信息系統(tǒng)項目中的范圍變更管理

1、信息系統(tǒng)項目中的范圍變更管理駱偉連云港杰瑞網(wǎng)絡(luò)有限公司在 ITIT 項目實施過程中，由于客戶通常不能確定最終解決方案的全部功能和需求，總是認(rèn)為“有比沒有好”，以及其它不確定因素，所以普遍存在范圍蔓延的問題，即項目范圍存在不斷擴(kuò)大的趨勢。對此，項目經(jīng)理和項目小組既不能一味拒絕，也不能全盤接受。一般來說，確定了項目范圍，也就確定了項目的工作邊界，明確了項目目標(biāo)和項目主要可交付成果。筆者認(rèn)為：如果不能行之有效的控制范圍變更，將會產(chǎn)生非常嚴(yán)重的后果。一、什么是項目范圍管理項目范圍管理是項目管理中的一個專用詞匯，是指對項目包括什么與不包括什么的定義與控制的過程。這個過程用于確保項目團(tuán)隊和利益相關(guān)者對作為

2、項目結(jié)果的項目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過程有一個共同的理解。它的主要任務(wù)是界定項目包含且只包含所有需要完成的工作，并對項目其他管理工作起到指導(dǎo)作用，以保證順利完成項目的所有過程。項目范圍管理的主要過程有：A A、啟動：是指組織正式開始一個項目或繼續(xù)到項目的下一個階段。啟動過程的一個輸出就是項目章程。項目章程是一個重要的文件。該文件正式承認(rèn)項目的存在并對項目提供簡要的概述。B B、范圍計劃：是指進(jìn)一步形成各種文檔，為將來項目決策提供基礎(chǔ)，這些文檔中包括用于衡量一個項目或項目階段是否已經(jīng)順利完成的標(biāo)準(zhǔn)等。作為范圍計劃過程的輸出，項目團(tuán)隊需制定范圍說明書和范圍管理計劃。C C、范圍定義：是指項目

3、主要的可交付成果細(xì)分為較小的更易管理的組分。在這個過程中，項目團(tuán)隊需建立工作分解結(jié)構(gòu)。D D 范圍核實：是指對范圍的正式驗收。項目主要利益相關(guān)者要在這個過程中正式驗收項目可交付成果。E E、 變更控制： 是指對有關(guān)項目范圍的變更實施控制。 主要的過程輸出是范圍變更、糾正性措施和檢驗教訓(xùn)。二、原因分析項目經(jīng)理作為項目的承擔(dān)者，在規(guī)定時間內(nèi)利用有限資源保質(zhì)保量的完成項目，讓客戶和公司都滿意是最終目標(biāo)。但是讓客戶滿意就是不斷滿足客戶無窮無盡的需求嗎？這樣會不會導(dǎo)致項目的最終失敗呢？我們應(yīng)該分析范圍變更出現(xiàn)問題的根源原因：A A、目標(biāo)不明確：用戶可能對信息系統(tǒng)項目缺乏全面的了解，項目組對客戶需求細(xì)節(jié)的

4、了解也不充分， 而且雙方對實現(xiàn)需求的方式的理解也存在差異導(dǎo)致項目目標(biāo)描述不清。B B、為了技術(shù)而強(qiáng)調(diào)技術(shù)：ITIT 技術(shù)日新越異，用戶只追求技術(shù)的先進(jìn)性而忽略了技術(shù)的使用性和可靠性。C C、缺少用戶的參與：缺少用戶的參與也就缺少了用戶的反饋，用戶才是系統(tǒng)的最終使用者。三、范圍變更管理首先，簽訂合同時就需要明確定義項目的范圍，這當(dāng)然需要熟悉信息系統(tǒng)集成項目的人員參加合同談判。合同中定義好的項目范圍可以為以后各項工作的開展奠定深厚的基礎(chǔ)。其次，合同中的項目范圍應(yīng)該還只是粗線條的約定，必須進(jìn)行細(xì)化和深入。編制范圍說明書和范圍管理計劃是其中重要的部分。范圍說明書應(yīng)該包括項目論證、產(chǎn)品簡介、主要可交付物

5、、驗收標(biāo)準(zhǔn)等。另外必須為項目組預(yù)留足夠的時間來進(jìn)行詳細(xì)需求的調(diào)研，并提出工作分解結(jié)構(gòu)（WBSWBS 和需求分析報告。WBSWBS 可以為項目執(zhí)行績效評測和項目控制提供一個基準(zhǔn)。讓用戶參與項目團(tuán)隊，項目組成員和客戶的深入交流是項目成功的關(guān)鍵。在項目初期，項目經(jīng)理首先需要考察客戶做這個項目有什么用處，就是“為什么”，這樣才能真正從客戶的角度來考慮系統(tǒng)的設(shè)計；接下來需要總結(jié)出整個項目是“做什么”，并能概括出各個子任務(wù)，讓開發(fā)人員對項目內(nèi)容的大方向有很好的把握；最重要的當(dāng)然是“怎么做”了，對信息系統(tǒng)集成項目而言，這個階段多花點時間絕對值得。在這個過程中有幾點值得關(guān)注：需求分析報告應(yīng)以客戶認(rèn)為易于翻閱和

6、理解的方式進(jìn)行編寫，同時也要有助于開發(fā)人員開發(fā)出真正需要的系統(tǒng)；項目組成員最好就需求分析報告給客戶詳細(xì)的講述，并達(dá)成共識，溝通手段在這里很重要；另外，需求確認(rèn)之后，最好讓客戶方管理層書面簽字，作為終止需求分析過程的標(biāo)志，但是絕不是作為拒絕范圍變更的手段。四、行之有效的變更控制項目的范圍變更是不可避免的。項目經(jīng)理和項目小組必須意識到范圍變更本身并沒有什么不對，事實上很多時候這會讓你的系統(tǒng)更健壯、更實用?？蛻敉ǔ２荒芤婚_始就確定所有需求，而且情況會隨時間而變化，如果不能包容變更，那么最終解決方案可能就達(dá)不到應(yīng)有的價值。但是如果變更失控，后果也非常嚴(yán)重，甚至于導(dǎo)致整個項目的失敗。根據(jù) 1995199

7、5 年斯坦迪什公司的研究結(jié)果，最可能引起 ITIT 項目失敗的前三個因素分別為：缺乏用戶參與、不完整的要求和說明、易變的要求和說明，這幾個因素都直接或間接與范圍變更管理有關(guān)。因此，必須進(jìn)行范圍變更管理。變更控制的目的不是控制變更的發(fā)生，而是對變更進(jìn)行管理，確保變更有序進(jìn)行。為執(zhí)行變更控制，必須建立有效的范圍變更流程。這個流程應(yīng)該包括確認(rèn)變更、評估變更的商業(yè)價值、分析變更對項目的影響，以及提交給項目發(fā)起人進(jìn)行評價以確定是否執(zhí)行變更。但是僅有范圍變更流程尚不足以真正控制變更，這是因為項目組的外部有許多壓力，同時與缺乏行之有效的變更控制手段密切相關(guān)。在范圍變更流程中有四個關(guān)鍵點必須嚴(yán)格控制，既：誰有

8、權(quán)確認(rèn)變更、什么樣的變更需要執(zhí)行、變更的影響多大、客戶是否接受變更的代價。A A、誰有權(quán)確認(rèn)變更：不應(yīng)當(dāng)為節(jié)省時間而允許客戶的業(yè)務(wù)人員與開發(fā)人員直接聯(lián)系，這樣無法控制變更。 必須事先明確客戶方有權(quán)提出變更請求的人員和項目組有權(quán)受理變更的人員，變更請求必須有書面材料。項目實施是兩個單位的行為，是“公對公”的事情，如果有用戶以“私人感情”為由要求范圍變更，開發(fā)人員可以拒絕。當(dāng)然用戶如果發(fā)現(xiàn)由于業(yè)務(wù)變化而引起的需求變更，需要向用戶方項目負(fù)責(zé)人提出書面申請，由用戶方項目負(fù)責(zé)人審批后移交實施方項目經(jīng)理。這樣對所有的變更，雙方的項目負(fù)責(zé)人都能做到心里有數(shù)。而且用戶在遞交書面變更申請時比較慎重，一般都在自己

9、科室內(nèi)部經(jīng)過討論后進(jìn)行，這樣減少了因用戶內(nèi)部看法不同導(dǎo)致的反復(fù)變更。B B、什么樣的變更需要執(zhí)行：不是所有的變更都需要修改，更不是所有的變更都需要立刻修改。必須對客戶提出的范圍變更進(jìn)行審核，來決定哪些變更需要修改和什么時候修改?？蛻粢话銓π畔⑾到y(tǒng)集成項目不甚了解，他們認(rèn)為很簡單的事情，可能由計算機(jī)來解決會很復(fù)雜。因此項目經(jīng)理和項目小組要冷靜的分析：用戶到底想要實現(xiàn)什么目的，抓住本質(zhì)的需求。如果用戶建議很難實現(xiàn)，可以和用戶進(jìn)行溝通，詢問用戶是否可以用其他方式來實現(xiàn)其目的。一般來說用戶的“鍍金”需求可以延期解決甚至不考慮。用戶的新增需求如果不是影響到核心業(yè)務(wù)的實現(xiàn)，也可以安排在現(xiàn)有功能的完善之后。

10、C C、變更的影響多大：項目組成員都要認(rèn)識到變更都是有代價：正面影響，讓系統(tǒng)更加完善；負(fù)面影響，阻礙了項目進(jìn)展，推遲了成果的交付。所以必須評估變更的代價和對項目的影響，并且要讓客戶了解到變更可能會發(fā)生的問題，一起判斷變更是否依然要進(jìn)行。D D 客戶是否接受變更的代價上面在代價評估和與客戶討論過程中，客戶已經(jīng)參與進(jìn)來。這時需要客戶一起判斷：“修改是沒有問題的，但是你能接受由此引起的,（進(jìn)度延遲、費用增加、性能下降等）嗎？”一般來說， 如果客戶認(rèn)為該變更是必須的 （非常有可能變更是其上級領(lǐng)導(dǎo)提出的） ，就會接受這些后果，通過與客戶的協(xié)商，項目組可能會得到回報或者即使沒有回報也不會招致公司和客戶雙方的埋怨。如果客戶認(rèn)為該變更雖然有必要但是可以暫緩，雙方簽署備忘錄后留待以后解決。如果客戶認(rèn)為該變更可有可無，多數(shù)情況下會取消變更。這時，比較穩(wěn)妥的做法是讓客戶對于明顯的變更做出確認(rèn)，一般是簽字確認(rèn)。這樣即可防止頻繁變更，也讓客戶認(rèn)識到變更帶來的工作量加大是項目延期的原因。項目主管必須學(xué)會如何對范圍變更進(jìn)行控制，控制客戶需求的增加或頻繁變更，保證項目健壯的進(jìn)行。最后，變更進(jìn)行時必須保證最終方案的唯一性和完整性。同時，要對所有變更進(jìn)行跟蹤