學(xué)校文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用

1、學(xué)校文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用摘 要：文書檔案能夠通過客觀的記錄來表達歷史及重大事件的實際歷程，能夠最真實的反映出特定階段、特定人物對學(xué)校發(fā)展的重要決策；同時，文書檔案還詳細地紀錄了學(xué)校的建設(shè)、人才培養(yǎng)及對社會發(fā)展的貢獻等成果。因此，在學(xué)校的檔案日常管理和建設(shè)中，引入現(xiàn)代的信息管理技術(shù)，提高各類文書檔案的質(zhì)量和利用效率顯得至關(guān)重要。本文根據(jù)檔案學(xué)的基本理論，結(jié)合學(xué)校文書檔案管理電子化應(yīng)用的實際情況，在分析電子檔案操作實踐問題的基礎(chǔ)上，探索有效的電子檔案管理工作思路，切實提高電子檔案管理的有效性。關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；信息電子化；應(yīng)用1 什么是學(xué)校文書檔案信息的電子化應(yīng)用學(xué)校文書檔案信息的電

2、子化應(yīng)用，是指在學(xué)校檔案管理中，運用以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的信息化管理手段，實現(xiàn)檔案信息采集、整理、儲存、調(diào)閱的電子化，實現(xiàn)文書檔案管理的安全、高效、快捷，提高文書檔案的使用率。2 學(xué)校文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用原則1）快捷：學(xué)校文書檔案應(yīng)用計算機管理的目標是利用現(xiàn)代信息化手段、以全新的管理理念處理文書檔案信息，為學(xué)校提供安全、及時、準確、全面的信息，提高工作效率。2）方便：當前，檔案管理已經(jīng)普遍采用了計算機管理技術(shù)，使得系統(tǒng)在一定的時期具有先進性，而不被淘汰。文書檔案信息的電子化應(yīng)用，就是要進一步簡化程序、規(guī)范管理、方便使用，通過開發(fā)和使用完善的檔案管理軟件，使檔案系統(tǒng)與辦公自動化軟件能夠有效

3、對接，提高檔案利用效率。3）安全：文書檔案信息內(nèi)容有一定的保密要求，因此，必須處理好信息保密和信息共享之間的矛盾，規(guī)定用戶權(quán)限，涉密文件需經(jīng)加密處理。涉密單位檔案的網(wǎng)絡(luò)可以組成一個單獨的局域網(wǎng)連接，從而維護涉密信息的安全。3 學(xué)校文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用的優(yōu)勢1）文書檔案電子化管理應(yīng)用方便、信息檢索便捷，電子化的文書檔案管理越來越得到認可和普及。實行電子化管理的文書檔案信息，克服了傳統(tǒng)的手工錄入、查詢效率低下的缺點，工作效率大幅度的提升，通過計算機系統(tǒng)處理各種檔案信息和數(shù)據(jù)，其效率是人工手段所不能比擬的，這是文書檔案管理電子化的最大優(yōu)點所在，最大限度上解放了人力，使檔案信息的查閱非常便捷，

4、檔案檢索的時間也大幅度的縮短，因此，文書檔案的電子化管理，使檔案管理工作的效率得到提升，有利于促進學(xué)校內(nèi)部管理，提高管理工作的效率。2）文書檔案電子化管理，實現(xiàn)了文書檔案信息的電子傳輸，有利于實現(xiàn)檔案信息的共享。在傳統(tǒng)形式上的文書檔案管理中，由于管理載體的緣由，文書檔案并不能夠進行有效的共享以及進行交流，因此，傳統(tǒng)形式上的文書檔案管理大多存在閑置的狀況，不利于發(fā)揮出文書檔案的作用和管理效果。隨著文書檔案電子化管理的應(yīng)用，能夠借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案內(nèi)容的有效共享以及溝通交流，提升文書檔案傳輸?shù)陌踩裕袭斀裆鐣絹碓娇斓墓ぷ鞴?jié)奏。4 學(xué)校文書檔案管理信息電子化的問題1）學(xué)校檔案管理信息電子化的

5、機制不健全：要實現(xiàn)文書檔案管理的電子化運用，首先需要建立和完善學(xué)校的檔案管理信息電子化運行體系，加強各部門之間的配合；其次，檔案管理人員需要對各類文書檔案進行認真、徹底的整理，形成規(guī)范、有層次的文書檔案體系，才能及時響應(yīng)業(yè)務(wù)部門對檔案的利用需求；再次，在我國目前的事業(yè)單位、特別是學(xué)校系統(tǒng)中，由于人員編制、專業(yè)等方面存在的問題，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，大部分基層專職檔案管理人員還需要承擔(dān)除檔案工作以外的其他工作，從而導(dǎo)致學(xué)校文書檔案的管理機構(gòu)、人員不健全，檔案信息的報送、收集不及時，不利于檔案組卷的完整性。2）信息化技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用不足：首先，學(xué)校教職工對信息化技術(shù)在文書檔案管理中的運

6、用意識不高，文書檔案管理人員對信息化技術(shù)的了解不足，認為信息化技術(shù)對文書檔案管理的意義不高。其次，信息化技術(shù)的使用領(lǐng)域相對較為狹隘，學(xué)校的信息化文書檔案管理僅僅集中在使用Office辦公軟件進行相關(guān)文書檔案的再加工，或者使用QQ等在線工具進行文件的傳輸，而對辦公自動化、EPR等的專業(yè)化信息工具使用相對較少。再次，現(xiàn)代化的信息技術(shù)并沒有得到推廣使用，目前階段信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，許多現(xiàn)代化的信息技術(shù)也逐漸開始運用于實際當中，例如大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)，現(xiàn)代化的信息技術(shù)可以在很大程度上提高了文書檔案管理的效率。但是，目前階段現(xiàn)代化信息技術(shù)在學(xué)校的文書檔案管理中還相對較少。5 提高學(xué)校檔案電子應(yīng)

7、用水平的策略1）完善檔案電子化管理機制：加強學(xué)校檔案電子化管理宣傳普及工作，提高對文書檔案電子化運用的意識。學(xué)校要著力加強對檔案管理軟硬件的建設(shè)，制定完善的學(xué)校檔案電子化建設(shè)工作流程，提高檔案管理電子化的靈活性；要著力加強各部門之間的聯(lián)系，形成各職能部門相互配合的運作機制，促進各部門之間檔案資源有效整合，按照分工合作的原則，由部門匯總電子數(shù)據(jù)，由檔案室負責(zé)分類存儲，做到由專職人員實現(xiàn)數(shù)據(jù)開發(fā)，全面提高檔案管理的有效性。2）推動文書檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)：隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案得到廣泛普及和使用。但同時，學(xué)校也要重視已有的紙質(zhì)資料文庫，要對這些資料合理的分類，保障資料的數(shù)據(jù)真

8、實可靠和數(shù)據(jù)的安全性。同時，在進行紙質(zhì)資料的管理時，要將檔案資料實時錄入電子資料庫，全面提高檔案管理的自動化水平。3）積極引入信息化管理技術(shù)手段：首先，通過計算機來完成檔案信息的統(tǒng)計任務(wù)，不僅可以提高檔案統(tǒng)計的計算效率，還可以減少失誤。其次，利用軟件建立電子檔案，將聲音、圖片、視頻等多樣化的檔案信息一同收錄在案，確保檔案的真實性與完整性。再次，建立網(wǎng)絡(luò)檔案資料庫，將單位各個部門的檔案統(tǒng)一整合，輸入資料庫中，有利于檔案的歸類與搜索，減少了人為查閱檔案可能出現(xiàn)的丟失泄漏以及紙張檔案容易發(fā)生蟲蛀的問題，而且讓檔案的統(tǒng)計管理突破了時空的限制，使得查閱檔案更加便捷。最后，建立嚴密的安全監(jiān)控系統(tǒng)，通過防火墻、訪問權(quán)限、網(wǎng)絡(luò)密鑰等手段對檔案資料庫、計算機等文書檔案管理信息化工具進行監(jiān)管，確保檔案的保密性。要及時對電子檔案進行備份，并且定時更新檢查檔案信息，防止檔案丟失。4）提高文書檔案管理人員的素質(zhì)：檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，是提高學(xué)校文書檔案管理質(zhì)量的重要保證。在學(xué)校文書檔案的電子化管理中，學(xué)校應(yīng)抓好以下幾個方面：首先，為文書檔案管理人員提供必要的培訓(xùn)，通過繼續(xù)教育的方式讓工作人員學(xué)習(xí)更多的信息文書檔案管理技術(shù)。其次，通過招聘、選調(diào)等方式，引進具有一定專業(yè)水平的信息化檔案