檔案管理工作規(guī)程

1、檔 案 管 理 工 作 規(guī) 程1、目的為加強本院檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)、不斷提高我院檔案工作的科學管理水平，使我院檔案室能真實完整的反映我院在各個時期開展各項工作的歷史真實面貌并有效地為學校工作和社會各界服務(wù)，為國家積累檔案史料，根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法、 國家教委令第6號普通高等學校檔案管理辦法和江西省檔案管理條例，結(jié)合我院實際，特制定本檔案管理工作規(guī)程。2、適用范圍適用于我院各部門在人事、教學、科研、黨政管理、學?；窘ㄔO(shè)及其它各項活動中形成的對學校和社會具有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同載體和形式的歷史記錄。3、職責3.1 我院檔案工作

2、由主管院長領(lǐng)導(dǎo)，院長辦公室主任分管，由院長辦公室一名副主任兼管，配專職檔案管理員一名；院屬各部門應(yīng)把檔案工作列入本部門負責人和兼職檔案管理員的職責范圍，并將部門兼職檔案管理員名單加蓋部門印章后上報院長辦公室。3.2院辦綜合檔案室是我院檔案工作的職能管理部門，集中統(tǒng)一管理全校檔案工作。負責對院內(nèi)各部門的文件收集、錄入、立卷和歸檔工作進行監(jiān)督指導(dǎo)和檢查。負責征集、分類、保管、編目、統(tǒng)計全校各類檔案及有關(guān)資料，開展檔案的開放利用工作。負責各部門兼職檔案員的專業(yè)知識培訓和正常工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。參加檔案工作協(xié)作、學術(shù)研究和交流活動，開展檔案法宣傳和檔案利用者教育工作。對保管期限已滿檔案的鑒定和銷毀。3.3

3、 黨委檔案的綜合類由黨委辦公室負責立卷歸檔。3.4 紀委、組織、宣傳教育、統(tǒng)戰(zhàn)、工會、團委類檔案由各自部門立卷歸檔。3.5行政檔案的綜合類由院長辦公室負責立卷歸檔；人事、審計、保衛(wèi)、圖書等由各自部門立卷歸檔。3.6教學檔案的綜合類學科與實驗室建設(shè)、招生、學籍、管理、課堂教學與教學實踐、學位、教材、畢業(yè)生(由學生科立卷)統(tǒng)一由教務(wù)處負責立卷歸檔。3.7科研檔案、出版類檔(含社會科學)由科研科負責立卷歸檔。3.8基建類檔案由總務(wù)科負責立卷歸檔。3.9儀器設(shè)備類檔案由教務(wù)處負責立卷歸檔。3.10外事檔案由院外辦負責立卷歸檔(人事處、科研科有關(guān)外事方面的文件材料交院外辦統(tǒng)一立卷)。3.11財會類檔案由

4、財務(wù)科負責立卷歸檔。3.12聲像載體檔案分別現(xiàn)代教育中心負責立卷歸檔。3.13院內(nèi)各部門兼職檔案人員職責：3.13.1負責本部門文件的形成、撰寫、保管、整理立卷和微機錄入工作。3.13.2監(jiān)督部門工作中文件形成的質(zhì)量（書寫材料字跡、紙張、標題、印章等）。3.13.3接受院檔案室的業(yè)務(wù)培訓、指導(dǎo)和執(zhí)行制度情況的監(jiān)督、檢查。3.13.4注意文件材料的安全、保密，按規(guī)定時間向院檔案室歸檔、移交，并保證歸檔文件的齊全、完整。4、工作程序 檔案收集范圍主要為：包括文書檔案、教學檔案、科研檔案、基建檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案等，專業(yè)檔案由各職能部門單獨存檔。4.1黨、政文件材料的部門立卷

5、與歸檔程序一、預(yù)立卷(平時歸卷) 1、院屬各部門均為立卷部門。 2、各立卷部門根據(jù)本部門歷年文件材料形成規(guī)律，參照歸檔范圍，預(yù)先編制文件材料預(yù)立卷類目。 3、各立卷部門的兼職檔案員，在平時應(yīng)嚴格按文書處理制度做好文件材料的收集工作，隨時將辦理完畢的文件，根據(jù)文件材料預(yù)立卷目分類存放。 二、立卷分工 1、中共中央、國務(wù)院、省、市黨委、人民政府，國家教育部以及國務(wù)院有關(guān)部、委下達的文、電材料，綜合性的，由院辦立卷歸檔，專業(yè)性的或具體業(yè)務(wù)性的，由各承辦單位立卷歸檔。 2、以黨委、行政名義的發(fā)文，由黨辦、院辦分別立卷歸檔。以部門名義的發(fā)文由各部門立卷歸檔。 3、黨委和學校召開的代表大會、辦公會所形成的

6、材料，由黨辦、院力分別立卷歸檔。職能部門以黨委和行政的名義召開的全校性專門會議所形成的材料，由主辦單位立卷歸檔。 、 4、院內(nèi)各行政部門的工作計劃、總結(jié)、報告由院辦立卷歸檔。黨委各總支支部報黨委的工作計劃、總結(jié)、報告由黨辦立卷歸檔。 5、院內(nèi)各部門向黨委、行政的請示正文及相應(yīng)的批復(fù)、批轉(zhuǎn)的原件，由黨辦或院辦立卷歸檔；請示報告的原件及批轉(zhuǎn)、批復(fù)的復(fù)制件，由報文部門立卷歸檔。 6、兩個以上部門共同辦理的文件，由主辦部門立卷歸檔，非主辦部門只保存復(fù)制件。 7、各臨時機構(gòu)、撤銷機構(gòu)形成的原材料，應(yīng)于機構(gòu)撤銷前做好整理工作，移交院綜合檔案室保存，任何人不得帶入其他部門。 三、整理組卷(立卷) 1、在平時

7、積累歸卷基礎(chǔ)上，按照歸檔范圍，剔除無需歸檔的文件材料；對照收發(fā)文登記，調(diào)整檢查每組文件是否齊全、完整。 2、將文件按年度或問題進行立卷分類。 (1)分年度：將文件按其形成或針對的年度分開。 如：一般文件歸入文件形成年度。 跨年度的請示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度。 。 跨年度的規(guī)劃、計劃，歸入文件內(nèi)容針對的第一個年度。 跨年度的總結(jié)、報告，歸人文件內(nèi)容針對的最后一個年度。 跨年度的會議文件，歸入會議開幕的年度。 (2)分問題：將文件按其內(nèi)容所反應(yīng)的問題分開。 3、以問題為主進行立卷組合。 如：會議文件，按會議的屆次組合。 非訴訟案件材料，按立案問題或按人組合。 統(tǒng)計、報表、名冊等，按照名稱組合。 學校

8、管理和業(yè)務(wù)活動形成的文件、材料，按單一問題組合。 工作計劃、總結(jié)等文件，按責任者或名稱組合。 簡報按名稱或期號組合。 4、卷內(nèi)文件材料按重要程度或時間順序排列。 如：批復(fù)在前，請示、報告在后。 正件在前，附件在后。 正本在前，定稿在后。 結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。 其他文件材料按時間順序排列。 5、拆除卷內(nèi)文件中的金屬物，對破損文件材料進行修補。 6、革擬案卷標題。 (注：各立卷部門的兼職檔案員在完成上述步驟后，需通知檔案室會同有關(guān)人員檢查質(zhì)量，包括文件材料的齊全完整程度、卷內(nèi)文件的排列順序、案卷標題擬寫是否確切等。符合要求后再進行以下步驟操作，以免不必要的返工。) 7、編頁號。 卷內(nèi)目

9、錄、備考表均不編頁號。 卷內(nèi)文件無論單面或雙面只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個頁號。頁號應(yīng)用黑色號碼機敲出，起始號為1 頁號位置標在每頁材料非裝訂線一側(cè)下角。 8、填寫卷內(nèi)目錄。 卷內(nèi)目錄位于卷內(nèi)文件之前，必須用碳素墨水填寫或打印件。 序號：以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫，附件不編序號。 文件編號：文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。 責任者：形成文件部門或?qū)ξ募撚胸熑蔚氖鹈摺?題名：即文件標題，一般照實抄錄。自擬標題，外加“”號。 日期：文件的形成時間，如2001911。 頁次：卷內(nèi)每份文件起始之頁的編號。 9、填寫卷內(nèi)備考表。 卷內(nèi)備考表位于卷內(nèi)文件之后，必須用碳素墨水填寫。 本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文

10、件缺損、補充、移出、銷毀等情況，并標明卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)。 立卷人：兼(專)職檔案員簽名。 檢查人：立卷部門的負責人對本部門形成的檔案進行檢查并簽名。 立卷時間：填寫立卷的時間，年、月、日。 10、裝訂。 采用三孔一線法，一般不超過200頁(2的厚度)。若裝訂線處有字跡，須進行貼邊處理。 11、填寫案卷封面。 歸檔單位：立卷部門全稱。 案卷標題：應(yīng)簡明確切，體式一致。一般包括卷內(nèi)文件主要責任者、內(nèi)容、名稱(文種)。 起止日期：卷內(nèi)文件形成的最早至最晚日期。 保管期限：依據(jù)保管期限表，確定案卷的保管期限(永久、長期、短期) ，保管期限參照南昌大學撫州醫(yī)學分院檔案保管期限表執(zhí)行。 四、歸檔驗

11、收 1、歸檔時間：黨、政檔案應(yīng)在次年5月底前歸檔。 2、歸檔驗收：移交檔案時，交接雙方當面檢查。檔案室根據(jù)有關(guān)標準進行驗收。凡不符合要求者，檔案室不予接收，并限期改正。3、移交手續(xù)：檔案移交學校綜合檔案室時，參照國家標準(GBT97041999)辦理檔案交接手續(xù)。4.2教學(全日制本、?？平逃?文件材料的立卷與歸檔程序 一、預(yù)立卷(材料的形成與積累) 1、教務(wù)處及根據(jù)教學文件材料形成規(guī)律，參照南昌大學撫州醫(yī)學分院教學檔案(本、?？平逃?歸檔范圍和保管期限表編制文件材料預(yù)立卷類目。 2、部門兼職檔案員隨時將辦理完畢的文件，按文件材料預(yù)立卷類目分類存放。 3、檔案室隨時了解、督促、檢查兼職檔案員做

12、好文件材料的積累工作。 5、歸檔的教學文件材料必須字跡工整，格式統(tǒng)一，簽字手續(xù)完備。 二、整理組卷 l、在平時積累的基礎(chǔ)上，按檔案材料類型分別組卷。 2、原則上相同內(nèi)容的文件材料組成一卷便于利用，同一內(nèi)容的文件材料數(shù)量多時可以分別組成若干卷。也可以根據(jù)文件材料的內(nèi)在聯(lián)系，對問題單一，文件較少者，按不同內(nèi)容分別組成薄卷。注意分清年度，不可混年立卷。 如：數(shù)學質(zhì)量評獎材料數(shù)量多時可分別組成若干卷。 教材目錄即使數(shù)量不多也應(yīng)按屆單獨立卷。 3、卷內(nèi)密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后，批復(fù)在前，請示在后的要求排列。 4、擬寫案卷標題。 (注：兼職檔案員在完成上述步驟后，需通知檔

13、案室業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員檢查預(yù)立卷質(zhì)量，包括文件材料的齊全完整度、卷內(nèi)文件的排列順序、案卷標題擬寫是否確切等。符合要求后再進行以下步驟操作，以免不必要的返工。) 5、卷內(nèi)材料一律拆除金屬物，對破損的文件材料應(yīng)進行修補。 6、編頁號。 卷內(nèi)目錄、備考表均不編頁號。 卷內(nèi)文件無論單面或雙面只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個頁號。 頁號應(yīng)用藍色或黑色號碼機敲出，起始號為l。 頁號的位置在每面材料非裝訂線一側(cè)下角。 7、填寫卷內(nèi)目錄。 卷內(nèi)目錄位于案卷內(nèi)文件材料之前，必須用碳素墨水填寫或打印件。 序號：以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫，附件不編序號。 文件編號：文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。 責任者：填寫形成該文件的單位或

14、對該文件負有責任的署名者。 題名：填寫文件材料標題的全稱。 日期：填寫文件材料的形成日期(年、月、日)。 頁次：填寫每份文件材料首頁上標注的頁號。 8、填寫卷內(nèi)備考表。 卷內(nèi)備考表位于卷內(nèi)文件之后，必須用碳素墨水填寫。 本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、補充、移出、銷毀等情況，并注明卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)。 立卷人：立卷人即兼職檔案員簽名。 檢查人：教務(wù)處分管檔案工作的負責人對本部門形成的檔案進行檢查并簽名。 立卷時間：填寫立卷的年、月、日。 9、裝訂。 采用三孔一線，一般不超過200頁(2cm的厚度)。若裝訂線處有字跡，須進行貼邊處理。 10、填寫案卷封面。 案卷題名：應(yīng)簡明確切、體式一致。

15、一般包括卷內(nèi)文件主要責任者、內(nèi)容、名稱(文種)。如： 南昌大學撫州醫(yī)學分院××專業(yè)××屆學生成績表； 南昌大學撫州醫(yī)學分院××屆學生畢業(yè)登記表； 歸檔單位：立卷部門全稱。 起止日期：填寫案卷內(nèi)文件材料的起止日期。 保管期限：填寫劃定的保管期限，保管期限參照南昌大學撫州醫(yī)學分院檔案保管期限表執(zhí)行。 三、歸檔驗收 l、歸檔時間：按自然年度歸檔的教學管理類文件材料在次年五月底以前歸檔，其他文件材料在完成一個培養(yǎng)周期(即一屆學生)從入學到畢業(yè)當年年底前一次性歸檔。 2、移交檔案時，交接雙方當面檢查，學校綜合檔案室根據(jù)有關(guān)標準進行驗收。凡不符合

16、要求者，學校綜合檔案室不予接收，并要求限期改正。 3、移交手續(xù)：按照國家標準(GB/T9704一1999)辦理檔案交接手續(xù)。4.3教學(成人教育)文件材料的部門立卷與歸檔程序 一、預(yù)立卷(材料的形成與積累) 1、成教部參照南昌大學撫州醫(yī)學分院教學類檔案(成人教育)歸檔范圍和保管期限表制訂文件材料預(yù)立卷類目。 2、成教部兼職檔案員隨時將辦理完畢的文件材料，按預(yù)立卷類目分類存放。 3、檔案室隨時了解、督促、檢查、指導(dǎo)兼職檔案員做好文件材料的積累工作。 4、歸檔的教學文件材料必須字跡工整，格式規(guī)范，簽字手續(xù)完備。 二、整理組卷 1、成教部兼職檔案員負責教學類(成人教育)文件材料的整理組卷及管理。 2

17、、原則上相同內(nèi)容的文件材料組成一卷便于利用，同一內(nèi)容的文件材料數(shù)量多時可分別組成若干卷。如畢業(yè)證書驗印名冊可按地區(qū)、專業(yè)分別裝訂。 3、文件材料的組卷分類和排列順序參照黨、政文件材料的部門立卷與歸檔流程。 4、擬寫案卷標題。 (注：成教部的兼職檔案員在完成上述步驟后，需通知學校綜合檔案室業(yè)務(wù)人員指導(dǎo)檢查預(yù)立卷質(zhì)量，包括文件材料的齊全完整程度、卷內(nèi)文件的排列順序、案卷標題擬寫是否確切等。符合要求后再進行以下步驟操作，以免不必要的返工。) 5、卷內(nèi)文件材料一律拆掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)進行修補。 6、編頁號。 卷內(nèi)目錄、備考表均不編頁號。 卷內(nèi)文件無論單面或雙面只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個

18、頁號。 頁號應(yīng)用藍色或黑色號碼機敲出，起始號為1。 頁號的位置在每面材料非裝訂線一側(cè)下角。 7、填寫卷內(nèi)目錄。 卷內(nèi)目錄位于案卷內(nèi)文件材料之前，必須用碳素墨水填寫或打印件。 序號：以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫。 文件編號：文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。 責任者：填寫形成該文件的單位或?qū)υ撐募撚胸熑蔚氖鹈摺?題名：填寫文件材料標題的全稱。 日期：填寫編制文件材料的形成日期(年、月、日)。 頁次：填寫每份文件材料首頁上標注的頁號。 、 8、填寫卷內(nèi)備考表。 卷內(nèi)備考表位于卷內(nèi)文件之后，必須用碳墨水填寫。本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、補充、移出、銷毀等情況，并注明卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)。 立卷人：立

19、卷人簽名。 檢查人：成教部負責人對本部門形成的檔案進行檢查并簽名。 立卷時間：填寫立卷的年、月、日。 9、裝訂。采用三孔一線，一般不超過200頁(2cm的厚度)。若裝訂線處有字跡，須進行貼邊處理。 lO、填寫案卷封面。檔號：××××-JXl4××1-n年度號教學類檔案一級類目代號教學類檔案二級類目代號教學類檔案三級類目代號案卷號JXl4.11綜合 JXl4.15課堂教學JXl4.12學科建設(shè) JXl4.16學位(這部分材料入JXl316)JXl4.13招生 JXl4.17畢業(yè)生JXl4.14學籍管理 JXl4.18教材案卷題名：應(yīng)簡明

20、確切、體式一致。一般包括卷內(nèi)文件主要責任者、內(nèi)容、名稱(文種)。歸檔單位：填寫南昌大學撫州醫(yī)學分院成教部。起止日期：填寫案卷內(nèi)文件材料的起止日期。保管期限：填寫劃定的保管期限，保管期限參照南昌大學撫州醫(yī)學分院檔案保管期限表執(zhí)行。 三、歸檔驗收 l、歸檔時間：按自然年度歸檔的文件材料在次年5月底以前歸檔。能按教學年度歸檔的文件材料在當年年底前歸檔。 2、檔案室負責立卷和歸檔流程的業(yè)務(wù)指導(dǎo)及檢查驗收。凡不符合規(guī)定要求的，應(yīng)通知立卷人及時改正、補交。 3、成教部檔案每年應(yīng)將歸檔的案卷目錄一式二份，一份留存本部門，一份交學校綜合檔案室。 4、永久檔案移交學校檔案室時，參照國家標準(GBT9704199

21、9)辦理檔案交接手續(xù)。4.4科研文件材料的部門立卷與程序 一、預(yù)立卷(材料的形成與積累) 科研科兼職檔案人員及課題組科研秘書負責科研文件材料的形成、積累、歸檔工作。歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、科研準備、研究實驗、總結(jié)鑒定、申報獎勵、推廣應(yīng)用等方面。歸檔的重點是本院承擔的科研項目(課題)各階段形成的不同載體的文件材料，特別是研究實驗階段形成的作為研究結(jié)果依據(jù)的原始材料。 課題組在鑒定之前去學校綜合檔案室登記備案，了解應(yīng)歸哪些內(nèi)容的文件材料。 二、整理組卷(立卷) l、在平時積累組卷的基礎(chǔ)上，按照歸檔范圍調(diào)整檢查每組文件是否齊全、完整，剔除無需歸檔的文件材料。 2、科研管理部分的文件材料，歸入科研

22、綜合(KYll)，文件按問題、年度或程序排列，將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。 一般文件按文件形成年度。 跨年度的請示與批復(fù)，歸人批復(fù)年度。 跨年度的規(guī)劃、計劃，歸入文件內(nèi)容針對的第一個年度。 跨年度的總結(jié)、報告，歸人文件內(nèi)容針對的最后一個年度。 跨年度的會議文件，歸入會議開幕的年度。 法規(guī)性文件，歸入公布和批準年度。 3、檢查卷內(nèi)文件材料的排列順序 正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批復(fù)在前，請示在后。 。 4、拆除卷內(nèi)文件材料的金屬物，對破損的材料進行修補。 5、編頁號。 卷內(nèi)目錄、備考表均不編頁號。 卷內(nèi)文件無論單面或雙面只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個頁號。頁號應(yīng)用藍色或黑色號碼

23、機敲出，起始號為l。 頁號的位置在每頁材料非裝訂線一側(cè)下角。 7、填寫卷內(nèi)目錄。 卷內(nèi)目錄位于卷內(nèi)文件之前，必須用碳素墨水填寫或打印件。 序號：以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫。 文件編號：文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。 責任者：文件材料的直接編制部門或主要責任者。 題名：即文件標題，填寫文件材料標題的全稱。 日期：文件形成時間。 頁次：卷內(nèi)文件起始之頁的編號。 8、填寫卷內(nèi)備考表。 卷內(nèi)備考表位于卷內(nèi)文件之后，必須用碳素墨水填寫。 本卷情況說明：填寫本卷文件缺損、補充、移出、銷毀等情況，并注明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)。 立卷人：科研科兼職檔案員簽名。 檢查人：科研科負責人對由科研處立卷歸檔的檔案進行檢查并簽

24、名。 立卷時間：立卷的時間，年、月、日。 9、裝訂。 采用三孔一線法裝訂，厚度一般不超過200頁(2的厚度)。若裝訂線處有字跡，須進行貼邊處理。 10、填寫案卷封面。 案卷標題：應(yīng)簡明確切，體式一致?？蒲泄芾頇n案一般包括卷內(nèi)文件主要責任者、內(nèi)容、名稱(文種)?？蒲姓n題檔案一般包括課題包括、內(nèi)容。 歸檔單位：填寫南昌大學撫州醫(yī)學分院科研科。 起止日期：填寫案卷內(nèi)科技文件的起止日期。 保管期限：依據(jù)保管期限表，填寫其劃定的保管期限(永久、長期、短期) ，保管期限參照南昌大學撫州醫(yī)學分院檔案保管期限表執(zhí)行。 密級：依據(jù)保密規(guī)定填寫。 三、歸檔驗收 l、歸檔時間：科研綜合文件在次年5月底以前歸檔?？蒲?/p>

25、項目文件在課題鑒定(結(jié)題)驗收兩個月內(nèi)歸檔。 2、歸檔驗收：移交檔案時，交接雙方必須當面檢查，凡不符合要求者，學校綜合檔案室不予接收，并限期改正。凡歸檔不完整齊全者，檔案室不予出具歸檔證明，科研科不予申報成果。 3、移交手續(xù)：檔案移交學校綜合檔案室時，參照國家標準(GB/T9704一1999)辦理檔案交接手續(xù)。4.5基建文件材料的部門立卷與歸檔程序 一、預(yù)立卷(材料的形成與積累) 1、總務(wù)科配備相應(yīng)的兼職檔案員負責基建文件材料的形成、積累、歸檔工作。 2、總務(wù)科接到基建項目后，在布置工作計劃的同時，布置形成、積累基建文件材料的任務(wù)。 3、基建項目實行承包給外單位的，由各承包單位負責收集、整理分

26、承包范圍內(nèi)的基建文件材料，竣工時向總務(wù)科提交完整、準確、系統(tǒng)的基建檔案材料。 4、總務(wù)科兼職檔案員根據(jù)基建文件的形成的具體情況，編制預(yù)立卷類目，并根據(jù)類目進行文件材料的形成、積累、歸檔工作。 5、做好基建項目檔案的預(yù)驗收工作。在竣工驗收前1個月，由院檔案室及總務(wù)科兼職檔案員負責對該項目基建文件材料實行預(yù)驗收，所缺的文件材料補齊后才能進行竣工驗收。 一 6、歸檔的主要內(nèi)容：基建管理過程中形成的文件及基建工程項目建設(shè)過程中形成的文字材料，包括竣工圖在內(nèi)的全套圖紙。 二、整理組卷(立卷) l、在平時積累歸卷的基礎(chǔ)上，按照歸檔范圍，調(diào)整檢查每組文件是否齊全、完整，剔除無需歸檔的材料。 2、基建管理方面

27、的文件，歸入基建綜合(JJl1)，文件按年度或問題排列。 跨年度的請示與批復(fù)，歸人批復(fù)年度。 跨年度的規(guī)劃、計劃，歸人文件內(nèi)容針對的最后一個年度。 跨年度的總結(jié)、報告，歸人文件內(nèi)容針對的最后一個年度。 3、基建項目工程文件，歸入基建工程(JJl2)。 按工程項目組成一卷或多卷。該工程項目的文字材料在前，圖紙在后。 4、檢查卷內(nèi)文件材料的排列順序。 綜合性文件及工程項目的文字材料： 正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批復(fù)在前，請示在后。 圖紙按圖的類別序號排列： 地質(zhì)圖、初步設(shè)計圖、建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖。 5、拆除卷內(nèi)文件材料的金屬物，對破損的材料進行修補

28、。6、編頁號。 卷內(nèi)目錄、備考表均不編頁號。 卷內(nèi)文件無論單面或雙面只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個頁號。 頁號應(yīng)用藍色或黑色號碼機敲出，起始號為l。 頁號的位置在每面材料非裝訂線一側(cè)下角。 7、填寫卷內(nèi)目錄。 卷內(nèi)目錄位于卷內(nèi)文件之前，必須用碳素墨水填寫或打印件。 序號：以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫。 文件編號：文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號 責任者：文件材料的直接編制部門或主要責任者。 題名：即文件標題，填寫文件材料標題的全稱。 日期：文件形成日期。 頁次：卷內(nèi)文件起始之頁的編號。 8、填寫卷內(nèi)備考表。 備考表位于卷內(nèi)文件之后，必須用碳素墨水填寫。 本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、補充、移出、銷毀等

29、情況，并注明卷內(nèi)文件件數(shù)、頁數(shù)。 立卷人： 總務(wù)科兼職檔案員簽名。 檢查人：總務(wù)科負責人對本部門形成的檔案進行檢查并簽名。 立卷時間：填寫立卷的時間，年、月、日。 9、裝訂文字材料，采用三孔一線法裝訂，厚度一般不超過2cm左右。圖紙以手風琴式折疊成四號圖紙的規(guī)格，可以不裝訂。若裝訂線處有字跡，須進行貼邊處理。對不裝訂卷在每件文件加蓋上有單位檔號、頁號、立卷時間、保管期限的戳記章。 10、填寫案卷封面 案卷題名：應(yīng)簡明確切、體式一致。一般包括基建項目名稱、文件類型。 歸檔單位：填寫歸檔單位全稱。 起止日期：填寫案卷內(nèi)文件的起止日期。 保管期限：依據(jù)保管期限表，填寫案卷內(nèi)其劃定的保管規(guī)限(永久、長

30、期、短期) ，保管期限參照南昌大學撫州醫(yī)學分院檔案保管期限表執(zhí)行。 密級：依據(jù)保密規(guī)定填寫。 三、歸檔驗收 l、歸檔時間：基建管理文件在次年5月底以前歸檔。基建項目在工程驗收后兩個月內(nèi)歸檔。 2、歸檔驗收：移交檔案時，交接雙方當面檢查，學校綜合檔案室根據(jù)有關(guān)標準進行驗收。凡不符合要求的學校綜合檔案室拒絕接收并限期改正。 3、移交手續(xù)：檔案移交學校綜合檔案室時，參照國家標準(GBT97041999)辦理檔案交接手續(xù)。4.6儀器設(shè)備文件材料的部門立卷與歸檔程序 一、預(yù)立卷(材料的形成與積累) 教務(wù)處理的兼職檔案員，根據(jù)南昌大學撫州醫(yī)學分院儀器設(shè)備檔案歸檔范圍和保管期限表收集、積累文件材料。歸檔的主

31、要內(nèi)容包括綜合管理、儀器設(shè)備項目依據(jù)性材料、開箱驗收、安裝調(diào)試、運行維修、隨機圖樣等六個方面。歸檔的重點是儀器設(shè)備項目(價值10萬元以上)各個環(huán)節(jié)形成的不同載體的文件材料，包括全套隨機圖樣。 二、整理組卷(立卷) 教材設(shè)備文件材料實行部門立卷。教務(wù)處的兼職檔案員負責將積累的文件材料組卷成冊，定期向?qū)W校檔案部門移交。 l、整理組卷原則： (1)教材設(shè)備管理性材料(SBll)按問題、時間或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列順序：批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。 (2)教材設(shè)備項目文件材料(SBl2)，應(yīng)將最能反映設(shè)備購置概況的文件材料

32、，如申購報告、批復(fù)文件、論證文件、投資文件、訂購合同、驗收報告、索賠文件等整理組成案卷，排放在各卷之首，其余設(shè)備技術(shù)文件材料按設(shè)備的工作程序及重要程度，依次系統(tǒng)排列。 (3)卷內(nèi)的文件材料按文字材料在前，圖表在后的要求排列。 2、組卷操作步驟： (1)整理材料。 按以上整理組卷三個原則整理文件材料。卷內(nèi)文件材料整理后要去掉金屬物，對破損的材料要修補。 對引進設(shè)備中專用文件夾可以保持原狀。大于卷盒文件材料、圖件按四號圖紙規(guī)格疊成手風琴式。 (2)編頁號。 卷內(nèi)目錄、備考表均不編頁號。 卷內(nèi)文件無論單面或雙面只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個頁號。 頁號應(yīng)用藍色或黑色號碼機敲出，起始號為1。 頁號的

33、位置在每面材料非裝訂線一側(cè)下角。 對不裝訂卷在每件文件加蓋有單位檔號，頁號，立卷日期，保管期限的戳記章。 (3)填寫卷內(nèi)目錄。 卷內(nèi)目錄位于卷內(nèi)文件之前。必須用碳素墨水填寫或打印件。 序號：用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注。 文件編號：填寫文件的文號或圖樣的圖號。 責任者：填寫文件材料的直接編制部門或主要責任者。 題名：亦稱文件標題，填寫文件材料標題的全稱。 日期：填寫編制文件材料的年、月、日。 頁次：填寫每份文件材料首頁上標注的頁號。 (4)填寫卷內(nèi)備考表。 卷內(nèi)備考表位于卷內(nèi)文件之后，必須用碳素墨水填寫。 本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、補充、移出、銷毀等情況，并注明卷內(nèi)文件件數(shù)、頁數(shù)。 立卷人

34、：教務(wù)處兼職檔案員簽名。 檢查人：教務(wù)處負責人對本部門形成的檔案進行檢查并簽名。 立卷時間：填寫立卷的時間，年、月、日。 (5)裝訂 采用三孔一線的方法，粗線裝訂成冊。卷內(nèi)材料以左下方對齊，在左冊裝訂。若裝訂線處有字跡，須進行貼邊處理。每卷厚度以不超過2cm為宜。 (6)填寫案卷封面 案卷題名：案卷題名應(yīng)簡明、體式一致，準確揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。 歸檔單位：填寫南昌大學撫州醫(yī)學分院教務(wù)處 起止日期：填寫卷內(nèi)文件材料的起止日期。 保管期限：填寫其劃定的保管期限，保管期限參照南昌大學撫州醫(yī)學分院檔案保管期限表執(zhí)行。 密級：設(shè)備檔案文件材料原則上無密級(除自制設(shè)備的科研部分隨科研成果檔案定密級外)

35、。 三、歸檔驗收 1、歸檔時間：設(shè)備檔案的歸檔時間為設(shè)備驗收完畢投入使用后二個月，引進設(shè)備為索賠期滿后二個月。管理性材料，應(yīng)在次年五月底前完成歸檔任務(wù)。 2、歸檔驗收：移交檔案時交接雙方當面檢查，學校綜合檔案室根據(jù)有關(guān)標準進行驗收，凡不符要求的，學校綜合檔案室不予接收，并限期改正。 3、移交手續(xù)：檔案移交學校綜合檔案室時，參照國家標準(GBT197041999)辦理檔案交接手續(xù)。4.7財會文件材料的部門立卷與歸檔程序 一、預(yù)立卷（材料的形成與積累) 財務(wù)處的專(兼)職檔案員，根據(jù)南昌大學撫州醫(yī)學分院財會類檔案歸檔范圍和保管期限表收集、積累文件材料財會檔案歸檔的主要內(nèi)容是綜合類、會計憑證、會計賬

36、簿、會計報表、工資清冊等。歸檔的重點是具有長期保存價值的文件材料，即為永久和長期的檔案。 二、整理組卷(立卷) 財會檔案實行部門立卷。財務(wù)科兼職檔案員負責將積累的文件材料組卷成冊，定期向?qū)W校檔案部門移交。1、整理組卷的原則(1)會計綜合（CKII)的檔案按問題、時間或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列順序：批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要討論稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。 (2)會計核算材料（CK12，CK13）應(yīng)按照會計年度時間進行組卷，不同年度的會計核算材料不能放在一起立卷。 (3)各種記帳憑證(CKl4)應(yīng)按時間順序整理，組成一卷或多卷，每卷厚度以不超過2為宜。 2、組卷操作步驟： 按以上整理組卷三個原則整理文件材料。卷內(nèi)文件材料整理后要去掉金屬物，對破損的材料要修復(fù)。 (2)編頁號。 卷內(nèi)目錄、備考表均不編頁號。 卷內(nèi)文件無論單面或雙面只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個頁號。 頁號應(yīng)用藍色或黑色號碼機敲出，起始號為1。 頁號的位置在每頁材料非裝訂線一側(cè)下角。 (3)填寫卷內(nèi)目錄。 卷內(nèi)目錄位于卷內(nèi)文件之前，必須用碳素墨水填寫或打印件。 序號：用阿拉伯數(shù)字從l起依次標注。 文件編號：填寫文件的文號。 責任者：填寫文件材料的直接編制部門或主要責任者。 題名：亦