RoHS體系文件資料管理程序

1、中國(guó)3000萬(wàn)經(jīng)理人首選培訓(xùn)網(wǎng)站RoHS體系文件資料管理程序修訂日期修訂單號(hào)修訂內(nèi)容摘要頁(yè)次版次修訂審核批準(zhǔn)2011/03/30/系統(tǒng)文件新制定4A/0/批準(zhǔn)：審核：編制：RoHS體系文件資料管理程序1.0目的： 對(duì)公司內(nèi)部已經(jīng)運(yùn)行的RoHS體系文件進(jìn)行管理和控制，確保其適宜與有效，并確保相關(guān)部門(mén)能夠獲得適用文件的有關(guān)版本。2.0適用范圍：適用于本公司對(duì)RoHS體系文件的管理，包括內(nèi)部文件和外部文件。3.0職責(zé)分工：3.1管理者代表組織相關(guān)部門(mén)編制管理手冊(cè)。3.2相關(guān)部門(mén)編制程序文件和作業(yè)指導(dǎo)文件。3.3總經(jīng)理批準(zhǔn)管理手冊(cè)。3.4管理者代表批準(zhǔn)程序文件。3.5各部門(mén)主管會(huì)簽程序文件，批準(zhǔn)作業(yè)指

2、導(dǎo)書(shū)。4.0名詞定義：4.1內(nèi)部文件：體系內(nèi)部文件包括管理手冊(cè)、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)文件，以下簡(jiǎn)稱(chēng)文件。4.2外部文件：體系外部文件包括客戶提供的標(biāo)準(zhǔn)和要求、公司收集的有關(guān)法律法規(guī)等文件。5.0程序說(shuō)明：5.1文件的編制：5.1.1公司管理者代表根據(jù)有關(guān)體系標(biāo)準(zhǔn)和客戶的要求編制管理手冊(cè)，明確各部門(mén)在體系運(yùn)行中所負(fù)擔(dān)的職責(zé)，體系各要求的具體流程和運(yùn)行方法等。5.1.2公司管理者代表根據(jù)有關(guān)體系標(biāo)準(zhǔn)和客戶的要求組織相關(guān)部門(mén)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和客戶的要求編制程序文件，詳細(xì)描述體系各項(xiàng)要求的具體職責(zé)、操作步驟、操作要求等。5.1.3各相關(guān)部門(mén)根據(jù)管理手冊(cè)和程序文件的要求，視需要編制本部門(mén)的操作指導(dǎo)書(shū)，描述各過(guò)程的

3、具體操作步驟和方法。5.1.4各部門(mén)編制文件前應(yīng)到行政部申請(qǐng)文件編號(hào)，由公司行政部按附件1“文件編號(hào)規(guī)則”給出。5.2文件的批準(zhǔn)與發(fā)布：5.2.1管理手冊(cè)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布實(shí)施。5.2.2程序文件經(jīng)編制部門(mén)主管審核，相關(guān)部門(mén)主管會(huì)簽，報(bào)管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)布實(shí)施。5.2.3作業(yè)指導(dǎo)文件經(jīng)編制部門(mén)主管審核，相關(guān)部門(mén)主管會(huì)簽后發(fā)布實(shí)施。5.2.4上述審核批準(zhǔn)及會(huì)簽記錄于各文件的封面。5.2.5各部門(mén)需將批準(zhǔn)的文件原件交行政部登記于公司“受控文件一覽表” 。5.3文件的發(fā)放控制：5.3.1行政部文控人員填寫(xiě)“文件發(fā)放回收一覽表”，明確文件發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)放。5.3.2行政部文控人員按批準(zhǔn)

4、的文件發(fā)放份數(shù)進(jìn)行復(fù)印，在文件首頁(yè)的相應(yīng)位置加蓋受控印章，注明分發(fā)號(hào)后下發(fā)各部門(mén)。文件原件由文控人員保留，并需在每頁(yè)的背面加蓋受控印章。5.3.3文件發(fā)放時(shí)，各部門(mén)接收人員應(yīng)在“文件發(fā)放回收一覽表”上的相應(yīng)欄位簽字確認(rèn)，并核對(duì)收到的文件是否完整（核對(duì)頁(yè)數(shù)），如有問(wèn)題及時(shí)解決。5.4文件的使用與保存：5.4.1各部門(mén)使用文件時(shí)應(yīng)保護(hù)好文件，確保文件清晰，易識(shí)別。5.4.2未經(jīng)許可，任何人不得在發(fā)放的受控文件上作任何標(biāo)記或更改。5.4.3未經(jīng)許可，任何人不得將受控文件私自復(fù)印。當(dāng)有需要時(shí)，需向行政部提出申請(qǐng)，經(jīng)管理者代表同意后行政部發(fā)放。5.5文件的更改：5.5.1相關(guān)部門(mén)在使用文件過(guò)程中發(fā)現(xiàn)文件

5、有不適宜處時(shí)，可填寫(xiě)“文件更改申請(qǐng)單”提出文件更改，按本程序5.2的相關(guān)審批流程審批后交行政部實(shí)施更改。5.5.2當(dāng)客戶的要求或收集的法律法規(guī)有變化時(shí)，相關(guān)部門(mén)可填寫(xiě)“文件更改申請(qǐng)單”提出文件更改，按本程序5.2的相關(guān)審批流程審批后交行政部實(shí)施更改。5.5.3文件的更改可分為劃改、換頁(yè)和換版三種形式。5.5.3.1劃改是針對(duì)更改內(nèi)容較少的情況,將需改掉的部分以雙直線劃掉，然后在近處寫(xiě)上更改后的內(nèi)容后發(fā)放；5.5.3.2換頁(yè)是針對(duì)更改內(nèi)容較多，且集中在一頁(yè)時(shí)的情況，將要更改的頁(yè)進(jìn)行整頁(yè)更換，注明更改次數(shù)后發(fā)放；5.5.3.3換版是針對(duì)整篇文件有多處需要更改，且分散在文件的多頁(yè)，需將整份文件進(jìn)行更

6、換，重新按5.2進(jìn)行逐級(jí)審批后發(fā)放。5.5.4更改后的文件由更改提出部門(mén)視需要提出培訓(xùn)要求，執(zhí)行人力資源管理程序的培訓(xùn)條款。5.6文件廢止：5.6.1當(dāng)文件整份換版時(shí)以及文件經(jīng)多次更改不便使用時(shí)，原版次文件需進(jìn)行廢止。5.6.2文控人員填寫(xiě)“文件廢止申請(qǐng)單”，注明廢止原因和廢止份數(shù)，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后回收，并記錄于“文件發(fā)放回收一覽表”。5.6.3作廢的文件可以銷(xiāo)毀或切割后反面做回收紙使用，文件的原件由行政部在每頁(yè)文件正面加蓋“作廢”印章，并保留至少三年，以便追溯。5.7外來(lái)文件控制：5.7.1市場(chǎng)部負(fù)責(zé)收集客戶有關(guān)要求或標(biāo)準(zhǔn)，交行政部文控人員登記于“外來(lái)文件一覽表”后發(fā)放。5.7.2市場(chǎng)部負(fù)責(zé)收集有關(guān)法律法規(guī)，交行政部人員按RoHS法律法規(guī)和客戶要求管理程序進(jìn)行管理。5.7.3外來(lái)文件有編號(hào)時(shí)可以沿用，若無(wú)文件編號(hào)，行政不文控人員按附件1“文件編號(hào)規(guī)則”進(jìn)行編號(hào)。5.7.4外來(lái)文件由文控人員加蓋“外來(lái)文件”印章后發(fā)放。5.7.5當(dāng)上述外來(lái)文件有變更時(shí)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集并交行政部進(jìn)行登記和發(fā)放。6.0相關(guān)文件：無(wú)。7.0記錄：7.1 受控文件一覽表7.2 文件發(fā)放回收一覽表7.3 文件更改申請(qǐng)單7.4 文件廢止申請(qǐng)單7.5 外來(lái)文件一覽表附件1：文件編號(hào)規(guī)則一、 管理手冊(cè)公司名稱(chēng)