淺談如何降低企業(yè)內(nèi)部的溝通成本

1、淺談如何降低企業(yè)內(nèi)部的溝通成本 【摘 要】 信息是企業(yè)管理的重要資源之一。也是組織成員之間相互交流與溝通的重要介質(zhì)。溝通需要支付成本，其支出的大小在很大程度上影響著企業(yè)的運(yùn)行管理與經(jīng)營效果。如何降低，是企業(yè)追求的目標(biāo)。本文從溝通過程的構(gòu)成入手，詳解了各個(gè)環(huán)節(jié)及信息在溝通及企業(yè)管理中的重要性。并簡要分析了影響溝通成本的主要因素，闡述了降低企業(yè)內(nèi)部溝通成本的基本思路?！娟P(guān)鍵詞】 信息 溝通過程 溝通成本1.溝通及其在企業(yè)管理中的作用1.1何謂溝通溝通是指借助一定的手段把可理解的信息、思想和感情在兩個(gè)或者兩個(gè)以上的個(gè)人或群體中傳遞或交換的過程，目的是通過相互間的理解與認(rèn)同來使個(gè)人或群體間的認(rèn)知以及行

2、為互相適應(yīng)。溝通過程示意圖從上圖可知，溝通過程有：1.1.1信息源：擬發(fā)布信息的組織、群體或個(gè)人即發(fā)送者，以一定的方式對(duì)原始信息即思想進(jìn)行編碼后作為傳輸?shù)慕o定值進(jìn)行發(fā)送。1.1.2傳 遞：給定值以一定的方法或手段在組織、群體或個(gè)人中進(jìn)行傳導(dǎo)和輸送。1.1.3接收器：需要獲知信息的組織、群體或個(gè)人即接收者，以一定的方式對(duì)信息進(jìn)行接收、譯碼和理解。1.1.4閉 環(huán)：是一個(gè)雙向的在發(fā)送者和接收者之間進(jìn)行信息反饋或者回饋傳遞互動(dòng)的環(huán)節(jié)，可能包含噪音。溝通過程類似于自動(dòng)控制的閉環(huán)控制系統(tǒng)。可以分成需要反復(fù)管控的過程或需要一次性完成的任務(wù)。信息的編碼、傳遞、接收、譯碼、反饋既可能是一個(gè)有限次或無限次循環(huán)往

3、復(fù)的管控過程，也可能是單次閉環(huán)管控回路。其最根本的介質(zhì)是信息。1.2溝通在企業(yè)管理中的作用法約爾提出管理活動(dòng)有計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制五種職能。信息是除人、財(cái)、物之外，重要的企業(yè)資源之一，它貫穿于管理活動(dòng)的五種職能之中。有效的溝通是領(lǐng)導(dǎo)與激勵(lì)的重要手段之一。任何一個(gè)組織的運(yùn)行都離不開組織成員的分工與合作，組織中各種活動(dòng)及行為的協(xié)調(diào)統(tǒng)一均有賴于相互之間的信息交流。信息是組織成員間相互交流與溝通的重要媒介，也是決策與管理的重要依據(jù)。只有通過信息的有效交流與溝通，才能做到上情下達(dá)，下情上傳，并使各種管理活動(dòng)保持規(guī)范高效。2.溝通成本溝通是需要支付成本的。2.1直接成本：是指企業(yè)用于溝通過程所花費(fèi)

4、的可以直接計(jì)入成本計(jì)算的費(fèi)用。直接成本會(huì)因具體事項(xiàng)的不同而不同，是可測(cè)量、可量化的費(fèi)用。2.2時(shí)間成本：是指對(duì)于信息的編碼、傳遞、接收、譯碼、反饋、持續(xù)運(yùn)行整個(gè)溝通過程所投入的時(shí)間。企業(yè)在溝通上所花費(fèi)的時(shí)間成本是隱形成本。2.3機(jī)會(huì)成本：是指企業(yè)投入到溝通上所花費(fèi)的人力、物力或者資源而不能直接用于投入到其他經(jīng)營活動(dòng)中所產(chǎn)生的利益損失。機(jī)會(huì)成本與管理決策息息相關(guān)。3.影響溝通成本的主要因素3.1信息編碼、傳遞及反饋的質(zhì)量。也就是企業(yè)內(nèi)部的管理規(guī)范、制度、工作流程及標(biāo)準(zhǔn)等。一是必須有；二是必須全員貫通；三是必須有規(guī)定的傳遞方式和渠道；四是必須受控；五是必須有反饋與監(jiān)督運(yùn)行機(jī)制。3.2信息的時(shí)效性、

5、有效性及共享性。也就是企業(yè)的信息一是要共享；二是要有時(shí)間限定；三是要有組織和管控；四是要有權(quán)威；五是要有分析和選擇；六是要有過程的檢查和監(jiān)督。3.3組織和決策。也就是企業(yè)的溝通需要有組織，有協(xié)調(diào)，有計(jì)劃，有管理、有決策。組織和決策對(duì)企業(yè)機(jī)會(huì)成本有很大的影響。而信息的真實(shí)性、客觀性、完整性、一致性等則是組織和決策的關(guān)鍵。4.如何降低企業(yè)內(nèi)部的溝通成本要降低企業(yè)內(nèi)部的溝通成本，可以從以下幾個(gè)方面來考慮：4.1完善企業(yè)的法人治理結(jié)構(gòu)，明確股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)及經(jīng)營管理層的職責(zé)與權(quán)限。對(duì)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)、戰(zhàn)略的確定及經(jīng)營活動(dòng)等關(guān)乎到企業(yè)自身生存與發(fā)展的重大事項(xiàng)的決策，要建立規(guī)范的報(bào)告及檢查監(jiān)督機(jī)制。使溝

6、通擺脫無組織、無紀(jì)律、無管控的風(fēng)險(xiǎn)。4.2建立適合企業(yè)自身經(jīng)營發(fā)展需要的信息溝通與共享平臺(tái)。構(gòu)建企業(yè)網(wǎng)站、局域網(wǎng)或者選擇簡單可用的MSN、QQ、今目標(biāo)或其他軟件。以便捷、快速、高效的方式達(dá)到信息的傳遞與共享?？s短無效的等待時(shí)間或傳遞手段的不足可能引起的信息偏差或丟失等。使溝通擺脫沒有工具或手段的障礙。4.3建立并貫徹ISO9000質(zhì)量管理體系。制定相應(yīng)的質(zhì)量目標(biāo)。通過體系的運(yùn)行，促使企業(yè)內(nèi)部溝通更規(guī)范，并借助于管理評(píng)審來提高企業(yè)的管理水平。使溝通擺脫不規(guī)范、非正式組織、噪音更多的困擾。4.4要有嚴(yán)格的計(jì)劃和預(yù)算。計(jì)劃和預(yù)算應(yīng)宣貫至每一個(gè)人。目的是使信息的編碼及傳遞在組織中保持高度的統(tǒng)一協(xié)調(diào)，保

7、證信息的完整性、全面性、一致性。避免信息溝通的不對(duì)稱或遺漏，使溝通擺脫無計(jì)劃與無統(tǒng)籌的尷尬。4.5要有組織、有標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)間限定。要制定管理及控制要點(diǎn)，并建立檢查監(jiān)督機(jī)制。要有崗位工作標(biāo)準(zhǔn)、工作程序、上下游的信息溝通傳遞方式與時(shí)限；組織中各崗位職責(zé)應(yīng)明確，工作應(yīng)協(xié)調(diào)并與企業(yè)的總體目標(biāo)相一致。工作過程的監(jiān)督與管控應(yīng)及時(shí)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋、及時(shí)解決、及時(shí)改善、及時(shí)修正。也就是保證信息傳遞的有效性、時(shí)間性、監(jiān)控性及可追蹤性，避免信息溝通的中斷、間歇或者延遲。使溝通擺脫缺乏標(biāo)準(zhǔn)、無管控和監(jiān)督的自由散漫的影響。4.6建立有效的信息反饋機(jī)制。也就是從產(chǎn)品、市場(chǎng)、價(jià)格、客戶、環(huán)境、政策等各種有效信息的搜集、匯總

8、、饋送，企業(yè)內(nèi)部的合理化建議等各方面建立有效運(yùn)行的信息反饋平臺(tái)。還應(yīng)納入信用評(píng)價(jià)與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、財(cái)務(wù)運(yùn)行分析等要素。讓各種信息能夠充分地反饋給管理者，為各級(jí)管理者決策提供有力支持。使溝通擺脫開環(huán)、無組織、無回饋的弊端。4.7加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的培訓(xùn)工作。重點(diǎn)在于組織全體員工學(xué)習(xí)企業(yè)文化、制度、戰(zhàn)略、機(jī)構(gòu)、崗位標(biāo)準(zhǔn)與作業(yè)指導(dǎo)、企業(yè)經(jīng)營方針目標(biāo)、工作流程與崗位職責(zé)等與企業(yè)日常管理與運(yùn)行息息相關(guān)的各種內(nèi)部管控文件。保證管理信息貫通到組織內(nèi)部的每一個(gè)人，教育并引導(dǎo)處理好個(gè)人與整體、部分與全局的辨證利益關(guān)系。使溝通擺脫僅在上層流動(dòng)、無法下行的困境。結(jié)語信息的交流與溝通是組織有效運(yùn)行及協(xié)調(diào)一致的立足點(diǎn)。企業(yè)溝通成本的降低標(biāo)志著企業(yè)管理的規(guī)范程度。本文在規(guī)范的理論分析基礎(chǔ)上，首先指出了溝通在企業(yè)管理中的作用，通過對(duì)溝通