公司費用報銷制度

1、山西鋪龍灣煤業(yè)有限公司 執(zhí)著 務實 開放 卓越公司費用支出及報銷管理辦法第一章 總則第一條 為規(guī)范公司的費用支出及報銷管理，明確各項費用的開支標準、范圍和報銷審批程序，根據(jù)集團公司有關費用的報銷管規(guī)定，結合我公司的實際制定本制度。第二條 本制度所指的費用主要是指以現(xiàn)金、支票、匯款方式支付的公司日常管理費用、資產(chǎn)購置費用、基本建設支出等。第二章 報銷審批程序及費用報銷規(guī)定第三條 審批程序（一）日常費用報銷審批程序為:1.各部門人員根據(jù)費用支出及報銷內(nèi)容填寫相應的單證。2.各部門負責人核實并簽字。3.財務科審核。4.各部門主管領導簽字。5.財務科長簽字6.董事長簽字。 （二）借款及領用支票審批程序

2、為：1.各部門人員根據(jù)費用支出內(nèi)容填寫現(xiàn)金借款單或支票領用單；差旅費借款需注明出差地點及時間，其他借款需注明用途。2.各部門負責人核實并簽字。3.主管領導簽字。4.財務科長簽字。 （三）異地匯款支付審批程序為：1.各部門人員根據(jù)匯款內(nèi)容填寫匯款申請單；2.各部門負責人核實并簽字。3.財務科審核單據(jù)。4.各部門主管領導簽字。5.財務科長簽字6.董事長簽字（四）費用報銷時間及相關規(guī)定1.出差人員回公司以后,在一周內(nèi)辦理報銷手續(xù),前次借款未報銷者，一般不得再次借款。超過一個月未辦理報銷事宜者,借款從工資中扣除.2.各部門人員在本市發(fā)生的一次性費用開支在一千元以上的，原則上使用支票結算方式。申領支票時

3、，必須向財務科提供收款人信息。財務科根據(jù)收款人名稱、付款金額、款項用途開具支票并加蓋財務印鑒；如無法準確提供收款人名稱或金額，必須將支票小寫金額（預計消費金額上限）前加標人民幣符號，禁止簽發(fā)未注明用途、未限制金額的空白支票。獲取發(fā)票時，必須要求開票方將原始發(fā)票各項內(nèi)容填寫完整。經(jīng)辦人在取得支票后應盡快辦理結算報銷手續(xù)。3.現(xiàn)金及支票借用人，必須是公司正式職工，非公司正式職工，不得以正式職工名義借款。第四條 費用報銷單據(jù)按照不同用途，使用集團公司規(guī)定的費用報銷及付款單據(jù)共6種類型，根據(jù)實際需要，我公司新增了一種往來結算憑證，各部門人員根據(jù)不同項目及內(nèi)容填寫相應的費用報銷單據(jù)。1. 集團能源集團股

4、份有限公司現(xiàn)金借款單主要用于各部門人員出差借款、臨時借款時使用。出差借款需標明出差時間、地點，臨時借款需標明用途。2集團能源集團股份有限公司差旅費報銷憑證主要用于各部門人員報銷差旅費時使用。報銷時按照單據(jù)格式及內(nèi)容準確填寫，單據(jù)上沒有的項目不得隨意添加。出差人委托他人代為辦理報銷手續(xù)時，經(jīng)辦人處必須填寫經(jīng)辦人姓名，不能代簽出差人姓名。3. 集團能源集團股份有限公司支票領用單 主要用于各部門人員以同城（公司所在地以內(nèi)）轉賬支票方式支付各項日常費用時使用。使用時必須注明用途、張數(shù)、計劃開支金額。支票使用后將支票存根及原始發(fā)票一并報銷，如申領支票時可同時提供發(fā)票等原始憑據(jù)，則可以直接使用費用報銷單據(jù)

5、按照審批流程一次性完成領用、報銷手續(xù)。4. 集團能源集團股份有限公司費用報銷憑證 主要用于各部門人員以支票或現(xiàn)金方式支付各種日常費用后報銷時使用。使用時必須寫明報銷人所在部門、姓名、報銷日期、費用項目、金額、支付方式、附件張數(shù)等內(nèi)容。 5集團能源集團股份有限公司資金付出憑證主要用于各部門人員以異地（公司所在地以外）匯款方式支付各種日常費用時使用。各項日常費用需要異地匯款時，經(jīng)手人需同時提供領導批示、相關合同協(xié)議、發(fā)票等原始憑證，并按照審批流程辦理匯款手續(xù)。屬于預付性質(zhì)的款項，經(jīng)辦人需在款項匯出后10個工作日內(nèi)將正式發(fā)票交回財務科，逾期未交回者預付款將轉為其個人借款逐月從工資中扣回。 6.公司單

6、證粘貼單主要用于各部門人員報銷各項費用粘貼單據(jù)時使用。使用時，單據(jù)粘貼不要超過粘貼單內(nèi)部粗框線（單據(jù)較多時，不得超出內(nèi)部虛框線），票據(jù)粘貼時每張不得粘貼過多，以免影響憑證的裝訂。上述單據(jù)的填寫要求書寫規(guī)范，字跡清晰，將支出及費用發(fā)生的時間、事由、金額（大小寫金額必須一致且不允許涂改）等要素填寫齊全，并在報銷憑證上簽署姓名；報銷時要求提供真實、合法、有效的票據(jù)，票據(jù)各項目要填寫正確、齊全，印章清晰可辨，發(fā)票抬頭必須填寫單位全稱。7.根據(jù)公司的實際需要,我公司新增了: 集團能源集團股份有限公司往來結算憑證.主要用于公司同業(yè)務單位進行非實際付款的往來結算時使用。規(guī)格按照集團統(tǒng)一標準執(zhí)行。第五條 審核

7、審核包括部門審核和財務審核。部門審核由部門負責人負責，部門主管領導簽字，財務審核由財務科指定專門人員負責。（一）部門審核內(nèi)容包括：1.審核支出及報銷內(nèi)容是否真實、合法、合理。2.審核支出及報銷費用的歸屬。3.必要時部門負責人應對支出及報銷費用的內(nèi)容做出合理的解釋。4.必要時部門負責人應對支出及報銷費用的內(nèi)容提供證明資料。（二）財務審核及付款審批內(nèi)容包括：1.原始憑證是否真實合法，內(nèi)容是否完整，書寫是否規(guī)范，數(shù)量、單價、金額填寫是否正確。2.購買實物的原始憑證，是否有手續(xù)完備的驗收證明。3.購買固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、支付中介費等重大支出的合同要件是否齊全。4.相關的各級審批手續(xù)是否齊全。5.票據(jù)粘

8、貼是否規(guī)范。6.如發(fā)現(xiàn)虛報、瞞報和使用非法票據(jù)等不法行為，財務科將不予報銷，情節(jié)嚴重者將通過有關部門追究其法律責任。第六條 報銷責任界定各部門人員對所報銷項目的真實性、準確性、及時性，單據(jù)的合法性、完整性負責。部門負責人、部門主管領導、董事長對報銷內(nèi)容的真實性、完整性、必要性負責。財務科對報銷項目審批手續(xù)的完整性、單據(jù)填寫的規(guī)范性、費用計算的準確性、付款的安全性及單據(jù)的真實性負責。第三章 職工薪酬第七條 薪酬的構成職工薪酬主要包括發(fā)放給在職職工的各類工資、獎金、津貼、福利；按照國家規(guī)定比例計提和繳納的養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險、生育保險、住房公積金、工會經(jīng)費和職工教育經(jīng)費；與職工解

9、除勞動關系給予的補償?shù)取５诎藯l 薪酬的發(fā)放與扣繳工資發(fā)放以月為單位，公司考勤日為本月1日至本月月末，發(fā)薪日為每個月9號。如遇法定節(jié)假日或雙休日則提前一天發(fā)放。第一次在公司領取工資的人員需先到指定銀行辦理工資存折，并將身份證號碼及存折號碼提供給勞資科。勞資科負責核定職工各項薪酬標準并制作薪酬發(fā)放表，財務科負責審核并發(fā)放。各類獎金、福利及津貼的發(fā)放，由勞資科根據(jù)考勤制作發(fā)放名單，經(jīng)董事長簽字，財務人員審核及財務科長簽字后方可發(fā)放。節(jié)假日加班工資標準統(tǒng)一由勞資科制定并審核，財務科負責發(fā)放。根據(jù)國家有關規(guī)定，公司作為代扣代繳義務人，將從工資中扣回以下費用：個人所得稅，個人醫(yī)療保險，個人養(yǎng)老保險，個人失

10、業(yè)保險，住房公積金以及其他應扣款項。第九條 五項社會保險及住房公積金由勞資科負責計算并繳納，財務科根據(jù)回單進行賬務處理，并根據(jù)代付明細扣款或掛賬。 第四章 差旅費第十條 差旅費是指公司職工因公外出，發(fā)生的城市間交通費、住宿費、訂退票手續(xù)費、托運費、寄存費及各項出差補助等。公司董事長、書記、礦長等正職因公出差據(jù)實報銷，各部門人員差旅費報銷根據(jù)出差地區(qū)不同，采取限額報銷與定額補助相結合的辦法。各部門人員出差，需要填寫出差審批表，經(jīng)部門負責人及分管領導批準后，方可向財務科辦理出差借款。出差借款審批需經(jīng)部門負責人，主管領導，財務科長審批。第十一條 交通費、住宿費報銷標準交通費在規(guī)定標準內(nèi)據(jù)實列支，出差

11、人員可根據(jù)不同情況選擇火車、汽車、輪船、飛機等交通方式，價位選擇要適中，不得鋪張浪費。出差人員乘坐交通工具標準如下：公司董事長、書記、礦長等正職出差可乘坐飛機頭等艙、火車軟臥、輪船特等艙。公司副總以上人員出差可乘坐火車軟臥、輪船一等艙。公司一般員工出差可乘坐火車硬臥、輪船二等艙。住宿費實行限額管理。限額內(nèi)憑住宿費發(fā)票據(jù)實報銷，超限自負。北京上海等一類城市住宿費標準為：副總以上人員每人每天不超過400元，一般人員每人每天不超過200元。（一類城市主要指直轄市、省會、自治區(qū)首府及計劃單列市）其他城市住宿費標準為：科級以上人員每人每天不超過250元，一般人員每人每天不超過150元。住宿費報銷均需提供

12、正規(guī)發(fā)票，并完整填寫單位名稱、住宿日期、天數(shù)、單價、金額等要素。住宿安排本著適度的原則，既要維護公司的對外形象，又要保持勤儉的作風，不得搞排場，鋪張浪費。第十二條 差旅費補助標準及相關規(guī)定公司差旅費補助分為：伙食補助、交通補助、通訊補助、出車補助及下井補助等。補助標準：赴省會城市、直轄市等一類城市出差，伙食補助每人每天25元，交通補助每人每天20元，通訊補助每人每天5元，合計每人50元/天。赴其他城市出差，伙食補助每人每天20元，交通補助每人每天15元，通訊補助每人每天5元，合計每人40元/天。司機出車補助標準：市內(nèi)每人每天10元，長途每人每天50元。管理人員下井補助標準：每人每次60元。相關

13、規(guī)定：1.伙食、交通、通訊補助按實際出差天數(shù)計算，帶車出差不享受交通補助。享受每月話費額度補助，不享受出差通訊補助。2.市內(nèi)學習、開會不享受伙食、交通、通訊補助。3.赴外地出差人員享受伙食補助的，不得另行報銷當?shù)夭唾M。4.外出參加會議、培訓，其食宿已由會議主辦方統(tǒng)一負責，公司不再另行報銷伙食補助，但可按規(guī)定領取交通及通訊補助。5.出差中赴機場、車站、碼頭等地發(fā)生的往返交通費，憑相應票據(jù)據(jù)實報銷。除此之外，不得在差旅費中報銷本市出租車費。確因工作需要而發(fā)生的本市出租車費由主管領導審批后填寫費用支出憑證報銷。6.赴外埠出差期間因工作需要而發(fā)生的當?shù)爻鲎廛囐M，可憑票據(jù)實報銷，但不再享受定額交通補助。

14、第十三條 出差返回后，應在10個工作日內(nèi)到財務科辦理報銷手續(xù)，在報銷時要結清借款余額。第五章 會議費第十四條 會議費是指公司各部門召開會議發(fā)生的各項費用。會議費開支項目包括會議伙食費、資料辦公費、住宿費、會場租賃布置費、會議交通費、禮品費、專家費等。第十五條 公司會議費實行預算審批制度，會議組織部門應在召開會議前向公司領導提出會議計劃及綜合預算報告。財務科根據(jù)領導批示以及會議預算報告，準備支票或匯款。第六章 業(yè)務招待費第十六條 業(yè)務招待費是指企業(yè)為業(yè)務經(jīng)營的合理需要而支付的交際應酬費用。業(yè)務招待費包括招待來訪客人的煙酒、茶葉、水果費；宴請客人（包括工作餐）的用餐費；贈送客人的禮品費和陪同客人赴

15、旅游景點的參觀門票費等。各部門宴請來訪客人，原則上在職工食堂就餐。就餐標準為一般客人80元/人，重要客人150元/人。如需外出就餐，需經(jīng)主管領導批準。招待費應遵循對等接待、厲行節(jié)約、控制人數(shù)、減少次數(shù)的原則。第七章 辦公費第十七條 辦公費是指集團公司各部門購買辦公用品，書報資料，印刷品，電腦耗材等所發(fā)生的費用。第十八條 辦公用品統(tǒng)一由辦公室購置、管理和發(fā)放，辦公用品包含筆、紙、本、電池、計算器、公文包、文件夾等。其他部門若自行購買上述辦公用品，財務科將不予審核、報銷。各部門領用辦公用品時需填寫“辦公用品領用卡”并由部門負責人簽字。辦公室報銷辦公費時，需提供辦公用品購置清單，標明數(shù)量、單價、金額

16、，并加蓋供貨單位公章。 第十九條 印刷資料、報刊資料統(tǒng)一由辦公室管理。報銷時需向財務科提供相關明細表。第二十條 網(wǎng)絡設備、電腦耗材及辦公用電子設備統(tǒng)一由公司辦公室購置、管理和發(fā)放。網(wǎng)絡設備包括路由器、交換機、集線器、各種無線網(wǎng)絡設備、機柜以及服務器等機房專用設備；電腦耗材包括電腦、復印機、打印機、傳真機、掃描儀、存儲設備以及各種配件等；辦公用電子設備包括會議視頻系統(tǒng)、電子簽章系統(tǒng)、IP電話機、照相機、攝像機、錄音筆等。各部門添置上述設備，需要填寫申請表，經(jīng)部門領導及主管領導審批后，由辦公室統(tǒng)一負責、按需購買。辦公室報銷時需向財務科提供貨物清單及發(fā)放明細。辦公室對購買的網(wǎng)絡設備、電腦耗材及辦公用

17、電子設備建立明細賬，負責出入庫登記，并負責辦理報廢手續(xù)。 第二十一條 辦公家具、勞保用品以及不屬于辦公室管理范圍的各項用品統(tǒng)一由行政處購買。公司辦公場所內(nèi)公共設施由行政處統(tǒng)一規(guī)劃，各部門不得擅自購買或更改。行政處可根據(jù)各部門需要購置辦公家具，報銷時需提供經(jīng)主管領導批準的請示報告、貨物清單及出入庫手續(xù)。第八章 職工教育經(jīng)費第二十二條 職工教育經(jīng)費是指用于職工學習先進技術和提高文化水平而支付的費用。開支范圍包括（1）學歷教育培訓費、安全技術培訓費、繼續(xù)教育培訓費以及公司統(tǒng)一組織的各類學習支出。（2）聘請專家的鑒定費、授課酬金。（3）培訓教材的編印和培訓設備的購置等。第二十三條 堅持“專款專用”的原

18、則。各部門發(fā)生的培訓費由各級領導批準并經(jīng)組織培訓的負責部門簽字備案后方可到財務科報銷。第二十四條 以單純提高學歷為目的的學歷繼續(xù)教育，公司一律不負擔報銷學費和雜費等任何相關費用。第九章 車輛運行費第二十五條 車輛運行費是指公司領導及各部門因公務需要配備的車輛而發(fā)生的各種費用，包括車輛維修費、燃油費、通行費、保險費及各類繳費等。車輛運行費費用實行預算管理，定額考核。第二十六條 車輛運行統(tǒng)一由公司車隊管理、調(diào)度。各部門因公用車，應先向車隊申請，說明用車事由、時間、地點，報主管領導批準后，車隊根據(jù)需要統(tǒng)籌安排派車，一般不得自行向外租借車輛。如因特殊情況對外租車發(fā)生的費用，應由車隊簽署意見，部門憑有效

19、報銷憑證，辦理報銷手續(xù)。第二十七條 車隊應當對車輛實行定點維修，所維修的項目由修理廠列出清單并由駕駛員簽字確認，車隊批準后按程序到財務科報銷。第二十八條 車輛用油實行“一車一卡、定點定量”制度。車隊每月將燃油費轉入各車輛的購油卡中，公司車輛一律憑卡到各中石油加油站加油（長途出差異地加油除外）。特殊事項說明：車輛運行費用報銷手續(xù)，實行簡化處理。經(jīng)辦人員填寫報銷憑證，車隊負責人核實簽字，分管領導批準，財務會計審核，財務科長簽字批準。第十章 郵電通訊費第二十九條 郵電通訊費指辦公室固定電話和移動電話話費支出以及特快專遞費用。第三十條 辦公室固定電話費每月由辦公室據(jù)實繳納，移動電話費標準為：公司董事長

20、、書記、礦長等公司領導每月補助800元，公司副職以上領導每月補助600，公司副總每月補助300元，科級人員每月200元話費額度，副科級人員每月100元話費額度，隊組級級人員每月50元話費額度，超支不補。第三十一條 各處室需郵寄的特快專遞由辦公室統(tǒng)一辦理統(tǒng)一付費。第十一章 固定資產(chǎn)第三十二條 固定資產(chǎn)是指為生產(chǎn)經(jīng)營管理而持有，使用壽命在一年以上的資產(chǎn)。公司固定資產(chǎn)分為五類：礦井、房屋建筑物、機器設備、運輸工具、其他。（一） 礦井。指主井、副井等（二） 房屋建筑物。指房屋、建筑物及其附屬設施。（三） 機器設備。包含機械設備、電子設備、化驗設備、辦公設備等。（四） 運輸工具。包括鐵路運輸設備、機動車

21、、非機動車等。（五） 其他。包括辦公家具、廚房設備、文體設備等。第三十三條 固定資產(chǎn)歸口管理部門為：網(wǎng)絡設備、電腦耗材及辦公用電子設備歸口公司辦公室管理；辦公家具歸口行政處管理，汽車歸口車隊管理。各資產(chǎn)管理部門要制定相應資產(chǎn)管理辦法并報公司財務科備案。公司各部門購置固定資產(chǎn)時，須填寫請示報告。1萬元以上的固定資產(chǎn)需要簽訂購銷合同。50萬元以上的固定資產(chǎn)采購需履行招標程序。購回固定資產(chǎn)后應到有關管理部門辦理出入庫手續(xù)并將出入庫單隨發(fā)票一起報銷。貨物發(fā)票上必須注明資產(chǎn)品名、規(guī)格、數(shù)量、單價。第三十四條 公司的固定資產(chǎn)實行由使用部門、管理部門、財務科分工負責的原則。固定資產(chǎn)使用部門負責對本部門占有、

22、使用的固定資產(chǎn)進行合理、有效使用和日常維護管理；負責向固定資產(chǎn)管理部門提出本單位添置固定資產(chǎn)預算以及固定資產(chǎn)報廢處置意見；配合固定資產(chǎn)管理部門做好清產(chǎn)核資工作。即使用部門、管理部門負責資產(chǎn)的直接管理，財務科負責核算、監(jiān)督和清查。管理部門、使用部門、財務科要分別建立固定資產(chǎn)卡片賬，反映其增減變動情況，并且要定期核對，做到賬實相符。各固定資產(chǎn)使用單位必須指定一名固定資產(chǎn)管理員（專職或兼職），并報固定資產(chǎn)管理的相關部門備案。固定資產(chǎn)管理員負責辦理本單位固定資產(chǎn)領用、登記、保管、清查等工作，建立本單位固定資產(chǎn)登記簿。固定資產(chǎn)報廢處理：由使用部門提出書面報告，填寫登記表，注明報廢資產(chǎn)名稱、數(shù)量、單價、金

23、額，由資產(chǎn)管理部門及財務科出具意見后，報告集團公司領導批準實施。固定資產(chǎn)更新處理：原有固定資產(chǎn)如無法使用或需更新?lián)Q代，由使用部門提出書面報告，注明資產(chǎn)實際狀況，說明更新原因，由資產(chǎn)管理部門及財務科出具意見后，報告公司領導批準實施。公司每年10月份組織清產(chǎn)核資，各資產(chǎn)歸口部門及財務科組成清產(chǎn)核資小組，對閑置固定資產(chǎn)登記造冊，對無法使用固定資產(chǎn)進行報廢處理。第十二章 低值易耗品 第三十五條 低值易耗品是指不夠固定資產(chǎn)標準又不屬于物料消耗范圍的，單價在500元以上2000元以下的辦公家具、勞保用品、管理用品、辦公用品、辦公設備等。辦公用品類的歸口管理部門為辦公室，辦公設備類的歸口管理部門為網(wǎng)絡技術處，辦公家具、勞保用品類的歸口管理部門為行政科。由行政科負責購置公司各項消耗材料，要視同固定資產(chǎn)管理，建立出入庫、領用及盤點制度。第三十六條 公司各部門根據(jù)工作需要購置低值易耗品時，應填寫購置計劃經(jīng)主管領導同意，由歸口管理部門負責購置。報銷時貨物發(fā)票上必須注明品名、