RoHS體系文件資料管理程序

1、中國3000萬經(jīng)理人首選培訓(xùn)網(wǎng)站RoHS體系文件資料管理程序修訂日期修訂單號修訂內(nèi)容摘要頁次版次修訂審核批準2011/03/30/系統(tǒng)文件新制定4A/0/批準：審核：編制：RoHS體系文件資料管理程序1.0目的： 對公司內(nèi)部已經(jīng)運行的RoHS體系文件進行管理和控制，確保其適宜與有效，并確保相關(guān)部門能夠獲得適用文件的有關(guān)版本。2.0適用范圍：適用于本公司對RoHS體系文件的管理，包括內(nèi)部文件和外部文件。3.0職責分工：3.1管理者代表組織相關(guān)部門編制管理手冊。3.2相關(guān)部門編制程序文件和作業(yè)指導(dǎo)文件。3.3總經(jīng)理批準管理手冊。3.4管理者代表批準程序文件。3.5各部門主管會簽程序文件，批準作業(yè)指

2、導(dǎo)書。4.0名詞定義：4.1內(nèi)部文件：體系內(nèi)部文件包括管理手冊、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)文件，以下簡稱文件。4.2外部文件：體系外部文件包括客戶提供的標準和要求、公司收集的有關(guān)法律法規(guī)等文件。5.0程序說明：5.1文件的編制：5.1.1公司管理者代表根據(jù)有關(guān)體系標準和客戶的要求編制管理手冊，明確各部門在體系運行中所負擔的職責，體系各要求的具體流程和運行方法等。5.1.2公司管理者代表根據(jù)有關(guān)體系標準和客戶的要求組織相關(guān)部門根據(jù)標準和客戶的要求編制程序文件，詳細描述體系各項要求的具體職責、操作步驟、操作要求等。5.1.3各相關(guān)部門根據(jù)管理手冊和程序文件的要求，視需要編制本部門的操作指導(dǎo)書，描述各過程的

3、具體操作步驟和方法。5.1.4各部門編制文件前應(yīng)到行政部申請文件編號，由公司行政部按附件1“文件編號規(guī)則”給出。5.2文件的批準與發(fā)布：5.2.1管理手冊經(jīng)總經(jīng)理批準后發(fā)布實施。5.2.2程序文件經(jīng)編制部門主管審核，相關(guān)部門主管會簽，報管理者代表批準后發(fā)布實施。5.2.3作業(yè)指導(dǎo)文件經(jīng)編制部門主管審核，相關(guān)部門主管會簽后發(fā)布實施。5.2.4上述審核批準及會簽記錄于各文件的封面。5.2.5各部門需將批準的文件原件交行政部登記于公司“受控文件一覽表” 。5.3文件的發(fā)放控制：5.3.1行政部文控人員填寫“文件發(fā)放回收一覽表”，明確文件發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表批準后發(fā)放。5.3.2行政部文控人員按批準

4、的文件發(fā)放份數(shù)進行復(fù)印，在文件首頁的相應(yīng)位置加蓋受控印章，注明分發(fā)號后下發(fā)各部門。文件原件由文控人員保留，并需在每頁的背面加蓋受控印章。5.3.3文件發(fā)放時，各部門接收人員應(yīng)在“文件發(fā)放回收一覽表”上的相應(yīng)欄位簽字確認，并核對收到的文件是否完整（核對頁數(shù)），如有問題及時解決。5.4文件的使用與保存：5.4.1各部門使用文件時應(yīng)保護好文件，確保文件清晰，易識別。5.4.2未經(jīng)許可，任何人不得在發(fā)放的受控文件上作任何標記或更改。5.4.3未經(jīng)許可，任何人不得將受控文件私自復(fù)印。當有需要時，需向行政部提出申請，經(jīng)管理者代表同意后行政部發(fā)放。5.5文件的更改：5.5.1相關(guān)部門在使用文件過程中發(fā)現(xiàn)文件

5、有不適宜處時，可填寫“文件更改申請單”提出文件更改，按本程序5.2的相關(guān)審批流程審批后交行政部實施更改。5.5.2當客戶的要求或收集的法律法規(guī)有變化時，相關(guān)部門可填寫“文件更改申請單”提出文件更改，按本程序5.2的相關(guān)審批流程審批后交行政部實施更改。5.5.3文件的更改可分為劃改、換頁和換版三種形式。5.5.3.1劃改是針對更改內(nèi)容較少的情況,將需改掉的部分以雙直線劃掉，然后在近處寫上更改后的內(nèi)容后發(fā)放；5.5.3.2換頁是針對更改內(nèi)容較多，且集中在一頁時的情況，將要更改的頁進行整頁更換，注明更改次數(shù)后發(fā)放；5.5.3.3換版是針對整篇文件有多處需要更改，且分散在文件的多頁，需將整份文件進行更

6、換，重新按5.2進行逐級審批后發(fā)放。5.5.4更改后的文件由更改提出部門視需要提出培訓(xùn)要求，執(zhí)行人力資源管理程序的培訓(xùn)條款。5.6文件廢止：5.6.1當文件整份換版時以及文件經(jīng)多次更改不便使用時，原版次文件需進行廢止。5.6.2文控人員填寫“文件廢止申請單”，注明廢止原因和廢止份數(shù)，經(jīng)管理者代表批準后回收，并記錄于“文件發(fā)放回收一覽表”。5.6.3作廢的文件可以銷毀或切割后反面做回收紙使用，文件的原件由行政部在每頁文件正面加蓋“作廢”印章，并保留至少三年，以便追溯。5.7外來文件控制：5.7.1市場部負責收集客戶有關(guān)要求或標準，交行政部文控人員登記于“外來文件一覽表”后發(fā)放。5.7.2市場部負責收集有關(guān)法律法規(guī)，交行政部人員按RoHS法律法規(guī)和客戶要求管理程序進行管理。5.7.3外來文件有編號時可以沿用，若無文件編號，行政不文控人員按附件1“文件編號規(guī)則”進行編號。5.7.4外來文件由文控人員加蓋“外來文件”印章后發(fā)放。5.7.5當上述外來文件有變更時，相關(guān)部門應(yīng)及時收集并交行政部進行登記和發(fā)放。6.0相關(guān)文件：無。7.0記錄：7.1 受控文件一覽表7.2 文件發(fā)放回收一覽表7.3 文件更改申請單7.4 文件廢止申請單7.5 外來文件一覽表附件1：文件編號規(guī)則一、 管理手冊公司名稱