用友軟件培訓(xùn)課件

1、歡迎參加用友培訓(xùn)總總 賬賬 系系 統(tǒng)統(tǒng) V861 T2授課安排：授課安排：第一部分: 系統(tǒng)管理第二部分：總賬日常操作第三部分: 轉(zhuǎn)帳及結(jié)帳上課時間：使用前：使用前： 我們要安排幾種角色我們要安排幾種角色, ,包括：系統(tǒng)管理員（負包括：系統(tǒng)管理員（負責對整個運行系統(tǒng)進行維護，管理）、賬套主責對整個運行系統(tǒng)進行維護，管理）、賬套主管（對一套賬的整個賬務(wù)處理負責，即該套賬管（對一套賬的整個賬務(wù)處理負責，即該套賬的主管會計）、審核、出納等的主管會計）、審核、出納等 我們要先對軟件有一個總體認識我們要先對軟件有一個總體認識 ，了解各系，了解各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)關(guān)系，熟練掌握所用模塊的基本操作統(tǒng)間數(shù)據(jù)關(guān)系，熟練掌

2、握所用模塊的基本操作總賬與其它系統(tǒng)接口：總賬系統(tǒng)屬于財務(wù)管理系統(tǒng)的一部分，既可獨立運行，也可同其他系統(tǒng)協(xié)同運轉(zhuǎn)。與應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)，薪資管理系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、網(wǎng)上銀行、報賬中心接口：接收其他系統(tǒng)生成的憑證。與UFO報表系統(tǒng)、合并報表、管理駕駛艙、專家財務(wù)分析、數(shù)據(jù)分析等系統(tǒng)的接口：提供財務(wù)數(shù)據(jù)生成財務(wù)報表及其他財務(wù)分析表?？傎~系統(tǒng)功能：總賬操作基本流程：總賬操作基本流程：一、啟用總賬模塊：基本信息系統(tǒng)啟用(只對所 購買模塊啟用)二、系統(tǒng)初始化設(shè)置：部門檔案、客商資料、會計科目設(shè)置、結(jié)算方式錄入、期初余額錄入三、日常處理：憑證制單、審核、記帳四、期末處理：轉(zhuǎn)帳、結(jié)帳第

3、一次使用總賬系統(tǒng)：1 以Admin身份進入2 操作員編號，姓名。3 帳套名稱，啟用時間，企業(yè)類別。4 帳套主管，權(quán)限，角色。想一想：想一想：問題問題1 1：為什么建賬套時，點：為什么建賬套時，點“下一步下一步”沒有反映？沒有反映？ 新建賬套的號碼與已經(jīng)存在的賬套號重復(fù)。問題問題2 2：啟用總賬時，為什么看不到建立的操作員？：啟用總賬時，為什么看不到建立的操作員？ 授權(quán)時，是否先選擇了賬套，再選擇操作員，然后才做 的授權(quán)操作,受權(quán)操作是否有總賬的權(quán)限。問題問題3 3：一：基本信息設(shè)置 會計科目：增加科目的明細科目和設(shè)置輔助核算 外幣設(shè)置：設(shè)置外幣和匯率 憑證類別：選擇憑證類別 收付結(jié)算：財務(wù)結(jié)算

4、方式的設(shè)置一：基本信息設(shè)置v分類標準：根據(jù)本單位的具體情況進行劃分，無統(tǒng)一的標準。v分類編碼必須唯一v可以是漢字或英文字母，不能為空新增的分類的分類編碼必須與編碼原則中設(shè)定的編碼級次結(jié)構(gòu)相符v分類必須逐級增加。除了一級分類之外，新增的分類的分類編碼必須有上級分類編碼。v只能修改類別名稱，類別編碼不可修改。v已被其他基礎(chǔ)檔案調(diào)用的不可刪除。一：基本信息設(shè)置一：基本信息設(shè)置1、會計科目：會計科目：在企業(yè)原有的會計科目基礎(chǔ)上，應(yīng)對以往的一些科目結(jié)構(gòu)進行調(diào)整。對企業(yè)中往來單位、個人、部門、項目等的核算可通過設(shè)置為相應(yīng)的輔助核算進行管理?？傎~系統(tǒng)中一共可設(shè)置十種輔助核算：包括部門、個人、客戶、供應(yīng)商、項

5、目五種輔助核算以及部門客戶、部門供應(yīng)商、客戶項目、供應(yīng)商項目、部門項目及個人項目六種組合輔助核算。2 2、輔助核算目錄：、輔助核算目錄：科目設(shè)置成輔助核算后，還應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的目錄或檔案。 3 3、自定義項（可選擇使用）：、自定義項（可選擇使用）：在使用科目進行制單時，如果還有一些輔助信息希望能夠靈活自由的錄入，就是單據(jù)自定義項。4 4、外幣設(shè)置：、外幣設(shè)置：企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，還應(yīng)進行外幣及匯率的設(shè)置。如果使用當日匯率，則應(yīng)將其輸入到浮動匯率中，若使用月初匯率，則應(yīng)將其輸入到固定匯率中。一：基本信息設(shè)置一：基本信息設(shè)置5 5、期初余額：、期初余額：在開始使用時，應(yīng)先將各賬戶的此時的余額和年初到此時的

6、借貸方累計發(fā)生額計算清楚。若有輔助核算，還應(yīng)整理各輔助項目的期初余額。6 6、結(jié)算方式：、結(jié)算方式：常用的收付款結(jié)算方式，如支票、商業(yè)匯票、銀行本票等。7 7、銀行對賬期初（可選擇使用）：、銀行對賬期初（可選擇使用）：如果要使用系統(tǒng)提供的銀行對賬功能，應(yīng)先對銀行日記賬與銀行對賬單進行勾對，計算出最新余額調(diào)節(jié)表，并將尚未勾對的銀行日記賬與銀行對賬單整理出來，以便錄入銀行對賬期初。8 8、憑證類別：、憑證類別：在開始日常業(yè)務(wù)處理前，應(yīng)在系統(tǒng)中設(shè)置憑證類別，可根據(jù)需要進行。想一想：想一想：問題問題1 1：為什么不能增加明細科目？：為什么不能增加明細科目？ 1）在建賬過程中，沒有在“分類編碼方案”中

7、設(shè)置科目級次 2）明細科目的編碼原則不符合在“分類編碼方 案”中設(shè)置的原則問題問題2 2：什么是指定科目？：什么是指定科目？即把現(xiàn)金指定為現(xiàn)金總賬科目，銀行存款指定為銀行存款總賬科目。如需使用現(xiàn)金流量表，還要指定現(xiàn)金流量科目1.期初余額：建賬月份的月初余額 年初建賬 年初余額=期初余額 年中建賬 年初余額+累計借方-累計貸方=期初余額=月初余額 2. 錄入余額時注意科目所在行的不同顏色顯示 白色：表示末級科目，可直接錄入余額 灰色：表示非末級科目，不必輸入余額，由明細科目錄入后自動累加 黃色：表示科目掛了輔助核算，雙擊單元格進入明細余額的錄入二：期初及選項二：期初及選項-期初期初注意事項注意事

8、項1 1、有輔助核算的會計科目： 1）必須先在會計科目設(shè)置中設(shè)置輔助核算； 2）期初余額在輔助項中錄入，累計額直接錄入；2 2、數(shù)量、外幣核算科目： 1）必須先錄入本幣余額，再錄入數(shù)量、外幣； 2）外幣金額不能根據(jù)匯率自動計算，必須手工錄入；3 3、紅字余額，用負數(shù)錄入 ；4 4、調(diào)整余額方向時，只能調(diào)整一級科目，且本科目或其 下級科目尚未錄入期初余額； 5 5、錄入期初余額后，必須先試算(手工試算年初)，再對賬； 6 6、期初余額試算不平衡，不能記賬；7 7、已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額。想一想：想一想：問題問題1 1 如果是如果是6 6月份建賬，還需要把月份建賬，還需要把6 6月

9、份月份 以前的業(yè)務(wù)逐筆錄入嗎？以前的業(yè)務(wù)逐筆錄入嗎？答：不需要，只要把1-6月份的累計發(fā)生 額錄入借貸方累計欄即可。 問題問題2 2 為什么錄入外幣金額，不能自動算為什么錄入外幣金額，不能自動算 出本幣金額？出本幣金額？ 答：期初余額是應(yīng)該是采用上個月底的匯率 計算的，而計算機中沒有上個月的匯率 設(shè)置，所以只能通過手工錄入。 想一想：想一想：問題問題3 3 如果應(yīng)收賬款出現(xiàn)貸方余額，是不是應(yīng)如果應(yīng)收賬款出現(xiàn)貸方余額，是不是應(yīng) 該把應(yīng)收賬款的方向改為貸方，然后錄入？該把應(yīng)收賬款的方向改為貸方，然后錄入？ 答：科目的方向是以性質(zhì)為標準的，而不應(yīng)該以 余額方向為標準，出現(xiàn)這種情況時，應(yīng)收賬款的方向還

10、是借方，但錄入余額時，要用負數(shù)。 問題問題4 4 進項稅是借方余額，應(yīng)交稅金是進項稅是借方余額，應(yīng)交稅金是 貸方余額，那么應(yīng)該怎樣設(shè)置？貸方余額，那么應(yīng)該怎樣設(shè)置？ 答：調(diào)整方向時，必須以一級科目為標準， 應(yīng)交稅金的性質(zhì)是貸方，所以進項稅也應(yīng)該 是貸方，但金額以負數(shù)錄入。 二：期初及選項二：期初及選項-選項選項根據(jù)企業(yè)具體情況選擇總賬處理流程對于財務(wù)核算簡單的企業(yè)對于財務(wù)核算簡單的企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)比較簡單的小型企業(yè)，可以只使用總賬系統(tǒng)，按照制單審核記賬查賬結(jié)賬的業(yè)務(wù)流程進行業(yè)務(wù)處理。對于財務(wù)核算較復(fù)雜的企業(yè)對于財務(wù)核算較復(fù)雜的企業(yè)企業(yè)核算業(yè)務(wù)較復(fù)雜，可以使用各種輔助核算進行管理。可選擇出納簽字，金

11、額權(quán)限控制，預(yù)算控制等。l對于往來業(yè)務(wù)較多的企業(yè)對于往來業(yè)務(wù)較多的企業(yè)總賬總賬+ +往來模式往來模式u能查詢供應(yīng)商往來和客戶往來輔助賬。u可以錄入客戶（供應(yīng)商）輔助核算科目的期初輔助數(shù)據(jù)；制單時，可以使用客戶（供應(yīng)商）輔助核算科目；u月末結(jié)賬時，不必判斷應(yīng)收（應(yīng)付）系統(tǒng)是否已經(jīng)結(jié)賬；u應(yīng)收（應(yīng)付）系統(tǒng)只有科目設(shè)置、制單、憑證查詢等功能。 總賬總賬 + + 應(yīng)收（應(yīng)付）應(yīng)收（應(yīng)付） 模式模式u客戶（供應(yīng)商）往來核算科目為應(yīng)收（應(yīng)付）受控科目。u期初余額錄入時，客戶（供應(yīng)商）輔助核算的科目錄入期初輔助數(shù)據(jù)。u制單時，不能使用客戶（供應(yīng)商）輔助核算科目。u月末結(jié)賬時，要判斷應(yīng)收（應(yīng)付）系統(tǒng)是否已經(jīng)結(jié)

12、賬。u應(yīng)收（應(yīng)付）系統(tǒng)可以執(zhí)行單據(jù)錄入、核銷、制單、查詢等功能。根據(jù)企業(yè)具體情況選擇總賬處理流程三：日常業(yè)務(wù)處理-制單填制憑證出納簽字主管簽字主管審核 記賬轉(zhuǎn)帳結(jié)帳無先后順序?qū)徍伺c制單不能為同一個操作 員轉(zhuǎn)帳之后的憑證需要審核和記帳在系統(tǒng)編號時：憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號將不能再修改；在手工編號時：憑證一旦保存，其憑證類別不能再修改、憑證編號可修改。 憑證是本總賬處理的起點，也是所有查詢數(shù)據(jù)的最主要的一個來源。日常業(yè)務(wù)處理首先從填制憑證開始。三：日常業(yè)務(wù)處理-制單憑證快速錄入技巧：憑證快速錄入技巧： 快捷鍵： F5 增加憑證 F4 調(diào)用常用憑證 F6 保存憑證 F2 參照 F11 原幣

13、,匯率,本幣換算 空格空格：自動計算借貸方差額， “=”：借貸平衡 “- -” ：紅藍字切換 CTRL+L：只顯示憑證金額欄的千位線三：日常業(yè)務(wù)處理-制單1. 必須先作廢，再刪除2. 整理憑證就是將作廢的憑證刪除3. 是否整理憑證斷號三：日常業(yè)務(wù)處理-刪除憑證問題1 為什么修改輔助核算項時，只有已存在的 輔助項內(nèi)容，其他的項目看不到？答：先將原來的輔助核算項刪除，再進行參照， 就可以全部看見了。想一想：想一想：問題2 為什么不能修改憑證？答：已做“出納簽字”或“審核”的憑證， 是不能修改的。日常業(yè)務(wù)處理- 出納簽字 出納憑證出納憑證由于涉及企業(yè)現(xiàn)金的收入與支出，應(yīng)加強對出納憑證的管理。出納人員

14、可通過本功能對制單員填制的帶有現(xiàn)金銀行科目的憑證進行檢查核對，主要核對出納憑證的出納科目的金額是否正確，審查認為錯誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后再核對。已簽字的憑證，不能被修改、刪除，只能取消簽字才能進行。取消簽字只能由出納人自己進行。企業(yè)可根據(jù)實際需要決定是否要對出納憑證進行出納簽字管理，若不需要此功能，可在選項中取消出納憑證必須經(jīng)由出納簽字的設(shè)置。日常業(yè)務(wù)處理- 審核憑證審核憑證審核憑證是審核員按照財會制度，對制單員填制的記賬憑證進行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等、審查認為錯誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后，再審核。只有審核權(quán)的人才能使用本功

15、能。審核人和制單人不能是同一個人。取消審核只能由審核人自己進行。憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有被取消審核簽字后才可以進行修改或刪除。想一想:問題問題1 1 為什么在出納簽字時，提示為什么在出納簽字時，提示“沒有符合條沒有符合條 件的憑證件的憑證”？答:有兩種情況：1）沒有做指定科目； 2）沒有涉及現(xiàn)金、或銀行存款的會計科目。問題問題2 2 在進行出納簽字、或憑證審核時，出現(xiàn)在進行出納簽字、或憑證審核時，出現(xiàn) 的制單人、出納、審核人如何選擇？的制單人、出納、審核人如何選擇？答：這是個查詢的界面，在錄入后，只把符合條件 的憑證選擇出來。 建議：除了選擇月份外，其他的不要進行任何選擇。日常業(yè)

16、務(wù)處理- 憑證記賬 憑證經(jīng)審核簽字后，即可用來登記總賬和明細賬、日記賬、部門賬、往來賬、項目賬以及備查賬等。記賬過程采用向?qū)Х绞?，使記賬過程更加明確。1.記賬向?qū)б挥涃~向?qū)б唬?列示各期間的未記賬憑證清單和其中的空號與已審核憑證編號2.記賬向?qū)Ф河涃~向?qū)Ф?顯示記賬報告，是經(jīng)過合法性檢驗后的提示信息，例如此次要記賬的憑證中，有些憑證沒有審核或未經(jīng)出納簽字，屬于不能記賬的憑證，根據(jù)提示修改后再記賬。3.記賬向?qū)河涃~向?qū)?確認無誤后， 單擊記賬按鈕，系統(tǒng)開始登錄有關(guān)的總賬和明細賬日常業(yè)務(wù)處理- 憑證記賬恢復(fù)記賬前狀態(tài)恢復(fù)記賬前狀態(tài)：1. 在期末對賬界面，按下Ctrl+H鍵，激活【憑證】

17、菜單中的【恢復(fù)記賬前狀態(tài)】功能 2. 選擇恢復(fù)方式日常業(yè)務(wù)處理- 憑證記賬1、自動登記總賬、明細賬和所有輔助核算賬 2、作廢憑證如果不刪除，則也應(yīng)執(zhí)行記賬3、一個月內(nèi)可執(zhí)行多次記賬工作注：不能記賬處理原因： 1）如為第一次執(zhí)行記賬，則一般原因為期初余額試算不平； 2）上月末結(jié)賬。 3）未審核、未經(jīng)出納簽字的憑證不能記賬；問題問題3 3 為什么不能記賬？為什么不能記賬？想一想:答：1）如果是第一次記賬，但期初余額試算不平，則不能記賬； 2）上月末結(jié)賬，本月不能記賬。日常業(yè)務(wù)處理- 帳簿查詢總賬總賬, ,明細賬明細賬, ,余額表余額表, ,多欄賬多欄賬, ,客商往來賬客商往來賬, ,賬齡分析賬齡分

18、析, ,個人個人, ,部門部門, ,項目帳簿項目帳簿日記帳日記帳 想一想:問題問題1 1 為什么不能在賬薄中查看現(xiàn)金和銀行存款明細賬？為什么不能在賬薄中查看現(xiàn)金和銀行存款明細賬？ 答: 現(xiàn)金、銀行存款科目的查詢，需要 在出納菜單下。期末業(yè)務(wù)處理- 轉(zhuǎn)帳轉(zhuǎn)帳定義：轉(zhuǎn)帳定義：轉(zhuǎn)帳生成：轉(zhuǎn)帳生成：期末業(yè)務(wù)處理- 轉(zhuǎn)帳自動轉(zhuǎn)賬：A：為了保證轉(zhuǎn)賬數(shù)據(jù)正確，在執(zhí)行自動轉(zhuǎn)賬憑證生成前，必須保證所有相關(guān)的日常憑證均已記賬；B：在匯兌損益生成前，應(yīng)先錄入月末調(diào)整匯率，再執(zhí)行轉(zhuǎn)賬憑證生成C：轉(zhuǎn)帳之后的憑證需審核和記帳期間損益結(jié)轉(zhuǎn)-注意事項事項一： 先要進行轉(zhuǎn)賬定義后才能進行期間損益結(jié)轉(zhuǎn)的憑證生成事項二： 執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成操作前要求經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的憑證都要審核、記賬處理.事項三： 轉(zhuǎn)帳生成的新憑證要進行后續(xù)處理（憑證審核、記賬）事項四： 如果第一個月進行期間損益的轉(zhuǎn)賬定義，以后月份又新增了損益類明細科目，應(yīng)重新進行轉(zhuǎn)賬定義（先清除本年利潤科目確定再重新輸入本年利潤的科目編碼)想一想:問題問題1 1 匯兌損益憑證可以手工填制嗎？匯兌損益憑證可以手工填制嗎？答: 現(xiàn)金、銀行存款科目的查詢，需要 在出納菜單下。問題問題2 2 能否能否在期間損益結(jié)轉(zhuǎn)時，把收入、在期間損益結(jié)轉(zhuǎn)時，把收入、 支出各做一張憑證。支出各做一張憑證。答：在類型處選擇“收入”，全選后確認； 再在類型處選擇“支出”，全選