技術文件電子文檔管理辦法

1、標題：技術文件電子文檔管理辦法共 3頁第1頁編制：審核：批準：發(fā)布日期：實施日期：1目的為了加強計算機圖檔文件的管理，杜絕圖檔文件零散無序和版本混亂的現(xiàn)象， 合理利用有 限的磁盤資源，并確保產(chǎn)品設計過程和產(chǎn)品數(shù)據(jù)的安全性，制定本規(guī)定。2范圍本辦法適用本公司所有生產(chǎn)的圖樣，文件資料，照片等。3職責技術部設計人員負責產(chǎn)品電子檔歸檔。4內(nèi)容4.1 合同產(chǎn)品圖檔文件的管理規(guī)定4.1.1 產(chǎn)品圖樣文件的歸檔(1)產(chǎn)品的圖檔文件必須電子檔歸檔(2)所有產(chǎn)品及下發(fā)圖樣都必須歸檔。在檔案館內(nèi)建立年度文件夾(如2014年度則建立文件夾 '2014'),在年度文件夾中建立“專用車輛”、“工藝、工裝

2、”、“新產(chǎn)品”等文件夾；在改裝車輛文件夾中根據(jù)產(chǎn)品的種類建立相關的子文件夾，具體分類及文件夾的名稱示意如下：檔案館-2014年專用車輛 工藝、工裝 加工零部件(3)歸檔由設計部負責人歸檔。未歸檔的文件，存放在相應的臨時文件夾中。設計部負責人(產(chǎn)品主管)定期整理文件夾，將完整的產(chǎn)品圖樣歸到檔案館中。(4)設計部負責人(產(chǎn)品主管)在接到合同工單時，要求建立電子檔，將所訂車型、用戶名稱、 車型要求、配置情況、工單日期、工單號輸入到電子檔中，并在電子檔中明確該產(chǎn)品圖樣歸檔標題：技術文件電子文檔管理辦法共 3頁第2頁的路徑，以便于產(chǎn)品生產(chǎn)過程中和產(chǎn)品出廠后對該產(chǎn)品的查閱。(5)設計人員修改歸檔文件時，需

3、填寫圖檔更改申請單，修改完成后，經(jīng)設計部負責人批準后 重新歸檔，歸檔程序同圖檔文件的歸檔程序，對舊版文件是否刪除，在更改申請單上加以說明， 需要保留舊版文件的，在新版文件的文件名后應加代號區(qū)分。4.2 圖檔文件的命名文件夾的命名一一產(chǎn)品文件夾以產(chǎn)品型號命名， 其子文件夾以各總成圖號命名，文檔文件 夾以“文檔”命名，明細表文件夾以“ MX”命名。對于非標車的命名，按合同名稱命名。文形文件的命名一一圖形文件的名稱以圖形的圖號簡稱命名，改進圖形的名稱，如果原有圖樣不需要保留的可采用原有文件名；如果原有圖樣需要保留的可在原有文件名后加代號(a、b、c、d)，加以區(qū)分。明細表文件的命名用明細表的名稱并加

4、上相應順序號存儲于產(chǎn)品文 件中的MX子文件夾中。技術文檔的命名一一以該文檔的題目的漢字全稱命名，并存儲于相應產(chǎn)品的“文檔”文件火中。附錄A1 .改裝車產(chǎn)品的命名xx xxx xxx合同用戶名參考以上公告車型3標題：技術文件電子文檔管理辦法共3頁第3頁2 非公告改裝車產(chǎn)品的命名以合同名稱來命名，例如，揚州八里壓縮站4.3 新產(chǎn)品（含定型產(chǎn)品）的圖檔管理規(guī)定定型產(chǎn)品的歸檔文件夾以產(chǎn)品型號命名，直接歸檔至檔案館文件夾中。歸檔內(nèi)容有：圖樣、外購件清單、各階段評審資料、使用說明書、標準配置等全部資料4.4 文檔的歸檔管理規(guī)定（1）產(chǎn)品資料（隨產(chǎn)品歸檔卜內(nèi)部管理文件、對外申報資料須建立資料文件夾，統(tǒng)一由技 術部歸檔。（2）產(chǎn)品宣傳廣告及招標資料須建立宣傳和投標文件夾，統(tǒng)一由技術部歸檔。4.5 出圖打印由設計人員根據(jù)銷售合同訂單，填寫打印申請單，負責人審核后，統(tǒng)一打印。4.6 文件備份文件備份分為日備份和永久備份兩種。日備份一一機房于每天中午，把設計人員的文件夾內(nèi)容備份到光盤上（增量備份）永久備份一一在文件歸檔時，機房對歸檔文件進行永久性備份，使光盤文件與“檔案館” 內(nèi)容始終保持一致。并采用雙備份，以