在建公司檔案管理制度

1、在建公司檔案管理制度第一章 總則第一條 為加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，維護(hù)檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案的信息作用，使之更好地為公司的發(fā)展服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法的規(guī)定，結(jié)合公司的具體情況制定本制度。第二條 公司檔案指公司自籌建以來，在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的記錄材料。公司檔案的構(gòu)成包括行政檔案、會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案和人事檔案四大類。第三條 檔案工作是公司管理工作的組成部分，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條 件，是公司進(jìn)行日常工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)研究的依據(jù)，是維護(hù)公司歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。因此，公司員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)。第四條 為確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利

2、用，公司檔案實(shí)行由行政財(cái)務(wù)部集中統(tǒng)一管理，不得分散保存。第五條 公司業(yè)務(wù)檔案，按照公司制定的投資管理業(yè)務(wù)決策程序歸檔、管理。第六條 公司會(huì)計(jì)檔案，按照財(cái)政部會(huì)計(jì)檔案管理辦法歸檔、管理。第七條 公司人事檔案，按照干部檔案工作條 例、企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定歸檔、管理。第八條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。第二章 歸檔范圍第九條 為了完整系統(tǒng)地保存公司在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中形成的各種門類和各種載體的檔案，提高歸檔文件材料的質(zhì)量，以適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和公司各項(xiàng)工作的需要，制定公司檔案的歸案范圍。第十條 公司文件材料的歸檔范圍：凡公司各項(xiàng)工作和活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)

3、值的文件材料，都屬于歸檔范圍。具體包括：1上級(jí)機(jī)關(guān)（各級(jí)黨政部門、行政主管部門、行業(yè)管理部門）頒發(fā)的文件材料：（1）上級(jí)部門召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料；（2）上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬公司主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的、非公司主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；（3）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加公司重大活動(dòng)的影像、圖片等記錄材料（如光盤、錄音帶、錄像帶等）；（4）上級(jí)機(jī)關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公司工作所作的指示、講話以及專題會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要等。2本公司的文件材料：（1）公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議材料；（2）公司內(nèi)部會(huì)議材料，公司召開的工作會(huì)議，專業(yè)會(huì)議文件材料；（3）公司制發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)、聯(lián)合制發(fā))的各種正

4、式文件；（4）公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，所屬機(jī)構(gòu)的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件；（5）公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要信件、傳真，從外單位帶回的與公司有關(guān)的未經(jīng)文書登記處理的文件材料；（6）公司成立、改制、合并、分立、撤銷、各項(xiàng)變更登記等原始決策性、法律性文件和工商登記材料；（7）公司制定的章 程、制度等文件材料；（8）公司重要活動(dòng)及內(nèi)部活動(dòng)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析、影像、圖片等記錄材料（如光盤、錄音帶、錄像帶等）；（9）公司形成的財(cái)務(wù)報(bào)告及報(bào)表（如主管部門臨時(shí)通知編報(bào)的主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)，月、季、年度會(huì)計(jì)報(bào)表，報(bào)表附注及財(cái)務(wù)情況說明書。上級(jí)主管部門對(duì)報(bào)告的批復(fù)及社會(huì)審計(jì)的審計(jì)報(bào)告

5、）、會(huì)計(jì)憑證（如外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記帳憑證、記帳憑證匯總表，包括銀行存款對(duì)帳單及余額調(diào)節(jié)表等）、會(huì)計(jì)賬簿（包括總帳、明細(xì)帳、日記帳、各種輔助登記簿等）、其它會(huì)計(jì)核算資料（與會(huì)計(jì)核算緊密相關(guān)的，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價(jià)值的數(shù)據(jù)、增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票）等材料；（10）公司員工職務(wù)任免、員工教育和培訓(xùn)、職稱評(píng)聘、黨、團(tuán)、員工名冊(cè)、報(bào)表、以及員工錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、退休等工作及員工獎(jiǎng)懲等文件材料；（11）公司辦理的員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)等組織關(guān)系介紹信及存根；（12）公司購(gòu)買房地產(chǎn)、車輛、大型固定資產(chǎn)的文件材料正本、附件，財(cái)產(chǎn)交接憑證、清冊(cè)、報(bào)表；（13

6、）公司簽訂的各種合同、協(xié)議的正本及補(bǔ)充材料等；（14）公司所參與的各類投資項(xiàng)目文件材料（包括但不限于：項(xiàng)目開發(fā)、項(xiàng)目投資及管理過程中形成的各種報(bào)告、申請(qǐng)、法律文件和會(huì)議決議等。如與投資項(xiàng)目單位簽署的保密協(xié)議、立項(xiàng)申請(qǐng)、盡職調(diào)查、投資意向書和備忘錄、主要投資條 款、投資建議書、投資管理報(bào)告、團(tuán)隊(duì)內(nèi)部決議、公司及投資企業(yè)董事會(huì)決議、投資合同、項(xiàng)目公司章 程、法律意見書、專家評(píng)審或訪談意見、會(huì)計(jì)事務(wù)所出具的項(xiàng)目公司審計(jì)報(bào)告、公司投資付款手續(xù)和相關(guān)憑證、出驗(yàn)資報(bào)告、工商注資變更登記、公司所持的股權(quán)證、項(xiàng)目股東會(huì)和董事會(huì)決議、項(xiàng)目季度/年度投資管理及評(píng)估報(bào)告、項(xiàng)目重大事項(xiàng)特別報(bào)告、項(xiàng)目處置建議書和備忘錄

7、、公司和項(xiàng)目公司董事會(huì)對(duì)該項(xiàng)目退出的審查與批準(zhǔn)文件、項(xiàng)目處置實(shí)施情況、處置后資金分配和清算的文件材料、項(xiàng)目處置總結(jié)報(bào)告等）；（15）公司所發(fā)生的各類民事訴訟（包括訴訟、仲裁及調(diào)解案件）材料；（16）其他對(duì)公司有保存價(jià)值的文件材料。第十一條 檔案的歸檔要求公司按照文件材料的自然形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管利用。一般采用分年度、分項(xiàng)目、分問題、分期限等分別立卷。歸檔文書材料采用年度分類方法按國(guó)家規(guī)定的永久、長(zhǎng)期和短期三類不同保管期限分別立卷，業(yè)務(wù)文件材料按國(guó)家規(guī)定制定各種門類檔案的立卷分類。具體應(yīng)符合以下要求：1歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)且為原件，有原簽字

8、或加蓋原印章 的復(fù)印件文件、作為正文附件的復(fù)印件，可做為檔案材料；2所有歸檔文件的電子版本（光盤）要和文件雙套歸檔；3在歸檔文件材料中，應(yīng)將每份文件的正文和附件、請(qǐng)示和批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件和原件，立在一起，不得分開；4不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年立卷；訴訟案件放在結(jié)案年立卷；5卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)分不同級(jí)情況進(jìn)行排列，即批復(fù)、指示在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后；正文在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；非訴訟案件結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料

9、在后；其他文件材料按時(shí)間順序排列；6各類檔案在裝訂前要去掉文件中的金屬物，傳真件必須復(fù)印，紙張破損和字跡已擴(kuò)散的文件必須及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制，復(fù)制件和原件一起立卷，裝訂規(guī)范、牢固、整齊；7各類案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫文件目錄及備考表，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化，沒有題名應(yīng)擬寫題名，卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號(hào)或件號(hào)；8案卷封皮，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚，案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、確切、工整、清晰，書寫工具必須用鋼筆（藍(lán)黑墨水）或毛筆；9會(huì)計(jì)憑證（按月立卷每月末將裝訂成冊(cè)的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份；裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：?jiǎn)挝幻Q、年度、月份、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽章

10、等）、會(huì)計(jì)賬簿（由財(cái)務(wù)軟件自動(dòng)生成的會(huì)計(jì)賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對(duì)各個(gè)賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列；活頁賬簿去空白頁后，用堅(jiān)固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊(cè)。不同規(guī)格的活頁帳不得裝訂在一起；裝訂后的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象；賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章 ；裝訂后的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號(hào)；會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬）、會(huì)計(jì)報(bào)表（會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后，留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè)）。第十二條 歸檔時(shí)間1行政檔案：每年3月底前將上年度文件材料歸檔、立卷；2會(huì)

11、計(jì)檔案：每年3月底前將上年度文件材料和對(duì)應(yīng)的電子文檔歸檔；3業(yè)務(wù)檔案：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需在正式文件形成十日內(nèi)負(fù)責(zé)將文件材料和對(duì)應(yīng)的電子文檔交行財(cái)務(wù)政歸檔、立卷；4人事檔案：按相關(guān)法規(guī)和制度，及時(shí)歸檔新形成的員工檔案材料。第三章 檔案的保管利用第十三條 公司在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中形成的全部檔案，應(yīng)按照檔案管理的要求但由專人進(jìn)行分類、加工管理和保管。凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，對(duì)公司工作有參考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考利用價(jià)值的文件材料，列為短期保管。其中：永久為50年以上，長(zhǎng)

12、期為1650年（含50年），短期為15年以下（含15年）。第十四條 檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理的要求，及時(shí)收集、整理、歸檔各類文件材料，健全立卷說明、全宗介紹、檢查記錄、交接憑證和銷毀清冊(cè)等，確保檔案的真實(shí)性、完整性，并負(fù)責(zé)防火、防盜、防潮、防塵、防蟲等工作。第十五條 檔案管理人員應(yīng)建立檔案借閱登記清冊(cè)，凡需借閱、復(fù)印相關(guān)檔案人員，按規(guī)定履行審批和登記手續(xù)。借閱檔案人員對(duì)檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、涂改和拆散案卷。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可查閱參與項(xiàng)目的檔案，查閱其他檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。會(huì)計(jì)檔案原件一律不得外借，特殊需要可以復(fù)制，但須總經(jīng)理批準(zhǔn)。第四章 檔案的鑒定和銷毀第十六條 公司檔案應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定公司檔案的保管期限表，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地判斷檔案的存毀。檔案管理人員應(yīng)按