招標公司內部管理制度

1、招標公司內部管理制度第一章 總則為規(guī)范公司審計部日常綜合管理相關活動，提高內部管理工作質量，加強公司內部控制，防范和控制公司風險，明確各部門負責人及部門各崗位的職責規(guī)范，。依據相關法律、法規(guī)及公司管理需要，結合公司實際情況，制定本制度。第二章業(yè)務部工作流程1、業(yè)務的流程分為四個階段：1.1客戶開發(fā)階段；1.2新客戶審批及簽約階段；1.3正式合作階段；1.4客戶關系維護階段。2、客戶開發(fā)階段的管理:2.1尋找目標客戶：通過老客戶或是供應商，以及其他渠道尋找目標客戶；2.2通過搜集的信息，判別目標客戶：通過各方渠道了解意向客戶的基本情況，包括但不限于公司性質、業(yè)務類型、行業(yè)背景、業(yè)務量等信息；2.

2、3制定目標及計劃：根據已了解的情況，制定目標及初步計劃3、通過意向客戶的接觸，拜訪客戶并進行實地考察，需要達到如下目標：3.1取得合作的機會3.2做具體的客戶需求分析3.3了解客戶的組織架構3.4讓客戶了解到他們的潛在需求，向他們介紹有利但不熟悉的操作模式3.5提出可能存在問題的解決方案3.6了解誰是客戶的決策人3.7了解、確定誰是競爭對手3.8向客戶請求推薦其他的客戶3.9與客戶的其他部門的人員或對公司決策有影響力的人員建立關系3.10與客戶討論公司需求的預測和計劃3.11與客戶討論應收貨款的結算方式3.12對客戶的業(yè)務狀況進行了解和評估3.13了解客戶的上游客戶情況和結算模式3.14了解客

3、戶的生產和銷售、投資計劃3.15對報價做跟蹤，了解進度3.16了解客戶的采購及公司制度、操作流程3.18客戶開發(fā)階段的工作流程：4、新客戶審批及簽約階段的管理：4.1與新客戶達成合作意向后，必須取得客戶的相關資質文件，填寫新客戶審批表，由報關部、商務部、財務部及總經理審批；4.2新客戶審批表通過審批后，方可將代理協(xié)議發(fā)給客戶；雙方就協(xié)議條款進行磋商，達成一致后，可以在協(xié)議文本上蓋章簽字。正式合作階段：新客戶正式合作，由商務部分配具體的商務人員跟進客戶；業(yè)務人員應及時溝通協(xié)調，解決雙方的問題，以便業(yè)務順利進行。5、新客戶審批及正式簽署代理協(xié)議的流程圖：6、客戶關系維護階段：6.1客戶關系日常維護

4、：業(yè)務人員應不定期與客戶進行郵件或是電話溝通，并回訪客戶，針對訂單執(zhí)行過程中產生的問題，及時溝通，解決問題；6.2客戶投訴：應及時將客戶投訴反饋給部門經理和商務部經理，了解客戶投訴的原因，并做好解釋和安撫工作，保證客戶滿意度。第三章 客戶管理制度1、客戶管理制度目的：建立客戶資料檔案，有效管理有助于分析客戶的需求，輔助公司業(yè)務范圍的定位及業(yè)務策略的制定；2、新客戶資料填寫規(guī)范：為了方便對客戶資料的記錄，針對電話開發(fā)的客戶或者初次拜訪的新客戶，必須填寫客戶資料表；3、新客戶資料填寫內容：客戶名稱、聯系人、聯系人職位、聯系電話、客戶狀態(tài)；4、針對客戶拜訪：每一次的拜訪都要客戶拜訪的內容、拜訪人、拜

5、訪的結果及存在的問題寫清楚，以便公司提供更好的資源支持；5、客戶資料更新制度：當發(fā)生影響客戶跟進程度重要的電話，拜訪、活動都要對客戶資料進行更新；6、客戶信息管理的搜集主要包括：6.1客戶的背景資料：客戶的組織架構；聯系電話、通信地址、網站、郵箱；客戶進口管理部門；了解客戶具體的使用人員、采購人員、管理層；了解客戶公司解決方案的已應用情況和新的需求；6.2客戶關系信息：主要指客戶的決策流程，主要決策人在組織結構中的職責和職任；了解不同層次的主要決策人、負責人直接的關系；6.3競爭者資料：了解競爭者公司的情況、價格、公司解決方案的情況。7、業(yè)務人員須將聯系過的所有行業(yè)客戶資料及有潛在需求的企業(yè)客

6、戶錄入公司系統(tǒng)中。8、客戶資料和檔案的建立將作為業(yè)務人員的日常工作評估的重要依據。9、檔案建立力求真實可靠全面。第四章 業(yè)務費用報銷制度1、差旅費是指公司員工外出期間為完成特定工作事項，所發(fā)生的合理必要支出，其中包括在途交通費、住宿費、市內交通費、其他公務雜費等。2、業(yè)務人員因工作需要出差，必須先填寫出差申請表，以及做好出差計劃，寫明出差時間、客戶名稱、預期目的，在征得部門經理同意后方可成行。3、出差交通工具的選擇應該將工作效率和經濟效益相結合，出差交通工具的選擇需在出差申請表中備注。4、所有票據必須真實反映實際行程，交通費車票連號、交通費金額虛高等弄虛作假行為，如有發(fā)現，予以重罰。5、出差報

7、告在出差結束后3個工作日內持出差申請單和相關發(fā)票進行費用報銷。出差期間的產生的公務費，如郵電費、文件復印費、傳真費等，實報實銷。6、銷售人員出差期間的市內交通應使用公交車、中巴、軌道交通等，憑票報銷。7、報銷業(yè)務招待費時，必須認真、詳細填寫 “費用報銷單”報部門經理簽批后。8、費用報銷單的制單要求：8.1每位報銷人員在報經領導審批前必須將所有報銷單粘貼于“費用報銷單”后面，并在“費用報銷單”附單據張數欄按所粘貼的票據張數如實填寫。8.2“費用報銷單”中單位欄按報銷人所在部門填寫。8.3“費用報銷單”中金額大、小寫必須一致，金額必須頂格填寫，字間不能留空隙。8.4“費用報銷單”按公司審核程序，由

8、部門經理簽字審批后，由商務部經理、財務部進行審核，再由總經理簽字審批。9、所有票據必須是合法的正式發(fā)票，除定額票據外，其余票據都必須是機打發(fā)票且發(fā)票需打印公司名稱，收據（財政票據除外）及白條不予報銷，公務中因個人原因違章的罰款單據不予報銷。第五章 應收款管理制度1、業(yè)務人員有責任對自己的應收款項按照協(xié)議約定的時間進行催收；2、業(yè)務人員要密切關注客戶的經營情況，配合商務人員及時進行往來款項核對及催收工作，掌握客戶是否調整新的經營策略以及對業(yè)務的影響；3、對于欠款超過30天的應收賬款，業(yè)務人員應及時向部門經理和商務部經理匯報催款進展情況，定期做好有關催款文件、電話記錄，為保護公司債權提供法律證據；

9、4、業(yè)務人員由于各種原因調離崗位的，在離崗前與新接任的人員做好客戶的交接及應收款確認工作，在弄清欠款時間及金額后，新老業(yè)務人員簽字確認方可辦理離崗手續(xù)。5、應收款管理流程圖：第六章財務管理工作流程圖流程名稱日常費用報銷流程編碼WFcw-001執(zhí)行者各部門、財務部監(jiān)控者流程環(huán)節(jié)說明各部門出納會計總經辦出納執(zhí)行“核對相關內容”工作時，應當注意：1、遵循總經辦的審批意見；2、費用報銷單的大小寫是否填寫一致；3、原始憑證是否合理有效4、手續(xù)是否齊全。核對相關內容費用發(fā)生部門經理審批報銷人填制報銷單登記現金銀行流水賬否付 款報 返財務報表編制憑證審核登記賬本否否審批審批流程名稱內部員工借款流程編碼WFc

10、w-002執(zhí)行者各部門、財務部監(jiān)控者流程環(huán)節(jié)說明各部門出納會計總經辦出納執(zhí)行“核對相關內容”工作時，應當注意：1、遵循總經辦的審批意見；2、費用報銷單的大小寫是否填寫一致；3、原始憑證是否合理有效4、手續(xù)是否齊全。部門經理審批確定借款用途借款人填制借支單核對相關內容否付 款報 返財務報表編制憑證審核登記賬本否否審批審批流程名稱固定資產管理流程編碼WFcw-003執(zhí)行者采購部、財務部監(jiān)控者流程環(huán)節(jié)說明采購部出納會計總經辦出納執(zhí)行“核對相關內容”工作時，應當注意：1、遵循總經辦的審批意見；2、費用報銷單的大小寫是否填寫一致；3、原始憑證是否合理有效4、手續(xù)是否齊全。變更固定資產臺賬發(fā)生報損、轉移報

11、廢時進行核定建立固定資產臺賬部門經理審批填采購請款單執(zhí)行采購計劃部門經理審批采購員填固定資產申購表匯總各部門固定資產的申購計劃否否核實相關內容否調整固定資產賬目審核定期檢查固定資產入賬組織盤點付 款審核審核否否否審核審批批審批流程名稱固定資產折舊及報廢流程編碼WFcw-004執(zhí)行者 部、財務部監(jiān)控者流程環(huán)節(jié)說明 部財務部總經辦執(zhí)行處理報告編制固定值資產報廢處理報告進行相關核算進行賬務調整復核固定資產折舊方法復核固定資產使用年限按月計提折舊確定折舊方法預計固定資產使用年限和凈值否否審批審批流程名稱固定資產的減損流程編碼WFcw-004執(zhí)行者 部、財務部監(jiān)控者流程環(huán)節(jié)說明 部財務部總經辦固定資產檢查與核對固定資產減損申請編制固定資產處理計劃編制固定資產減損單審核折舊額的重新核實否處理固定資產凈損益核定固定資產轉入清理核算清理費用計算固定資產的可收金額計提減值準備否否審批審批流程