電子文件歸檔與整理

1、電子文件歸檔與整理 第一講 概念和種類 一、什么叫電子文件 電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成、以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳遞的文件。 電子文件的基本特征： 第一，電子文件是由電子計算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別，也是電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點。數(shù)字信息使用0和1兩種數(shù)碼的組合來記錄信息，每一個0或1叫做一個比特，需要記錄的信息用一串比特存儲于計算機(jī)存儲器（包括內(nèi)存儲器和各種外存儲器）中，并可通過通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。 第二，電子文件是文件

2、的一種類型，應(yīng)該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別，也是電子文件與其他形式文件的共同點。 二、電子文件的種類 電子文件的種類有不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，目前主要有以下幾種劃分方法： （一）按電子文件的信息存在形式分類 1、文本文件（Text），或稱為字(表)處理文件：指使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號表達(dá)的文件。 2、數(shù)據(jù)文件(Data)，亦稱為數(shù)據(jù)庫電子文件：指在事務(wù)處理系統(tǒng)中單獨(dú)承擔(dān)文件職責(zé)，或者作為文件的重要組成部分出現(xiàn)的數(shù)據(jù)庫對象，或者以數(shù)據(jù)庫形式存在具有文件屬性的記錄。 3、圖形文件(Graphic)：指根據(jù)一定算法繪制的圖表、曲線

3、圖，包括幾何圖形和把物理量如應(yīng)力、強(qiáng)度等用圖標(biāo)表示的圖形等等。 4、圖像文件(lmage）：指使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的畫面，如用掃描儀掃描的各種原件畫面，用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片等。 5、影像文件(Video)：指使用視頻捕獲設(shè)備錄入的數(shù)字影像或使用動畫軟件生成的二維、三維動畫等各種動態(tài)畫面。 6、聲音文件(Audio）：指用音頻設(shè)備錄入或用編曲軟件生成的文件。 7、命令文件，亦稱計算機(jī)程序（Program)：指為處理各種事務(wù)用計算機(jī)語言編寫的程序，是一種計算機(jī)軟件。 （二）按文件的功能分類 分為主文件和支持文件、輔助性、工具性文件。主文件是指表達(dá)作者意圖、行使職能的文件。支持文件主要指生成和運(yùn)行

4、文件的軟件，輔助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件過程中起輔助、工具作用的文件。 7、命令文件，亦稱計算機(jī)程序（Program)：指為處理各種事務(wù)用計算機(jī)語言編寫的程序，是一種計算機(jī)軟件。 （二）按文件的功能分類 分為主文件和支持文件、輔助性、工具性文件。主文件是指表達(dá)作者意圖、行使職能的文件。支持文件主要指生成和運(yùn)行文件的軟件，輔助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件過程中起輔助、工具作用的文件。 主文件和支持性、輔助性、工具性文件是相互作用，相輔相成的。沒有主文件，支持性、輔助性、工具性文件不能獨(dú)立地行使文件的職能，沒有支持性、輔助性、工具性文件，主文件可能無法正常運(yùn)行和查找。

5、（三）按文件的生成方式分類 分成計算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的原始文件和將紙質(zhì)或其他載體（如膠片）文件重新錄入生成的轉(zhuǎn)換文件。 第二講 電子文件的特點 一、電子文件的數(shù)字化信息形態(tài) 電子文件是在電子計算機(jī)中產(chǎn)生和處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的。在電子計算機(jī)內(nèi)部，無論是傳輸還是存儲等處理，電子文件均以數(shù)字編碼的形式存在。 二、電子文件對設(shè)備及標(biāo)準(zhǔn)的依賴性 電子文件對設(shè)備依賴性，從以下幾個方面體現(xiàn)：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加密。 三、電子文件載體的非直讀性 電子文件的非直讀性體現(xiàn)在很多方面：一是數(shù)字編碼記錄于載體上；人的眼睛無法分辨，何況磁性載體上的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理

6、性質(zhì)，根本不可能看到；二是載體上的信息記錄密度極大；三是載體上的數(shù)字信息往往進(jìn)行過壓縮編碼、加密等處理，即使有設(shè)備，如果不解壓或解密也不能讀取其內(nèi)容。 四、電子文件的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性及對元數(shù)據(jù)的依賴性 電子文件的物理結(jié)構(gòu)是指其存儲在載體上的位置及分布情況。信息的邏輯結(jié)構(gòu)是指其自身的結(jié)構(gòu)。電子文件物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)往往是不一致的。同一個電子文件的正文、圖形、批示、附件等可以不在載體上連續(xù)存放，甚至可以存放在不同的載體上，而不影響其正常的顯示輸出。 元數(shù)據(jù)則是電子檔案的技術(shù)數(shù)據(jù)，電子文件的元數(shù)據(jù)必須特意附在文件信息中，否則將無法恢復(fù)電子文件的原貌。電子文件的動作往往是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的，

7、操作者互不見面，體現(xiàn)行政背景的元數(shù)據(jù)就不那么完整、詳細(xì)。如果不特意提供或補(bǔ)充這種元數(shù)據(jù)，就可能給電子文件的動作和歸檔帶來問題，這就是電子文件對元數(shù)據(jù)的依賴性。 五、電子文件信息與載體相分離性 電子文件內(nèi)容存放的位置不是固定的，而是可以變化，甚至可以從一個載體轉(zhuǎn)換到另一個載體，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。還可以通過網(wǎng)絡(luò)傳給遠(yuǎn)方的一個或多個接收者，在這些對保密有特殊要求的網(wǎng)絡(luò)中，還采取把電子文件的內(nèi)容分解后分別通過不同的路徑傳遞，存放在不同地點不同設(shè)備的處理方式，只是在需要時才臨時把文件的內(nèi)容裝配起來。 六、電子文件的信息共享性及不安全性 電子文件可以做到用網(wǎng)絡(luò)上的任何終端設(shè)備去讀取存儲在某一個設(shè)備上

8、的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可以同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端，就像發(fā)布文告一樣。電子文件由于不受物理載體傳遞的限制，所以對信息獲得者來說，可以產(chǎn)生一種共享的感覺，從而擺脫了時間和空間的制約。 隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題已日益突出。 七、電子文件信息的易更改性 電子文件在起草階段或做其他處理時的突出優(yōu)點就是增、刪、改很方便，改后又不留痕跡。 第三講 電子文件的收集與積累 一、電子文件的管理現(xiàn)狀 電子文件的完整保留、妥善保護(hù)等方面有以下一些問題： 第一，草稿性電子文件的“自生自滅”狀態(tài)。 第二，輔助性電子文件的無人管理的狀態(tài)。 第三，正式電子文件往往只進(jìn)行了邏輯歸檔。 第四，有些電子

9、文件的存貯載體不安全。 第五，電子文件生成的設(shè)備環(huán)境數(shù)據(jù)，缺少登記，一些相關(guān)軟件參數(shù)也缺少妥善的保護(hù)措施。 二、電子文件的收集 電子文件收集的內(nèi)容： 1、歸檔電子文件：指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。 2、背景信息：指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。 3、元數(shù)據(jù)：指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。 三、電子文件的積累工作 1、電子文件的積累過程和方法 電子文件的積累，可分為兩種類型：一種是在電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上，系統(tǒng)應(yīng)設(shè)計自動記

10、錄的功能，可以記載電子文件的產(chǎn)生、修改、刪除、責(zé)任者、入數(shù)據(jù)庫時間等。在進(jìn)入數(shù)據(jù)庫之前，通過對記有檔案標(biāo)識的內(nèi)容進(jìn)行鑒定、歸檔。另一種是用載體傳遞的電子文件，要按規(guī)定進(jìn)行登記、簽署，對于更改處，要填寫更改單，按更改審批手續(xù)進(jìn)行，并存有備份件，防止出現(xiàn)差錯。 2、電子文件的積累范圍 電子文件的收集、積累應(yīng)包括以下兩方面的內(nèi)容： （1）按歸檔要求應(yīng)接收歸檔的電子文件。 （2）對未列入應(yīng)接收歸檔的電子文件，有的也要收集，因為有時需要對一些項目做補(bǔ)充歸檔或擴(kuò)大歸檔。 第四講 電子文件的歸檔工作 一、歸檔范圍 （一）電子文件的歸檔范圍應(yīng)遵循的原則 一是按現(xiàn)行公文、科技等文件的有關(guān)歸檔范圍執(zhí)行；二要考慮電

11、子文件的特殊性，根據(jù)電子文件的形成規(guī)律，盡量具體列出階段的、系統(tǒng)的、權(quán)威的電子文件組合，保證電子文件的完整性；三是電子計算機(jī)的軟硬件環(huán)境，表達(dá)電子文件內(nèi)容的 基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)等也必須列入歸檔范圍。 收集材料包括： 第一，歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔、表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式及有關(guān)壞分子數(shù)據(jù)。 第二，紙質(zhì)文件、縮微膠片。 第三，電子文件管理的許多環(huán)節(jié)的成果和文件信息。 （二）電子文件的歸檔范圍主要包括 1、在行使本機(jī)構(gòu)職能以及行政管理、業(yè)務(wù)管理活動中形成的各種文本文件；對需要保存草稿的文件，修改應(yīng)在拷貝件上進(jìn)行，加版本號積累，并將草稿、定稿一起歸檔。 2、利用計算機(jī)輔助設(shè)計、輔助制造、檢

12、測、仿真實驗等技術(shù)形成的具有查考利用價值的數(shù)據(jù)文件、圖形文件、模型文件等。 3、本機(jī)構(gòu)制作的各種數(shù)據(jù)文件，如數(shù)據(jù)庫、圖形庫、方法庫等。 4、對于軟件生產(chǎn)商而言，在其研究開發(fā)活動中形成的程序文件。 5、為保證電子文件的長期可讀性而收集的各種支持軟件，包括操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件，以及相關(guān)的數(shù)據(jù)、配套的文檔資料。 二、不歸檔范圍 不歸檔的電子文件包括： （一）上級機(jī)關(guān)單位無保存價值不歸檔的電子文件 （二）本機(jī)關(guān)單位無保存價值不歸檔的電子文件 （三）同級機(jī)關(guān)單位和非隸屬機(jī)關(guān)單位無保存價值不歸檔的電子文件 （四）下級機(jī)關(guān)單位發(fā)來無保存價值不歸檔的電子文件 三、雙套歸檔制原則 我國規(guī)定在電子文件歸檔的同時，應(yīng)

13、歸檔相同的紙質(zhì)文件，這就是“雙套歸檔制”。 在條件許可下，可以單獨(dú)歸檔電子文件而不予或無法歸檔紙質(zhì)文件的有： 通過局域網(wǎng)傳遞的上級來文； 在紙質(zhì)條件下不予歸檔的微觀文件； 已實現(xiàn)計算機(jī)輔助生產(chǎn)的CAD文件； 某些數(shù)據(jù)量大保存年限短的數(shù)據(jù)文件； 多媒體文件； 超文本文件。 四、歸檔方式 電子文件的歸檔方式有兩種：邏輯歸檔和物理歸檔。 (一)邏輯歸檔 邏輯歸檔是指在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。 邏輯歸檔的電子文件控制方法：第一，把這些電子文件納入機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)備份方案，永久保存的電子文件應(yīng)有脫機(jī)保存的備份；第二，定期將有用的文件信息從網(wǎng)絡(luò)上下載，進(jìn)行物

14、理歸檔，以減少網(wǎng)絡(luò)的荷載，提高網(wǎng)絡(luò)速度。 （二）物理歸檔 物理歸檔是把計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。物理歸檔的方式又可分為以網(wǎng)絡(luò)傳輸方式歸檔和以介質(zhì)傳遞方式歸檔兩種。網(wǎng)絡(luò)歸檔是指將歸檔電子文件通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案部門，或加工后傳輸?shù)綑n案檔案部門規(guī)定的地址中，并存儲在檔案部門本地載體的過程，也稱在線式歸檔。介質(zhì)歸檔是指將電子文件存儲在一定介質(zhì)上移交給檔案部門，也稱卸載式歸檔。 電子文件的歸檔時間分實時歸檔和定期歸檔兩種。實時歸檔指電子文件形成后即刻歸檔；定期歸檔是指按照機(jī)構(gòu)有關(guān)規(guī)定，在電子文件形成一段時間之后再向檔案部門移交。雙套歸檔的電

15、子文件和紙質(zhì)文件，歸檔時間應(yīng)統(tǒng)一。 電子文件的歸檔一般在年度或任務(wù)完成后，或一個階段之后的一段時間內(nèi)進(jìn)行歸檔（稱為階段歸檔），一般以不超過23個月為宜。 六、歸檔要求 1、“前端控制”的思想在歸檔階段應(yīng)得到充分體現(xiàn) 歸檔是檔案部門正式接管電子文件管理工作的起點，但是檔案部門對于電子文件管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。防止失誤，控制差錯的最佳時機(jī)應(yīng)放在所有可能出現(xiàn)失誤和差錯的環(huán)節(jié)之前，把保障電子文件安全、可靠、完整、可讀的措施附加于文件形成過程中，可以有效地防止其他管理環(huán)節(jié)對電子文件的損傷和破壞。 2、電子文件歸檔中質(zhì)量檢查與技術(shù)鑒定工作同步 歸檔電子

16、文件的檢測工作分兩次進(jìn)行，第一次是歸檔前的技術(shù)鑒定工作，由電子文件形成部門負(fù)責(zé)，鑒定結(jié)果填入歸檔電子文件移交檢驗表；第二次是在歸檔時的檢查驗收，主要內(nèi)容除了檢測技術(shù)狀況外，還包括支持軟件、配套紙質(zhì)文件、電子文件登記表等相關(guān)材料是否齊全，檢驗結(jié)果填入電子文件接收檢驗登記表。 七、歸檔方法 電子文件歸檔一般采用以下方法： 1、將應(yīng)歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質(zhì)上。 2、壓縮歸檔。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件，經(jīng)過一段時間積累后進(jìn)行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質(zhì)上。 3、備份系統(tǒng)歸檔。一般是在電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作，就可將歸

17、檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質(zhì)上。 八、歸檔程序 電子文件歸檔的程序是： 1、確定電子文件是經(jīng)過審批的最終“版本”； 2、積累和積累整理； 3、編制目錄； 4、整理歸檔的電子文件； 5、鑒定歸檔的電子文件； 6、檢測歸檔的電子文件； 7、編制歸檔說明； 8、存入磁、光記錄介質(zhì)； 9、復(fù)制備份，確定保存方法和地址； 10、確定載體標(biāo)識。 九、歸檔手續(xù) 采用邏輯歸檔方式的電子文件，由形成部門賦予文件以歸檔標(biāo)識，然后系統(tǒng)自動將歸檔信息提示給檔案部門，檔案部門給歸檔文件加上相應(yīng)的檔案管理信息，歸檔文件及相關(guān)信息進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，文件便進(jìn)入檔案管理狀態(tài)。采用網(wǎng)絡(luò)歸檔方式的電子文件，其歸檔手續(xù)與此類似。在這兩

18、種情況下，都可由系統(tǒng)自動生成一份歸檔電子文件登記表，打印后雙方簽字作為歸檔憑證保存。 采用介質(zhì)歸檔方式的電子文件，移交雙方按照歸檔電子文件登記表清點歸檔材料，對歸檔文件進(jìn)行全面的檢查驗收，在確認(rèn)歸檔文件的技術(shù)狀況合格、相關(guān)材料齊全后，雙方在一式兩份的歸檔電子文件登記表、歸檔電子文件移交檢驗表、電子檔案接收檢驗登記表上簽字蓋章，各留一份，保存?zhèn)洳椤?對于與電子文件同時歸檔的配套紙質(zhì)文件，以及雙套歸檔的紙質(zhì)拷貝，應(yīng)履行紙質(zhì)文件的歸檔手續(xù)，即填制一式兩份的移交清單，交接雙方按清單清點后簽字，各留一份，以備查考。 十、電子文件歸檔載體的選擇 目前，數(shù)字信息記錄載體有磁性的、光學(xué)性的和磁光性的等幾種類型

19、。 （一）磁帶 （二）硬磁盤 （三）軟磁盤 （四）光盤 第五講 電子文件整理方法和步驟 一、電子文件整理的前期準(zhǔn)備工作 1、學(xué)習(xí)和掌握以規(guī)則為核心的電子文件整理方法，在真正掌握電子文件整理方法之后，才能開展整理工作。 2、學(xué)習(xí)并掌握廣西壯族自治區(qū)電子文件整理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保和提高電子文件整理質(zhì)量。 3、配備配齊歸檔電子文件整理工作必需的軟硬件設(shè)施。電子文件整理在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行，計算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等相關(guān)配件配齊之后，才能開展電子文件整理工作。 4、安裝并使用專門用于電子文件的整理工作的由自治區(qū)檔案局研制開發(fā)的計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)廣西壯族自治區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)。 二、電子文件整理原則 1、歸檔電

20、子文件整理總的指導(dǎo)思想：簡化整理、深化檢索 在電子文件整理和電子文件檢索兩項工作中，兩者的關(guān)系很明確，整理是檔案工作的基礎(chǔ)，檢索是檔案工作的目的。前者要服務(wù)于后者，后者工作的質(zhì)量取決于前者的工作質(zhì)量。整理的整個工作重心要緊 緊地圍繞檢索的需要開展工作。整理是使檔案工作有序化的過程，檢索則是檔案工作的出發(fā)點和工作目的，只有在整理的基礎(chǔ)上，檢索的查準(zhǔn)率、查全率才能達(dá)到100%，并實現(xiàn)便捷、快速檢索，消滅“死檔案現(xiàn)象”，只有如此，檔案工作的價值和作用才得以實現(xiàn)。 因此，整理是第二位，檢索是第一位。整理的目的是為了更好地檢索，而是否有利于檢索則是檢驗整理工作的標(biāo)準(zhǔn)。毋庸置疑，檢索決定整理，整理要隨著檢

21、索的需要而改變、改革。在電子文件、電子檔案時代，檢索是計算機(jī)的自動智能檢索，是“點”對“點”一步到位的全文檢索而不是傳統(tǒng)的全宗類目文件全文層層檢 索，因此，傳統(tǒng)意義上的整理是不能適應(yīng)現(xiàn)代化的檢索需要的，所以，只有現(xiàn)代化的整理方法才能適應(yīng)現(xiàn)代化的檢索需要，“簡化整理、深化檢索”應(yīng)運(yùn)而生。簡化整理，就是要簡化傳統(tǒng)整理工作中不適應(yīng)現(xiàn)代化檢索要求的方法，其體現(xiàn)在整理的各個工作流程中就是要減少、弱化，甚至消滅繁鎖、復(fù)雜的人工方式方法，逐步以簡化、實用的現(xiàn)代化的方式方法取而代之。 如電子文件收集，我們通過計算機(jī)以及電子文件管理系統(tǒng)就能即時采集到齊全而完整的電子文件；電子文件的歸檔與不歸檔工作流程，我們只需

22、要使用計算機(jī)、應(yīng)用電子文件管理系統(tǒng)，以“確定”和“取消”的方式進(jìn)行，就能確定電子文件的歸檔與不歸檔，便捷、快速、準(zhǔn)確；電子文件年度的劃分，絕無差錯；電子文件的分類，只需 要在類目年度期限下進(jìn)行，就已經(jīng)很便于計算機(jī)和電子文件管理系統(tǒng)“點”到“點”的直接檢索，而檢索相比較人工的類目年度期限機(jī)構(gòu)或問題的層層分類要簡化、準(zhǔn)確、快捷；著錄工作，計算機(jī)和電子文件管理系統(tǒng)能實現(xiàn)除了期限的劃分以外的全部項目的自動錄入工作而無需人工的逐個著錄，省時、省力、省心；機(jī)讀目錄的制作，計算機(jī)通過電子文件管理系統(tǒng)就能自動生成。 整理工作的簡化是不言而喻的發(fā)展趨勢，而“深化檢索”則是電子文件現(xiàn)代化管理的必須，為了符合計算機(jī)

23、電子文件管理系統(tǒng)檢索功能的需要，所有電子文件著錄要素項目必須全面、完整、準(zhǔn)確。因此，著錄工作要深化，這是檢索工作的基礎(chǔ)。2、全宗內(nèi)，各門類電子文件、電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理 全宗內(nèi)按門類進(jìn)行檔案整理是檔案整理的基本原則。電子文件作為一種新型載體檔案也應(yīng)遵循這一基本原則。電子文件是在數(shù)字設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中產(chǎn)生的文件，歸檔電子文件立檔單位在職能活動中產(chǎn)生的，且有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。其文件類型有文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件等等，這些類 型的電子文件按檔案的分類方法，同樣應(yīng)該分為電子的文書檔案、專門檔案、會計檔案、科技檔案、生產(chǎn)經(jīng)營檔案、錄音檔案

24、、錄像檔案、照片檔案等等電子檔案門類，按照，規(guī)則5.1條“同一單位的電子文件應(yīng)在其全宗內(nèi)按： （1）檔案類別年度保管期限 （2）檔案類別保管期限年度 （3）檔案類別年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題） （4）檔案類別保管期限年度機(jī)構(gòu)（問題） 等分類方案中的一種進(jìn)行分類?！蓖蝗趦?nèi)應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。規(guī)則是各門類電子文件、電子檔案整理的總的整理規(guī)則，各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和社會組織職能活動中產(chǎn)生的各門類電子文件、電子檔案的整理均應(yīng)按照規(guī)則的規(guī)定進(jìn)行。必然地，規(guī)則規(guī)定的整理不只局限于全宗內(nèi)電子公文、電子郵件公文等文書檔案，同時還包括了會計、科技、生產(chǎn)經(jīng)營、音像、專門等檔案。 3、電子文件的歸檔整理要

25、做到“隨到隨歸檔”或“隨辦結(jié)隨歸檔”進(jìn)行整理 電子文件的歸檔整理主要是通過網(wǎng)絡(luò)、電子計算機(jī)和電子文件管理系統(tǒng)來實現(xiàn)的。電子文件歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔是在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程，需要進(jìn)行“隨到隨歸檔”，亦即實時歸檔。邏輯歸檔的電子文件不需要進(jìn)行整 理。物理歸檔是把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。物理歸檔是電子文件“辦結(jié)后歸檔”。物理歸檔的電子文件要按照規(guī)則的規(guī)定和要求進(jìn)行整理。 4、正確理解和把握電子文件歸檔與管理工作中“件”的概念 “件”是檔案整理的基本單位。電子文件和紙質(zhì)文件都采用同

26、一概念，但應(yīng)用在整理工作中，電子文件的“件”與紙質(zhì)檔案的“件”有很大區(qū)別。根本區(qū)別就在于有無人為 因素的判斷。廣西壯族自治區(qū)電子文件整理規(guī)則2.4條:“件是歸檔電子文件的整理單位。每份歸檔電子文件為一件”廣西壯族自治區(qū)歸檔文件整理實施細(xì)則2.3條:“件是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，附件為兩件以上并可單獨(dú)成文的可分別計算件數(shù)，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊(本)為一件，來文與復(fù)文可為一件，重要文件的草稿各 為一件?！毕啾容^兩者的表述，電子文件的“件”是獨(dú)立的，“每份歸檔電子文件為一件，紙質(zhì)文件的”

27、件“是關(guān)聯(lián)的，有因果關(guān)系的文件是一件，亦即兩份或兩份以上的文件，只要有關(guān)聯(lián)都可以組成一件。電子文件的“件”因為是獨(dú)立的，對其的判定已無人為因素，紙質(zhì)文件的“件”因為關(guān)聯(lián)文件為“件”，仍需要人去“組”，人為因素仍在起“組件”的作用。因此，在進(jìn)行電子文件整理 時，首要也最重要的是要克服傳統(tǒng)意義上組“件”的人為觀念，樹立電子文件獨(dú)立而完全意義上的單“件”的觀念，亦即“份”即“件”的概念。 三、電子文件的整理方法 規(guī)則規(guī)定了邏輯歸檔的電子文件一般不要求進(jìn)行整理，而物理歸檔的電子文件必須進(jìn)行整理。電子文件的整理以單份文件為單位進(jìn)行，最大限度地保持歷史原貌，便于計算機(jī)和電子文件管理系統(tǒng)的管 理和應(yīng)用，并與

28、辦公自動化相適應(yīng)，基本實現(xiàn)了與文檔一體化相適應(yīng)的新型整理方法。規(guī)則規(guī)定的整理方法主要包括： 1、收集歸檔電子文件 收集本單位在職能活動中產(chǎn)生的，具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。包括文件內(nèi)容、背景信息和元數(shù)據(jù)。 2、電子文件進(jìn)行分類 電子文件的分類，規(guī)則提供分類方式包括：(1)檔案類別年度保管期限；（2）檔案類別保管期限年度；（3）檔案類別年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）；（4）檔案類別保管期限年度機(jī)構(gòu)（問題）四種方式。并規(guī)定同一單位的電子文件應(yīng)在其全宗內(nèi)按分類方案中的一種進(jìn)行分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。 電子文件的分類包括區(qū)分檔案類目、區(qū)分年度、劃分保管期限、區(qū)分機(jī)構(gòu)（問題）四個方面的內(nèi)容。 （1）區(qū)分檔案類別 傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的類別大致可分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、專門檔案、生產(chǎn)經(jīng)營檔案、音像檔案、實物檔案等。 （2）區(qū)分年度 按電子文件的成文時間直接劃分年度，不存在文件的針對年度和生效年度。 （3）劃分保管期限 按現(xiàn)行國家、行業(yè)、部門或本單位制定的文件材料的保管期限的規(guī)定執(zhí)行。 （4）區(qū)分機(jī)構(gòu)（問題） 電子文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問題）分類。 （5）自治區(qū)各級黨委、政府、人大、政協(xié)辦公廳（