論醫(yī)學(xué)院校檔案管理的重要性(一)

1、論醫(yī)學(xué)院校檔案管理的重要性(一)    【摘要】檔案的管理是一種社會現(xiàn)象,它以一定的物質(zhì)形式存在,其中值得留念的一部分需要我們永久保存下去,為子孫后代造福。隨著我國高等教育事業(yè)的發(fā)展和教育教學(xué)改革的深化,醫(yī)學(xué)院校檔案管理的重要性及獨(dú)特性也逐漸顯現(xiàn)出來。本文就如何做好醫(yī)學(xué)院校檔案管理工作,吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果,以及醫(yī)學(xué)院校檔案管理工作中存在的問題作一剖析,并提出相應(yīng)的解決措施。 【關(guān)鍵詞】檔案管理工作 醫(yī)學(xué)院校 教育事業(yè) 科學(xué)規(guī)范 檔案,是國家不可再生的資源。是黨和國家寶貴的文化財(cái)富,也是黨和國家不斷成長壯大的基礎(chǔ)。聯(lián)合國教科文組織將檔案列

2、為“人類文化遺產(chǎn)名錄”、“人類記憶工程”等等。同時(shí)檔案也是一種社會現(xiàn)象,它以一定的物質(zhì)形式存在,其中值得留念一部分需要我們永久保存下去,為子孫后代造福,不需要的要及時(shí)銷毀。當(dāng)然,檔案還具有知識儲備功能,是后人進(jìn)行傳承和借鑒的重要基礎(chǔ)“今人賴之以知古,后人賴之以知今”。 1 醫(yī)學(xué)院校檔案管理的重要性 隨著我國高等教育事業(yè)的發(fā)展和教育教學(xué)改革的深化,借鑒國外高等院校的成功經(jīng)驗(yàn),研究其歷經(jīng)百年,屢經(jīng)戰(zhàn)火及其他意外事件的考驗(yàn)卻能不斷豐富檔案內(nèi)容及形式從中體現(xiàn)出檔案管理工作的重要性。醫(yī)學(xué)院校作為高等學(xué)校重要的組成部分,為我國培養(yǎng)了大量的醫(yī)學(xué)研究及實(shí)踐工作者,在人類歷史上也寫下了濃墨重彩的一筆。同時(shí)醫(yī)學(xué)院

3、校與其他高等院校相比又有著極大的不同,所以醫(yī)學(xué)院校檔案管理的重要性及差別性也逐漸顯現(xiàn)出來。 具體來說,醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案是指臨床教師在從事教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中直接形成的,具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像、病例、電子載體材料等不同形式的歷史記錄。醫(yī)學(xué)院校的檔案資料對于學(xué)校來說,如同一面鏡子,它詳細(xì)真實(shí)地反映了一所醫(yī)學(xué)院校從建校初期到逐步發(fā)展的整個(gè)歷史過程,它能完整、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映學(xué)校的全部面貌,直接為學(xué)生的教學(xué)活動服務(wù),是醫(yī)學(xué)院校進(jìn)行教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量的可靠依據(jù),也是進(jìn)行教學(xué)科研的必要條件,更是醫(yī)學(xué)院校進(jìn)行教學(xué)評估工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。從另一方面說醫(yī)學(xué)院校的檔案始終是以人類的生存及健康聯(lián)系在一

4、起的。 2 檔案管理存在的問題 在醫(yī)學(xué)院校檔案管理工作的認(rèn)識上很多人存在一個(gè)誤區(qū),那就是檔案管理工作的混亂,對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識。具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面: 2.1 人的方面 學(xué)院的管理者對檔案管理的不重視;再者,從事檔案管理工作的人員缺乏對檔案管理的學(xué)習(xí)及實(shí)踐,檔案管理工作是枯燥的,面對著堆積如山的檔案,年輕教師缺乏足夠的耐心而年紀(jì)較大的教師又無更多的精力。 2.2 物的方面 學(xué)校對于檔案管理工作的投入較小,現(xiàn)在的檔案管理已突破了過去的概念,不是一個(gè)個(gè)簡單的鐵架子就能裝的下所有的檔案,各種新型的檔案格式及樣式,諸如電子制檔案,卡片制檔案,芯片式檔案等大量的存在。 2.3 檔案管

5、理工作中的實(shí)際情況方面 檔案管理實(shí)際就是保存有價(jià)值的拋棄無價(jià)值的,俗話說的好“檔案貴在活,而重在于用”。在實(shí)踐中,大量有價(jià)值的檔案被丟棄在偏僻的角落而無價(jià)值的檔案卻堆積如山,做好檔案的分理工作尤其重要。 2.4 其他方面 檔案保管工作中的許多問題還有待解決。比如:紙張老化、字跡退色模糊,醫(yī)療檔案紙張變黃,發(fā)脆,老化變質(zhì),有的到了不能再用的程度。其中檔案蟲害也十分猖獗等等。這些問題都是我們需要急切解決的,加強(qiáng)醫(yī)學(xué)檔案的保管工作中,無論是對于現(xiàn)在還是將來的檔案管理事業(yè),都是一件長期重要的醫(yī)學(xué)工作。 3 如何做好醫(yī)學(xué)院檔案管理工作 做好學(xué)校的檔案管理工作,這是一個(gè)醫(yī)學(xué)院校發(fā)展的需要,也是每個(gè)高等院校

6、管理工作中的一部分,更是維護(hù)一所醫(yī)學(xué)院校演變歷程的真實(shí)面貌。通過對醫(yī)學(xué)院校檔案的查找和利用,可以清楚地看到學(xué)校在醫(yī)學(xué)史上的歷史的足跡,看到在各個(gè)時(shí)期我們所取得的種種醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)成績和榮譽(yù);同時(shí),也可以從中發(fā)現(xiàn)不足,以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),更好地做好醫(yī)療實(shí)驗(yàn)工作。完整的檔案資料還可以為社會、為廣大教職工以及醫(yī)學(xué)生提供便利的服務(wù)。 那么我們又該怎樣做好醫(yī)學(xué)院校的檔案管理工作呢? 人的方面,解決方案可以通過研究及討論,增強(qiáng)管理者對檔案管理工作的重視,將檔案管理工作與教學(xué)放在同一高度抓。在年輕教師進(jìn)入檔案管理的工作之前進(jìn)行崗前教育及培訓(xùn),通過考試的方可工作,并制定嚴(yán)格的規(guī)章制度規(guī)范教師的行為,對工作不重視及不認(rèn)

7、真的教師進(jìn)行處罰。對于長期從事檔案管理工作的老教師,要對新教師進(jìn)行輔導(dǎo)及教育,將工作中成熟經(jīng)驗(yàn)傳授給新教師,做到老帶青,舊帶新的良好傳承。 此外,還要加強(qiáng)學(xué)校檔案的基礎(chǔ)管理。檔案工作人員除了在本校醫(yī)學(xué)檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外,還應(yīng)著重做好醫(yī)學(xué)檔案的編目、檢索、編研等工作,編制較適用的醫(yī)學(xué)檢索工具,建立健全醫(yī)學(xué)檢索體系和醫(yī)療檔案文件匯編等參考資料,及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供、滿足醫(yī)學(xué)檔案利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對醫(yī)療檔案的保管工作,隨時(shí)準(zhǔn)備為利用者提供所急需的醫(yī)學(xué)檔案。重要、珍貴的醫(yī)學(xué)檔案要備有微縮或復(fù)制件,以代替檔案原件提供利用。同時(shí)加強(qiáng)檔案庫房設(shè)施建設(shè),減少外界條件對檔案造

8、成的損害。在管理好檔案的基礎(chǔ)上,醫(yī)學(xué)檔案管理工作也要適應(yīng)社會需求的變化,尋求更為有效的醫(yī)學(xué)服務(wù)新途徑,以提高醫(yī)學(xué)檔案利用的質(zhì)量和水平,把“死”醫(yī)檔案變成“活”醫(yī)檔案,更好地發(fā)揮其檔案的作用,在創(chuàng)造社會效益的同時(shí),促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案事業(yè)的發(fā)展。 綜上所述,醫(yī)學(xué)院校的檔案管理工作是一門學(xué)問。 科學(xué)規(guī)范的醫(yī)學(xué)檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),才能適應(yīng)新教育形勢的需要,開創(chuàng)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的新局面。做好醫(yī)學(xué)檔案的開發(fā)和利用工作,不但可以實(shí)現(xiàn)高等院校特別是醫(yī)學(xué)院校檔案管理工作的自身價(jià)值,而且可以為醫(yī)療經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會醫(yī)學(xué)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。 展望未來,機(jī)遇和挑戰(zhàn)共存,這就要求我們必須把醫(yī)學(xué)院校檔案工作提高到歷史的、戰(zhàn)略的、基礎(chǔ)的高度來認(rèn)識。給予高度重視,積極做好檔案工作。作為一名醫(yī)學(xué)院校的檔案工作者我們要把封閉保守的觀念轉(zhuǎn)換成為積極創(chuàng)新的觀念;把被動利用醫(yī)學(xué)檔案資料的觀念