大酒店行政規(guī)章制度及操作手冊(cè)

1、 廈門希爾福大酒店行政規(guī)章制度及操作手冊(cè)Executive Standard Operation InHilford Hotel,Xiamen 目 錄 1、 呈文管理制度2、 行文管理制度3、 收發(fā)文管理制度4、 印章管理制度5、 檔案文件借閱管理制度6、 介紹信管理制度7、 辦公用品領(lǐng)用管理辦法8、 車輛管理辦法9、 檔案管理制度10、 行政辦公室操作手冊(cè)11、 行政辦公室組織架構(gòu)及工作職責(zé)呈文管理規(guī)定為使酒店各部門行文規(guī)范化，提高整體辦公效率，特做如下規(guī)定：一、 呈文文字表述應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、通順、標(biāo)點(diǎn)正確。二、 呈文專題專用，一文一事，內(nèi)容明確。開門見山提出本部門對(duì)所請(qǐng)示問題的處理意見，請(qǐng)酒

2、店領(lǐng)導(dǎo)酌定。三、 呈文由本部門承辦人擬定，由本部門經(jīng)理負(fù)責(zé)核稿。并在部門領(lǐng)導(dǎo)意見一欄，寫出部門的具體意見。態(tài)度要明朗，簡(jiǎn)明扼要，最后簽名并注明時(shí)間。四、 呈文格式包括：呈文文號(hào)、呈文題目、主管領(lǐng)導(dǎo)批示。呈文內(nèi)容書寫要符合規(guī)范。文號(hào)不得重復(fù)；呈文題目簡(jiǎn)明扼要，高度概括；主管領(lǐng)導(dǎo)名稱不得襲用“酒店領(lǐng)導(dǎo)”的簡(jiǎn)稱；在主管領(lǐng)導(dǎo)名稱后，另起一行書寫請(qǐng)示報(bào)告的主要內(nèi)容；末尾簽署呈文部門及時(shí)間。五、 各部門負(fù)責(zé)人作為核稿人，不僅要對(duì)呈文內(nèi)容審核，而且要審查呈文格式是否規(guī)范，對(duì)呈文負(fù)全面責(zé)任。六、 各部門呈取文，需嚴(yán)格辦理收發(fā)文手續(xù)，寫明收發(fā)文時(shí)間、文稿內(nèi)容、收發(fā)人姓名。若手續(xù)不全，總經(jīng)理辦公室有權(quán)不負(fù)責(zé)遞送。

3、七、 各部門送來閱批的文件，總經(jīng)理簽發(fā)后兩個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出。八、 呈文程序： 在呈文本上登記 各部門呈文 行政辦 主管領(lǐng)導(dǎo) 在收文本上登記不按上述公文傳遞程序越級(jí)呈文，行政辦將予以退回。行文管理制度一、 以酒店名義的行文，先由部門承辦人擬稿，經(jīng)部門經(jīng)理審閱后，送總經(jīng)理辦公室核稿并請(qǐng)總經(jīng)理簽發(fā)。二、 繕印的文件均由擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)，重要文件（以酒店名義的行文）均由總經(jīng)理辦公室校對(duì)。打字、校對(duì)人均在原稿上簽注姓名、日期。三、 經(jīng)修改后的稿件，如字跡潦草，涂改較多，模糊不清的，應(yīng)由原擬稿人謄清后再打印。 收發(fā)文管理制度一、 公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔

4、、銷毀等程序。二、 酒店的收文，由檔案秘書簽收登記，總經(jīng)理的收文由酒店總經(jīng)理簽收，屬酒店領(lǐng)導(dǎo)親收件，一律交收件人親自拆封。三、 公文登記后，由行政辦公室根據(jù)總經(jīng)理的指示，轉(zhuǎn)交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱，如需轉(zhuǎn)交有關(guān)部門閱辦，應(yīng)由檔案秘書送交，并經(jīng)登記、簽收后才可送交。四、 閱讀文件應(yīng)按規(guī)定范圍，秘密級(jí)以上文件須到行政辦公室閱讀。因工作需要借閱文件應(yīng)辦理手續(xù)，用完后及時(shí)退還，秘密級(jí)以上文件，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員均不得攜離辦公室。五、 各部門均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度。負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對(duì)自己經(jīng)手處理的公文，應(yīng)件件落實(shí)，事事有下文，轉(zhuǎn)辦要及時(shí)，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事。六、 公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定

5、及時(shí)將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理立卷，當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第一季度移交完成。七、 各級(jí)管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將文件（含保密記錄本）清理移交，凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)送行政辦公室登記保管。八、 沒有存查必要的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由行政辦公室定期銷毀，銷毀秘密公文，要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失，不漏銷，秘密級(jí)以上文件，不準(zhǔn)作廢品處理，一律集中按有關(guān)規(guī)定處理。 印章管理制度一、印章刻制刻制印章是印章管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。酒店需刻制新印章須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)；酒店各部門需刻制新印章，要寫出報(bào)告，并附上新印章的名稱、式樣和規(guī)格，報(bào)經(jīng)行政辦公室批準(zhǔn)，方可到當(dāng)?shù)毓膊块T申請(qǐng)刻制。新印章要做好戳記

6、，并留樣保存，以便被查。啟用新印章，應(yīng)選擇好時(shí)間，并提前向有關(guān)單位發(fā)出正式啟用印章的通知。二、印章保管酒店的行政印章和總經(jīng)理的私章，由總辦統(tǒng)一保管，并有專人專管；各部門的印章也要指定專人保管。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，印章保管人不得委托他人代管印章，并不得攜帶出辦公室使用。三、印章使用印章使用要做到：嚴(yán)格手續(xù)、認(rèn)真審閱、詳細(xì)登記、蓋章正規(guī)。印章使用必須經(jīng)批準(zhǔn)，其權(quán)限可分級(jí)掌握。使用部門的印章，需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；使用酒店印章，須認(rèn)真填寫用印申請(qǐng)表，并附有關(guān)材料，經(jīng)主管店領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用印章，并進(jìn)行登記，店領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，授權(quán)總辦主任核準(zhǔn)。員工因私須開具各種證明，加蓋酒店印章，必須書面申請(qǐng)并附有關(guān)材料，經(jīng)部門

7、經(jīng)理批準(zhǔn)并報(bào)酒店領(lǐng)導(dǎo)審批。四、印章停用由于機(jī)構(gòu)變動(dòng)或部門（單位）撤銷等原因而造成的印章停用，按規(guī)定進(jìn)行清理，并將其所有停用印章收到酒店行政辦公室統(tǒng)一保管，同時(shí)辦好移交手續(xù)。屬于個(gè)人的印章應(yīng)退給本人。經(jīng)報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定將停用印章存檔或銷毀。檔案文件借閱管理制度一. 借閱檔案（包括文件、資料），必須先履行檔案借閱登記手續(xù)，秘密級(jí)以上檔案文件必須經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。二. 案卷不能借出，只供在行政辦公室閱看，未立卷的文件及資料可借出。三. 文件、資料借閱期限不得超過兩個(gè)星期，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。四. 借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保證檔案的安全與完整，對(duì)檔案內(nèi)容要保密，

8、不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞，否則按違反保密法追究當(dāng)事人的責(zé)任。五. 借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。六. 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能帶離行政辦公室。七. 外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審核、簽章后才能帶出。 介紹信管理制度一.介紹信種類1信箋介紹信：用這種信箋開介紹信，可以表達(dá)較為復(fù)雜內(nèi)容。2存根介紹信：用這種介紹信主要是用于介紹某人到何處辦何事的一個(gè)憑證。這種介紹信的存根要?dú)w檔，保存期五年。3證明信：以酒店行政的名義證明某人的身份、經(jīng)歷或者有關(guān)事

9、件的真實(shí)情況的專用書信。二.介紹信保管與使用酒店介紹信一般由人事部秘書負(fù)責(zé)保管和開具，開具介紹信要嚴(yán)格履行審批手續(xù)。重要事宜需由部門領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后，報(bào)經(jīng)主管店領(lǐng)導(dǎo)審批；一般事宜需由部門經(jīng)理簽字，人事部經(jīng)理審批，方可開具介紹信。嚴(yán)禁開出空白介紹信。辦公用品（設(shè)備）領(lǐng)用管理辦法 為了進(jìn)一步加強(qiáng)酒店辦公用品（設(shè)備）的申購領(lǐng)用管理，降低辦公成本費(fèi)用，根據(jù)有關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定和本酒店當(dāng)前實(shí)際情況，特制訂如下辦法：一、 酒店辦公用品（設(shè)備）由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一購買及發(fā)放。二、 各部門領(lǐng)用辦公用品（設(shè)備）需填寫“辦公用品領(lǐng)用單”，經(jīng)部門經(jīng)理簽字認(rèn)可后，到人事行政部領(lǐng)取。三、 人事部根據(jù)各部門領(lǐng)用情況，對(duì)無庫存的辦公用

10、品（設(shè)備）進(jìn)行申購，填制酒店申購單，列明品名、規(guī)格型號(hào)及數(shù)量，并向供應(yīng)商詢價(jià)。經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可購買。 車輛管理規(guī)定（ 暫 行 ）一、 公司辦公用車由總辦統(tǒng)一調(diào)派。二、 各部門每日上午9時(shí)，將當(dāng)日用車計(jì)劃填寫“用車申請(qǐng)單”，注明目的地、事由等，由部門經(jīng)理簽字后，交總辦統(tǒng)一安排。臨時(shí)用車也應(yīng)填寫“用車申請(qǐng)單”，由總辦視事情的緩急另行安排。申請(qǐng)單如無部門經(jīng)理簽字，總辦有權(quán)不予做派車安排。特殊情況除外。三、 總辦接到申請(qǐng)單后，開具“派車單”給相關(guān)駕駛員。駕駛員在接到“派車單”后方可出車。否則，視為私自出車，按曠工處理。四、 駕駛員完成出車任務(wù)回到單位后，應(yīng)立即將派車單填寫完整交回行

11、政辦，以便備查。五、 駕駛員在無出車任務(wù)時(shí)，應(yīng)在休息室待命，不得私自外出。否則，視為曠工。檔案管理制度一、 酒店檔案酒店檔案是酒店在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的，以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件材料。酒店檔案管理機(jī)構(gòu)總經(jīng)理總辦文員各部門兼職檔案管理員1 文件立卷1.1文件立卷即對(duì)酒店在工作中具有存查價(jià)值、處理完畢的文件材料，系統(tǒng)、完整地歸入卷宗暫保管，以備隨時(shí)調(diào)用參考。1.2文件立卷的原則按照文件形成的自然規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，反映酒店工作活動(dòng)特點(diǎn)和真實(shí)面貌，以利于加強(qiáng)酒店文件的保管和參考利用。1.3文件立卷的范圍1.3.8 酒店籌建或更新改造、設(shè)備設(shè)施大修

12、一系列工程往來的文件、資料等；1.3.9 酒店的大事記錄，反映酒店重要活動(dòng)的剪報(bào)、錄音、錄像、照片等；社會(huì)有關(guān)部門、單位發(fā)來的要求酒店共同貫徹執(zhí)行和橫向協(xié)作的有關(guān)文件、材料等；1.3.10 重要投訴及其他信訪工作的材料等；1.3.11 重要的業(yè)務(wù)電報(bào)、電傳、傳真及有關(guān)經(jīng)營(yíng)管理而撰擬的各類條據(jù)等；1.3.12 其他與酒店有關(guān)的重要書面材料或資料等。2. 檔案的收集2.1 各部門隨時(shí)收集辦理完畢的文件材料，按類別分別存放。第二年經(jīng)檢查齊全后，整理歸檔。2.2 各部門設(shè)兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門文書檔案的日常收集、管理、監(jiān)督及檢查。2.3 文字檔案的收集使用檔案袋或檔案夾。2.4 電腦檔案分別于電腦

13、硬盤和軟盤內(nèi)保存，機(jī)密文件加設(shè)保護(hù)密碼。3. 檔案的分類3.1 按事宜分類：即按文件內(nèi)容所涉及的具體事宜或工作進(jìn)行分類。3.2 按時(shí)間分類：即按文件形成的時(shí)間進(jìn)行分類。3.3 按收、發(fā)文單位分類。3.4 按酒店部門設(shè)置分類。4. 檔案的編號(hào)4.1文件編號(hào)各部門對(duì)本部門發(fā)出的文件（發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要等），采用部門代碼+文件類型+日期+序號(hào)進(jìn)行編號(hào)：XXXXXXX。機(jī)密文件還應(yīng)按密級(jí)標(biāo)明“機(jī)密文件”、“絕密文件”。酒店部門設(shè)置及代碼如下：（英文開頭字母）行政辦 EO財(cái)務(wù)部 FC營(yíng)業(yè)部 MS人事部 HR工程部 EN保安部 SE前廳部 FO房務(wù)部 HK餐飲部 FB4.2案卷編號(hào)對(duì)已處理完畢的文件，按照文件

14、類別及次序進(jìn)行編號(hào)。5. 檔案的整理5.1 檢查文件認(rèn)真檢查每一類別中積累的文件是否齊全、是否符合歸類。5.2 文件排序每類文件可按文件形成時(shí)間順序、重要程度或工作程序等進(jìn)行排序。系統(tǒng)排列后，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字統(tǒng)一編寫頁碼，以固定排列順序，保證材料完整。5.3 編寫案卷標(biāo)題5.4案卷標(biāo)題反映該類文件的自然聯(lián)系與共同特征，要求嚴(yán)謹(jǐn)，文字通順、扼要。5.5 填寫案卷目錄案卷目錄包括順序號(hào)、文件標(biāo)題、文件編號(hào)和日期等。5.6 填寫案卷封皮案卷封皮的項(xiàng)目包括單位名稱、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件材料張數(shù)、起止日期和保管期限等。5.7 案卷裝訂案卷裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對(duì)破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行

15、修補(bǔ)和復(fù)制；裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊；紙面過大的文件，要按卷宗大小摺疊整齊。5.8 案卷歸檔裝訂后的案卷，應(yīng)按照年度進(jìn)行排列，統(tǒng)一編號(hào)登記，填寫歸檔案卷目錄。6. 檔案的保管6.1 涉及經(jīng)濟(jì)的檔案，如合同、協(xié)議書、保證書等（原件）檔案由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一保管；硬件設(shè)施使用說明書或操作手冊(cè)（原件）檔案由工程部統(tǒng)一保管，其余檔案由總辦統(tǒng)一管理。6.2 檔案室應(yīng)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。6.3 每年對(duì)檔案進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。6.4 對(duì)于已失去作用的檔案要進(jìn)行銷毀。銷毀檔案要經(jīng)過認(rèn)真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，送

16、總經(jīng)理審批后銷毀。6.5 銷毀檔案材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。 7. 檔案的借閱7.1 借閱檔案，必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱；機(jī)密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱。7.2 借閱期限不得超過兩周，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。7.3 借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、復(fù)印、復(fù)制、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則，按違反保密法追究當(dāng)事人責(zé)任。7.4 借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告檔案管理負(fù)責(zé)人。7.5 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱。但不能帶離檔案室。7

17、.6 外單位摘抄檔案材料，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意；檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)其摘抄的材料進(jìn)行審查、簽章。各辦公室操作手冊(cè)1. 圖文傳真、電話和電子郵件的處理（商務(wù)中心）1.1. 傳真操作1.1.1. 打入的傳真/電子郵件必須要記錄接收日期及時(shí)間、傳真機(jī)或電子郵件地址，以便收件人直接簽收。1.1.2. 因公務(wù)而發(fā)出的傳真/電子郵件：1.預(yù)備消息內(nèi)容。2.校對(duì)訊息內(nèi)容及資料，確保以最短時(shí)間發(fā)出準(zhǔn)確的消息。3.查明對(duì)方（接收者）姓名、職位、機(jī)構(gòu)、地域（國(guó)家或城市）名稱、傳真機(jī)號(hào)碼或郵件地址。4.待部門經(jīng)理批閱簽字后，方可發(fā)出。5.跟催有關(guān)消息發(fā)出后打印副本，作為存檔之用。1.2. 電話操作員工在電話里的良好談吐、得

18、體應(yīng)對(duì)是替酒店建立良好形象的重要一環(huán)。1.2.1. 接聽外來電話1.聽到電話鈴聲，立即接聽。說出部門名稱或你的名字，再加上禮貌的問候，例如“早晨好”、“您好”等。2.表現(xiàn)友善及樂于幫忙的態(tài)度。3.不可使用俚語，更不可粗言穢語。4.通話內(nèi)容均須保密不可外涉。5.不要讓對(duì)方等候太久，必要時(shí)請(qǐng)他（她）留言以便回復(fù)。6.應(yīng)隨時(shí)預(yù)備筆及記事簿。7.當(dāng)你不在辦公室時(shí)，應(yīng)通知總機(jī)或其他同事代為接聽。8.要找尋資料而須對(duì)方等候，應(yīng)通知對(duì)方所需的時(shí)間，讓對(duì)方?jīng)Q定繼續(xù)等候抑或稍后再聯(lián)絡(luò)。9.若對(duì)方因任何理由被轉(zhuǎn)錯(cuò)電話，應(yīng)盡量幫助他(她)轉(zhuǎn)到正確的部門、內(nèi)線，轉(zhuǎn)回總機(jī)。10.若談話中斷，應(yīng)把聽筒放回，等待對(duì)方再來電

19、。11.若對(duì)方要找的人不在，應(yīng)詢問對(duì)方：A)可否轉(zhuǎn)到辦公室中其他同事處理;B)記下對(duì)方姓名、電話、公司名稱，有待回復(fù)；C)請(qǐng)對(duì)方稍后再來電。12.確保上司不會(huì)被不必要的電話騷擾。記錄留言的要點(diǎn)：A）接聽日期及時(shí)間B）被電訪的人是誰C）對(duì)方的姓名、電話號(hào)碼（及內(nèi)線）及公司名稱 D）留言（消息）內(nèi)容E）復(fù)述一遍有關(guān)資料，讓他（她）知道你已記下正確的消息F）最后，把留言便條放在被訪者的桌上，使他（她）回來后能即時(shí)知道。 1.2.2.打出電話 1.認(rèn)定電話號(hào)碼無誤。2.接不通電話應(yīng)稍后片刻再打。 3.對(duì)方接聽后，你應(yīng)說出要找誰人或內(nèi)線號(hào)碼。4. 若屢次接不通，而你的電話機(jī)操作正常，應(yīng)將接通工作交予下屬

20、初級(jí)員工負(fù)責(zé)，以免浪費(fèi)你寶貴時(shí)間。此外，可透過電話房查詢對(duì)方電話是否失靈。5.在打出電話前，應(yīng)記下通話內(nèi)容要點(diǎn)，以免遺漏某一部分而要重打，對(duì)方也會(huì)欣賞你的工作效率。6.談話中斷，應(yīng)由你負(fù)責(zé)重打電話，繼續(xù)通話內(nèi)容。2. 辦公室文件處理2.1.檔案系統(tǒng)、分類、取閱檔案儲(chǔ)存的主要原因是保存文件整齊及在有需要時(shí)第一時(shí)間可找尋得到。設(shè)立檔案系統(tǒng)必需合乎下列七大原則： 1.操作簡(jiǎn)單、快捷 2.必須易于翻查 3.考慮文件的數(shù)量、大小及性質(zhì) 4.只存放最新的資料 5.能配合日后擴(kuò)充的需要 6.所占空間大小適中 7.防火及防盜（例如存放法律文件）分類大致可分為：1.按筆劃、字母來分類（優(yōu)點(diǎn)：可作無限的擴(kuò)充）。2

21、.按項(xiàng)目來分類，而項(xiàng)目的先后次序也用筆劃來區(qū)分。(優(yōu)點(diǎn)：同類型的事情集中一起，方便查閱)3.按地區(qū)（國(guó)家、城市）來分類。4.以編號(hào)（代碼）代替名稱存檔。5.采用索引卡可快捷準(zhǔn)確地找出資料，以找尋編號(hào)檔案索引卡必須按筆劃排序，放在特別抽屜中。2.1.3.順序存檔適用于每個(gè)檔案之中，按日期先后存檔，把最新（最近期）的文件放在檔案的最前或最上面。檔案儲(chǔ)放的形式 1.直立式 2.橫放式 3.圖表 4.盒裝 5.待處理文件6.微型膠卷 取檔記錄卡為省卻追尋被取出或外借檔案的時(shí)間，“取檔記錄卡”可協(xié)助索回檔案。每次取出文件后，把該卡放入填補(bǔ)空位?？ㄓ校航杓诵彰?、部門、借出日期、答允歸還日期、借件人及經(jīng)辦

22、人簽署，方便日后追尋。取檔記錄卡宜用鮮明顏色紙制成（例如紅色），卡紙標(biāo)題應(yīng)高出其他檔案，令人一目了然，容易跟催。 * 每次外借檔案均須獲得直屬上級(jí)同意才可辦理跟催檔案為確保按時(shí)處理任務(wù)，而且不會(huì)有所遺漏，這個(gè)檔案非常有效。檔案以一年十二個(gè)月份來分隔，與及以三十一天來分隔。把將要做的工作寫成字條，放在預(yù)定的“月份”或“日期”的小格中。只要我們每天查看這檔案，便可作出當(dāng)天應(yīng)做的“跟催”工作。存檔的一般守則1.按檔案系統(tǒng)把文件分類、集中。2.把文件放在正確的檔案內(nèi)。3.存檔時(shí)按日期的次序正確地排列，最近期的放在前。4.為避免檔案堆積，應(yīng)將過時(shí)的或現(xiàn)時(shí)不需要的文件與其他的分隔?？紤]將這些拔歸入“舊檔案

23、”中或甚至將它毀滅。在已抽出舊資料的檔案中記下那些文件所屬的舊檔編號(hào)、名稱或存放位置?！芭f檔案”也須按放妥當(dāng)及分類，方便日后翻查。5.不可隨意把檔案中的文件取去。若有必要，須把“取檔記錄卡”放在取去文件的位置。甚至整個(gè)檔案亦須使用此卡。6.如無足夠資料來建立新的檔案，應(yīng)把這些文件集中在“雜項(xiàng)”檔案中。7.找尋某些檔案名稱可能涉及多個(gè)途徑，應(yīng)把有關(guān)資料分別記在不同的索引卡上，加快翻查速度。例如檔案名稱“CHIEFCONSTABLE OF BLANKSHIRE PETERJENKINS”，應(yīng)記在“CHIEF”“BLANKSHIRE”及“JENKINS（即C，B，及J字）索引卡上。8.每天存檔令你的

24、檔案儲(chǔ)有最新的資料。9.放置檔案或索引卡應(yīng)遵守下列原則：A)先排姓氏，再排名字。若同姓則以名字筆劃、字母排列。B)若公司名稱包含姓名，例如LEONARD WHITE AND COMPANY，應(yīng)將此檔案放在“W”（WHITE）檔中。C)若公司名稱包含多個(gè)人名，取其第一個(gè)。例如： “MESSERS MAY，JONES AND JENKINS”應(yīng)放在“M” 檔中。D)若公司名稱包含“THE”字，可省去。例如：“THE HIGH PRESSURE TOOLS LTD”應(yīng)放在“H”（HIGH）檔中。文件應(yīng)在存檔前作分類，一個(gè)分類架（或分類盒）實(shí)在合用。它可以是按筆劃多寡（或英文字母先后）來分成多格，幫助

25、應(yīng)付大量文件存檔。10. 酒店內(nèi)部各部門間的溝通，其中一個(gè)主要方式為來往之備忘錄，所有經(jīng)行政部發(fā)出之信件，備忘錄應(yīng)有一影印本存放于獨(dú)立的總檔案內(nèi)，此外，亦須影印一份存放于有關(guān)該事項(xiàng)或該部門的檔案內(nèi)。3. 處理郵遞文件外來的信件 處理外來信件需要系統(tǒng)并有效率，以求盡快送到收件人手中。1. 把商業(yè)信件與“私人”信件及“機(jī)密”文件分開。 2. 用開信刀或開信機(jī)拆信，并確保文件完整。3. 打開信件，如有附件，將它一并釘裝。 4. 在信件上蓋收件日期作為記錄。5. 到掛號(hào)郵件，須在郵局的收據(jù)上蓋印、簽署。 6. 若信件連同支票、匯票或匯款，應(yīng)把金額寫在信件的右上角及簽署，以便財(cái)務(wù)部進(jìn)一步工作。7. 把信

26、件連同信封分發(fā)到各收件人。8.“私人”及“機(jī)密”信件應(yīng)原封送往收件人。9. 收到資料不全的郵件，例如沒有注明部門，或只寫上人名及地址等，應(yīng)向前廳部或人事部查詢。 行政辦秘書必須把其上司的信件細(xì)閱，然后指出重要的部份，節(jié)省其上司的閱讀時(shí)間。信件中會(huì)提及幾個(gè)有關(guān)事項(xiàng)而需要知會(huì)不同部門，則可以下列方法處理： 1. 把文件傳閱各有關(guān)部門 2.把正本交給須處理信件中重要事情的部門，再由他們負(fù)責(zé)傳給其他。 3.影印該文件送交各部門發(fā)出的信件 由秘書預(yù)備好發(fā)出的信件： 1. 交給其上司簽署。 2. 檢查附件是否已放在一起。(把信件副本留作存檔之用) 3. 核對(duì)信件與信封所寫的收件人是否無誤。 4. 摺起文件

27、放入信封內(nèi)并封口。 5. 由于酒店部門眾多，應(yīng)在信封上當(dāng)眼位置用鉛筆寫上部門名稱或代號(hào)，方便信差計(jì)算各部門郵費(fèi)及日后退件處理。6. 集中所有發(fā)出的郵件，交由商務(wù)中心統(tǒng)一寄出。7. 計(jì)算信件重量，記錄郵費(fèi)。 8. 將一般信件與掛號(hào)、特快、航空郵件、包裹等分開，并且填妥所需的表格或報(bào)關(guān)表等。中央信箱1. 設(shè)置在各辦公室職員容易到達(dá)的地方。2. 信箱尺碼宜于可放置標(biāo)準(zhǔn)信件。 3. 每部門一格，設(shè)一格較大的來放置寄出的信件。內(nèi)部信封使用內(nèi)部信封,可節(jié)省傳送內(nèi)部文件的成本。4. 復(fù)印文件4.1 復(fù)印復(fù)印操作的要點(diǎn)：1. 尺碼合用的紙張，以免造成不必要的浪費(fèi)。2. 各部門自帶復(fù)印紙張。3. 正確地?cái)[放正本

28、，使影印之副本（無論文件或圖形）合理工整。4. 按需要可將文件縮印，節(jié)省儲(chǔ)存空間。5. 操作完畢，切記帶走所有文件，尤其是正本。6. 勿浪費(fèi)不合用的副本，這些紙張之背面可作草稿。機(jī)密文件，應(yīng)立刻銷毀。5. 出外公干的安排 5.1 出外公干主要涉及公干人員的交通、住宿的安排。1. 查詢預(yù)計(jì)出發(fā)、回程日期、目的地、公干人員正確姓名。2. 查詢航班時(shí)間表及到達(dá)時(shí)間，以配合預(yù)計(jì)行程。3. 把以上資料交給旅行社代辦，或直接與鐵路局、輪船公司、航空公司聯(lián)系。4. 若不能符合預(yù)計(jì)中的安排，應(yīng)盡快知會(huì)公干人員并落實(shí)修改行程與否。5. 當(dāng)所有安排確實(shí)后，盡快安排付款及取票。6. 準(zhǔn)備明細(xì)行程表給公干人員備用。

29、5.2. 住宿安排 在訂房之前，應(yīng)考慮酒店地點(diǎn)是否接近探訪的機(jī)構(gòu),交通方便,價(jià)格適中。酒店訂房應(yīng)提供的事項(xiàng)：1. 入住公干人員的姓名2. 入住及離店日期3. 入住人數(shù)及房間數(shù)量（基本為雙人標(biāo)準(zhǔn)客房）4. 到達(dá)及離開時(shí)使用的交通工具及詳細(xì)資料5若正值旅游旺季，應(yīng)在訂房時(shí)確保房間的預(yù)定。 6. 說明公司名稱、地址、電話、傳真等，以便酒店參考及方便進(jìn)一步聯(lián)絡(luò)。 5.3. 行程表行程表是預(yù)先對(duì)公干期間的安排及把需確認(rèn)的事項(xiàng)列明，使其上司能利用有限的時(shí)間作出最大的利益。當(dāng)編制行程表時(shí)請(qǐng)注意以下各點(diǎn)：1. 行程表應(yīng)方便隨身攜帶及翻閱。2. 大城市通常有多個(gè)火車站（機(jī)場(chǎng)或碼頭），盡可能安排在同一地方進(jìn)出境。

30、3. 留意交通工具的時(shí)間表，隨時(shí)更新資料。4. 留意各地時(shí)差，正確說明離境及到達(dá)目的地的當(dāng)?shù)貢r(shí)間。5. 在公干期間，應(yīng)花最短的時(shí)間在交通上。 5.4. 計(jì)劃海外公干 搜集目的地一般資料，例如面積、人口、主要城市、氣候、服飾、工作時(shí)間等。入境方面則查詢有關(guān)護(hù)照、入境簽證、防疫注射、通用貨幣、生活習(xí)慣等；酒店及餐廳；郵務(wù)、電話及電訊設(shè)施；經(jīng)濟(jì)發(fā)展、進(jìn)出口貿(mào)易條例、政府及工商機(jī)構(gòu)、商務(wù)法則等。1.公干費(fèi)用：按已批準(zhǔn)預(yù)算案向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)公干費(fèi)用，兌換目的地流通貨幣。2其它事項(xiàng)： 預(yù)備當(dāng)?shù)氐牡貓D或交通圖確認(rèn)交通、酒店訂房、被訪者的約會(huì)詳情制作行程表，內(nèi)容包括酒店、約會(huì)、會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)電話等。若

31、其上司出外公干，出發(fā)前須集中一切行程中所需要的文件、文具交付。6. 辦公室文儀器材 6.1.計(jì)算機(jī) 操作計(jì)算機(jī)須先練習(xí)指法。1. 保持機(jī)器清潔，用干抹布擦試。2. 清潔鼠標(biāo)內(nèi)壁。3.將計(jì)算機(jī)移走時(shí)應(yīng)先關(guān)掉電源，并以機(jī)背為重心。4.切勿把計(jì)算機(jī)放近熱源。5.切勿把計(jì)算機(jī)放進(jìn)通道，容易被人碰倒。6.計(jì)算機(jī)操作有偏差，可嘗試找出根源，作適當(dāng)調(diào)正。若修正無效或理由不明，應(yīng)停止使用及通知維修人員。6.2.碎紙機(jī)舊檔案或機(jī)密文件初稿不適合留存在辦公室內(nèi)，應(yīng)利用碎紙機(jī)第一時(shí)間把它們毀滅，將紙張放在機(jī)內(nèi)切成條狀或碎屑。6.3.訂裝機(jī)為配合大型工商機(jī)構(gòu)的需要，例如內(nèi)部預(yù)算、計(jì)劃書，可能有數(shù)十頁紙之多，小型訂裝機(jī)

32、便甚為全用。由于訂裝機(jī)款式形形種種，操作按個(gè)別種類而定。7. 輔助記憶材料為求部門運(yùn)作過程中所有工作、資料不致遺漏，文職人員必須采取下列輔助工具作記錄及跟催。7.1.日志使用日志要點(diǎn)：1.不確定之項(xiàng)目可用鉛筆記下，方便更改。待確定后可用原子筆、墨水筆記下。2.在有關(guān)日期之欄內(nèi)記下時(shí)間，會(huì)面者之姓名（及公司名）、地點(diǎn)及話題。3.遇上西式社交場(chǎng)合，應(yīng)記下酒會(huì)時(shí)間及有關(guān)衣著服飾提示之類。4.每天約會(huì)須按時(shí)間先后（分上、下午）記下。5.一天工作開始，應(yīng)先看日志，預(yù)備其上司的約會(huì)、備好會(huì)議所需要的文件。6.一天工作完畢，確定日志上每一事項(xiàng)都已辦理，沒有遺漏。從日志談到安排約會(huì)應(yīng)注意的事項(xiàng)：1.記著其上司日常的工作，避免與會(huì)面重疊。2.當(dāng)其上司須外出會(huì)客，預(yù)留一些花在交通上的時(shí)間。3.若來訪者約會(huì)在其上司參加會(huì)議之后，應(yīng)先向前者解釋有可能延遲散會(huì)。除非其上司事先聲明或來訪者乃非常重要人物，否則不可騷擾會(huì)議的進(jìn)行。4.約會(huì)通