檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定

1、您的位置：檔案政務(wù)-政策法規(guī)*提示：雙擊鼠標(biāo)自動滾屏。法規(guī)類別部門規(guī)章名 稱<< 檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定 >>發(fā)布單位國家檔案局發(fā)布日期2001-6-5主題詞檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定（2001年6月5日）第一章總則第一條為適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化需要，規(guī)范檔案管理軟件的開發(fā)研制和安裝使用，提高計算機輔助檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和有效利用，制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定所稱的檔案管理軟件，是指各機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和各級各類檔案館用于對 檔案信息和檔案實體進(jìn)行輔助管理的各種類型的計算機應(yīng)用軟件系統(tǒng)。第三條檔案管理軟件的研制開發(fā)和安裝使用，應(yīng)遵循 規(guī)范、先

2、進(jìn)、實用”的原則，既要滿足當(dāng)前工作的需要，又要兼顧將來技術(shù)發(fā)展的趨勢。第二章基本要求第四條檔案管理軟件應(yīng)具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，并能輔助實體管理及根據(jù)用戶特殊需求增擴其他相應(yīng)功能。第三章數(shù)據(jù)管理功能第五條檔案管理軟件的開發(fā)研制與功能設(shè)計必須符合國家有關(guān)檔案工作和計算機信息系統(tǒng)管理 的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。第六條檔案管理軟件的研制、安裝和使用，必須具有嚴(yán)格的安全保密機制。第七條 檔案管理軟件應(yīng)具有良好的實用性、兼容性及可擴展性，并做到界面友好，用語規(guī)范，操 作簡單，使用方便。第八條檔案管理軟件應(yīng)具備較強的數(shù)據(jù)獨立性，確保在軟、硬件環(huán)境發(fā)生變化時數(shù)據(jù)的完整

3、、安全遷移及有效利用。第九條檔案管理軟件應(yīng)配有完備的安裝與使用技術(shù)資料，主要包括：用戶手冊、系統(tǒng)管理員手冊、數(shù)據(jù)實體關(guān)聯(lián)圖等。第十條數(shù)據(jù)管理模塊應(yīng)具備對各類檔案目錄及原文信息進(jìn)行管理的功能，主要包括：數(shù)據(jù)庫的建立、修改、刪除，檔案數(shù)據(jù)的輸入、存儲、修改、刪除等內(nèi)容。第十一條數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的選擇應(yīng)充分考慮用戶所需的數(shù)據(jù)容量；數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計應(yīng)符合檢索優(yōu)先的原則，能夠以DBF文件格式或通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，并具備安全、合理、靈活等特性。第十二條 數(shù)據(jù)項的設(shè)置應(yīng)符合檔案著錄規(guī)則（DA /T18 1999）的規(guī)定。第十三條系統(tǒng)應(yīng)提供鍵盤錄入、文件掃描和直接接收電子文件等多種檔案數(shù)據(jù)輸入方式。具有文檔

4、一體化功能的檔案管理軟件，應(yīng)能保證系統(tǒng)內(nèi)文件處理部分錄入的數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)對應(yīng)項目的 格式完全一致，并能根據(jù)歸檔標(biāo)識實現(xiàn)歸檔文件的有效遷移。具有圖紙管理功能的檔案管理軟件，其錄入圖紙的幅面（如A0）與精度（如200dpi）應(yīng)滿足用戶的應(yīng)用要求。第十四條 各種不同類型的檔案數(shù)據(jù)， 其文件格式均應(yīng)盡量采用通用文件格式。本規(guī)定推薦的通用文件格式為：文字型數(shù)據(jù)采用 XML文檔和RTF、TXT格式；掃描圖象數(shù)據(jù)采用 JPEG、TIFF格 式；視頻數(shù)據(jù)采用 MPEG、AVI格式；音頻數(shù)據(jù)采用 MP3、WAV等格式。確需采用專用（非通用） 格式的，應(yīng)能根據(jù)需要按要求實現(xiàn)與通用格式之間的轉(zhuǎn)換。第十五條 整理編目

5、模塊應(yīng)具備數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)校驗、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印輸出等基本功能，并能根據(jù)用戶需要增設(shè)主題詞（或關(guān)鍵詞）及分類號的自動標(biāo)引功能。第十六條 整理編目模塊應(yīng)能滿足下列主要要求：（一）能為用戶自行設(shè)置實體分類方案預(yù)留空間，并能滿足自動按照分類類目進(jìn)行分類和排序；（二）能自動生成檔案管理所需各種排列序號，并能由用戶自主修改和重排序，保存時有防重號校驗功能；（三）能自動生成符合檔案工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的各類目錄和備考表等；（四）具備功能齊全的統(tǒng)計功能，并能生成相應(yīng)報表；（五）具備完備的打印輸出功能，能打印輸出各類目錄、統(tǒng)計報表、備考表等。第五章檢索查詢功能第十七條檢索查詢模塊應(yīng)具備對檔案

6、信息數(shù)據(jù)進(jìn)行多種途徑檢索查詢的基本功能，并具備借閱管理等輔助功能。第十八條 檢索查詢模塊中必須設(shè)置題名、責(zé)任者、形成時間、主題詞、分類號等檢索項。根據(jù)用 戶需求，還可設(shè)置文件編號、檔號等輔助檢索項。第十九條 檢索查詢模塊應(yīng)能滿足下列主要要求：（一）能根據(jù)檢索項提供多條件組合查詢，并能對常用檢索途徑進(jìn)行優(yōu)化，滿足用戶對查全率、查準(zhǔn)率的要求。（二）能根據(jù)用戶需要設(shè)置目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索等功能；（三）能對查詢結(jié)果進(jìn)行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印或選擇輸出等技術(shù)處理。第二十條 借閱管理功能應(yīng)包括對利用者以及利用的目的、時間、內(nèi)容、效果等信息的記錄、分析、統(tǒng)計以及檔案催退、續(xù)借、退還等功能。

7、第六章輔助實體管理功能第二十一條輔助實體管理模塊應(yīng)具備對檔案征集、接收、移交以及檔案鑒定、密級變更等進(jìn)行相應(yīng)管理的功能。第二十二條 輔助實體管理模塊應(yīng)能滿足下列主要要求：（一）對征集、接收、移交檔案的時間、來源、交接人、數(shù)量、種類、載體等進(jìn)行管理；（二）對檔案劃控、保管期限變更、密級變更、鑒定銷毀等進(jìn)行管理。第七章安全保密功能第二十三條 檔案管理軟件的研制、安裝和使用，必須符合計算機信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定 （國保發(fā)1998）1號）的各項要求，具備系統(tǒng)訪問控制、數(shù)據(jù)保護(hù)和系統(tǒng)安全保密監(jiān)控管理等基本功 能，確保檔案數(shù)據(jù)安全。第二十四條 系統(tǒng)訪問控制，必須能實現(xiàn)嚴(yán)格的權(quán)限控制，并具有防止越權(quán)操作的

8、技術(shù)措施。第二十五條 數(shù)據(jù)保護(hù)，必須保證系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)的采集、存儲、處理、傳遞、使用和銷毀按照國 家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行，并在各項操作中有相應(yīng)的密級識別。涉密系統(tǒng)還應(yīng)有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)加密措施。第二十六條系統(tǒng)安全保密監(jiān)控，必須能對系統(tǒng)中各種操作實現(xiàn)嚴(yán)格的監(jiān)控并加以記錄。第八章系統(tǒng)維護(hù)功能第二十七條 系統(tǒng)維護(hù)模塊應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)等基本功能。第二十八條用戶權(quán)限管理應(yīng)包括系統(tǒng)各部分的操作權(quán)限管理和數(shù)據(jù)操作的權(quán)限管理。系統(tǒng)應(yīng)能對所有上機操作人員自動判斷分類，拒絕、警示非法操作并加以記錄。第二十九條 系統(tǒng)日志管理應(yīng)提供獨立于操作系統(tǒng)的電子文件、 檔案查詢?nèi)罩居涗浌δ埽?包括上機 人姓名、訪問時間（年月日時分）、所用微機編號、查詢內(nèi)容、利用方式 （閱讀、修改、拷貝、打印）, 并提供詳情查詢功能。日志文件保存時間應(yīng)不少于兩個月，需長期保存的日志文件應(yīng)可自動轉(zhuǎn)存?zhèn)浞?。第三十條系統(tǒng)維護(hù)模塊在提供數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)處理功能的同時，還應(yīng)能對檔案數(shù)據(jù)某些代碼表提供方便的維護(hù)。第九章附則第三十一條各使用單位可根據(jù)實際工作需要，在檔案管理軟件設(shè)