2017年出差費用報銷管理規(guī)定

1、XXX科技有限公司由差費用報銷與借款管理規(guī)定1目的為完善公司各項費用報銷標準及借款管理規(guī)定，做到“執(zhí)行與監(jiān)督”崗位 相分離的內控管理原則，特制定本規(guī)定。2適用范圍本規(guī)定適用于XX科技有限公司費用報銷及借款的相關內容.3 主要內容3.1 差旅費報銷規(guī)定3.1.1 出差管理規(guī)定3.1.1.1 員工因公出差需提前兩天必須填寫出差申請表，如人數較多時須 提前兩天知會總經辦統一訂票，審批表作為員工報銷差旅費的憑據，未填寫出 差申請表公司一律不予核銷差旅費（有特殊突發(fā)情況按最快速度緊急處理）。3.1.1.2 出差申請表權限內由分管部門負責審批；權限外報總經理審批，遇審批人外出時可電話請示，但出差返回公司后

2、要補辦出差申請審批手續(xù)。3.1.1.3 如有出差同行人，填寫出差申請單和差旅費報銷單時，須注明同行人姓名、職別。3.1.2 出差申請表經批準后要保存，作為出差借款及報銷差旅費憑據。3.1.3 出差天數核定根據出差申請表審批天數，結合本人所乘坐車票的起止日期進行核定。 原則上不準超過出差申請表審批天數，如出差人在中途遇到意外情況，確 需延長出差時間的，應事先打電話向上級主管請示并經出差審批人的批準后方 可延期，返回公司后補辦出差延期手續(xù)。未補辦審批手續(xù)的，按出差申請表 核定天數報銷費用，超過批準時間按曠工處理。3.1.4 公差人員返回后應在5天內完成費用報銷手續(xù)，因公事特殊需延期， 要經財務部門

3、同意后方可辦理延期核銷手續(xù)，正常情況下財務有權拒絕核銷。3.1.5 交通費用報銷規(guī)定3.1.5.1 員工因公出差乘坐交通工具按照“出差乘車交通費報銷明細表”規(guī) 定標準執(zhí)行，交通費用按出差申請表批準的路線及所對應的報銷標準辦理 報銷。由公司安排車輛出差的，原則上不報銷交通費用。3.1.5.2 乘坐飛機、軟臥、動車者實行先批準后乘坐的辦法。凡公司出差人員因公需要乘坐飛機、軟臥、動車出差的必須提前申請，并在出差申請表上注明，報經總經理批準后方可乘坐。3.1.5.3 不同級別的人同行出差執(zhí)行同一公務的，可以按照較高一級標準報銷往返車票；如果執(zhí)行非同一公務而順路出差的，按各自標準進行報銷。3.1.5.4

4、 采用駕駛車輛方式出差的，發(fā)生的汽油費、過路、過橋費、停車費等, 填寫“費用報銷單”報銷，并注明出差目的地。出差乘車交通費報銷標準明細表職級車票等級總經理/總監(jiān)/經理主管/職員員工飛機票實報先申請經總經理批準后再報銷不予以報銷火車票軟臥實報先申請經總經理批準后再報銷不予以報銷硬臥/動車/高鐵實報實報在火車上的夜間時間超過10小時可報特快以下的硬臥（晚21:00開始），乘坐 高鐵、動車須提前申請，經 過部門負責人批準后再報銷。從始發(fā)站到達目的地時間超過20小時以上的可以乘坐硬臥，20-30 小時以內乘坐硬座每人每次補貼50元。硬座實報實報實報實報汽車票臥鋪實報實報實報實報普客實報實報實報實報備注

5、：1、當出差時汽車票價與火車票或動車票價相差50元以內時，優(yōu)先考慮火車票或動車票。3.1.6 住宿費、膳食費、市內交通費報銷補貼標準：住宿費、膳食補貼及市內交通費分城市級別，報銷控制標準如下表：（單位：元/天/人）類別' 職級總（副）經理/總監(jiān)/經理主管/職員員工城巾分類一線二線一線二線一線二線一線二線住宿費（夜）實報實報300240240180180130膳食補貼（含水）實報實報505050503030備注：1、港澳臺住宿、膳食標準按一線城市2倍報銷，一線城市包括：深圳、上海、北京、天津、重慶、廈門、廣州、南京、沈陽、武漢、成都、西安、大連、青島、哈爾濱、蘇州、無錫，其他均為一線城市

6、。2、住宿費發(fā)票應盡量開正規(guī)發(fā)票，無正規(guī)發(fā)票時收據必須有旅館的電話和相應印章。兩人出差時，住宿標準按單人的70咐艮銷，例：（2人*120元*0.7=168元），三人及三人以上時按單人標準的60%艮銷，例：（3人*120元*0.6=216元）。3、員工出差時，因購買較大材料或租用設備需要租用車輛時，須提前向主管領導申請批準后方可報銷，因臨時安排外出時在21點-早上6點打的費可以報銷，其余時間不予報銷。3.1.7 住宿費報銷實施細則- - 住宿費報銷一律提供出差所在地的旅館正式發(fā)票或專用收據，實行分職級按標準控制，超標自付，欠標不補。- - 同性別同公務（兩人）以上出差的，必須兩人或兩人以上一間，

7、住宿費用報銷按照職級較高的標準。- - 異性的同一公務（兩人）出差時，按出差人員中較高職級標準報銷；非同一公務的，按各自標準報銷。- 乘車或下車地點在東莞市范圍內的，不可在旅館住宿。- - 隨同公司上級一起出差的，住宿費由上級墊付的，其他人員不得再另行報銷。3.1.8 膳食費補貼規(guī)定- - 按核定出差天數（含途中時間24小時以內按一天計算）依照“住宿費報銷及膳食費、市內交通費報銷補貼標準表”計發(fā)膳食費補貼，在標準范圍內憑票按實報銷，若無正式發(fā)票或收據的，需開具由部門領導簽字確認的證明即可。- - 中午12點之前為半天，享受50%善食補貼，中午12點之后為一天，享受一天膳食補貼（返公司時間在中午

8、 12點之前為半天），出差在晚21:00至凌晨06:00夜宵費用按8元/人報銷。- - 駕駛員隨同公司內部公差人員一起出差的膳食補助費與出差人員同一標準由公差人員統一進行報銷。3.1.9 市內交通費報銷實施細則- - 市內交通費報銷實行限額控制，額度內按實憑票報銷，超支自負。- - 市內交通費報銷范圍包括公交車票、地鐵車票等。- - 公司派車公差的原則上不允許報銷市內交通費，如果所出差省份有禁止規(guī)定的，根據具體情況按規(guī)定報銷。- - 夜間（晚22時以后早6點以前）在東莞下車（飛機），公司未派車接站的，憑票按實報銷，但報銷總額不能超過100元，超過4人時，每增加一人增加20元。- - 主管級（含

9、）以上員工，區(qū)間在20公里以內可滴滴打車報銷，以下員工2人以上同行，區(qū)間在30公里以內或特殊緊急任務須報領導同意后，可以滴滴 打車進行報銷，其它懷況不予報銷。- - 以上規(guī)定適用常規(guī)出差報銷，如果業(yè)務特殊或超過核定標準，一律需經 總經理批準后方可報銷。3.1.10 業(yè)務招待費規(guī)定3.1.10.1 申請批準程序在公司因業(yè)務確實需要招待客人的，一律需要填寫業(yè)務招待申請審批表， 經總經理或授權人簽字批準后，執(zhí)行招待。若總經理外出，經電話請示批準后， 方可執(zhí)行招待。招待業(yè)務發(fā)生后，需補辦業(yè)務招待申請審批表簽字手續(xù)。未按業(yè)務招待申請審批表程序批準的，財務一律不予核銷。3.1.10.2 招待標準來我司辦事

10、者，一般業(yè)務人員不予以接待、一級客戶及社會專業(yè)性審核人 員來公司辦事，需到外面招待的，每人次標準50元，陪同人員按同樣標準執(zhí)行。 超過標準，要書面向總經理請示審批后方可報銷。到異地辦事需業(yè)務招待，一律書面請示總經理批準后方可按實報銷。特殊 情況，可電話請示，返回后必須補辦審批手續(xù)。3.1.10.3 陪客規(guī)定業(yè)務招待應以業(yè)務洽談為主，除主業(yè)務人員及主管領導參加，其他人員不 得參與陪客。每次陪客人員最多不超過三人（主業(yè)務人員、主管經理），超過三 人其報銷標準按三人計算。3.2 借款規(guī)定3.2.1 公差借款公司公差人員填寫出差申請單及借款憑據，部門負責人審核批準后到所 屬財務部辦理借款（300元及以

11、內由出差人員先行墊付，301元以上可按程序 辦理借款），總經理外出時財務部門電話請示總經理同意后方可辦理，總經理 返回后要補辦簽字手續(xù)。出差借款必須在返回公司后7日內辦理報銷清賬手續(xù)，多退少補，延期未 報賬的，財務部門將從借款人當月工資中予以扣除（以報送財務處審核時間為 準）。3.3 報銷審核規(guī)定3.3.1 費用審核程序：每個月報銷 2次，月中和月底。所屬部門負責人審核-財務復核后-總經理權限內批準 （500元以內部門負責人批準,500元以上總 經理批準），出納進行結算或現金支付。3.3.2 報銷差旅費時需提供核準后出差申請（借款）審批表 、差旅費報 銷單以及相關支出票據，報銷業(yè)務招待費時需提

12、供批準后的業(yè)務招待申請 審批表。3.3.3 對所有超標費用報銷不予核銷3.3.4 報銷發(fā)票的填寫要求3.3.4.1 以發(fā)票聯作為報銷依據，所有聯次要一次性復寫填入，不得用筆直接在發(fā)票報銷聯上書寫。3.3.4.2 開票規(guī)定發(fā)票上對付款單位必須注明公司全稱或公差人名稱，如XX科技有限公司等,對日期、金額、項目等要填寫齊全，字跡要清楚，內容要準確，大、小金額書 寫要一致，所有項目均不得涂改，否則視為無效票據不予報銷，填寫的費用內 容必須與實際報銷內容一致，數量較多時應附清單。3.3.4.3 住宿發(fā)票填寫規(guī)定必須注明年月日、單位全稱、住宿起止日期及入住天數、金額大小寫必須 相符，同時要加蓋所在旅館的印

13、章。3.3.4.4 膳食補助規(guī)定膳食補助費按公司統一規(guī)定辦理，憑正式發(fā)票或非正式發(fā)票給予報銷。不 能提供發(fā)票的，需附由負責人審核確認后的情況說明書為證。3.3.5 報銷審核中發(fā)現有資金差異的情況，審核人承擔70%勺責任，核準人承擔30%勺責任。如員工出差借款后中途自行離開公司而導致借款金額大于本人 未發(fā)工資的金額時，審核人承擔 100%勺責任。3.4 違規(guī)責任3.4.1 業(yè)務人員若在費用報銷中有弄虛作假，不按標準或規(guī)定執(zhí)行的，財務人員將不予核準；費用報銷部門的審核人承擔連帶責任；數額200元以上的相關主管雙倍罰款，上級領導三倍罰款。業(yè)務人員沒有按規(guī)定時間辦理費用報銷， 其責任自行承擔。3.4.

14、2 財務審核部門在接到票據之日起應在 3個工作日之內完成審核工作，如報銷票據存有不符合項，應在第一時間內返回報送部門并反饋不符合項內容， 凡超期辦理的應納入審核部門月度考核，并一次處罰500元樂捐。4其他4.1 本規(guī)定由XX科技有限公司人力資源部負責修訂與解釋；4.2 本規(guī)定為第一版（試行版），自執(zhí)行之日起原報銷流程及標準予以廢止， 在執(zhí)行之日前發(fā)生的費用參照原標準及流程執(zhí)行；4.3 本規(guī)定自2017年11月2日開始試行，試行三個月，試行后若有調整將 另行發(fā)布說明。版 次第一版批 準 人肩效期限審 核 人會簽起草部門人力資源部起 草 人發(fā)布日期實施日期附表1:出差申請表年 月 日部門出差人出差路線：至 至 至 至事由計劃天數同行人員交通工具起止日期年 月日至年 月日部門領導審核年月日分管領導審核年月日附表2:申請部門申請人接待事由來客人數接待部門陪同人數接待時間 年月日至年M日 早餐 口中餐 口晚餐 其他：年 月 日業(yè)務招待申請審批表版 次第一版批 準 人肩效期限審 核 人會簽起草部門人力資源部起 草