)和目的_審議項目的發(fā)展水平或狀況_審議項目計劃_確定項目問題存在的地方_設(shè)立個人和集體的責(zé)任和職責(zé)_取得個人和集體的承諾 6個加強項目溝通和團隊建設(shè)的方法和行動在項目組織內(nèi)部和外部沒有良好的溝通聯(lián)系，協(xié)同工作就不存在。溝通遠不止是對事實的信息傳輸，它指的是每個人明白正被傳遞的信息的意圖和真實含義。正如Fulmer所指出的：“溝通中最大的通病是做這樣的假設(shè)，即因為有一個信息發(fā)出去了，那么必定有一個信息被收到了。”建立并維護真正的溝通聯(lián)系的主要責(zé)任在

10、項目經(jīng)理身上。有項目經(jīng)理可使用的6個可能的行動區(qū)域，以加強項目溝通和團隊建設(shè)： 1.促進項目成員之間有效的溝通可采用一些措施來促進這種有效的溝通。 2.項目經(jīng)理成為溝通員項目經(jīng)理本身的工作就是做溝通的一個促進者，他來促進一個有效溝通，包括信息的開放，避免每個團隊成員得到不同的信息而產(chǎn)生矛盾。信息不對稱往往是產(chǎn)生矛盾和沖突的根源。 3.發(fā)現(xiàn)并清除溝通的障礙物項目經(jīng)理要成為一個清楚溝通障礙物的人員，要不斷地去發(fā)現(xiàn)溝通中存在哪些障礙，并把障礙物清除掉，也就是說，項目經(jīng)理要成為一個有效的溝通者。 4.使用“緊湊矩陣”緊湊矩陣實際上是使得團隊成員能夠盡可能的密切他們之間的關(guān)系和聯(lián)系?？梢酝ㄟ^經(jīng)常性的召開

11、會議，或者是組織一些活動，包括郊游、外出旅游等，使得團隊成員之間相互溝通，相互聯(lián)系，人和人之間的距離拉近。這樣的一個團隊組織稱之為緊湊矩陣。 5.設(shè)立一個“作戰(zhàn)室”作戰(zhàn)室相當(dāng)于過去的戰(zhàn)爭指揮室，對于一個項目管理，也需要一個作戰(zhàn)室。通常，項目團隊成員分散在不同的部門進行項目工作，他們沒有一個固定的地點，這樣容易產(chǎn)生溝通障礙。而作戰(zhàn)室往往使大家可以在一起討論問題，提出合理化建議。這個會議室作為一個相對固定的地點，以這種方式，增進團隊成員之間的相互溝通。 6.增強會議的有效性如何增強會議的有效性，不使會議變成牢騷會，或者是項目經(jīng)理的“一言堂”。在小組會議，或者小組團隊會議上，應(yīng)該使大家暢所欲言，以這

12、種方式促進團隊成員之間的溝通，避免產(chǎn)生一些矛盾和出現(xiàn)更大的沖突。 進行團隊建設(shè)的演練團隊建設(shè)在它融入了項目正常的每日活動后才最實際可行且最有效。下列活動可以將團隊成員更緊密地團結(jié)在一起且使其具有團隊意識：_介紹新的團隊成員。_表揚先進。_隨時讓團隊知道客戶和客戶的行動和想法。_隨時讓團隊知道項目發(fā)展情況好的和壞的。_通過在每次會議上讓團隊成員成為主要角色，給他們提供露面的機會。_項目經(jīng)理最重要的職責(zé)是解決項目團隊的問題(有關(guān)技術(shù)困難、裝運時間表、預(yù)算超支的問題)，而且沒有受到譴責(zé)或“指責(zé)”。 判斷團隊的實力并找出弱點判斷或診斷的過程應(yīng)成為團隊建設(shè)過程的一部分。同全體團隊成員一道召開解決團隊有效

13、性問題的“集體討論”會對判斷團隊的實力并找出弱點有所幫助。關(guān)注和診斷總是糾正問題所必需的第一步。 1.缺乏團隊建設(shè)的問題顯示_被動的、不參與的團隊成員_無關(guān)緊要的、不涉足的團隊成員_缺乏承諾_缺乏想象和創(chuàng)造性_不適當(dāng)?shù)?、低水平的領(lǐng)導(dǎo)能力_不愿做出決策的集體_不愿了解或面對問題 2.有效團隊的表現(xiàn)團隊及其每個成員：_全部參與到項目中_顯示出良好的團隊感情和信任_能面對困難_做出決策_一旦做出決策，就全力支持_認可領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)_自由且毫不猶豫地討論問題 3.項目團隊發(fā)展的障礙_團隊成員的看法、優(yōu)先考慮的事、興趣和判斷均不相同_角色沖突或模糊誰做什么事不明確_項目的目的和結(jié)果不清楚_動態(tài)的項目環(huán)境不斷

14、的變化導(dǎo)致混亂_缺少團隊定義和結(jié)構(gòu)責(zé)任不明確_團隊人員選擇沒有放到選擇過程中_項目領(lǐng)導(dǎo)不講信用_缺乏團隊成員間的承諾_溝通問題_缺乏高層管理支持 營造一種“團隊”氣候項目經(jīng)理的職責(zé)是保證向團隊提供領(lǐng)導(dǎo)才能、資源、工具、支持，以及鼓勵革新和致力于團隊工作所必須的“團隊”氣候。項目經(jīng)理必須適用這個管理理念：獲得各團隊成員的個人承諾早于獲得一個集體的承諾。這主要是因為，在集體中對于項目應(yīng)達到什么目標(biāo)每個人必須同意；集體取得一致意見很困難；每個人對手頭的問題有不同的想法。只有團隊成員不僅同意項目想要達到的目標(biāo)，而且支持這些目標(biāo)和目的，才能取得集體承諾。取得集體承諾是重要的項目協(xié)同工作必不可少的前提條件

15、。 1.一個參與型經(jīng)理的個性_可接近的、開放的_誠實的、遵守諾言的_不耍政治手腕的_說到做到_在成員中自由走動式的管理_鼓勵開誠布公的討論_必要時進行磋商_召開場地外的會議_邀請重要人員吃午餐_鼓勵專業(yè)上的發(fā)展 2.激發(fā)團隊的積極性_激發(fā)積極性必須不斷地補充養(yǎng)分并加以培育，否則它就會枯萎。這必須從各團隊成員開始，首先應(yīng)鼓勵他(她)參與到團隊的工作中來。_最有效的激勵因素是工作或項目的重要性。經(jīng)驗表明，團隊建設(shè)在項目團隊面對非常多且重要的工作要完成時才最成功。_一個聰明的項目經(jīng)理可采用大量情景和行動作為激勵因素。_關(guān)鍵的激勵因素提出挑戰(zhàn)：團隊成員會很積極地對一個令人激動的挑戰(zhàn)作出反應(yīng)。不容易對付

16、的挑戰(zhàn)會令大多數(shù)人激動。例行的審議和反饋：經(jīng)驗表明，那些認為他們同其項目經(jīng)理有真正而又開放式的溝通的團隊成員最容易被激發(fā)出積極性，并且對他們的工作最滿意。采用獎賞體系：項目的特別報酬，例如上報上層管理者和表彰突出業(yè)績，對團隊成員來說可能是非常重要的。人們被激發(fā)的積極性高低同他們感覺被承認的價值成正比，唯一驗證該價值的指標(biāo)就是他們的報酬。但是記住，錢不是唯一有效的報酬。_鼓勵競爭。健康的競爭甚或有點矛盾會產(chǎn)生相當(dāng)大的動力。在激發(fā)人們具有更多的革新意識上競爭己被證實具有強大的影響力。_提供良好的環(huán)境。應(yīng)讓人知道項目是工作的良好場所。項目經(jīng)理應(yīng)盡一切努力保證每個人有完成一項優(yōu)質(zhì)工作所需的工具和支持。 3.可以選擇的“特殊待遇”和報酬_單間辦公室_一間有地毯的辦