第1章Access2002基礎(chǔ)部分

1、上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章第1章 Access 2002基礎(chǔ)部分 1.1 Access 2002的啟動與退出 1.2 打開一個已有的數(shù)據(jù)庫，并 查看數(shù)據(jù)庫對象 1.3 定制Access 2002 的工具欄和菜單欄 1.4 Access的幫助系統(tǒng) 上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章第1章 Access 2002基礎(chǔ)部分 實訓(xùn)概要：通過本章實訓(xùn)學習，讀者能夠?qū)ccess 2002有個總體認識，它不需要數(shù)據(jù)庫管理者具有專業(yè)的程序設(shè)計水平，任何非專業(yè)的用戶都可以用它來創(chuàng)建功能強大的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，本章介紹Access 2002的常用操作，掌握Acc

2、ess 2002的啟動和退出，熟悉Access 2002數(shù)據(jù)庫對象組成，熟悉Access 2002強大的幫助系統(tǒng)，熟悉Access 2002 工具欄和菜單欄定制方法。案例說明：OfficeXP的組件Access 2002數(shù)據(jù)庫有友好的界面，并且簡單易用，它是一個運行在Windows環(huán)境下的桌面關(guān)系型數(shù)據(jù)庫。Access 2002啟動和退出、打開已有的數(shù)據(jù)庫查看數(shù)據(jù)庫對象、定制工具欄和菜單欄等是認識和熟悉Access 2002的有效辦法，也是Access 2002應(yīng)用的開始。 上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章第1章 Access 2002基礎(chǔ)部分 實訓(xùn)概要：通過本章實訓(xùn)學

3、習，讀者能夠?qū)ccess 2002有個總體認識，它不需要數(shù)據(jù)庫管理者具有專業(yè)的程序設(shè)計水平，任何非專業(yè)的用戶都可以用它來創(chuàng)建功能強大的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，本章介紹Access 2002的常用操作，掌握Access 2002的啟動和退出，熟悉Access 2002數(shù)據(jù)庫對象組成，熟悉Access 2002強大的幫助系統(tǒng)，熟悉Access 2002 工具欄和菜單欄定制方法。案例說明：OfficeXP的組件Access 2002數(shù)據(jù)庫有友好的界面，并且簡單易用，它是一個運行在Windows環(huán)境下的桌面關(guān)系型數(shù)據(jù)庫。Access 2002啟動和退出、打開已有的數(shù)據(jù)庫查看數(shù)據(jù)庫對象、定制工具欄和菜單欄等是

4、認識和熟悉Access 2002的有效辦法，也是Access 2002應(yīng)用的開始。 上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章1.1.1 從開始菜單啟動Access 這是最普通的啟動方式，操作方法：1. 單擊Windows任務(wù)欄的“開始”按鈕，指向“程序”菜單；2. 在“程序”子菜單中選擇“Access”選項即可。圖1.1通過“開始”菜單啟動窗口1.1 Access 2002的啟動與退出 上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章 1.1.2 通過打開新的數(shù)據(jù)庫來啟動Access 操作方法：1. 單擊“開始”按鈕；2. 選擇新建Office文檔選項，打開如圖1.2所

5、示；圖1.2 通過打開新的數(shù)據(jù)庫來啟動Access之一上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章3. 單擊“常用”選項卡； 4. 選擇“空數(shù)據(jù)庫”圖標；5. 單擊“確定”按鈕，這時Access會自動打開，如圖1.3所示，在“文件名”一欄中輸入數(shù)據(jù)庫名稱，如“人事管理”，單擊“創(chuàng)建”，此時打開如圖1.4 所示的Access 2002啟動窗口。圖1.3 通過打開新的數(shù)據(jù)庫來啟動Access之二上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章圖1.4 啟動后的數(shù)據(jù)庫文件上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章1.1.3 從桌面新建啟動Access 操作方法：1.

6、 用鼠標右鍵單擊桌面，然后指向“新建”；2. 選擇Microsoft Access應(yīng)用程序選項；3. 重新命名數(shù)據(jù)庫名；4. 雙擊數(shù)據(jù)庫，就可打開它。圖1.5 從桌面新建啟動Access上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章1.1.4 建立桌面的快捷圖標啟動Access 操作方法：1. 單擊“開始”菜單，將鼠標指向“程序”項的子菜單“Microsoft Access”；2. 按住“Ctrl”鍵，用鼠標拖動“Microsoft Access”選項到桌面，即可創(chuàng)建Access的快捷方式；3. 雙擊桌面的快捷圖標即可啟動Access。4. 注意：快捷方式的創(chuàng)建方法很多，用戶自己嘗試

7、一下其它的創(chuàng)建方法。上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章1.1.5 從命令行指定參數(shù)打開Access 2002操作方法：1. 單擊“開始”菜單中的“運行”命令；2. 在“運行”文本框中輸入Access的命令行和參數(shù)，也可通過瀏覽按鈕選擇Access的具體路徑，如圖1.6所示； 圖1.6 從命令行指定參數(shù)的打開Access上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章1.1.6 退出Access 2002 操作方法：方法1：單擊Access窗口右上角的關(guān)閉按鈕“”；方法2：雙擊Access窗口左上角的控制菜單圖標按鈕“”；方法3：執(zhí)行“文件”菜單中的“退出”命令。注

8、意：退出Access窗口時會有文件保存提示，要及時保存文件。 上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章1.2 打開一個已有的數(shù)據(jù)庫，并查看數(shù)據(jù)庫對象 Access提供了七種數(shù)據(jù)庫對象：表、查詢、窗體、報表、數(shù)據(jù)訪問頁、宏和模塊。本項目利用打開一個Access 2002自帶的示例羅斯文示例數(shù)據(jù)庫來查看數(shù)據(jù)庫的七個對象，了解數(shù)據(jù)庫表的結(jié)構(gòu)。 操作方法：1. 啟動Access，打開 Access2002系統(tǒng)界面；2. 單擊“幫助”菜單，選擇“示例數(shù)據(jù)庫”“羅斯文示例數(shù)據(jù)庫”，如圖1.7所示；3. 在數(shù)據(jù)庫“對象”中單擊“表”，在數(shù)據(jù)庫窗口中選擇一個表雙擊打開查看其格式，數(shù)據(jù)表是存儲數(shù)

9、據(jù)的容器，是關(guān)系數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)；4. 在數(shù)據(jù)庫“對象”中單擊“查詢”，選擇幾個查詢雙擊查看，查詢顯示從多個表（最多為16個）中選取的數(shù)據(jù)；上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章5. “窗體”對象的查看，窗體是數(shù)據(jù)庫和用戶的一個聯(lián)系界面，用于顯示包含在表或查詢完的數(shù)據(jù)和操作數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。窗體中可以包含圖片、圖形、聲音、視頻等多種對象；6. “報表”對象的查看，用友好和實用的形式來打印表和查詢完的數(shù)據(jù)。報表中可以加入圖形來美化打印效果；7. “頁”對象的查看，數(shù)據(jù)訪問頁是用在Internet或Intranet上瀏覽的Web頁，可以用來輸入、編輯、瀏覽數(shù)據(jù)庫中的記錄，能夠進行記錄的

10、維護工作；8. “宏”對象的查看，宏主要是用于執(zhí)行特殊的操作和響應(yīng)用戶激發(fā)的事件，如單擊命令按鈕操作等；9. “模塊”對象的查看，在模塊中使用VBA代碼的目的主要有兩個：一是創(chuàng)建在窗體、報表和查詢中使用的自定義的函數(shù)；二是提供在所有類模塊中都可以使用公共的子過程；上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章圖1.7進入“羅斯文示例數(shù)據(jù)庫”界面上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章1.3 定制Access 2002 的工具欄和菜單欄 Access 2002具有多數(shù)Windows應(yīng)用程序所具有的菜單欄、工具欄和快捷菜單，同時也允許讀者自己定義工具欄和菜單欄。定制Acc

11、ess 2002的工具欄和菜單欄可以為數(shù)據(jù)庫開發(fā)者帶來更多的方便。 上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章1.3.1 自定義工具欄 Access 2002中有三種方法可以打開“自定義”工具欄對話框，進行個性化定制工具欄，操作方法：1. 打開“自定義”工具欄對話框； 單擊“視圖”菜單中的“工具欄”選擇“自定義”； 單擊“工具”菜單中的“自定義”命令； 鼠標右擊工具欄或菜單欄，在出現(xiàn)的快捷菜單中，選擇“自定義”； 2. 設(shè)置“自定義”操作內(nèi)容： 在“自定義”對話框中，單擊“工具欄”選項，在復(fù)選框中選擇顯示或隱藏的工具欄。如圖1.8所示； 單擊“新建”按鈕，系統(tǒng)會彈出“新建工具欄”

12、的對話框，在“工具欄名稱”中輸入要創(chuàng)建的工具欄名稱，單擊“確定”； 單擊“屬性”按鈕，打開工具欄屬性對話框，設(shè)置如1.9所示的工具欄屬性。 上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章 圖1.8“自定義”對話框 圖1.9“工具欄屬性”對話框 上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章1.3.2 在工具欄中添加按鈕 操作方法：1. 在“自定義”對話框中，選中“羅斯文示例數(shù)據(jù)庫”，則此工具欄呈顯示狀態(tài)；2. 單擊“自定義”對話框中的“命令”選項，在左邊“類別”列表框選擇想要加入到工具欄的項目，在“命令”列表中選擇相應(yīng)的命令，用鼠標將“命令”拖到“羅斯文示例數(shù)據(jù)庫”工具欄即

13、可，如圖1.10所示；圖1.10自制工具欄 上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章1.3.3 自定義菜單欄 在Access 2002中，菜單欄與工具欄具有許多共性，它們都是用于執(zhí)行Access 2002命令。Access 2002的命令可以是內(nèi)置命令，也可以是用戶定義的宏（將在宏操作中具體介紹），還可以是Visual Basic函數(shù)。菜單欄的自定義方式與工具欄基本相同，兩者的主要區(qū)別是構(gòu)成菜單欄的各項以名字區(qū)分，而工具欄中的工具以圖形區(qū)分；菜單欄同時只能顯示一個，而工具欄可以同時顯示多個，本實訓(xùn)介紹內(nèi)置式菜單欄的定制方法。 操作方法：1. 打開上述的“自定義”對話框，打開“新

14、建工具欄”對話框，在工具欄名稱下的文本框中輸入所定義的菜單欄的名稱，如“我的菜單欄”，單擊“確定”按鈕，返回“自定義”對話框；2. 單擊“屬性”按鈕，打開“工具欄屬性”對話框，如圖1.11所示；上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章圖1.11“工具欄屬性”對話框圖 3. 在“工具欄屬性”對話框中設(shè)置所創(chuàng)建的菜單欄的各項屬性。各屬性與自定義工具欄相同，但“類型”下拉列表框應(yīng)選擇“菜單欄”；4. 自定義菜單欄定義完成后，還是空的，必須添加菜單及菜單命令，在工具欄列表框中確保新創(chuàng)建的菜單欄被選中； 上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章5. 為給自定義菜單欄添加菜

15、單，激活“命令”選項卡，如圖1.12所示；圖1.12“自定義”對話框的命令“選項卡” 上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章6. 在“類別”列表框中選擇“新菜單”，從“命令”列表框中將“新菜單”拖到屏幕上新創(chuàng)建的菜單欄中，釋放左鍵即可為新建菜單欄增加一項菜單，即“新菜單”；7. 右鍵單擊“新菜單”，彈出快捷菜單，如圖1.13所示，在“命名”框中輸入菜單名稱；8. 在“快捷菜單”中選擇“屬性”命令，可打開“菜單欄中控件屬性”對話框，如圖1.14所示，通過此對話框可設(shè)置菜單或菜單命令的各個屬性，如屏幕提示、執(zhí)行的操作、標題等； 9. 按照為工具欄添加工具的方法為新菜單添加菜單命令

16、。上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章圖1.13“新菜單”的快捷菜單 圖1.14“菜單欄控件屬性”對話框 上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章注意：自定義菜單欄只能在打開數(shù)據(jù)庫文件時才能設(shè)置，這種方法創(chuàng)建的菜單欄只能供當前數(shù)據(jù)庫使用。在Access 2002中可以創(chuàng)建全局菜單欄，即對任何數(shù)據(jù)庫都有效，操作方法：首先單擊“工具”菜單命令，打開如圖1.14所示的“啟動”對話框，然后在“啟動”對話框的“菜單欄”下拉列表框中，選擇當前數(shù)據(jù)庫中自定義的菜單欄的名稱即可。 圖1.15“啟動”對話框上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章1.4.1 O

17、ffice助手幫助 Office助手是最重要的幫助手段，默認情況下，“Office助手”是被激活的，如果用戶了隱藏“Office助手”，激活并使用“Office助手”。操作方法：1. 單擊“幫助”菜單，選擇“顯示Office助手”即可；2. 右擊“Office助手”在快捷菜單中，可以“隱藏助手”；3. 在右擊“Office助手”在快捷菜單中，“選擇助手”，打開“Office助手”對話框；如圖1.16 所示；4. 單擊“助手之家”選項卡，選擇一位用戶喜歡的小助手；5. 單擊“選項”卡，設(shè)置使用Office 助手的方式。 圖1.16 “Office 助手”對話框 上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返

18、回首頁返回本章返回本章6. 單擊“Office助手”，如圖1.17所示，在出現(xiàn)的提示框中輸入要獲得的幫助信息的關(guān)鍵詞，就可以打開幫助的對話框。 圖1.17通過Office助手獲得幫助 上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章1.4.2 上下文幫助上下文相關(guān)幫助就是顯示與讀者所執(zhí)行的操作有關(guān)的幫助。通過下面的操作內(nèi)容，用戶可以獲得上下文相關(guān)的幫助：1. 單擊“幫助”菜單中的“這是什么？”，然后將鼠標指針移動到用戶所想獲得幫助的選項上，再次單擊，彈出一個幫助窗口，顯出關(guān)于該選項的信息；2. 按F1鍵，把當前的位置定在用戶所想獲得幫助的選項處，按F1鍵彈出一個幫助窗口以及“Office助手”。上一頁上一頁下一頁下一頁返回首頁返回首頁返回本章返回本章1.4.3 獲得問題的幫助在Office XP 的右上方，有一個幫助組合框，用戶在其中輸入想得到的幫助主題，確認即可彈出有關(guān)的幫助信息，如在組合框中輸入創(chuàng)建查詢，按回車鍵，就可得到如圖1.18所示的幫助提示，選擇你所需的幫助項單擊就可獲得幫助。圖1.18