會(huì)議接待報(bào)到服務(wù)培訓(xùn)課件(共54頁(yè)).ppt

1、+P46案例+思考：+1.接站時(shí) ，如果客人分批到達(dá)，應(yīng)如何合理安排接站人員和車次？+2.如果你是馬芳，當(dāng)面臨客人已經(jīng)到達(dá)而另一批客人晚點(diǎn)這種情況，應(yīng)如何處理？+3.馬芳在接站工作中存在哪些不足？+ 還有兩天就是會(huì)議報(bào)道日了，參加會(huì)議的同仁們就要來(lái)公司交流經(jīng)驗(yàn)了。這是一個(gè)向全國(guó)醫(yī)藥專家學(xué)習(xí)的好機(jī)會(huì)，公司上上下下都很重視。這不，安排秘書小辛全程參與外地賓客的接站、報(bào)到和簽到服務(wù)?？蛇@樣的工作對(duì)剛來(lái)不久的小辛來(lái)說(shuō)還很陌生，她從來(lái)沒(méi)做過(guò)，不知從何做起+來(lái)訪者+來(lái)訪意圖+接待者+接待任務(wù)+接待方式。任務(wù)：請(qǐng)分別找出P46案例中的這些要素+我院英國(guó)來(lái)訪客人的接待日程。討論你得出的信息。一、接待規(guī)格的確定

2、(一)接待規(guī)格的種類1高規(guī)格接待。 主方主要陪同人員的職務(wù)、級(jí)別比客方主要人員高。 高規(guī)格接待表明對(duì)被接待一方的重視和友好。2對(duì)等接待 主方的主要陪同人員與客方主要人員的職位、級(jí)別等同的接待，即是對(duì)待規(guī)格的接待。這是最常用的接待規(guī)格。 3低規(guī)格接待 主方的主要陪同人員的職位與級(jí)別低于客方主要人員的接待，即是低規(guī)格接待。這種接待規(guī)格常用于基層單位，比如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到下屬企業(yè)視察，其企業(yè)的最高領(lǐng)導(dǎo)的職位也比上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)低，這就屬于低規(guī)格接待。電子教案模版配色（3）接待規(guī)格與接待計(jì)劃接待規(guī)格與接待計(jì)劃接待工作接待工作 一、接待規(guī)格的確定小提醒電子教案模版配色（3）高規(guī)格接待需要注意的事項(xiàng)高規(guī)格接待需要注意的

3、事項(xiàng)確定接待規(guī)格一定要考慮到多方面因素。并不是規(guī)格越高越好。經(jīng)常用高規(guī)格接待，有以下三個(gè)負(fù)作用：（1）經(jīng)常使用高規(guī)格接待客人，會(huì)讓客人輕視主方公司；（2）經(jīng)常使用高規(guī)格接待，會(huì)影響領(lǐng)導(dǎo)的工作。（3）經(jīng)常使用高規(guī)格接待，會(huì)讓不同企業(yè)相互攀比，產(chǎn)生厚此薄彼的誤會(huì)。一、接待規(guī)格的確定(二)接待規(guī)格的確定依據(jù)1來(lái)訪者的身份。 2雙方的關(guān)系和利益。雙方關(guān)系密切且事關(guān)重大或我方非常希望發(fā)展與對(duì)方的關(guān)系時(shí)，可以派出身份較高的領(lǐng)導(dǎo)人出面會(huì)見，即高規(guī)格接待。 3對(duì)方的會(huì)見要求。 4一些突然的變化會(huì)影響到既定的接待規(guī)格。如上司生病或臨時(shí)出差，只得讓他人代替，遇到這類情況，必須向客人解釋清楚，并道歉。5對(duì)以前接待過(guò)

4、的客人，接待規(guī)格最好參照上一次的標(biāo)準(zhǔn) 接待規(guī)格與接待計(jì)劃接待規(guī)格與接待計(jì)劃電子教案模版配色（1） 輔助用品的準(zhǔn)備輔助用品是指在部分接待工作中使用的物品，主要有：（1）接待用車。如迎送客人用的大小轎車。（2）接待標(biāo)志。如接待現(xiàn)場(chǎng)的歡迎標(biāo)語(yǔ)和指示牌，接待人員統(tǒng)一服裝和證件等。（3）接待設(shè)備，如會(huì)見大型代表團(tuán)使用的擴(kuò)音器，部分會(huì)談時(shí)需要的電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、攝像機(jī)等。（4）接待禮品。部分接待工作需要贈(zèng)送禮品，尤其是一些涉外的接待工作。接待的準(zhǔn)備工作接待的準(zhǔn)備工作+1.賓客基本情況+2.制定迎接計(jì)劃+3.確認(rèn)身份+4.介紹、名片交換+5.來(lái)賓引導(dǎo)賓客簡(jiǎn)況抵達(dá)時(shí)間抵達(dá)地點(diǎn)迎送方式迎賓人員迎賓時(shí)間、地點(diǎn)

5、交通工具使用接站牌使用歡迎橫幅使用身份胸卡自我介紹+1.擬定接站工作安排+P48+2.任務(wù)：根據(jù)P48的接站計(jì)劃，制作接站牌+3.接站工作的注意事項(xiàng)+（1）要有統(tǒng)一的指揮調(diào)度系統(tǒng)+（2）安排足夠的車輛和接站人員+（3）會(huì)前通知內(nèi)容要詳細(xì)+（4）工具準(zhǔn)備要充分+總部設(shè)在美國(guó)東部的某公司是一家大型機(jī)器制造商，該公司在美國(guó)西部西雅圖一家飯店安排了一個(gè)會(huì)議。公司的會(huì)議秘書長(zhǎng)通知承辦飯店：與會(huì)者將在星期天下午4：00簽到入住。以下是該會(huì)會(huì)議秘書長(zhǎng)發(fā)給飯店前臺(tái)和餐廳的文件。+致：飯店前臺(tái)接待部+周日是XX公司會(huì)議簽到日，下午4：00左右將是客人簽到入住的高峰時(shí)間，600名會(huì)議代表將分成兩個(gè)航班抵達(dá)。請(qǐng)您在

6、前臺(tái)安排好人員，以處理超員情況。+致：飯店餐飲部+因大批客人入住，請(qǐng)?jiān)谙挛缫郧鞍才藕梅?wù)員。XX公司在周日晚間無(wú)餐飲活動(dòng)安排，因此各餐廳屆時(shí)會(huì)爆滿。+但會(huì)議組織方和飯店忽略了美國(guó)東、西海岸的時(shí)差。當(dāng)東部時(shí)間下午4點(diǎn)時(shí)，西雅圖時(shí)間為下午1點(diǎn)，600名與會(huì)者已達(dá)到飯店，飯店代表面對(duì)的是長(zhǎng)長(zhǎng)的等候隊(duì)伍和為數(shù)不多的簽到服務(wù)人員。更加糟糕的是，會(huì)議代表入店的時(shí)間正是通常辦理退房手續(xù)的時(shí)間，簽到處一片混亂，代表們紛紛抱怨，對(duì)XX公司的會(huì)議組織能力提出了批評(píng)。+1.會(huì)議主辦方為什么會(huì)受到與會(huì)代表的抱怨？+2.怎樣能避免上述問(wèn)題的出現(xiàn)？+兩名同學(xué)做接站人員，五名同學(xué)做客人，完成接站過(guò)程。+接待英國(guó)代表團(tuán)+入學(xué)

7、之初的報(bào)到經(jīng)歷，哪些是你印象深刻的內(nèi)容?，F(xiàn)在你熟悉了學(xué)校的環(huán)境，你能否完成一次報(bào)到工作。 自作聰明的高秘書 恒達(dá)公司要舉辦一個(gè)新產(chǎn)品的推廣發(fā)布會(huì)，邀請(qǐng)了各界人士參加。很多客戶對(duì)這個(gè)新產(chǎn)品很感興趣，所以來(lái)參加會(huì)議的人很多，公司特地租了一個(gè)大禮堂作為會(huì)場(chǎng)。總經(jīng)理助理林麗對(duì)會(huì)議工作進(jìn)行了最后檢查，因?yàn)闀?huì)務(wù)組負(fù)責(zé)簽到的高秘書是第一次參加這樣的會(huì)務(wù)工作，她特別叮囑高秘書明天8：00以前一定要到會(huì)場(chǎng)，做好與會(huì)科任的簽到和發(fā)放證件、文件的工作。 高秘書是新來(lái)公司不久的前臺(tái)秘書，剛參加工作不長(zhǎng)時(shí)間就參加這樣的大型會(huì)務(wù)工作，她有點(diǎn)緊張。晚上下班以后，她的大學(xué)同學(xué)張小燕又拉她去參加她的生日聚會(huì)，鬧到很晚才回家。等

8、她一覺(jué)醒來(lái)，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)8:00，她趕緊簡(jiǎn)單收拾一下，公交車也不敢坐了，打出租車趕到公司，到公司以后發(fā)現(xiàn)已經(jīng)有一堆科任再簽到臺(tái)前等著簽到了。林助理正在一邊招呼一邊著急地等著她?？吹剿?，馬上要求她快給客人簽到，把會(huì)議資料和午餐券發(fā)給客人。 林助理走后，高秘書趕緊把簽到表、會(huì)議資料和午餐券拿到桌面上擺好?？吹降群虻目腿四敲炊?，覺(jué)得自己邊給客人簽到邊發(fā)資料和午餐券太慢了，就讓客人自己在簽到表上簽到，簽完到后到她這邊領(lǐng)資料和午餐券。這個(gè)辦法的確很快，不一會(huì)兒，客人們都簽完到，領(lǐng)了資料和午餐券進(jìn)入會(huì)場(chǎng)了。等到會(huì)議正式開始后，高秘書開始清點(diǎn)核對(duì)，這才發(fā)現(xiàn)簽到的人數(shù)與她發(fā)的資料和殘卷數(shù)不符合，簽到表上還有26個(gè)人沒(méi)有簽到，而她手里的資料和餐券卻都發(fā)光了。她立即慌了，不知道是這些人領(lǐng)了資料沒(méi)有簽到？還是根本沒(méi)來(lái)，讓別人替領(lǐng)的資料？她根本弄不清楚，想去核對(duì)一下，可是她不認(rèn)識(shí)他們，怎么向總經(jīng)理匯報(bào)呢？高秘書不知所措了。問(wèn)題：1.會(huì)務(wù)秘書應(yīng)怎樣做好與會(huì)人員的簽到工作？2.高秘書的簽到工作有什么問(wèn)題？+1.設(shè)立醒目的引導(dǎo)牌和標(biāo)識(shí)牌你會(huì)在學(xué)校哪些位置導(dǎo)牌你會(huì)在學(xué)校哪些位置導(dǎo)牌指引到你的教室指引到你的教室請(qǐng)學(xué)生制作出指示牌的簡(jiǎn)請(qǐng)學(xué)生制作出指示牌的簡(jiǎn)圖圖 +請(qǐng)同學(xué)們畫出職教城校區(qū)的簡(jiǎn)要地圖+你用過(guò)哪些交通工具，有沒(méi)有預(yù)訂過(guò)車票+訂票網(wǎng)站時(shí)間時(shí)刻到達(dá)站 車次（航班） 單價(jià)張