淺談加強(qiáng)油田開發(fā)企業(yè)檔案管理,提高檔案管理水平

1、淺談加強(qiáng)油田開發(fā)企業(yè)檔案管理,提高檔案管理水平          摘要：油田開發(fā)檔案在油田開發(fā)生產(chǎn)建設(shè)中起著重要作用。目前油田開發(fā)檔案在管理工作中存在著自動(dòng)化水平不高、收集整理不規(guī)范、管理和深度、幅度不夠，生態(tài)環(huán)境差等問題。要加強(qiáng)檔案的收集和整理、整合檔案資源、加強(qiáng)生態(tài)環(huán)境建設(shè)，電子檔案與紙質(zhì)檔案共存，加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案整體管理水平，使檔案工作在油田開發(fā)生產(chǎn)建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。 關(guān)鍵詞：油田檔案 管理水平 提高 油田企業(yè)檔案是油田開發(fā)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始記錄和重要憑證，是實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)可持續(xù)發(fā)

2、展的重要組成部分，是油田企業(yè)管理的重要內(nèi)容，是油田企業(yè)強(qiáng)化基礎(chǔ)管理、提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、維護(hù)自身權(quán)益的原始依據(jù)，也是維持油田企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)必不可缺的部分。自油田開發(fā)以來，雖然各級(jí)、各層領(lǐng)導(dǎo)給予油田開發(fā)檔案一定的重視，油田開發(fā)檔案也初具規(guī)模，現(xiàn)代化管理水平不斷提高，但在具體工作中仍有不少問題需要改進(jìn)和加強(qiáng)，本文通過對(duì)油田開發(fā)企業(yè)檔案管理目前存在問題進(jìn)行分析，提出一些見解和認(rèn)識(shí)，使油田開發(fā)企業(yè)檔案管理更加規(guī)范和科學(xué)，以便更好地為油田生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)。 一、目前油田開發(fā)企業(yè)檔案管理中的主要問題 1檔案管理的自動(dòng)化水平不高。提高檔案管理的自動(dòng)化水平喊了多年，但目前還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到網(wǎng)絡(luò)化管理的需要。大部分檔案

3、室僅幾臺(tái)微機(jī)，手工檢索和錄入等主要工作方式。 2檔案收集不規(guī)范。在檔案收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，有時(shí)出現(xiàn)檔案員逐個(gè)跑各個(gè)部門和科室，有的以忙推脫，檔案歸檔不及時(shí)，有些重要檔案，由于檔案人員不可能參與每一項(xiàng)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，導(dǎo)致重要檔案不能及時(shí)歸檔現(xiàn)象，時(shí)間一長(zhǎng)，甚至有丟失的可能。特別是目前人員調(diào)動(dòng)頻繁，調(diào)動(dòng)人員總是急著辦手續(xù)，檔案人員由于都是熟人關(guān)系，只要簽了字，馬上讓其辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)，而實(shí)際上該調(diào)動(dòng)人員手里可能還有重要的檔案還沒有歸檔上交。 3檔案綜合管理力度不夠。油田開發(fā)企業(yè)的廠處級(jí)單位的檔案室，只是廠行政辦下面的一個(gè)班組，廠級(jí)由總工程師主管(有些由主管科技的副廠長(zhǎng)

4、主管)，廠辦主任、或總工程師由于工作較忙，具體的檔案工作協(xié)調(diào)不可能直接管，而檔案室主任只是一個(gè)班組長(zhǎng)的級(jí)別，與各個(gè)部溝通和協(xié)調(diào)困難較大。另外，勞資、組織等業(yè)務(wù)部門還專門設(shè)有檔案室，也給檔案綜合管理帶來了困難。 4檔案整理不規(guī)范。在檔案整理過程中存在著類別不清、卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理不相符等問題，特別是文書檔案中油田的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分為多個(gè)子系統(tǒng)，而基層或部分人員上交檔案出現(xiàn)子系統(tǒng)劃分不準(zhǔn)，造成查找一個(gè)文件或資料費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間。 5檔案管理的深度和幅度有待加強(qiáng)。從深度上講，檔案管理人員對(duì)企業(yè)重大生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)不掌握信息，生產(chǎn)業(yè)務(wù)不熟，導(dǎo)致檔案利用和收集的困難；從幅度上講，目前檔案室缺乏聲像檔案管理，這一塊目

5、前在宣傳部門，這也給加強(qiáng)科學(xué)管理帶來了難度。 6檔案人員素質(zhì)有待加強(qiáng)。都認(rèn)為檔案室是一個(gè)工作輕松部門，沒有過多的從人員技術(shù)素質(zhì)上考慮過進(jìn)人。人員知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，培訓(xùn)流于形式，也影響了檔案管理水平的提高。 7檔案工作的生態(tài)環(huán)境問題。檔案存放環(huán)境不理想，以第一采油廠為例，目前的檔案室是油田開發(fā)會(huì)戰(zhàn)初期建造的辦公樓改作檔案室，房屋陳舊，樓板多處裂縫，經(jīng)多次鑒定，已達(dá)不到檔案存放的要求，而且與其他單位合用辦公，不符合檔案保密的要求。檔案工作人員的生態(tài)環(huán)境問題：檔案工作人員待遇低，績(jī)效工資是全廠最低的，節(jié)假日無加班工資，沒有與生產(chǎn)科技人員享受同等待遇。 二、措施和建議 1規(guī)范公文制作。公文制作是提高檔案管

6、理水平的基礎(chǔ)和前提。一是公文用紙質(zhì)量要好，幅度尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定和油田總公司的要求；二是排版形式為橫排，左側(cè)裝訂；三是注意檢查公文制作是否履行了簽發(fā)手續(xù)；四是公文字跡要清晰；五是公文引文文種要合理，用字要規(guī)范。 2加強(qiáng)檔案的收集和整理。一是檔案人員要主動(dòng)深入到各部門，主動(dòng)收集需要存檔的各種檔案資料、信息；二是加強(qiáng)對(duì)各業(yè)務(wù)部門檔案人員的檔案意識(shí)教育；三是擴(kuò)大資料的存檔范圍；四是檔案工作人員要參加廠部召開的各種生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)會(huì)議，掌握生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)催促該歸檔的資料一定要?dú)w檔；五是嚴(yán)格獎(jiǎng)懲，對(duì)于在人事調(diào)動(dòng)過程中丟失資料的要凍結(jié)調(diào)動(dòng)手續(xù)，追究有關(guān)人員的責(zé)任。 3整合檔案資源，

7、加強(qiáng)綜合管理。一是提高檔案室的級(jí)別，配備專職的科級(jí)以上干部去管理檔案工作；二是把組織、勞資等分散至各業(yè)務(wù)部門的檔案室，統(tǒng)一規(guī)劃到檔案室管理；三是重新建聲像檔案，把宣傳科錄、照相工作劃歸檔案室。 4加強(qiáng)檔案工作的生態(tài)環(huán)境建設(shè)。一是對(duì)現(xiàn)有的檔案設(shè)施進(jìn)行評(píng)估分析，不符合檔案存放標(biāo)準(zhǔn)的，向上級(jí)主管部門匯報(bào)，盡快統(tǒng)一整改；二是提高檔案工作人員的待遇，績(jī)效工資與機(jī)關(guān)科室享受同等待遇，節(jié)日加班與一線生產(chǎn)人員享受同等待遇，技術(shù)職稱評(píng)定與地質(zhì)、工程管理、政工等類別人員享受同等待遇。 5電子檔案與紙質(zhì)檔案共存。設(shè)計(jì)電子檔案的操作細(xì)則達(dá)到快捷查閱的目的，新歸檔的檔案，適用于電子檔案的用電子檔案的方法歸檔，不適用于電子檔案的用紙質(zhì)檔案歸檔，以前的舊檔案，只建立檢索目錄電子檔案，以盡快實(shí)現(xiàn)與檔案管理現(xiàn)代化接軌。 6進(jìn)一步加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)工作，不光要提高檔案室人員的技術(shù)素質(zhì)，還要提高基層檔案人員的技術(shù)素質(zhì)，培訓(xùn)要有針對(duì)性，要結(jié)合具體的案例，豐富檔案管理人員的知識(shí)，不光要學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，還要學(xué)習(xí)油田開發(fā)的其他門類的知識(shí)，以提高檔案管理人員收集、整理、編目、檢索、錄入、查找的工作能力；要提高檔案管理人員的工作責(zé)任心，在檔案管理人員的待遇沒有按照個(gè)人的意愿落實(shí)之前，該加班的要加班，節(jié)假日要保證有值班人員，保證手機(jī)暢通，以解決節(jié)假日資料檔案查閱的需要。 總之，在新的歷史