用友購銷存操作流程培訓(xùn)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上 用友購銷存操作流程培訓(xùn)第一節(jié) 建帳及基礎(chǔ)設(shè)置 一、用友企業(yè)級財務(wù)軟件所含的各個產(chǎn)品是為同一個主體的不同方面服務(wù)的，并且產(chǎn)品與產(chǎn)品之間相互聯(lián)系、數(shù)據(jù)共享，完整實(shí)現(xiàn)財務(wù)、業(yè)務(wù)一體化的管理。因此，就要求這些產(chǎn)品具備如下特點(diǎn)： 具備公用的基礎(chǔ)信息 擁有相同的賬套和年度賬 操作員和操作權(quán)限集中管理 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共用一個數(shù)據(jù)庫要想滿足上述要求，就要首先設(shè)立一個獨(dú)立的產(chǎn)品模塊，也就是系統(tǒng)管理模塊，來對用友企業(yè)級財務(wù)軟件所屬的各個產(chǎn)品進(jìn)行統(tǒng)一的操作管理和數(shù)據(jù)維護(hù)。網(wǎng)絡(luò)版的用戶，必須在服務(wù)器上進(jìn)入“系統(tǒng)管理”并完成里面的所有工作。 流程：注冊系統(tǒng)管理員à增加操作員à建

2、帳à權(quán)限設(shè)置 【操作步驟】（一）注冊系統(tǒng)管理員1、 雙擊系統(tǒng)服務(wù)à雙擊系統(tǒng)管理à在系統(tǒng)菜單中單擊注冊。2、 在“安全提示”對話框中，單擊確定。 3、在“系統(tǒng)管理員登錄”對話框中，輸入正確的密碼à單擊確定，屏幕左下角操作員顯示為系統(tǒng)管理員。(二)設(shè)置操作員（指錄入財務(wù)人員的姓名）1、 系統(tǒng)管理員在權(quán)限菜單中單擊操作員。2、 單擊增加à輸入編號à輸入姓名à可輸入口令及所屬部門à擊增加表示確認(rèn)。重復(fù)操作可以增加下一個人員。（三）建立新帳套軟件中的“賬套”相當(dāng)于手工的一盤帳，第一次使用軟件必須將本單位的一些基本信息輸入電腦

3、。【操作步驟】1、在賬套菜單中單擊建立，則進(jìn)入建立新單位賬套的功能。 第一步：輸入賬套信息。用于記錄新建賬套的基本信息，包括已存賬套、賬套號、賬套名稱、 賬套路徑、啟用會計期和會計日歷。界面中的各欄目說明如下：A. 已存賬套：用戶只能參照，而不能輸入或修改。B. 賬套號：用來輸入新建賬套的編號（為三位數(shù)），用戶必須輸入且必須唯一。C. 賬套名稱：可以輸入單位名稱，用戶必須輸入。D. 賬套路徑：指新建賬套所要被放置的路徑，默認(rèn)為C:WINDOWSSYSTEMUFSYSTEM，用戶可以進(jìn)行修改。E. 啟用會計期：指用軟件做帳的開始時間，啟用后不能修改。F. 輸入完成后，點(diǎn)擊下一步按鈕，進(jìn)行第二步設(shè)

4、置。2、第二步：輸入單位信息。用于記錄本單位的基本信息，包括單位名稱、單位簡稱、單位地址、法人代表、郵政編碼、電話、傳真、電子郵件、稅號、備注。A. 單位名稱：用戶單位的全稱，必須輸入。企業(yè)全稱只在發(fā)票打印時使用，其余情況下，全部使用企業(yè)的簡稱。單位名稱與簡稱必須輸入。 B. 輸入完成后，點(diǎn)擊下一步按鈕，進(jìn)行第三步設(shè)置。 3、第三步：包括本位幣代碼、本位幣名稱、企業(yè)類型、行業(yè)性質(zhì)、賬套主管、是否按行業(yè)預(yù)置 科目等。界面各欄目說明如下： A. 本位幣代碼與名稱：用來輸入新建賬套所用的本位幣的代碼，如“人民幣”的代碼為RMB，用戶必須輸入，啟用后不能修改。B. 企業(yè)類型與行業(yè)性質(zhì)：用戶必須從下拉框

5、中選擇輸入，啟用后不能修改。 企業(yè)類型：若選擇工業(yè)模式，則不能處理受托代銷業(yè)務(wù)； 若選擇商業(yè)模式，委托代銷和受托代銷業(yè)務(wù)均可處理。C. 賬套主管：用戶必須從下拉框中選擇新建賬套賬套主管的姓名。D. 是否按行業(yè)預(yù)置科目：如果用戶希望預(yù)置所屬行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)一級科目，則在該選項(xiàng)前打勾；否則會計科目為空。 E. 輸入完成后，點(diǎn)擊下一步按鈕，進(jìn)行第四步設(shè)置。4、第四步：輸入基礎(chǔ)信息選項(xiàng)。界面各欄目說明如下：A. 存貨是否分類、客戶是否分類、供應(yīng)商是否分類：如果您單位的存貨、客戶、供應(yīng)商相對較多且類別繁多，可對它們進(jìn)行分類管理；如果您單位的存貨、客戶、供應(yīng)商相對較少且類別單一，也可以不進(jìn)行分類。如果希望進(jìn)行分

6、類管理，可以在是否分類選項(xiàng)前打勾，表明要進(jìn)行分類管理；否則為不分類。 注意：若選擇了要分類，那么在進(jìn)行基礎(chǔ)信息設(shè)置時，必須先設(shè)置分類，然后才能設(shè)置各檔案；若選擇了不分類，那么在進(jìn)行基礎(chǔ)信息設(shè)置時，可以直接設(shè)置各檔案。B. 是否有外幣核算：如果您單位有外幣業(yè)務(wù)，可以在此選項(xiàng)前打勾；否則可以不進(jìn)行設(shè)置。C. 輸入完成后，點(diǎn)擊完成按鈕，完成此次操作。 5、編碼方案 為了便于用戶進(jìn)行分級核算、統(tǒng)計和管理，本系統(tǒng)可以對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼進(jìn)行分級設(shè)置，編碼級次和各級編碼長度的設(shè)置將決定用戶單位如何編制基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編號，進(jìn)而構(gòu)成用戶分級核算、統(tǒng)計和管理的基礎(chǔ)。 6、數(shù)據(jù)精度 可以隨時修改。（四）權(quán)限設(shè)置 由系統(tǒng)管

7、理員和帳套主管賦權(quán)給操作員，即手工中的工作分配。1、 在權(quán)限菜單中單擊權(quán)限à在右上角帳套框中選擇本單位的帳套。2、 再選擇操作員的姓名à擊增加à在左邊授權(quán)框處雙擊要賦權(quán)的系統(tǒng)名稱，使之變天藍(lán)色，表示該系統(tǒng)所有權(quán)限都賦予給此操作員；如果只賦該系統(tǒng)一部分權(quán)限，則在右邊授權(quán)框處雙擊，使之變天藍(lán)色。3、 單擊確定，表示該操作員賦權(quán)完畢。 二、基礎(chǔ)設(shè)置 基礎(chǔ)設(shè)置是正式做帳之前，先將一些公共基礎(chǔ)設(shè)置設(shè)好，其中有多個項(xiàng)目的設(shè)置直接關(guān)系到軟件功能運(yùn)用的正確性，因此是一項(xiàng)非常重要的工作。 【操作步驟】（一） 雙擊系統(tǒng)控制臺à輸入帳套信息后擊確定à單擊基礎(chǔ)設(shè)置1、

8、 部門檔案 在會計核算中，錄憑證時有些科目經(jīng)常與部門相關(guān)及查帳時經(jīng)常需要按部門進(jìn)行分類 和匯總，因此先將本單位所有部門在部門檔案中設(shè)好。A單擊部門檔案à單擊設(shè)置。B單擊增加à輸入部門編碼(根據(jù)編碼原則錄入)、部門名稱、負(fù)責(zé)人(根據(jù)職員檔案再回填)、 部 門屬性等à單擊保存。2、 職員檔案指本單位內(nèi)部職員在會計核算中，錄憑證時有些科目經(jīng)常與職員相關(guān)如個人借款等。A單擊職員檔案à單擊設(shè)置。B輸入職員編號、職員名稱à雙擊部門名稱欄，通過放大鏡選擇部門名稱à職員屬性à回車。3、 客戶分類 當(dāng)往來客戶較多時，可以對客戶進(jìn)行分類統(tǒng)計以便

9、于管理，但具體客戶名稱不在此錄入。A單擊客戶分類à單擊設(shè)置。B單擊增加à錄入類別編碼(根據(jù)編碼原則錄入)、類別名稱à單擊保存。4、 客戶檔案 指具體的客戶資料，如電話、地址等，建立客戶檔案直接關(guān)系到對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。A單擊客戶檔案à單擊設(shè)置。B單擊相應(yīng)的客戶分類à單擊增加à錄入基本、聯(lián)系、信用、其他（最好錄入詳細(xì)一些，以便查詢或系統(tǒng)調(diào)用）à單擊保存。5、 供應(yīng)商分類和供應(yīng)商檔案：操作同客戶分類和客戶檔案。6、 結(jié)算方式該功能用來建立和管理用戶在經(jīng)營活動中所涉及到的結(jié)算方式，它與財務(wù)結(jié)算方式一致，如現(xiàn)金結(jié)

10、算、支票結(jié)算等。出納若要使用支票登記簿和銀行對帳的功能，必須先設(shè)置結(jié)算方式。A單擊結(jié)算方式à單擊設(shè)置。B單擊增加à錄入結(jié)算方式編碼、結(jié)算方式名稱、票據(jù)管理標(biāo)志打勾à保存。7、存貨分類：對存貨進(jìn)行分類統(tǒng)計以便于管理；分類編碼必須唯一，且按其級次的先后次序建立。例如存貨分類可以分為三類：材料、產(chǎn)成品、應(yīng)稅勞務(wù)等。8、 存貨檔案：存貨編碼、存貨代碼、存貨名稱和規(guī)格型號兩個字段必須唯一。可以用數(shù)字或字符；符號、 空格禁止使用。存貨編碼、存貨名稱、計量單位、稅率必須輸入。 存貨屬性：系統(tǒng)為存貨設(shè)置了六種屬性：* 銷售：具有該屬性的存貨可用于銷售。為銷售屬性：發(fā)貨單、發(fā)票、銷

11、售出庫單、應(yīng)稅勞務(wù)等與銷售有關(guān)的單據(jù)參照存貨時，否則開發(fā)貨單或發(fā)票時無法參照。* 外購：具有該屬性的存貨可用于采購。到貨單、采購發(fā)票（包括運(yùn)費(fèi)發(fā)票）、采購入庫單等與采購有關(guān)的單據(jù)參照存貨時，參照的都是具有外購屬性的存貨。否則開具采購發(fā)票時無法參照。* 生產(chǎn)耗用：如生產(chǎn)產(chǎn)品耗用的原材料、輔助材料等。具有該屬性的存貨可用于材料的領(lǐng)用，材料出庫單參照的都是具有生產(chǎn)耗用屬性的存貨。* 自制：具有該屬性的存貨可由企業(yè)生產(chǎn)自制。具有該屬性的存貨可用于產(chǎn)成品或半成品的入庫，產(chǎn)成品入庫單參照的都是具有自制屬性的存貨。* 在制：暫時不用，待將來制造模塊開發(fā)完成后再啟用。* 勞務(wù)費(fèi)用：指開具在采購發(fā)票上的運(yùn)費(fèi)費(fèi)用

12、、包裝費(fèi)等采購費(fèi)用或開具在銷售發(fā)票或發(fā)貨單上的應(yīng)稅勞務(wù)、非應(yīng)稅勞務(wù)等。* 是否折扣：即折讓屬性，若選擇是，則在采購發(fā)票和銷售發(fā)票中錄入折扣額。該屬性的存貨在開發(fā)票時可以沒有數(shù)量，只有金額；或者在蘭字發(fā)票中開成負(fù)數(shù) 注意：同一存貨根據(jù)需要可以設(shè)置多個屬性有輔計量單位、成套件管理：必須先啟用購銷存任何一個分銷系統(tǒng)，才能定義公式輔計量單位計量的數(shù)量*換算率=主計量單位計量的數(shù)量9 倉庫檔案：存貨一般是用倉庫來保管的，對存貨進(jìn)行核算管理，首先應(yīng)對倉庫進(jìn)行管理，因此進(jìn)行倉庫設(shè)置是供銷鏈管理系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作之一。每個倉庫必須選擇一種計價方式。按倉庫核算時，每個倉庫的計價方法可有所不同，部門可不輸入；

13、 按部門核算時，所屬部門相同的倉庫計價方法必須要一致，部門不能為空。 10 收發(fā)類別：是為了用戶對材料的出入庫情況進(jìn)行分類匯總統(tǒng)計而設(shè)置的，表示材料的出入庫類型，用戶可根據(jù)各單位的實(shí)際需要自由靈活地進(jìn)行設(shè)置。* 收發(fā)標(biāo)志：系統(tǒng)規(guī)定收發(fā)類型只有兩種，即：收和發(fā)。11 采購類型：用戶在采購系統(tǒng)中使用，填制采購入庫單等單據(jù)時，會涉及到采購類型欄目。如果要按采購類型進(jìn)行統(tǒng)計，那就應(yīng)該建立采購類型項(xiàng)目。12 銷售類型：用戶在銷售系統(tǒng)中使用，以便于按銷售類型對銷售業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)計和分析。 注意 出庫類別是收發(fā)類別中的收發(fā)標(biāo)志為發(fā)的那部分。13 產(chǎn)品結(jié)構(gòu)：即產(chǎn)品的組成,以便用于配比出庫、消耗定額、產(chǎn)品材料成本、

14、采購計劃、成本核算等引用。產(chǎn)品結(jié)構(gòu)中的子項(xiàng)、父項(xiàng)必須首先在存貨檔案中定義，然后才能被引用。主要定義產(chǎn)品的組成結(jié)構(gòu)及數(shù)量關(guān)系；應(yīng)用于成本管理、庫存管理、存貨核算、采購計系統(tǒng)；用于配比出庫、組裝、拆卸業(yè)務(wù)。14 成套件：以便于對成套件及其明細(xì)進(jìn)行統(tǒng)計管理。主要用于庫存管理、存貨管理和銷售管理。15 費(fèi)用項(xiàng)目：用戶在處理銷售業(yè)務(wù)中的代墊費(fèi)用、銷售支出費(fèi)用時。16 成本對象：是指可以成本歸集的對象，如果使用成本系統(tǒng)計算產(chǎn)品成本，必須將成本對象與產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表中的產(chǎn)品關(guān)聯(lián)。 第二節(jié) 啟用各系統(tǒng)和錄入期初余額 各系統(tǒng)啟用的先后順序：同一月份：采購、銷售系統(tǒng)à庫存、存貨系統(tǒng)à總帳、工資、固定

15、資產(chǎn)、資金管理à應(yīng)收、應(yīng)付、成本系統(tǒng)。 一、先啟用各系統(tǒng)公共參數(shù)：*存貨有無輔助計量單位單位 *是否允許零出庫 *有無遠(yuǎn)程應(yīng)用 *有無成套件管理 *客戶、供應(yīng)商分類1、 啟用采購系統(tǒng) 選擇有無受托代銷業(yè)務(wù)（只有行業(yè)類型為商業(yè)才能選擇）；啟用采購系統(tǒng)后，存貨檔案中“受托代銷”才能打勾。 中的“受托代銷”才能被選擇。2、 啟用銷售系統(tǒng) “是否允許零出庫”、“有無外幣業(yè)務(wù)”系統(tǒng)默認(rèn)與采購管理系統(tǒng)保持一致 注意：是否先發(fā)貨后開票（不打勾表示直接開票）3、 啟用庫存系統(tǒng) 注意：如果要使用保質(zhì)期管理必須先使用批次管理； 庫存管理與存貨核算系統(tǒng)啟用順序不分先后，但應(yīng)同一月份開始使用4、 啟用存貨系

16、統(tǒng)一經(jīng)使用不能更改存貨核算方式：按倉庫核算、按部門核算 暫估處理方式：月初回沖、單到回沖、單到補(bǔ)差 5、各系統(tǒng)啟用后，還可以設(shè)置初始化。二、 錄入期初數(shù)據(jù)與期初記帳 流程：采購系統(tǒng) 庫存系統(tǒng) 或 存貨系統(tǒng) 銷售系統(tǒng)（一）采購系統(tǒng)1、期初數(shù)據(jù)包括：暫估入庫（即貨到單未到的采購入庫）； 在途存貨（即單到貨未到的采購發(fā)票） 受托代銷入庫 2、 采購系統(tǒng)期初記帳 采購系統(tǒng)期初余額錄完之后才能執(zhí)行記帳；即使沒有期初數(shù)據(jù)，也要記帳； 采購系統(tǒng)記帳后，庫存系統(tǒng)或存貨系統(tǒng)才能期初記帳；注意：采購系統(tǒng)在沒有處理日常工作之前可以取消記帳，但庫存系統(tǒng)或存貨系統(tǒng)已期初記帳將不能取消采購系統(tǒng)記帳。（二）庫存系統(tǒng)、存貨系

17、統(tǒng)1、期初數(shù)據(jù):應(yīng)以庫存實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)為準(zhǔn),(包含采購系統(tǒng)的暫估入庫存貨、銷售系統(tǒng)委托代銷未結(jié)算的發(fā)貨單中的存貨,但在庫存系統(tǒng)、存貨系統(tǒng)不會登記入帳)2、各倉庫期初余額可以在庫存系統(tǒng)或存貨系統(tǒng)中錄入，期初差異只能在存貨系統(tǒng)中錄入。如果與總帳系統(tǒng)對帳，錄入存貨的期初余額前一定先設(shè)定存貨科目，建義余額在存貨核算系統(tǒng)中錄入。3、記帳：期初數(shù)據(jù)及差異錄入完畢后一定要記帳（兩系統(tǒng)都可以進(jìn)行記帳）；即使沒有期初數(shù)也必須記帳，否則不能處理日常工作（顏色為灰色）。（三）銷售系統(tǒng)1、 期初數(shù)據(jù)：未結(jié)算的委托代銷出庫的存貨；未完全退還的包裝物租借記錄。2、 對期初單據(jù)審核，但不用進(jìn)行期初記帳。 第三節(jié) 采購系統(tǒng)日常處

18、理 采購系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)。物流：采購入庫單 入庫單審核 入庫單記帳 生成憑證 （采購系統(tǒng)） （庫存系統(tǒng)） （存貨系統(tǒng)） （存貨系統(tǒng)） 采購 結(jié)算 發(fā)票制單 生成憑證資金流：采購發(fā)票 形成應(yīng)付 （采購系統(tǒng)） （應(yīng)付系統(tǒng)） 發(fā)票核銷 生成憑證 或形成現(xiàn)付 （采購系統(tǒng)） 一、采購訂單流程：錄入訂單 訂單審核 關(guān)閉訂單（即訂單執(zhí)行完畢）1、 采購訂單是企業(yè)與供應(yīng)商之間簽訂的一種協(xié)議。主要包括采購什么貨物、采購多少、由誰供貨，什么時間到貨、到貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、價格、運(yùn)費(fèi)等。2、 審核訂單可以有三種含義，用戶可以根據(jù)企業(yè)需要進(jìn)行選擇一種：1）采購訂單輸入計算機(jī)后，交由供貨單位確認(rèn)后的訂單；2）如果訂單

19、是由專職錄入員輸入的，由業(yè)務(wù)員進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查，輸入正確的訂單；3）經(jīng)過采購主管批準(zhǔn)了的訂單。（審核后才可以被采購入庫單參照）3、 采購訂單執(zhí)行完畢，也就是說某采購訂單已入庫并且已付款取得采購發(fā)票后，該訂單就可以關(guān)閉了。對于確實(shí)不能執(zhí)行的某些采購訂單，經(jīng)采購主管批準(zhǔn)后，也可以關(guān)閉該訂單。訂單關(guān)閉采用人工關(guān)閉。二、采購正常業(yè)務(wù)流程： 錄入入庫單 采購結(jié)算 錄入采購發(fā)票1、 采購入庫單是根據(jù)采購到貨簽收的實(shí)收數(shù)量填制的單據(jù)。該單據(jù)按進(jìn)出倉庫方向劃分為：入庫單、退貨單；按業(yè)務(wù)類型劃分為：普通業(yè)務(wù)入庫單、受托代銷入庫單（商業(yè)）。采購入庫單可以直接錄入，也可以由采購訂單或采購發(fā)票產(chǎn)生。2、 發(fā)票到，錄入采購

20、發(fā)票。采購發(fā)票按發(fā)票類型分為：專用發(fā)票、普通發(fā)票、運(yùn)費(fèi)發(fā)票及其他發(fā)票）。貨款結(jié)算如果是現(xiàn)結(jié)：要整單結(jié)清，否則形成應(yīng)付。3、 采購結(jié)算 采購結(jié)算也叫采購報賬，在手工業(yè)務(wù)中，采購業(yè)務(wù)員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批過的采購發(fā)票和倉庫確認(rèn)的入庫單到財務(wù)部門，由財務(wù)人員確認(rèn)采購成本。采購結(jié)算從操作處理上分為自動結(jié)算、手工結(jié)算兩種方式；從單據(jù)處理上分為正數(shù)入庫單與負(fù)數(shù)入庫單結(jié)，正數(shù)發(fā)票與負(fù)數(shù)發(fā)票結(jié)，正數(shù)入庫單與正數(shù)發(fā)票結(jié)，費(fèi)用發(fā)票單獨(dú)結(jié)算等方式。（取消結(jié)算在結(jié)算列表中“刪除”即可） 自動結(jié)算：自動結(jié)算是由計算機(jī)系統(tǒng)自動將相同供貨單位的，存貨相同且數(shù)量相等采購入庫單和采購發(fā)票進(jìn)行結(jié)算。 手工結(jié)算：A使用“手工結(jié)算”功

21、能可以進(jìn)行正數(shù)入庫單與負(fù)數(shù)入庫單結(jié)算，正數(shù)發(fā)票與負(fù)數(shù)發(fā)票結(jié)算，正數(shù)入庫單與正數(shù)發(fā)票結(jié)算，費(fèi)用發(fā)票單獨(dú)結(jié)算。B手工結(jié)算時可以結(jié)算入庫單中部分貨物，未結(jié)算的貨物可以在今后取得發(fā)票后再結(jié)算。可以同時對多張入庫單和多張發(fā)票進(jìn)行報賬結(jié)算。C手工結(jié)算支持到下級單位采購，付款給其上級主管單位的結(jié)算，支持三角債結(jié)算，即支持甲單位的發(fā)票可以結(jié)算乙單位的貨物。三、暫估業(yè)務(wù)形成：填制暫估入庫單 記帳 填制采購發(fā)票 采購結(jié)算 暫估處理 （采購系統(tǒng)） （存貨系統(tǒng)） （采購系統(tǒng)） （存貨系統(tǒng)）1、 采購的貨物到達(dá)企業(yè)后，如果沒有收到供貨單位的發(fā)票，可以對貨物進(jìn)行暫估入庫，待發(fā)票到達(dá)后，可以根據(jù)該入庫單產(chǎn)生發(fā)票做報賬結(jié)算處

22、理。只有入庫單，沒有對應(yīng)的采購發(fā)票，月末系統(tǒng)自動作為暫估入庫。2、 暫估的方式為：月初回沖、單到回沖、單到補(bǔ)差。（且在存貨核算中定義） 月初回沖 （流程）采購入庫單 審核 記帳 存貨系統(tǒng)結(jié)帳 下月月初按暫估 金額生成紅字回沖單 下月發(fā)票到 下月發(fā)票沒到 填制發(fā)票 存貨期末處理 采購結(jié)算 按暫估金額 生成藍(lán)字單 執(zhí)行暫估 按發(fā)票金額 生成藍(lán)字單 單到回沖 （流程）采購入庫單 審核 記帳 發(fā)票到錄入發(fā)票 暫估處理 按暫估金額 按發(fā)票金額 生成紅字單 生成藍(lán)字單 單到補(bǔ)差 （流程）采購入庫單 審核 記帳 發(fā)票到錄入發(fā)票 暫估處理 發(fā)票金額 > 暫估金額 發(fā)票金額 < 暫估金額 按暫估金額

23、 按發(fā)票金額 生成紅字單 生成藍(lán)字單 四、采購?fù)素?購業(yè)務(wù)活動中，如果發(fā)現(xiàn)已入庫的貨物因質(zhì)量等因素要求退貨，那么對普通采購業(yè)務(wù)進(jìn)行退貨單處理，如果發(fā)現(xiàn)已審核的入庫單數(shù)據(jù)有錯誤（多填數(shù)量等），也可以填制退貨單（負(fù)數(shù)入庫單）原數(shù)沖抵原入庫單數(shù)據(jù)。 結(jié)算前全額退貨錄入退貨單 結(jié) 原采購入庫單 算結(jié)算前部分退貨 錄入退貨單 原采購入庫單 結(jié) 算錄入采購發(fā)票 注意：發(fā)票上的數(shù)量 = 原入庫數(shù)量 退貨單數(shù)量結(jié)算后退貨 （沖抵原入庫單數(shù)據(jù)） 錄入退貨單 結(jié) 錄入紅字發(fā)票 算五、受托代銷本單位為其他單位代銷商品稱為受托代銷商品。受托代銷商品的核算有兩種做法：1、以收取手續(xù)費(fèi)方式代銷商品的核算；2、不采取收取手

24、續(xù)費(fèi)方式代銷商品的核算。受托代銷結(jié)算是企業(yè)銷售完成委托代銷單位的貨物后，與供貨單位辦理付款結(jié)算的一種手續(xù)。結(jié)算時要開具代銷商品結(jié)算單，交給委托代銷單位。該結(jié)算單根據(jù)受托代銷入庫單產(chǎn)生，并同時產(chǎn)生結(jié)算發(fā)票。在實(shí)際操作時用戶也可以在取得供貨單位的發(fā)票后做結(jié)算操作。流程 ： 錄入受托代銷入庫單 受托代銷發(fā)票 受托代銷結(jié)算 生成 受托代銷結(jié)算單 六、月末處理 1、月末結(jié)賬是逐月將每月的單據(jù)數(shù)據(jù)封存，并將當(dāng)月的采購數(shù)據(jù)記入有關(guān)賬表中，不允許跨月結(jié)賬。月末結(jié)賬后，該月的單據(jù)將不能修改、刪除。該月未輸入的單據(jù)只能視為下個月單據(jù)處理。2、采購管理月末處理后，才能進(jìn)行庫存管理、存貨核算、應(yīng)付系統(tǒng)的月末處理；如果

25、采購管理要取消月末處理，必須先通知庫存管理、存貨核算、應(yīng)付系統(tǒng)的操作人員，要求他們的系統(tǒng)取消月末結(jié)賬。 第四節(jié) 銷售系統(tǒng)日常處理一、銷售系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)。物流：發(fā)貨單（審核） 銷售出庫單（審核） 記帳 生成憑證 （銷售系統(tǒng)） （庫存系統(tǒng)） （存貨系統(tǒng)） （存貨系統(tǒng)） (審核) 發(fā)票制單 生成憑證資金流：銷售發(fā)票 形成應(yīng)收 （銷售系統(tǒng)） （應(yīng)收系統(tǒng)） 發(fā)票核銷 生成憑證 或形成現(xiàn)結(jié) （銷售系統(tǒng)） 二、銷售計劃編制 （按部門、業(yè)務(wù)員、貨物三種編制計劃） 1、 作用是分別以銷售部門、業(yè)務(wù)員、貨物為單元，制定企業(yè)年計劃和月計劃銷售金額和銷售定額。2、 本功能將實(shí)際銷售收入與計劃銷售額進(jìn)行比較，分析

26、部門銷售計劃的執(zhí)行情況。三、銷售訂單：銷售訂單是反映由購銷雙方確認(rèn)的客戶要貨需求的單據(jù)。四、銷售日常業(yè)務(wù) （分為：先發(fā)貨后開票、 直接開票）單據(jù)處理時可以選擇商業(yè)折扣。 1、先發(fā)貨后開票 填制并審核銷售訂單 â 填制并審核銷發(fā)貨單 生成 銷售出庫單 â 填制并審核銷發(fā)票 形成 應(yīng)收款注意：1）銷售訂單可以省略；2）銷售發(fā)票擊右鍵可以復(fù)制發(fā)貨單發(fā)貨單：由銷售部門根據(jù)銷售訂單產(chǎn)生，經(jīng)審核后生成銷售出庫單通知倉庫備貨并進(jìn)行銷售出庫下賬處理；由銷售發(fā)票審核后形成應(yīng)收。銷售發(fā)票：由銷售部門根據(jù)發(fā)貨單匯總產(chǎn)生，經(jīng)審核后形成應(yīng)收賬款，通知應(yīng)收賬款系統(tǒng)收款。2、直接開票 填制并審核銷售訂單

27、 發(fā)貨單 â 生 填制并審核銷售發(fā)票 銷售出庫單 成 應(yīng)收款注意：1）可以直接填制銷售發(fā)票；銷售發(fā)票：由銷售部門根據(jù)銷售訂單產(chǎn)生，經(jīng)審核后生成發(fā)貨單和銷售出庫單通知倉庫備貨并進(jìn)行銷售出庫下賬處理?？蛻敉ㄟ^發(fā)票取得貨物的實(shí)物所有權(quán)。 發(fā)貨單：由銷售部門根據(jù)銷售發(fā)票產(chǎn)生，作為貨物發(fā)出的依據(jù)。在此情況下，發(fā)貨單只作瀏覽，不能進(jìn)行增刪改和審核等操作。 說明：現(xiàn)收業(yè)務(wù)：即款貨兩訖，在銷售結(jié)算的同時向客戶收取的貨幣資金。在銷售發(fā)票、銷售調(diào)撥單、零售日報等可以直接處理現(xiàn)收業(yè)務(wù)并結(jié)算。 流程：填制銷售發(fā)票 現(xiàn)收結(jié)算 審核銷售發(fā)票 現(xiàn)結(jié)制單 3、單據(jù)修改及退貨業(yè)務(wù) 先發(fā)貨后開票 退貨時還沒有開銷售發(fā)票

28、：可以直接修改或刪除發(fā)貨單，若發(fā)貨單已審核應(yīng)先取消審核再修改或刪除。 退貨時已經(jīng)具開銷售發(fā)票：填制并審核退貨單 生成紅字銷售出庫單 填制并審核紅字發(fā)票 形成紅字應(yīng)收單 直接開票 退貨時發(fā)票沒有收款且沒有生成憑證：可以直接修改或刪除發(fā)票，若發(fā)票已審核應(yīng)先取消審核再修改或刪除。 退貨時發(fā)票已經(jīng)收款并生成憑證： 流程： 退貨單 生 填制并審核紅字發(fā)票 紅字銷售出庫單 成 紅字應(yīng)收款五、委托代銷業(yè)務(wù) 1、指用戶委托他人進(jìn)行銷售的一種銷售方式。（要應(yīng)用這種方式，先進(jìn)入到“選項(xiàng)”à選擇是否有委托代銷業(yè)務(wù)）。流程： 錄入并審核委托代銷發(fā)貨單 â 錄入并審核委托代銷結(jié)算單 生成銷售出庫單

29、â 生成銷售發(fā)票 形成應(yīng)收款2、委托代銷調(diào)整單：如果結(jié)算單價與發(fā)貨單價（實(shí)際上是協(xié)議單價）不一致，通過本單據(jù)可以反映這種價格調(diào)整的影響。當(dāng)結(jié)算金額大于發(fā)票金額，應(yīng)在“價稅合計”欄中輸入正數(shù)，否則輸入負(fù)數(shù)，數(shù)量不變。3、委托代銷退貨 結(jié)算前退貨： 錄入并審核委托代銷退貨單 â 錄入并審核委托代銷結(jié)算單 生成銷售出庫單 â 生成銷售發(fā)票 形成應(yīng)收款結(jié)算后退貨： 錄入并審核委托代銷退回貨單 生成紅字銷售出庫單 紅字銷售發(fā)票六、其他銷售1、 銷售調(diào)撥：銷售調(diào)撥單處理集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部有銷售結(jié)算關(guān)系的銷售部門或分公司之間的銷售調(diào)撥業(yè)務(wù)。經(jīng)審核后形成應(yīng)收帳款，記銷售收入帳，銷售調(diào)撥

30、單處理的銷售業(yè)務(wù)不涉及銷售稅金。流程： 錄入并審核銷售調(diào)撥單 形成應(yīng)收款 生成發(fā)貨單 生成銷售出庫單2、 零售日報：如果用戶有零售業(yè)務(wù)，用戶的零售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可以先按日匯總，然后通過零售日報進(jìn)行處理。零售日報記銷售收入帳；生成發(fā)貨單和銷售出庫單，進(jìn)行銷售出庫下帳處理。（形成應(yīng)收含稅金）流程： 錄入并審核銷售調(diào)撥單 形成應(yīng)收款 生成發(fā)貨單 生成銷售出庫單七、輔助業(yè)務(wù)1、 定調(diào)價：調(diào)整售價（銷售時的報價），可自動（以參考成本、原售價作基數(shù)按比例調(diào)整）手動。2、 代墊費(fèi)用：在銷售業(yè)務(wù)中，有的企業(yè)隨貨物銷售有代墊費(fèi)用的發(fā)生，如代墊運(yùn)雜費(fèi)、保險費(fèi)等。本系統(tǒng)僅對代墊費(fèi)用的發(fā)生情況進(jìn)行登記，代墊費(fèi)用的收款核銷由

31、應(yīng)收帳款核算系統(tǒng)完成。流程： 錄入并審核代墊費(fèi)用單 形成應(yīng)收3、 銷售支出單：在銷售業(yè)務(wù)中，隨貨物銷售可能向客戶支付各種費(fèi)用，如現(xiàn)金折扣等讓利、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等，其目的在于讓企業(yè)掌握用于某客戶費(fèi)用支出情況。（不會形成應(yīng)收款，要手工在總帳系統(tǒng)中錄入相應(yīng)的憑證。）注意：錄入代墊費(fèi)用單和銷售支出單前，必須先定義“銷售費(fèi)用項(xiàng)目”。4、包裝物租借、退還：客戶根據(jù)發(fā)貨單或發(fā)票租用或借用包裝物，繳納押金，銷售部門收取押金并通知倉庫進(jìn)行包裝物出庫。這一業(yè)務(wù)通過包裝物租借登記來反映。八、銷售系統(tǒng)月末結(jié)帳（月末結(jié)帳可以取消） 第五節(jié) 庫存管理系統(tǒng)一、 入庫業(yè)務(wù) 流程： 錄入入庫單 入庫單審核（也可以不用審核）（一）

32、采購入庫采購入庫單是企業(yè)入庫單據(jù)的主要部分，因此在本系統(tǒng)中，采購入庫單也是日常業(yè)務(wù)的主要原始單據(jù)之一。如果庫存管理系統(tǒng)和采購系統(tǒng)集成使用，采購入庫單是采購人員在采購系統(tǒng)錄入的，庫管員只需在庫存管理系統(tǒng)中對采購入庫單進(jìn)行審核即可，不需再錄入采購入庫單；如果庫存管理系統(tǒng)沒有和采購系統(tǒng)集成使用，采購入庫單就需由庫管員在此錄入。（二）產(chǎn)成品入庫1、 對于工業(yè)企業(yè)，產(chǎn)成品入庫單一般指產(chǎn)成品驗(yàn)收入庫時，所填制的入庫單據(jù)。產(chǎn)成品入庫單是工業(yè)企業(yè)入庫單據(jù)的主要部分。只有工業(yè)企業(yè)才有產(chǎn)成品入庫單，商業(yè)企業(yè)沒有此單據(jù)。2、 在庫存管理中錄入產(chǎn)成品入庫單數(shù)量，其金額是通過“存貨核算”的“產(chǎn)成品成本分配”執(zhí)行完畢重新

33、寫入的。（三）其他入庫業(yè)務(wù) 其他入庫單是指除采購入庫、產(chǎn)成品入庫之外的其他入庫業(yè)務(wù)，如調(diào)撥入庫、盤盈入庫、組裝拆卸入庫、形態(tài)轉(zhuǎn)換入庫等業(yè)務(wù)形成的入庫單。（無論是與采購管理同時使用，還是單獨(dú)使用，此處都可以處理非采購性質(zhì)的存貨入庫業(yè)務(wù)。） 二、 出庫業(yè)務(wù) 流程： 錄入出庫單 出庫單審核（也可以不用審核）（一）銷售出庫 銷售出庫單都是企業(yè)出庫單據(jù)的主要部分，因此在本系統(tǒng)中，銷售出庫單也是進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理和記賬的主要原始單據(jù)之一。如果庫存管理系統(tǒng)和銷售系統(tǒng)集成使用，銷售出庫單是銷售系統(tǒng)根據(jù)銷售發(fā)貨單或發(fā)票生成的；如果庫存管理系統(tǒng)沒有和銷售系統(tǒng)集成使用，銷售出庫單就需由庫管員在此錄入。（二） 材料出庫

34、 材料出庫單是工業(yè)企業(yè)領(lǐng)用材料時，所填制的出庫單據(jù)。材料出庫單是工業(yè)企業(yè)出庫單據(jù)的主要部分，因此在本系統(tǒng)中，材料出庫單也是進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理和記賬的主要原始單據(jù)之一。只有工業(yè)企業(yè)才有材料出庫單，商業(yè)企業(yè)沒有此單據(jù)。注意：領(lǐng)用直接材料的，成本對象不能為空；領(lǐng)用共用材料的，成本對象必須為空； 配比出庫：必須先定義產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、成本對象； 擊右鍵 選配比出庫雙擊父項(xiàng)產(chǎn)品輸入產(chǎn)品數(shù)量擊“確定”，自動產(chǎn)生單據(jù)。（三） 其他出庫 其他出庫指除銷售出庫、材料出庫之外的其他出庫業(yè)務(wù)，如調(diào)撥出庫、盤虧出庫、組裝拆卸出庫、形態(tài)轉(zhuǎn)換出庫等。（無論是與銷售管理同時使用，還是單獨(dú)使用，此處都可以處理非銷售性質(zhì)的存貨出庫業(yè)務(wù)。

35、） 三、 其他業(yè)務(wù)（一）調(diào)撥單1、 調(diào)撥單用于倉庫之間存貨的轉(zhuǎn)庫業(yè)務(wù)或部門之間的存貨調(diào)撥業(yè)務(wù)。同一張調(diào)撥單上，如果轉(zhuǎn)出部門和轉(zhuǎn)入部門不同，表示部門之間的調(diào)撥業(yè)務(wù)；如果轉(zhuǎn)出部門和轉(zhuǎn)入部門相同，但轉(zhuǎn)出倉庫和轉(zhuǎn)入倉庫不同，表示倉庫之間的轉(zhuǎn)庫業(yè)務(wù)。不會產(chǎn)生應(yīng)收、應(yīng)付業(yè)務(wù)，2、 流程： 錄入調(diào)撥單 自動 生成 其他入庫單 其他出庫單注意：自動生成的其他出（入）庫單不能刪除、修改，只有刪除、修改調(diào)撥單才可以。（二）盤點(diǎn)單 1、 盤點(diǎn)前應(yīng)將所有已辦理實(shí)物出入庫但未錄入計算機(jī)的出入庫單或銷售發(fā)貨單、銷售發(fā)票均錄入計算機(jī)中。 盤點(diǎn)前應(yīng)將所有委托代管或受托代管的存貨進(jìn)行清查，并將這些存貨與已記錄在賬簿上需盤點(diǎn)的存

36、貨區(qū)分出來。盤點(diǎn)表中的盤點(diǎn)數(shù)量不應(yīng)包括委托代管或受托代管的數(shù)量。同一倉庫同一存貨只能盤點(diǎn)一次。2、 已辦理實(shí)物出庫但未開據(jù)出庫單、發(fā)貨單或發(fā)票的存貨為委托代管存貨。3、 已辦理實(shí)物入庫但未開據(jù)入庫單的存貨為受托代管存貨。4、 盤點(diǎn)開始后至盤點(diǎn)結(jié)束前不應(yīng)再辦理出入庫業(yè)務(wù)。即新增盤點(diǎn)表后，不應(yīng)再錄入出入庫單、發(fā)貨單及銷售發(fā)票等單據(jù)，也不應(yīng)辦理實(shí)物出入庫業(yè)務(wù)。注意： 賬面數(shù) = 該倉庫該存貨的賬面結(jié)存數(shù) 已開據(jù)發(fā)貨單或未生成出庫單發(fā)票的數(shù)量 點(diǎn)擊“記帳”后，系統(tǒng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果自動生成盤虧或盤盈。 如果是盤虧 生成其他出庫單 如果是盤盈 生成其他入庫單（三）組裝單將多個散件組裝成一個配套件的過程。組裝單

37、相當(dāng)于兩張單據(jù)，一個是散件出庫單，一個是配套件入庫單。配套件和散件之間是一對多的關(guān)系。配套件和散件之間的關(guān)系，在產(chǎn)品結(jié)構(gòu)中設(shè)置。用戶在組裝之前應(yīng)先進(jìn)行產(chǎn)品結(jié)構(gòu)定義，否則無法進(jìn)行組裝。（四）拆卸單指將一個配套件拆卸成多個散件的過程。拆卸單相當(dāng)于兩張單據(jù)，一個是配套件出庫單，一個是散件入庫單。配套件和散件之間是一對多的關(guān)系。配套件和散件之間的關(guān)系，在產(chǎn)品結(jié)構(gòu)中設(shè)置。用戶在組裝拆卸之前應(yīng)先進(jìn)行產(chǎn)品結(jié)構(gòu)定義，否則無法進(jìn)行拆卸。四、庫存系統(tǒng)月末結(jié)帳（可以恢復(fù)）1、只有在當(dāng)前會計月所有工作全部完成的前提下，才能進(jìn)行月末結(jié)賬。2、 如果庫存系統(tǒng)和采購系統(tǒng)及銷售系統(tǒng)集成使用，必須在采購系統(tǒng)和銷售系統(tǒng)結(jié)賬后，庫存系統(tǒng)才能進(jìn)行結(jié)賬。月末結(jié)賬之前用戶要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。 3、 如果庫存系統(tǒng)和存貨核算系統(tǒng)集成使用，必須存貨核算系統(tǒng)當(dāng)月未結(jié)賬或取消結(jié)賬后，庫存系統(tǒng)才能取消結(jié)賬。 第六節(jié) 存貨核算系統(tǒng)一、出庫、入庫業(yè)務(wù)1、 如果與庫存管理系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)集成使用，則所有出、入庫單不可在本系統(tǒng)中錄入、刪除，只能修改其金額；流程：對出入單記帳 暫估或做調(diào)整（有需要才做） 生成憑證2、 如果沒有使用用庫存管理系統(tǒng)，且有采購、銷售系統(tǒng)則本系統(tǒng)除采購入庫單、銷售出庫單以外，其他出、入庫單、材料出庫單、產(chǎn)成品入庫單應(yīng)