業(yè)務(wù)助理工作流程

1、業(yè)務(wù)助理工作流程每天到公司每一件事就是：打開Outlook查看郵箱上，然后按照事情輕重一件一件的處理文件制作制作sampleinvoice1 .寄樣品前必須制作sampleinvocie,把寄樣的款式號(hào)碼記錄在sampleinvoice上留底。2 .先到業(yè)務(wù)資料Formsandrecords中編號(hào)（年份十月份+順序號(hào)）；文件命名為M+排號(hào)3 .表格下面以Sampleonly,nocommercialvalue”結(jié)束4 .樣品上要掛有我們的產(chǎn)品編號(hào)。5 .需放一份sampleinvoice隨樣品寄給客人，以方便客人收到樣品后知道我們都寄了些什么產(chǎn)品。如果樣品是隨貨走的話，就告訴客人樣品是放在第幾

2、箱里面，等收到貨后就可以直接拿樣品。6 .每次寄樣品都要給一份報(bào)關(guān)委托書（一式三聯(lián)）給國(guó)際快遞隨貨走。報(bào)關(guān)委托書填寫樣版請(qǐng)參考業(yè)務(wù)部資料報(bào)關(guān)樣版單證填寫范本7 .寄完樣品后需把trackingno.以郵件的形式發(fā)給客戶。制作訂單（proformainvoice）1 .根據(jù)客戶要求制作訂單一二，2 .首先要到業(yè)務(wù)資料Formsandrecords中編號(hào)（年份十月份+訂單順序號(hào)）3 .根據(jù)客戶以前的訂單來(lái)制作新的訂單，但相應(yīng)的日期、PI號(hào)，金額等需具體以產(chǎn)品的變化而變化。且必須注意不能更改原訂單的內(nèi)容及數(shù)據(jù)。4 .完成后的PI必須放在具體客戶的資料夾內(nèi)；并命名為S+）E號(hào)5 .訂單做好后，以E-m

3、ail的形式發(fā)給客戶（訂單要轉(zhuǎn)成PDF格式），并要求客戶回簽。發(fā)給客人的同時(shí)，需要CC給Sonia&財(cái)務(wù)。6 .待客戶回簽后，再把PI發(fā)給采購(gòu)、生產(chǎn)等相關(guān)部門。發(fā)給他們的PI請(qǐng)一定要把客戶資料、電話、金額等相關(guān)信息刪除。然后到客戶訂單相對(duì)應(yīng)的客戶文件夾內(nèi)建立相應(yīng)的訂單并且還需到客戶訂單客戶交期表把出貨日期填到表格里面，以方便生產(chǎn)人員可以查交期。注意：自己一定要保留幾天的交期，以免發(fā)生意外情況的時(shí)候可以延長(zhǎng)幾天交期。比如，答應(yīng)客人的交期是10號(hào),我們給生產(chǎn)的交期應(yīng)該是8號(hào)或是6號(hào)（根據(jù)不同客人而訂）。但是給交期給客人之前一定要跟生產(chǎn)的確認(rèn)過(guò)。包類的產(chǎn)品請(qǐng)先跟David&Sonia

4、確認(rèn)過(guò)后是否是本公司自己生產(chǎn)，還是跟工廠采購(gòu)再把PI發(fā)給相對(duì)應(yīng)的同事。7 .以下是一些條款術(shù)語(yǔ)Ex-workShenZhen-工廠交貨價(jià)FORHK（Shenzhen）-只付貨運(yùn)到HK（Shenzhen）倉(cāng)庫(kù)的快遞運(yùn)費(fèi)，雜費(fèi)客人負(fù)責(zé)FOBHK（Shenzhen）-快遞費(fèi)用+forwarder雜費(fèi)費(fèi)用制作出貨資料（invoice&packinglist）l.invoice&packinglist是每次出貨時(shí)必須要做的文件，且需以實(shí)際數(shù)量來(lái)制作。1.1 nvoice命名為I+編號(hào)；Packinglist命名為P加編號(hào)，做invoice首先必須到業(yè)務(wù)部資料Formsandrecords

5、Inovice去編號(hào)。3 .做invoice必須找到相應(yīng)的原始PI來(lái)做，對(duì)于未出齊的貨則要按客戶要求做creditnote4 .不管一張PI分幾次出貨，所有invoice的總金額合計(jì)必須與原始PI一致5 .出完貨后必須把出貨資料發(fā)給客戶相關(guān)的負(fù)責(zé)人，并且要CC給Sonia&財(cái)務(wù)。只要有接觸到金額的文件，都要CC給Sonia&財(cái)務(wù)。如果是以公司名義出口的，除正常的文件外還需要做一份代理報(bào)關(guān)委托書、核銷單。具體填寫要求請(qǐng)參考業(yè)務(wù)部資料報(bào)關(guān)樣版單證填寫范本聯(lián)系貨代（forwarder）出貨1 .一般客人都有自己指定的貨代。出貨時(shí)就到業(yè)務(wù)部資料bookingform找到客人指定的貨代文

6、件夾，然后把要出貨的具體數(shù)據(jù)（shipper名字、consignee名字、陵頭、箱數(shù)、數(shù)量、重量、體積CBM）填完整；最后把填好后的bookingform發(fā)給貨代負(fù)責(zé)人，請(qǐng)他們放SO號(hào)給我們出貨。（有些貨代是不需要SO號(hào)的）貨代資料在業(yè)務(wù)部資料空運(yùn)公司及出貨資料JJJ產(chǎn)產(chǎn)I如果是新客人的話，就請(qǐng)他們把他們的貨代資料給我們，以便安排出貨。如果是小客人沒有自己的貨代，我們可以幫他們找我們自己的快遞公司，把價(jià)格報(bào)給客人，如果同意我們的價(jià)錢的話，先把快遞費(fèi)付給我們，我們?cè)侔才懦鲐洝Ｈ绻峡腿嘶蚴荢onia的朋友的話，則先問(wèn)Sonia的意見?？傊?，視情況而定。2 .聯(lián)系快遞或運(yùn)輸公司到我們公司收貨，必須

7、復(fù)印一份帶有SO號(hào)的完整bookingform給收貨司機(jī),以便送貨入倉(cāng)。如果是海運(yùn)的話，必須提前跟快遞或運(yùn)輸公司講，請(qǐng)他們一定要把倉(cāng)庫(kù)回簽的入倉(cāng)單（尾紙）送到貨代辦公司，以便是日后換取正本B/L用。3 .出貨前必須認(rèn)真核對(duì)陵頭、箱號(hào)、箱數(shù)等是否正確，是否與packinglist有出入。4 .出完貨后要到業(yè)務(wù)部資料出貨統(tǒng)計(jì)文件夾內(nèi)把此次出貨的數(shù)量、箱數(shù)、金額等相關(guān)資料記錄到表格內(nèi)；另外也需要把出貨的快遞費(fèi)記錄到業(yè)務(wù)部資料出貨統(tǒng)計(jì)快遞費(fèi)統(tǒng)計(jì)表格內(nèi)，這樣以方使我們?cè)碌讓?duì)賬。另外：如果以快遞方式出貨的，也必須把每次出貨的快遞費(fèi)用寫在快遞單上，并注明是出給哪個(gè)客戶的。到月底的時(shí)候所有的快遞單都交給財(cái)務(wù)做

8、賬。另外，出完貨后還需要到客戶訂單客戶交期排表中把已出貨的訂單從表格從刪除，以便其他同事看到的都是最新的交期。平時(shí)如果交期有變動(dòng)的話，最好以E-mail開形式通知相關(guān)部門，另外也需要到交期表格中把最新的交期填上去。5 .如果客人需要辦CO或FormA的話，則要在出完貨后幫客人申辦。辦好后快遞給客人。但是有些客人是要求提前辦理的，以便文件可以隨貨走。這點(diǎn)需看情況而定。文件辦完后也需要到業(yè)務(wù)部資料出貨統(tǒng)計(jì)CO&FROMA統(tǒng)計(jì)表格內(nèi)。6 .貨到香港三天后應(yīng)與貨代聯(lián)系，請(qǐng)他們把提單發(fā)給我們。如果是海運(yùn)的話則等到開船后再問(wèn)。開船后貨代會(huì)主動(dòng)把draftB/L發(fā)給我們核對(duì)，這個(gè)必須在1天內(nèi)完成。否

9、則貨代會(huì)收取改單費(fèi)用。7.B/L核對(duì)無(wú)誤后，請(qǐng)通知財(cái)務(wù)安排付款。付款后請(qǐng)把水單發(fā)給貨代公司，然后請(qǐng)他們把正本的B/L寄給我們。（注意：有些客戶是不需要正本提提的，所以事先請(qǐng)跟客戶溝能是否要正本提單，或者電放提單就OK）8.收到正本提單或者空運(yùn)的復(fù)本提單，請(qǐng)拍照存檔到客戶資料內(nèi)。催款不同的客戶有不同的付款方式，這個(gè)要以PI上的條款為主。1 .如果是30%訂金，70%出貨前付的話，在出貨前一個(gè)星期要發(fā)E-mail通知客人付款。2 .如果是月結(jié)的客戶的話，則每個(gè)月必須要發(fā)一次對(duì)財(cái)單給客戶，請(qǐng)他們安排付款。3 .如果是先出貨后付款的，出完貨后必須第一時(shí)間把出貨資料發(fā)給客人，提醒他們安排付款。4 .收到

10、銀行水單后，必須把水單轉(zhuǎn)發(fā)給財(cái)務(wù)，以方便他們做賬。但郵件上必須注明此份水水單付的是哪一張單，付了多少。另外，還需要把發(fā)給財(cái)務(wù)的郵件存到客戶資料里的Paymente-mail文件夾內(nèi)。Outlook的客戶文件夾最好也建立一個(gè)payment的文件夾，把這封E-mail拉到這個(gè)文件夾下。5 .每出一次貨，都應(yīng)把invoice上出掉的數(shù)量、金額登記到相對(duì)應(yīng)的客人文檔下的statement里，以方便日后對(duì)賬。6 .催款一定要在下午快下班的時(shí)候催，這樣客人那邊也剛好是下午的上班時(shí)間了。（不同國(guó)家的客人依時(shí)差而訂）文件制作要求1 .字體統(tǒng)一用TrebuchetMS12號(hào)字體，但是抬頭可以用20號(hào)加粗下劃線字

11、體。給國(guó)外的客人的字體一定不能用中文的字體（如：宋體）寄快遞2 .不管是寄樣品還是大貨，實(shí)重大的要按實(shí)重算，體積大的要按體積算。長(zhǎng)x寬x高3 .體積重量算法：5000（厘米）305（英寸）（公斤）4 .公司國(guó)際快遞賬號(hào)在業(yè)務(wù)部資料國(guó)際快遞文件夾下可以找得到。5 .客戶國(guó)際到付賬號(hào)在業(yè)務(wù)部資料空運(yùn)公司及出貨資料Forwarderinformation。開發(fā)案客人有提供AI的開發(fā)案，請(qǐng)把相對(duì)的項(xiàng)目交給開發(fā)部門處理。開發(fā)一部：包類、硬殼、水鉆貼等行業(yè)相關(guān)產(chǎn)品開發(fā)二部：皮套、硅膠套、雜項(xiàng)郵件發(fā)給開發(fā)部的同時(shí)，需CC一份給Sonia&David,以便讓他們可以決定開發(fā)案是否是在本公司自己打樣，或

12、是發(fā)出去給工廠打樣。報(bào)價(jià)如果是新產(chǎn)品，報(bào)價(jià)則向開發(fā)部詢價(jià)，如果是已經(jīng)買過(guò)的產(chǎn)品，則可以到序號(hào)及廠商相對(duì)應(yīng)文件夾下找到價(jià)格（為避免價(jià)格有變動(dòng)，最好向采購(gòu)或是開發(fā)的同事再確認(rèn)）；老客人的報(bào)價(jià)需給Sonia確認(rèn)后再發(fā)給客人，如果是新客人，可以自己報(bào)價(jià)，但是利潤(rùn)需在1.52.00之間。其他1 .公司銀行賬號(hào)在業(yè)務(wù)部資料公司賬號(hào)文件夾下可以找到。一般給外國(guó)客戶的賬號(hào)用HSBC-OBU（HK'（視不同情況而定）2 .如果客人催貨，可以先問(wèn)統(tǒng)計(jì)貨是否全部到齊了，也可以問(wèn)QC良品有多少，是否可以按時(shí)交貨。再不行的話則向采購(gòu)或是生產(chǎn)主管詢問(wèn)，待確認(rèn)好出貨日期后再以郵件的形式通知客人。最好的辦法是在出貨前三四天要去查一下訂單進(jìn)度，貨是否都到齊了，不良品也補(bǔ)齊了？以便做好出貨準(zhǔn)備。3 .有些時(shí)候客人發(fā)一份AI檔過(guò)來(lái)就要我們直接生產(chǎn)，這樣子的話就讓開發(fā)部先打產(chǎn)前樣給客人確認(rèn)（寄樣或拍照確認(rèn)隨客人而訂），請(qǐng)美工先用AI編