公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法

1、辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法第一章總則第一條根據(jù)公司實際情況，為加強內(nèi)部管理，規(guī)范公司辦公設(shè)備及用品的采購與使用，有效控制成本支出，特制定本辦法。第二章適用范圍第二條辦公用品的范圍日常辦公易耗品：計算機耗材（如硒鼓、打印紙等）及各種辦公用品低值易耗品（如文件夾、檔案盒、檔案袋、數(shù)據(jù)袋、大頭針、曲別針、訂書機、訂書針、印泥油（印臺、印油、印墊）、插線板、筆、筆記本、U盤、計算器、膠水或膠棒等）、美工刀。財務專用易耗品：憑證打印紙、憑證盒、各種財務報銷單據(jù)、收據(jù)、憑證封面、復寫紙、包角紙、剪刀、直尺、裝訂線、裝訂機、發(fā)票打印機（如需開票）、鉛筆、皮筋。第三條辦公設(shè)備的范圍辦公設(shè)備包括計算機及附屬設(shè)備

2、、網(wǎng)絡設(shè)施、電話機、傳真機、復印機、打印機、掃描儀、音響及附屬設(shè)備、投影儀等專用于公司辦公、開會及培訓所用的資訊設(shè)備；文件柜、辦公桌椅等。第三章職責第四條綜合管理部，主要負責辦公設(shè)備及用品的采購申請受理、采購、保管、配發(fā)、維修保養(yǎng)、設(shè)備調(diào)換、報廢判定等事宜。辦公設(shè)備及辦公用品原則上由綜合管理部根據(jù)各部門需要及庫存量與消耗水平統(tǒng)一采購和配備，然后分發(fā)給各部門。第五條辦公設(shè)備及用品使用部門，主要負責辦公設(shè)備及用品的申購、使用、保管等事宜。如有特殊情況，經(jīng)公司領(lǐng)導審核批準，各部門可自行購買專用辦公設(shè)備及用品。所購辦公設(shè)備及用品連同申請書交付綜合管理部備案。第四章辦公設(shè)備及用品的日常管理第六條辦公設(shè)備

3、及用品的申請和購買6.1 辦公設(shè)備及用品實行申購審批制。各部門應根據(jù)實際需求，及時、合理預計每月辦公用品需要量，并于每月28日前填寫次月低值易耗品申購表，達到固定資產(chǎn)標準的，填寫固定資產(chǎn)購置（新建）報批表，由申購部門分管領(lǐng)導審批后報綜合管理部，綜合管理部根據(jù)多方比選情況及辦公用品實際庫存情況進行統(tǒng)籌，填制固定資產(chǎn)購置（新建）報批表或低值易耗品申購匯總審批表報公司領(lǐng)導審批后統(tǒng)一采購。對未申購的辦公設(shè)備及用品，除臨時急需外一律不得臨時申購。6.2 綜合管理部根據(jù)各部門辦公設(shè)備及用品的采購需求，經(jīng)過詢價和對比，選定供應商，明確采購的品種、規(guī)格型號、數(shù)量、價格。所購買辦公設(shè)備及用品送到后，按購貨清單進

4、行驗收，核對品種、規(guī)格型號、數(shù)量，并檢查質(zhì)量，確保無誤。6.3 綜合管理部應于每月20日或各部門需求時間前將申購辦公設(shè)備及用品購買完畢，不得遺漏，如由于特殊原因未能購入，應及時通知申購部門采取措施并加以解決。6.4 對于單次采購合計金額在5000元以上的采購項目，必須簽訂采購合同或協(xié)議。在同等質(zhì)量及服務的前提下，經(jīng)多方比選或招標，優(yōu)先選擇最低價格供應商。6.5 綜合管理部對各部門的需求計劃進行認真檢查，對于申報情況不合理的應予糾正。第七條辦公用品的管理7.1 公司所有購買的辦公用品由綜合管理部統(tǒng)一管理、分配使用。7.2 綜合管理部建立辦公用品管理使用臺賬，分品種、規(guī)格型號登記，按最小單位計量。

5、7.3 綜合管理部對辦公用品的入庫與出庫必須及時逐筆登記，做到日清日結(jié)，確保物品進出及結(jié)存數(shù)據(jù)的正確無誤,保證賬目與實物相符。7.4 公司的內(nèi)部文件往來，凡可用電子文件傳遞、轉(zhuǎn)發(fā)的，不再使用紙張傳遞，紙張均雙面使用。第八條辦公設(shè)備的管理8.1 公司所有辦公設(shè)備由綜合管理部統(tǒng)一采購和管理，分別登記；資產(chǎn)財務部應設(shè)置相應的辦公設(shè)備明細賬管理。8.2 對于個人專用的辦公設(shè)備，綜合管理部建立專門的設(shè)備登記，領(lǐng)用人按需領(lǐng)用后，在使用期間須妥善保管。8.3 對于公司公用的辦公設(shè)備，綜合管理部設(shè)置專門的辦公設(shè)備臺賬，領(lǐng)用人每次按需借用，并在使用完畢時及時歸還，綜合管理部須詳細記錄領(lǐng)用和歸還的時間。第九條辦公

6、設(shè)備及用品的領(lǐng)用和借用9.1 各部門根據(jù)上報批準購買的內(nèi)容到綜合管理部領(lǐng)用。9.2 用品分發(fā)（領(lǐng)用）后做好登記，寫明分發(fā)（領(lǐng)用）日期、品名與數(shù)量等。領(lǐng)用或借用人在相應的登記簿上簽字確認，作為領(lǐng)用或借用記錄，以及費用分攤依、據(jù)。9.3 新進人員入職時由管理部門通知，向綜合管理部領(lǐng)用辦公用品；人員離職時，須向綜合管理部辦理辦公用品歸還手續(xù)。9.4 借用辦公設(shè)備或用品超時未還的，綜合管理部有責任督促歸還。9.5 領(lǐng)用、借用辦公設(shè)備或用品發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價或折價賠償，達到固定資產(chǎn)標準的，應及時報批，由綜合部會同相關(guān)人員進行責任認定，并進行相應處理。第十條清查盤點公司辦公設(shè)備及用品應定期清

7、點。辦公用品倉庫一年盤點兩次（6月與12月）。清點工作由綜合管理部、資產(chǎn)財務部、使用部門共同負責，清點要求做到賬實一致。資產(chǎn)清查盤點中發(fā)現(xiàn)問題和差錯，應及時查明原因，并進行相應處理。必須對公司各部門所擁有的辦公日用低值易耗品（主要指各種用紙與印刷制品）進行調(diào)查。調(diào)查方式是每月5日對上一月各部門辦公用品的領(lǐng)用量、使用量以及余量（未用量）做出統(tǒng)計，向上級報告。一旦一批消耗品用完，應立即報告遞交綜合管理部。如需報廢處理的，由綜合管理部會同資產(chǎn)財務部審核，確認不能再次利用后，按照公司相關(guān)規(guī)定申請報廢。如有物品丟失或質(zhì)量問題（如超期、受潮、生銹、或損壞等），應及時以書面形式向公司領(lǐng)導匯報，并進行相應處理

8、。第五章附則第十一條本辦法由公司負責解釋。第十二條本辦法經(jīng)公司董事會批準后暫行。附件：1. 固定資產(chǎn)購置（新建）報批表；2. 低值易耗品申購表；3. 低值易耗品申購匯總審批表。附件一固定資產(chǎn)購置（新建）報批表使用部門需求時間產(chǎn)品名稱規(guī)格型號申購原因數(shù)量單位使用部門負責人審核意見使用部門分管領(lǐng)導審批采購部門經(jīng)辦人供貨商單價總價米購部門負責人審核意見采購部門分管副總審批財務部門負責人審核意見財務總監(jiān)審批總裁審批董事長審批附件二低值易耗品申購表申購部n：年月日4p品名規(guī)格型號單位數(shù)量備注123456789101112131415161718總裁：監(jiān)：附件三低值易耗品申購匯總審批表序號品名型號單位申購數(shù)量現(xiàn)庫存數(shù)量應采購數(shù)量備注財務部投資業(yè)務部風險控制部基金管理部綜合管理部總裁辦公室合計1234567891011財務總財務審核:綜合管理部：制表人:人：辦公用品請購單財管字第號填寫日期：年月日財產(chǎn)名稱規(guī)格用途單位數(shù)量需用日期估計價值備注請購部門負責人意見：年月日行政部經(jīng)理意見：年月日主管副總經(jīng)理批準：年月日主申請人:辦公用品一覽表辦公用品名稱規(guī)