單據(jù)管理資料

1、第二章 單據(jù)管理第五條：倉庫所有與錢或物有關(guān)的單據(jù)，由專人統(tǒng)一管理。第六條：單據(jù)領(lǐng)用，每份單據(jù)的發(fā)出必須詳細(xì)登記，連號使用，領(lǐng)用時必須與專管員辦理核銷手續(xù)。第七條：單據(jù)使用，應(yīng)完整無誤填開每份單據(jù)，清晰記錄各種物資的品名、規(guī)格、數(shù)量等相關(guān)信息。填開時，要按順序號全部聯(lián)次一次性填開，內(nèi)容應(yīng)真實、完整。第八條：單據(jù)作廢，應(yīng)全聯(lián)保存，禁止涂改、挖補(bǔ)、撕毀、折本、單聯(lián)作廢。第九條：單據(jù)保管，由使用部門按規(guī)定妥善保管，嚴(yán)防丟失。內(nèi)部使用單據(jù)至少存檔一年，外部單據(jù)至少存檔三年。生產(chǎn)型企業(yè)基本財務(wù)單據(jù)管理制度1(2007-02-03 18:29:40) 轉(zhuǎn)載標(biāo)簽： 財務(wù)單據(jù)單據(jù)管理單據(jù)傳遞 

2、60;       生產(chǎn)型企業(yè)基本財務(wù)單據(jù)管理制度為規(guī)范公司單據(jù)管理，確保會計核算的及時性、準(zhǔn)確性、完整性，加強(qiáng)內(nèi)部管理，滿足公司財務(wù)信息采集的需要，特制定本制度。第一章,總則1、本公司所涉及的內(nèi)部財務(wù)憑證（具體單據(jù)見第二章）統(tǒng)一由財務(wù)部印制、保管，其他部門不得印制此類憑證，以保證此類單據(jù)的規(guī)范使用。發(fā)票、支票、匯票、報關(guān)單等國家控制的憑證由財務(wù)部統(tǒng)一購買。2、所有印制的單據(jù)的印刷本數(shù)、每本張數(shù)、聯(lián)次及用途需預(yù)先請示香港公司同意，印制完成后需報香港公司備案，每年末由財務(wù)部將單據(jù)的使用結(jié)果報香港公司備案審查。3、各部門如需使用財務(wù)類單據(jù)

3、，需在財務(wù)部辦理領(lǐng)用手續(xù)，并在單據(jù)使用登記表上簽字。每本單據(jù)使用完畢后交舊領(lǐng)新，作廢單據(jù)必需與存根聯(lián)一同交財務(wù)存檔。4、各類單據(jù)的周轉(zhuǎn)數(shù)量由財務(wù)部與使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)大小另行確定。5、財務(wù)部應(yīng)有專人對財務(wù)類單據(jù)進(jìn)行登記、保管、發(fā)放、回收，不定期抽查單據(jù)的使用情況。6、整本單據(jù)不得拆本使用，不得跳號使用，應(yīng)按實際業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序由頭至尾使用單據(jù)。7、各部門應(yīng)按單據(jù)的內(nèi)容全面收集相關(guān)信息，不得漏填、錯填，需不同人員簽字的應(yīng)簽字齊全。單據(jù)填寫部門應(yīng)及時將單據(jù)的其它聯(lián)次傳遞給相關(guān)部門。8、手工書寫的單據(jù)應(yīng)字跡工整，易于辨認(rèn)。填寫錯誤的不得在原單據(jù)上更改，應(yīng)作廢后重新填寫。9、差旅費報銷單、差旅費申請單

4、、來客招待申請單、汽車修理申請單、費用申請單、對客戶的出貨單暫按電子文檔格式進(jìn)行電腦打印，其它單據(jù)按印刷格式使用。第二章，財務(wù)單據(jù)及定義1、收料單，正式收料時使用此單。按序編號，按編號先后順序使用，不得重復(fù)或跳號使用;后面必須附加工單、送貨單、發(fā)票，三單信息必須一致，信息不一致的必須先填開暫收料單，待信息齊全后用紅字沖回暫入庫信息再辦理正常收料手續(xù)；收料日期、物料編碼、材料名稱、規(guī)格、顏色、單位、數(shù)量、物料類別、倉庫名稱、供貨商、訂單號必須認(rèn)真完整地填寫，不得缺項目；收貨員、倉庫負(fù)責(zé)人、倉庫主管必須簽字以示負(fù)責(zé)。   此單一式四聯(lián),第一聯(lián),倉庫存根聯(lián)，倉庫留存并錄入進(jìn)銷存系

5、統(tǒng)；第二聯(lián)，財務(wù)聯(lián)，于第二日傳財務(wù)，財務(wù)審核后作為材料賬增加之憑證；第三聯(lián)采購聯(lián)，于三日內(nèi)與加工單、送貨單、發(fā)票一起傳采購部登記后，于次日由采購部再傳財務(wù)部作應(yīng)付款增加之憑證；第四聯(lián)，客戶聯(lián)，于客戶結(jié)算貨款時收回，作為應(yīng)付款減少之憑證。2、暫收料單，單據(jù)不齊，或數(shù)量不符時使用此單。對加工單、送貨單、物料申購單不齊全或?qū)Ρ刃畔⒉环模鐢?shù)量、規(guī)格、顏色等與加工單不同時，生產(chǎn)上又急需的物料應(yīng)由采購部經(jīng)理級以上人員和需領(lǐng)用物料的生產(chǎn)單位的副廠長以上人員簽字同意方可辦理暫收料手續(xù)，暫收料單只用于核算倉庫數(shù)量和財務(wù)上暫估材料和債務(wù)，不得用于辦理結(jié)算手續(xù)。暫收料單的信息填寫內(nèi)容和要求同收料單，以方便正常收

6、料信息的采集。正式收料后必需用紅字沖銷對應(yīng)的暫收料單,不得以減少方法沖減其余額,以保障會計核算信息的準(zhǔn)確性.此單一式四聯(lián),第一聯(lián),倉庫存根聯(lián)，倉庫留存并錄入進(jìn)銷存之暫收系統(tǒng)；第二聯(lián)，財務(wù)聯(lián)，于三日內(nèi)傳財務(wù)，財務(wù)審核后作為暫估材料賬和暫估應(yīng)付款增加之憑證；第三聯(lián)采購聯(lián)，于次日傳采購部登記暫收料；第四聯(lián)，客戶聯(lián)，于客戶結(jié)算貨款時隨收料單一并收回。采購部收齊送貨單、加工單、物料申購單、發(fā)票四單，并將此四類單據(jù)傳倉庫，倉庫開具紅字暫收料單和藍(lán)字收料單 ，此時紅字暫收料單四聯(lián)分別作為藍(lán)字收料單四聯(lián)的附件傳給財務(wù)、采購、客戶等對象，如客戶已不在公司，則兩單的客戶聯(lián)由采購部保管并轉(zhuǎn)交給客戶。3、加工單，對外

7、采購時使用此單。按序編號，按編號先后順序使用，不得重復(fù)或跳號使用;供應(yīng)商名稱、采購的產(chǎn)品名稱、規(guī)格、顏色、數(shù)量、單價信息必須齊全；采購人、采購經(jīng)理、采購副總必須簽名，并有董事長簽名授權(quán)記錄，石材的采購還應(yīng)有香港公司的授權(quán)記錄。4、送貨單，應(yīng)有供應(yīng)商的公章或簽名，以免因安全、質(zhì)量等原因發(fā)生爭議時無法追溯責(zé)任人。5、領(lǐng)料單，生產(chǎn)部門向倉庫領(lǐng)料時使用此單。按順序編號，按編號順序填寫使用，倉庫名稱、領(lǐng)料單位、領(lǐng)料類別、生產(chǎn)批次(即客戶訂單號)及其它表格內(nèi)容規(guī)范完整填寫，領(lǐng)料單位主管、領(lǐng)料員、倉管員、倉庫負(fù)責(zé)人等應(yīng)簽字以示負(fù)責(zé)。此單一式三聯(lián)，第一聯(lián)，領(lǐng)料單位存根聯(lián)，領(lǐng)料單位作為臺賬登記之憑證；第二聯(lián)倉庫

8、聯(lián)，當(dāng)日錄入進(jìn)銷存系統(tǒng)；第三聯(lián)，財務(wù)聯(lián)，先由倉庫在發(fā)料時代收，于第二日傳財務(wù)，作為材料減少之憑證。6、退料入庫單,用于各廠多余物料的退庫，按順序編號，按編號順序填寫使用。退料部門、收料倉庫名稱、物料類別、余料生產(chǎn)批次(即客戶訂單號)（訂單號）及其它表格內(nèi)容填寫規(guī)范完整，退料部門主管、退料經(jīng)辦人、收料倉管員、倉庫負(fù)責(zé)人應(yīng)簽字以示負(fù)責(zé)。此單一式三聯(lián)，第一聯(lián)，退料單位存根聯(lián)，退料單位作為臺賬登記之憑證；第二聯(lián)倉庫聯(lián)，當(dāng)日錄入進(jìn)銷存系統(tǒng)；第三聯(lián)，財務(wù)聯(lián)，先由倉庫在收料時代收，于第二日傳財務(wù)，作為材料增加和某批訂單生產(chǎn)所用物料減少之憑證。7、物料外發(fā)加工單，我公司出主輔料委托外單位加工時使用此單。按順序

9、編號，按編號順序填寫使用。加工商名稱、發(fā)出物料名稱、編碼、數(shù)量，應(yīng)收外發(fā)加工物料數(shù)量、實際回收數(shù)量，發(fā)出日期、應(yīng)收回日期、實際收回日期，加工單價、金額，訂單號和我公司跟進(jìn)人等應(yīng)填寫規(guī)范完整。此單一式四聯(lián)，第一聯(lián)，發(fā)出物料單位存根聯(lián)，發(fā)料單位作為進(jìn)銷存登記之憑證；第二聯(lián)加工商聯(lián)，作為加工合同之文書,回收物料時收回此聯(lián)；第三聯(lián)，財務(wù)聯(lián)，由發(fā)出物料單位于三日內(nèi)傳財務(wù)，作為物料減少之憑證，第四聯(lián)，采購聯(lián)，于外發(fā)加工部門登記跟催物料后,傳財務(wù)作為應(yīng)付款增加之憑證。8、外發(fā)加工半成品回收入庫單，外發(fā)加工物料回收入庫時使用此單。按順序編號，按編號順序填寫使用。物料外發(fā)加工單號、加工商名稱、物料編碼、訂單號、

10、入庫數(shù)量等填寫規(guī)范完整，倉庫主管、倉管員、生產(chǎn)部門收貨員等應(yīng)簽字以示負(fù)責(zé)。此單一式四聯(lián)，第一聯(lián)，收料倉庫存根聯(lián)，收料倉庫作為進(jìn)銷存登記之憑證；第二聯(lián)加工商聯(lián)，作為加工合同之文書；第三聯(lián)，財務(wù)聯(lián)，收料單位于三日內(nèi)傳財務(wù)，作為物料增加之憑證，第四聯(lián)，采購聯(lián)，于物料收回時作為財務(wù)結(jié)算之憑證。9、成品入庫單，訂單交貨給倉庫時使用此單。按順序編號，按編號順序填寫使用。交貨單位、倉庫名稱、成品名稱、編碼、數(shù)量、生產(chǎn)批次(即客戶訂單號)等內(nèi)容填寫規(guī)范完整。倉庫負(fù)責(zé)人、倉管員、生產(chǎn)主管、交貨人等應(yīng)簽字以示負(fù)責(zé)。此單一式三聯(lián)，第一聯(lián)，倉庫存根聯(lián)，作為進(jìn)銷存登記之憑證；第二聯(lián)財務(wù)聯(lián)，于三日內(nèi)傳財務(wù)作為庫存商品增加

11、的憑證；第三聯(lián)，生產(chǎn)部門聯(lián)，作為臺賬登記依據(jù)。 10、成品出貨單，成品出庫時使用此單。按順序編號，按編號順序填寫使用。客戶名稱、倉庫名稱、成品名稱、編碼、數(shù)量、單價、金額、生產(chǎn)批次(即客戶訂單號)等內(nèi)容填寫規(guī)范完整。此單一式三聯(lián)，第一聯(lián)，倉庫存根聯(lián)，作為進(jìn)銷存登記之憑證；第二聯(lián)客戶聯(lián)；第三聯(lián)，財務(wù)聯(lián)，于三日內(nèi)傳遞給財務(wù)，作為成品減少、銷售成本增加的依據(jù)。目前此單暫按電腦格式處理。11、內(nèi)部物資調(diào)撥單，香港來料和倉庫間調(diào)撥物資時使用此單。按順序編號，按編號順序填寫使用。來料單位、收料倉庫、收料日期、物料名稱、編碼、數(shù)量、單價、金額等填寫規(guī)范完整。收料倉庫主管、倉管員、發(fā)料倉庫主管、發(fā)料人（香港來

12、料為送貨人）應(yīng)簽字以示負(fù)責(zé)。此單一式三聯(lián)，第一聯(lián)，收料倉庫存根聯(lián)，作為進(jìn)銷存登記之憑證；第二聯(lián)財務(wù)聯(lián)，于三日內(nèi)傳遞給財務(wù)核算；第三聯(lián)，發(fā)料倉庫（香港）聯(lián)，作為進(jìn)銷存登記之憑證，或傳回香港作核對用。12、銷售清單：按順序編號，不得重號或跳號，日期、客戶名稱、貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、大小寫金額應(yīng)規(guī)范填寫并由銷售員及單位負(fù)責(zé)人簽名，本單一式三聯(lián)，第一聯(lián)為存根聯(lián)，銷售部門存查，第二聯(lián)為客戶聯(lián)，交客戶，第三聯(lián)為財務(wù)聯(lián)，交財務(wù)入賬。13、現(xiàn)金付出傳票，按月順序編號；付款日期按實際日期填寫；金額要與附件相符，附件金額低于傳票金額的要寫明原因，嚴(yán)禁附件金額高于傳票金額；要有領(lǐng)款人、報銷部門或此業(yè)務(wù)的主

13、管、復(fù)核人、記賬人、出納的簽字記錄。14、付款發(fā)票，對公司政策要求必須取得發(fā)票的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)審核發(fā)票的真?zhèn)?，日期、貨物或勞?wù)名稱、金額是否規(guī)范，付款人是否為本公司，是否有供應(yīng)商簽章。商品購銷活動和修理修配業(yè)務(wù)應(yīng)取得國稅的商業(yè)(修理修配)發(fā)票或增值稅發(fā)票,屬應(yīng)繳營業(yè)稅的業(yè)務(wù)，應(yīng)取得地稅部門的發(fā)票，交政府部門的基金、行政事業(yè)性收費應(yīng)取得財政部門監(jiān)制的行政事業(yè)收費票據(jù)。15、差旅費報銷單：本單為各部門人員報銷出差費用的分類匯總單據(jù)，主要內(nèi)容是：填制日期、姓名、所在部門、職務(wù)、出差事由、出差時間、地點、交通費（按來回不同路段和車程填寫）、住宿費（按每天住房數(shù)、每間單價填寫）、餐費（按每餐人數(shù)、金額填寫

14、）、補(bǔ)貼、單據(jù)張數(shù)、合計金額等，本單由出差人填寫并簽字后(多人一道出差的,三人以下由實際出差的全體人員簽字，三人以上的由其中三人簽字)，再由部門負(fù)責(zé)人審核后交財務(wù)審核。16、出差費用申請單：本單為各部門人員因工作需要申請出差的單據(jù)，主要內(nèi)容為：申請日期、姓名、所在部門、職務(wù)、出差事由、地點、大致時間、預(yù)計費用等，本單由出差人填寫并簽字，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，交總經(jīng)理或董事長審批，方可出差。超過200元以上的差旅費報銷必需附此單。17、汽車維修申請單：按順序編號，不得重復(fù)或跳號，主要內(nèi)容為：申請日期、車牌號碼、修理項目、預(yù)計費用、預(yù)計修理時間等，本單由駕駛員填寫并簽字，再行政部門負(fù)責(zé)汽車管理的責(zé)任

15、人審核，經(jīng)總經(jīng)理或董事長審批的方可實施。超過500元的汽車修理費報銷必需先申請并附此單。18、來客招待申請單：主要內(nèi)容有：申請日期、申請人、所在部門、職務(wù)、客人姓名、人數(shù)、來廠事由、預(yù)計費用等，本單由申請人填寫并簽字后，再由部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長審批后方可使用。此單為餐費報銷的附件，由董事長特批的項目可以不附此單。19、費用申請單，此單用于除人工、采購、委外加工、出差、招待、汽車維修以外的其它費用的申請，申請日期、申請人、所在部門、費用項目、費用計算基礎(chǔ)或依據(jù)、費用使用說明、預(yù)計費用金額、支付方式、支付對象名稱等需填寫齊全，經(jīng)辦人簽字后，由部門負(fù)責(zé)人審核，屬公司職能部門管理的開支

16、事項，還需取得職能管理部門負(fù)責(zé)人的簽字確認(rèn)，經(jīng)總經(jīng)理或董事長簽字后方可實施。超過500元的其它費用報銷必需先申請并附此單。20、借款單，本單一式三聯(lián)，第一聯(lián)由借款人自存，第二聯(lián)交財務(wù)記賬，第三聯(lián)，存根聯(lián)。主要內(nèi)容有：借款日期、借款人姓名、所在部門、職務(wù)、借款事由、借款金額、預(yù)計歸還日期等，本單由借款人親筆填寫經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理或董事長審批后交財務(wù)付款。21、銷售發(fā)票，包括國內(nèi)銷售普通發(fā)票、增值稅專用發(fā)票、出口銷售專用發(fā)票，嚴(yán)格按國家規(guī)定進(jìn)行購、領(lǐng)、存、用的管理，其記賬聯(lián)轉(zhuǎn)會計作業(yè)務(wù)收入增加的憑證。22、收款收據(jù)，預(yù)收貨款、訂金、定金、往來結(jié)算、為他人代收款時使用此單。按順序編號，按編號

17、順序填寫使用。付款人名稱、日期、收款原因、金額、收款單位等填寫規(guī)范完整。收款人、交款人、會計應(yīng)簽字以示負(fù)責(zé)。此單一式三聯(lián)，第一聯(lián)，存根聯(lián)；第二聯(lián)客戶聯(lián)；第三聯(lián)，記賬聯(lián)。23、各類經(jīng)濟(jì)活動合同的復(fù)印件，涉及房租收付、購銷貨物、借貸款、維修、建設(shè)項目的合同和協(xié)議，及其它涉及本公司的收、付款承諾，在正式簽約生效后應(yīng)于第二日將合同、協(xié)議、承諾的復(fù)印件轉(zhuǎn)交給財務(wù)部，復(fù)印件應(yīng)有相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的簽字。重大的經(jīng)濟(jì)活動的合同、協(xié)議、承諾在簽約前應(yīng)征求財務(wù)部門的意見，實行匯簽制度。24、計件單，見派工單管理制度。第三章，財務(wù)結(jié)算中單據(jù)的使用 1、所有需付款的業(yè)務(wù)均必需取得總經(jīng)理或董事長的預(yù)先授權(quán)，總經(jīng)理和董事長簽

18、字審批的范圍及緊急情況的代理按各項業(yè)務(wù)的程序規(guī)定執(zhí)行。2、采購和委外加工業(yè)務(wù)，必需由總經(jīng)理或董事長在加工單、委外加工單上簽字批準(zhǔn)。如在緊急情況下需代理人簽字批準(zhǔn)實施的，或電話請示同意的，事后應(yīng)找總經(jīng)理或董事長補(bǔ)簽。采購部在辦理款項結(jié)算，或財務(wù)登記應(yīng)付款時，采購業(yè)務(wù)應(yīng)收齊加工單收料單、送貨單、物料申請，委外加工業(yè)務(wù)應(yīng)收齊委外加工單、委外加工半成品回收站單、委外加工申請單。采購類單據(jù)的傳遞時限以采購結(jié)算制度為準(zhǔn)3、差旅費報銷，必需預(yù)先填寫出差申請單，并獲得總經(jīng)理或董事長簽字批準(zhǔn)，特殊情況下可以在出差回來補(bǔ)簽。在財務(wù)部辦理結(jié)算時，應(yīng)將申請單附在出差報銷單后作為證明。出差報銷單應(yīng)按項目明細(xì)填寫，不得籠

19、統(tǒng)地填寫費用金額。在外購買物品的，應(yīng)在發(fā)票上詳細(xì)列明物品名稱，不得以禮品、辦公用品、副食等籠統(tǒng)信息代替具體物品的詳細(xì)名稱。外出參觀、學(xué)習(xí)、交流的還應(yīng)附有相應(yīng)的總結(jié)報告。4、來客招待報銷，必需預(yù)先取得總經(jīng)理或董事長的簽字批準(zhǔn)，物殊情況下可于事后補(bǔ)簽。在財務(wù)部辦理結(jié)算時，應(yīng)將來客招待申請單附在進(jìn)餐發(fā)票后作為證明。財務(wù)視情況將來客招待申請單單獨歸檔保管。5、汽車維修費用報銷，必需由總經(jīng)理或董事長在汽車維修申請單上簽字批準(zhǔn)。如在緊急情況下需代理人簽字批準(zhǔn)實施的，或電話請示同意的，事后應(yīng)找總經(jīng)理或董事長補(bǔ)簽。汽車維修費用報銷應(yīng)附有維修發(fā)票、維修申請單、經(jīng)司機(jī)確認(rèn)的維修商的維修記錄。6、工資發(fā)放，由財務(wù)部

20、根據(jù)派工單、考勤表整理出當(dāng)月工資明細(xì)，經(jīng)財務(wù)部、生產(chǎn)部門（確認(rèn)工時、工價、件數(shù)等）確認(rèn)后，交香港公司和董事長簽字批準(zhǔn)后才能實施。工資條（表）應(yīng)取得領(lǐng)款人的簽字，嚴(yán)禁他人代簽，特殊情況下需代簽代領(lǐng)的，應(yīng)獲工資所有人的電話授權(quán)及身份證復(fù)印件存檔，以免發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛。分散于月度中間的離職人員的工資結(jié)算，應(yīng)由生產(chǎn)部門確認(rèn)其工時、工價、件數(shù)，財務(wù)部工資組計算確認(rèn)后，由財務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字才能實施，事后應(yīng)由工資組統(tǒng)計全月離職人員工資發(fā)放匯總表由董事長補(bǔ)簽授權(quán)。7、其它業(yè)務(wù)，除上述業(yè)務(wù)以外的財務(wù)結(jié)算事項，報銷或請款前應(yīng)預(yù)先取得經(jīng)總經(jīng)理或董事長簽字批準(zhǔn)的費用申請單。此類費用報銷應(yīng)將費用申請單附在后面作為授權(quán)證明。同時應(yīng)具備以下單據(jù)。（1）、水電費用，應(yīng)有水電發(fā)票、水電費用使用明細(xì),水電費使用應(yīng)由行政部門負(fù)