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文檔簡介

1、銷售和收款循環(huán)的內(nèi)部控制、銷售及收款循環(huán)文件類別作業(yè)項(xiàng)目編號頁次、流程圖二、銷售和收款第杯齡控序銷售及收款循環(huán)作業(yè)流程圖銷售計(jì)劃作業(yè)程序客戶授信作業(yè)程序訂單處理作業(yè)程序預(yù)收貨款及簽證押匯作業(yè)程序交貨作業(yè)程序開立銷貨發(fā)票作業(yè)程序應(yīng)收帳款作業(yè)程序客訴處理及銷貨退回作業(yè)客訴處理及銷貨折讓作業(yè)收款作業(yè)程序1-21-31-41-51-61-781-91-101-111-121-131-3交貨作業(yè)-銷售及收款循環(huán)作業(yè)流程圖銷售計(jì)劃作業(yè),訂單作業(yè)L-J客戶授信作業(yè)預(yù)收賬款銷售退回作業(yè)應(yīng)收賬款作業(yè)是否發(fā)生客戶投訴投訴處理作業(yè)銷貨折讓作業(yè)收款作業(yè)【內(nèi)部控制制度】文件類別卜售及收款循環(huán)1作業(yè)項(xiàng)目作業(yè)程序及控制重點(diǎn)

2、、從廣1J/./M_i、4J參考文件/使用窗體銷售計(jì)劃作業(yè)、控制的作業(yè)程序1 .配合年度預(yù)算作業(yè),預(yù)測未來一季乃至二或三年之銷售變化情形。2.業(yè)務(wù)單位于制定銷售目標(biāo)前,應(yīng)由下列各項(xiàng)基礎(chǔ)著手:(1)以往年度銷售情況。(2)市場占有率及競爭者狀況。(3)國內(nèi)外經(jīng)濟(jì)景氣狀況。(4)產(chǎn)業(yè)狀況。(5)產(chǎn)品開發(fā)計(jì)劃。(6)售價(jià)政策及促銷計(jì)劃。(7)其它可能影響銷售預(yù)測之因素。3 .依據(jù)上述之基礎(chǔ)了解后擬定未來方向。4 .未來方向確定后考慮自身資源及經(jīng)營策略,提出銷售預(yù)測目標(biāo)。5 .每月營業(yè)會議應(yīng)定期檢討銷售及預(yù)測差異原因。二、控制的重點(diǎn):1 .預(yù)測是否考慮政治、文化、經(jīng)濟(jì)、市場動態(tài)及競爭者進(jìn)入等因素。2

3、.預(yù)測是否包含短、中、長期預(yù)測,并適時(shí)修正之。3 .預(yù)測是否考慮歷史及未來之各種變量之?dāng)?shù)據(jù)。4 .公司是否依規(guī)定定期舉辦營業(yè)會議并做成議事錄。、參、怎息:1 .預(yù)算管理辦法2 .營業(yè)會議議事錄文件類別卜售及收款循環(huán)1作業(yè)項(xiàng)目作業(yè)程序及控制重點(diǎn)/t_r_nt,參考文件/使用窗體客戶授信作業(yè)程序、作業(yè)程序:1 .新客戶要求信用交易時(shí),由業(yè)務(wù)人員收集客戶數(shù)據(jù)和銀行往來賬戶數(shù)據(jù)后填入客戶基本資料表(業(yè)務(wù)部),并預(yù)估客戶之每月交易金額后,擬定欲申請之信用交易金額,送業(yè)務(wù)部門主管簽核。2 .業(yè)務(wù)部門主管簽發(fā)信用交易金額后,由業(yè)務(wù)助理送交財(cái)務(wù)部征信,征信人員依授信管理辦法進(jìn)行征信作業(yè),再將征信數(shù)據(jù)及意見匯總

4、填入客戶基本資料表(財(cái)務(wù)部),呈請權(quán)責(zé)主管核定其信用交易金額。3 .權(quán)責(zé)主管核定其信用交易金額后,征信人員進(jìn)入ERP營業(yè)管理循環(huán)體系建立客戶之信用交易額度。4 .若信用評估不佳,仍須接此訂單,則由總經(jīng)理決定是否要求擔(dān)保抵押或保證,或是要求現(xiàn)金付款。5 .指用交易額度變更時(shí)需重新填寫客戶基本數(shù)據(jù)表(業(yè)務(wù)部),再依授信管理辦法規(guī)定辦理。6 .客戶基本數(shù)據(jù)表(業(yè)務(wù)部)、客戶基本數(shù)據(jù)表(財(cái)務(wù)部及超出信用額度申請書由財(cái)務(wù)部征信人員留存,并定期復(fù)核客戶之信用額度。7 .征信人員在接獲退票通知或得知某客戶發(fā)生財(cái)務(wù)危機(jī)時(shí),經(jīng)初步查明證實(shí),應(yīng)立即通知業(yè)務(wù)部門停止信用交易,俟財(cái)務(wù)狀況好轉(zhuǎn)方可重新提出信用交易申請;

5、業(yè)務(wù)人員對于有問題之客戶應(yīng)進(jìn)行了解,以決定因應(yīng)之對策。二、控制重點(diǎn):1 .是否建立客戶征信數(shù)據(jù)并隨時(shí)更新。2 .客戶授信總額是否經(jīng)適當(dāng)核準(zhǔn)。3 .修正客戶之信用額度或授信政策是否經(jīng)適當(dāng)核準(zhǔn)。4 .如有超過授信額度總額之出貨是否依規(guī)定填寫超出向用額度出貨申請書并呈權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)。5 .對于授信不佳之客戶,其交易型態(tài)是否考慮變更。、參考文件:1.授信管理辦法。二、使用窗體:1 .客戶基本數(shù)據(jù)表(業(yè)務(wù)部)。2 .客戶基本資料表(財(cái)務(wù)部)。3 .超出信用額度出貨申請書。)文件類別卜售及收款循環(huán)1作業(yè)項(xiàng)目作業(yè)程序及控制重點(diǎn)參考文件/使用窗體訂單處理作業(yè)程序一、作業(yè)程序:1 .接單:(1)業(yè)務(wù)人員接獲客戶訂

6、單或詢價(jià)時(shí),若客戶價(jià)格在合理售價(jià)范圍內(nèi)可接單,若客戶詢價(jià)或訂單不在合理售價(jià)范圍內(nèi),則由主管確認(rèn)后報(bào)價(jià)。(2)業(yè)務(wù)部接獲客戶訂單或簽訂合約書后,應(yīng)先檢查各項(xiàng)交易條件是否齊全,訂單或合約內(nèi)容撰寫是否清楚,若有涂改是否經(jīng)適當(dāng)蓋章核準(zhǔn)。(3)接獲客戶訂單后,業(yè)務(wù)人員需進(jìn)入ERP庫存管理盤點(diǎn)體系檢視庫存量,庫存不足時(shí),則依CP-1請購作業(yè)程序進(jìn)行請購。(4)業(yè)務(wù)經(jīng)與客戶確認(rèn)銷售交易條件后,由業(yè)務(wù)助理于ERP訂單系統(tǒng)鍵入客戶訂購品名、數(shù)量、交期等數(shù)據(jù),并打印內(nèi)部訂單呈權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)。2 .訂單變更:(1)受訂后在未出貨前才準(zhǔn)予受理變更。(2) 內(nèi)部訂單若有變動,經(jīng)權(quán)責(zé)主管確認(rèn)后,業(yè)務(wù)助理進(jìn)入ERP營業(yè)管理體

7、系制作訂單變更單,打印變動后內(nèi)部訂單通知廠商。二、控制重點(diǎn):1 .訂單之接受、涂改及變更是否經(jīng)適當(dāng)核準(zhǔn)。2 .需訂定合約者,其處理是否符合公司相關(guān)規(guī)定。3 .業(yè)務(wù)人員接受訂單后是否適當(dāng)處理并經(jīng)核準(zhǔn)。4 .業(yè)務(wù)人員與客戶談妥交易是否經(jīng)客戶確認(rèn)并將交期列入控管。、使用窗體:1 .內(nèi)部訂單2 .訂單變更單1-13文件類別銷售及收款循環(huán)作業(yè)項(xiàng)目預(yù)收貨款及簽證押匯作業(yè)作業(yè)程序及控制重點(diǎn)作業(yè)程序:參考文件/使用窗體使用窗體:1.T/T方式:(1)財(cái)務(wù)部出納人員收到 T/T款后,通知帳務(wù)人員及業(yè)務(wù) 助理依CS-5交貨作業(yè)程序辦理出貨之相關(guān)作業(yè)。1.退回預(yù)收(溢付) 款申請書。(2)退回客戶之預(yù)付款A(yù).由業(yè)務(wù)

8、助理填寫退回預(yù)收(溢付)款申請書,交由帳務(wù)人員核對應(yīng)退回之金額,連同預(yù)收貨款之收款沖賬單轉(zhuǎn)回業(yè)務(wù)助理并呈權(quán)責(zé)主管簽核。B.經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)后,業(yè)務(wù)助理將前述單據(jù)交由帳務(wù)人員,并由帳務(wù)人員于ERP財(cái)務(wù)管理循環(huán)體系制作收款沖賬單沖轉(zhuǎn)原收款分錄。C.出納人員核對上述A.所附憑證據(jù)無誤后,于ERP財(cái)務(wù)管理循環(huán)體系將收款沖賬單拋轉(zhuǎn)傳票并呈權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)后,辦理退回溢收之預(yù)付款給客戶。2預(yù)收信用狀:(1)業(yè)務(wù)助理接到信用狀時(shí)先審核其內(nèi)容,若有不符則通知客戶修改信用狀,然后再依CS-5交貨作業(yè)程序制作相關(guān)文件辦理出貨。(2)信用狀押匯之相關(guān)文件(包括發(fā)票、匯票、承兌申請書、保險(xiǎn)單、提單、INVOICE、PACK

9、INGLIST等)由業(yè)務(wù)助理匯整轉(zhuǎn)交出納人員辦理。經(jīng)銀行審查無誤后,由銀行撥款轉(zhuǎn)入公司存款賬戶。(3)出納人員確認(rèn)入帳后,通知帳務(wù)人員及業(yè)務(wù)助理進(jìn)行帳務(wù)及出貨之相關(guān)作業(yè)。:、控制重點(diǎn):1 .確實(shí)注意付款條件,并于收到客戶T/T或信用狀時(shí),詳加核對其金額與條款是否與訂單相符。2 .核對出口文件與信用狀的內(nèi)容及條款是否相符。3 .客戶的匯款及押匯金額入帳后,其金額是否與銷貨(送貨)單相符?!緝?nèi)部控制制度】文件類別銷售及收款循環(huán)作業(yè)項(xiàng)目交貨作業(yè)程序作業(yè)程序及控制重點(diǎn)一、作業(yè)程序:1.出貨管理(1)業(yè)務(wù)助理每日依據(jù)客戶訂單或之',客戶訂單現(xiàn)況明細(xì)表ERP營業(yè)管理循環(huán)體系作為出貨管制基準(zhǔn)(2)出

10、貨時(shí)業(yè)務(wù)助理進(jìn)入 ERP營業(yè)管理循環(huán)體系O制作出貨申請單,并拋轉(zhuǎn)為銷貨(送貨)單及銷貨成品(出庫)單,前述窗體 ERP系統(tǒng)會自動編號并列出容 戶名稱、貨品名稱、數(shù)量及出貨日期。(3)業(yè)務(wù)助理打印銷貨(送貨)單一式四聯(lián),呈權(quán)責(zé)主 管簽核,核準(zhǔn)后制作麥頭、標(biāo)簽。(4)業(yè)務(wù)助理將權(quán)責(zé)主管簽核后之銷貨(送貨)單一式 四聯(lián)給會計(jì)人員開立發(fā)票。參考文件/使用窗體使用窗體:1 .客戶訂單現(xiàn)況明細(xì)表。2 .銷貨(送貨)單。3 .銷貨成品(出庫) 單。4.Internal SampleRequest Form1-19(5)會計(jì)人員開立發(fā)票后再將銷貨(送貨)單之第一聯(lián)(綠聯(lián))及第四聯(lián)(藍(lán)聯(lián))、發(fā)票(一式三聯(lián)的第二

11、、三聯(lián))及連同發(fā)票印出之“銷貨單"(一式三聯(lián))轉(zhuǎn)交給倉庫人員。(6)倉庫人員依銷貨(送貨)單備料出貨并打印銷貨成品(出庫)單呈倉管主管簽核,以確保庫位及庫存數(shù)量之正確性。(7)銷貨單應(yīng)經(jīng)客戶簽收或取得托運(yùn)業(yè)者之簽收單具,并妥善保管。(8)會計(jì)人員依銷貨(送貨)單結(jié)轉(zhuǎn)應(yīng)收帳款、銷貨收入傳票。2 .出貨排程參照CO-4銷貨出庫作業(yè)程辦理。3 .樣品領(lǐng)用:(1)客戶提出申請時(shí),業(yè)務(wù)人員先查詢庫存量,再填寫InternalSampleRequestForm,經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)后,上述程序出貨,但不開立發(fā)票。(2)若庫存量不足,則由業(yè)務(wù)人員決定是否向同行調(diào)貨或是向原廠申請。【內(nèi)部控制制度】文件類別

12、銷售及收款循環(huán)交貨作業(yè):、控制重點(diǎn):1 .訂單是否以客戶訂單現(xiàn)況明細(xì)表控管,準(zhǔn)時(shí)交貨。如有逾期未交情形,應(yīng)檢討其原因,提出改善對策。2 .倉庫人員是否核對交貨種類、數(shù)量應(yīng)與銷貨(送貨)單、發(fā)票上之內(nèi)容一致。3 .需有核準(zhǔn)之銷貨(送貨)單始可出貨。4 .倉庫人員對于當(dāng)日未及時(shí)送出之貨物是否通知業(yè)務(wù)人員。5 .客戶訂單、銷貨(送貨)單及銷貨成品出庫單是否續(xù)號歸檔保存。6 .樣品銷貨(送貨單)是否備InternalSampleRequestForm,并經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)?!緝?nèi)部控制制度】文件類別銷售及收款循環(huán)作業(yè)項(xiàng)目作業(yè)程序及控制重點(diǎn)參考文件/使用窗體及立銷 k票作 卜呈序1.發(fā)票開立:(1)出貨前由業(yè)

13、務(wù)助理進(jìn)入ERP營業(yè)管理循環(huán)體系制作銷貨(送貨)單呈權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)。(2)銷貨(送貨)單經(jīng)權(quán)責(zé)主管簽核后,轉(zhuǎn)交會計(jì)人員進(jìn)入ERP營業(yè)管理循環(huán)體系依照營業(yè)人開立銷貨憑證時(shí)限表之規(guī)定期限內(nèi)序號開立發(fā)票。(3)發(fā)票及供客戶簽收用之”銷貨單”各一式三聯(lián),”銷貨單”于打印發(fā)票時(shí)連同發(fā)票一起印出來并序號開立。發(fā)票為第一到第三聯(lián),第一聯(lián)為存根聯(lián)由財(cái)務(wù)部留存,第二、三聯(lián)為扣抵聯(lián)及客戶收執(zhí)聯(lián)隨貨交給客戶,”銷貨單”為第四到第六聯(lián),第四聯(lián)為客戶留存聯(lián),第五聯(lián)為客戶簽回聯(lián),第六聯(lián)為倉庫存查聯(lián),合計(jì)共六聯(lián)。2.發(fā)票作廢:(1)發(fā)票作廢應(yīng)填寫單據(jù)修改通知書,申請條件限于:A.發(fā)票內(nèi)容開錯(cuò)。B.發(fā)票所載數(shù)量與客戶簽收數(shù)量不

14、符。C.因故退貨。(2)將原發(fā)票取回,若為當(dāng)月發(fā)票則直接釘于存根聯(lián)上,并加蓋作廢章始可重新開立。(3)若為已申報(bào)營業(yè)稅之發(fā)票,或原開立發(fā)票之收執(zhí)聯(lián)因故不能收回時(shí),應(yīng)取得客戶出具之“營業(yè)人銷貨退回進(jìn)貨退出或折讓證明單:向稅捐機(jī)關(guān)辦理營業(yè)稅扣抵。3 .出貨、開立發(fā)票與記載應(yīng)收帳款應(yīng)由不同人員負(fù)責(zé)。4 .會計(jì)人員定期編制營業(yè)收入與統(tǒng)一發(fā)票調(diào)節(jié)表。:、控制重點(diǎn):參考文件:營業(yè)稅法及相關(guān)法 令。使用窗體:1 .銷貨(送貨)單,2 .單據(jù)修改通知書1 .銷貨發(fā)票開立是否依營業(yè)稅法規(guī)定辦理,發(fā)票與銷貨(送貨)單內(nèi)容要一致,如有差異是否予以查明。2 .出貨、開立發(fā)票與記載應(yīng)收帳款明細(xì)帳是否由不同人員負(fù)責(zé)。3

15、.跳開發(fā)票及作廢發(fā)票是否注明原因并適當(dāng)保存。4 .銷貨退回是否及時(shí)查明原因并取得核準(zhǔn),并取回原統(tǒng)一發(fā)票或取得證明文件于存貨帳上作沖轉(zhuǎn)記錄o【內(nèi)部控制制度】文件類別Z“售及收款循環(huán)作業(yè)項(xiàng)目作業(yè)程序及控制重點(diǎn)參考文件/使用窗體應(yīng)收帳款 卜業(yè)程序、|L土J1 .會計(jì)人員每日審核留存的紅、黃聯(lián)銷貨(送貨)單及一聯(lián)發(fā)票、進(jìn)入ERP營業(yè)管理循環(huán)體系作銷貨(送貨)單及應(yīng)收憑單的確認(rèn),再轉(zhuǎn)立沖及傳票確認(rèn),前述單據(jù)須呈權(quán)責(zé)主管簽核。2 .柜臺總機(jī)人員收到客戶寄來的貨款支票時(shí),先將客戶名稱、掛號號碼、支票票號及金額填入支票簽收單,并同此單據(jù)及支票交于帳務(wù)人員,由帳務(wù)人員依支票內(nèi)容登錄于ERP應(yīng)收票據(jù)管理系統(tǒng)并進(jìn)行

16、沖帳作業(yè),由出納人員核對金額無誤后存入銀行托收及兌現(xiàn)。3 .帳務(wù)人員應(yīng)定期通知業(yè)務(wù)單位逾期未收之應(yīng)收帳款資料,并由相關(guān)業(yè)務(wù)人員追蹤催收。4 .逾期未收之應(yīng)收帳款收款依應(yīng)收帳款管理辦法辦理。業(yè)務(wù)人員必須提出異常狀況報(bào)告詳細(xì)說明債務(wù)人、金額及原因,呈權(quán)責(zé)主管簽核后轉(zhuǎn)交催收人員。催收人員依異常狀況報(bào)告作后續(xù)追蹤處理,于異常狀況結(jié)案或處理完畢時(shí)填寫異常處理結(jié)案報(bào)告呈權(quán)責(zé)主管簽核結(jié)、參考文件:1.應(yīng)收帳款管理辦 法。:、使用窗體:1 .銷貨(送貨)單。2 .應(yīng)收憑單。3 .支票簽收單4 .異常狀況報(bào)告。5 .異常處理結(jié)案報(bào) 告。案。5 .財(cái)務(wù)部定期審查備抵呆帳之提列是否適當(dāng)足夠,已確定之壞帳是否認(rèn)列損失

17、。6 .因銷貨退回及折讓所發(fā)生之應(yīng)收帳款減少,需經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)。:、控制重點(diǎn):1 .應(yīng)收帳款/票據(jù)明細(xì)帳是否與客戶出貨單相符,并定期與總帳調(diào)節(jié)。2 .業(yè)務(wù)單位是否定期追蹤逾期未收之應(yīng)收帳款。3 .每期應(yīng)評估備抵呆帳提列是否適當(dāng)足夠,呆帳沖銷應(yīng)經(jīng)核準(zhǔn)。4 .因銷貨退回及折讓所調(diào)整之應(yīng)收帳款,是否經(jīng)適當(dāng)核準(zhǔn)。5 .是否不定期向客戶對帳或函帳應(yīng)收帳款余額。【內(nèi)部控制制度】文件類別,肖售及收款循環(huán)作業(yè)項(xiàng)目作業(yè)程序及控制重點(diǎn)參考文件/使用窗體-、作業(yè)程序:1 .業(yè)務(wù)單位接獲客戶DebitNote時(shí),應(yīng)查明原因并立即處理,若屬產(chǎn)品問題則填寫原廠ClaimReport進(jìn)行產(chǎn)品異常處理,并將原廠處理結(jié)果的PQ

18、A回復(fù)客戶。.若確定為原廠責(zé)任,業(yè)務(wù)部門應(yīng)知會原廠及客戶辦理退貨或換貨。2 .采退貨方式處理并接到客戶退回之貨品、營業(yè)人銷貨退回進(jìn)貨退出或折讓證明單及相關(guān)證明文件時(shí),由業(yè)務(wù)單位填寫非采購入庫申請通知書并經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)后,轉(zhuǎn)交倉庫。3 .倉庫人員清點(diǎn)客戶退貨品名及數(shù)量進(jìn)入ERP庫存管理盤點(diǎn)體系內(nèi)做庫存調(diào)整,產(chǎn)生銷貨退回入庫單及銷貨退回(折讓)通知單。4 .業(yè)務(wù)人員將銷貨退回(折讓)通知單呈權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)后,送交財(cái)務(wù)部帳務(wù)人員進(jìn)入ERP營業(yè)管理循環(huán)體系做應(yīng)收憑單之確認(rèn)。-、使用窗體:I.Claim Report2.PQA3 .營業(yè)人銷貨退 回進(jìn)貨退出或 折讓證明單4 .非采購入庫申請通知書。5 .銷

19、貨退回入庫 單。6 .銷貨退回(折讓) 通知單。:、控制重點(diǎn):1 .對于客訴案件業(yè)務(wù)人員是否確實(shí)查明客戶反應(yīng)之情況,并傳達(dá)至相關(guān)部門做迅速妥善之處理。2 .客戶反應(yīng)之意見是否予以記錄分析,以作為日后改進(jìn)之參考。若發(fā)生理賠,相關(guān)責(zé)任是否明確歸屬,金額是否合理,手續(xù)是否完備。3 .退貨品是否適時(shí)處理,良品、不良品不可混雜。4 .退貨是否取得客戶出具之營業(yè)人銷貨退回進(jìn)貨退出或折讓證明單及相關(guān)證明文件,每筆退貨是否交由財(cái)務(wù)部帳務(wù)人員依規(guī)定登帳,并注意有無特定客戶之退貨金額及退貨次數(shù)較多。文件類別哨售及收款循環(huán)參考文件/使用窗體作業(yè)項(xiàng)目作業(yè)程序及控制重點(diǎn)1-27客訴處理及折讓作,程序,、作業(yè)程序:1.若

20、銷售貨款發(fā)生折讓時(shí),依據(jù)客戶出具營業(yè)人銷貨退回進(jìn)貨退出或折讓證明單(國外客戶得以文書信函載明折讓內(nèi)容及金額),說明折讓原因,并由業(yè)務(wù)助理進(jìn)入、使用窗體:1.營業(yè)人銷貨退回進(jìn)貨退由或折讓證明單ERP營業(yè)管理循環(huán)體系制作銷貨退回(折讓)通知單,并將客戶折讓金額、原因載于銷貨退回(折讓)2.銷貨退回(折讓)通知單。通知單上,呈報(bào)權(quán)責(zé)主管審核。2 .銷貨退回(折讓)通知單經(jīng)核準(zhǔn)后,連同客戶出具之營業(yè)人銷貨退回進(jìn)貨退出或折讓證明單轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部。3 .財(cái)務(wù)部帳務(wù)人員依據(jù)業(yè)務(wù)助理送來之上述單據(jù)進(jìn)入ERP財(cái)務(wù)管理循環(huán)體系做應(yīng)收帳款沖銷,確認(rèn)應(yīng)收憑單。:、控制重點(diǎn):1.銷貨折讓金額是否合理并經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)。2.是否取得客戶出具之“營業(yè)人銷貨退回進(jìn)貨退出

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