展會管理規(guī)范

1、共享知識分享快樂四JI省數(shù)字證書認(rèn)證管理中心參展管理規(guī)范一、總則為了規(guī)范公司參展操作流程，確保參展效果，通過參展提升公司的 知名度，持續(xù)改進(jìn)和完善公司展會的組織、參展和管理工作，特制定本規(guī) 范。二、適用范圍本規(guī)范適用于展會的組織、信息收集和參展的程序管理。市場策劃部 為參展工作的牽頭部門，總經(jīng)辦為最高決策機(jī)構(gòu)。三、展會操作規(guī)程（一）參展操作規(guī)程第一步：收集資料。市場策劃部負(fù)責(zé)收集與本公司業(yè)務(wù)相關(guān)的專業(yè) 展會信息，并與展會組委會取得聯(lián)系，向其索要參展指南以及參展注意 事項；第二步：確展。市場策劃部對展會資料評估后，以報告形式報戰(zhàn)略總 監(jiān)，確定參展計劃。第三步：籌備。確定參展后，市場策劃部確定展會

2、負(fù)責(zé)人，制定參展 計劃、選擇展位及人員分工；第四步：簽訂合同。商務(wù)公關(guān)部與展會組委會聯(lián)系、 洽談合同簽訂 事宜；第五步：簽訂廣告合同。如需廣告宣傳，與展會組委會聯(lián)系，經(jīng)戰(zhàn) 略總監(jiān)批準(zhǔn)同意后，與其聯(lián)系并簽訂合同，辦理相關(guān)事宜；第六步：辦理參展商證、參觀證。展位確認(rèn)后， 市場策劃部向組委 會詢問參展商證和參觀證辦理的有關(guān)事項， 確定參觀人數(shù)后，酌情辦理 參觀人員的證件；第七步：預(yù)訂房間。展位確認(rèn)后，如需預(yù)訂房間，市場策劃部負(fù)責(zé)預(yù)定，房間盡量訂在展區(qū)附近或交通便利、 價格適中的酒店，做到既節(jié) 省費(fèi)用又方便與客戶洽談；第八步：展會籌備。在展前的籌備時間內(nèi)，參展人員按展會方案分 工實施完成；第九步：展前

3、動員。展前要求召開參展會議，以確保參展過程中萬 無一失；第十步：參展總結(jié)。參展結(jié)束后，參展人員均需撰寫匯報材料，展會負(fù)責(zé)人將各人匯報材料歸納，整理并撰寫參展報告，并將所有帶回的客戶名單輸入公司客戶名單，所有影像資料，在電腦中存檔；第十一步：存檔。按照公司的檔案工作要求完成存檔；第十二步：落實政策補(bǔ)貼。商務(wù)公關(guān)部根據(jù)國家、省、市相關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，積極申報各項扶持政策。四、展會管理實施細(xì)則（一）參展目的企業(yè)形象和品牌推廣、產(chǎn)品展示、市場宣傳和信息收集。（二）參展原則1）參加展會應(yīng)本著嚴(yán)謹(jǐn)、經(jīng)濟(jì)、實效、符合市場戰(zhàn)略的原則，避免盲目、沖動及鋪張浪費(fèi)的參展行為；2）參展前應(yīng)認(rèn)真了解展會信息，仔細(xì)閱讀

4、參展商手冊，并做好真 實性調(diào)查等風(fēng)險防范工作；3）參加展會應(yīng)做詳細(xì)周密的策劃，包括展位的選擇、布置方案、廣告的發(fā)布、目標(biāo)客戶的邀請等；4）除布展工作外，應(yīng)強(qiáng)調(diào)參展人員的作用，做好明確的職責(zé)分工 和展前培訓(xùn)，展示公司團(tuán)結(jié)、專業(yè)的良好形象；5）展會應(yīng)與市場拓展緊密集合，展會后應(yīng)及時、積極跟進(jìn)，做好 后續(xù)宣傳和客戶開發(fā)工作；6）展會結(jié)束后應(yīng)做效果分析并提交總結(jié)報告，積累參展活動經(jīng)驗。（三）年度展會計劃市場策劃部應(yīng)在每年12月份對下一年度展會的信息進(jìn)行收集，并 整理為展會信息報告，呈報戰(zhàn)略總監(jiān)。1）信息調(diào)研市場策劃部應(yīng)對目標(biāo)展會做詳盡的信息調(diào)查，包括：主辦方、承辦單位、舉辦時間、展館位置、承租信息、展

5、位信息、展會影響力、往期影響和反饋、參展單位、參觀者范圍等。2）價格及優(yōu)惠政策落實商務(wù)公關(guān)部在參展前應(yīng)與主辦方或組展單位咨詢價格，爭取國家、省、市方面的各項優(yōu)惠政策。對我公司擬長期參展的展會，應(yīng)與主辦方或組展單位建立良好關(guān)系，以獲得優(yōu)惠的參展價格，好的展位和相關(guān)待遇。3）參展財務(wù)預(yù)算在提交參展計劃提案時應(yīng)做好財務(wù)預(yù)算， 包括：參展費(fèi)用、展示布 置費(fèi)用、廣告費(fèi)用、宣傳物料及贈品費(fèi)用、人員差旅費(fèi)用等其他可預(yù)見 費(fèi)用；參展的投資規(guī)模應(yīng)參考展會對市場戰(zhàn)略的支持作用、對區(qū)域市場銷 售的現(xiàn)實作用、品牌宣傳和企業(yè)宣傳的影響力。（四）參展籌備工作1）訂立合同決定參展后應(yīng)與主辦方或組展單位訂立合同。2）展會策劃

6、市場策劃部針對每一展會制定詳細(xì)的參展方案并負(fù)責(zé)落實。展位選擇展位應(yīng)選擇有利位置，主要考慮：出口、入口、中廳、休息區(qū)、餐飲區(qū)、洗手間附近等人流密集地段。避免選擇死角、長排中段、有墻柱障礙等展位；展位的大小可根據(jù)具體需要選用標(biāo)準(zhǔn)展位、 雙展位、特裝展位以適 合品牌形象策略；選擇展位前，應(yīng)了解附近展位的廠商信息和展示方式， 并作出必要 的設(shè)計調(diào)整。展臺布置和展品陳列展臺布置的基本原則：遠(yuǎn)觀效果醒目、有沖擊力，近觀效果舒適、明快，整體效果協(xié)調(diào)；展位結(jié)構(gòu)和圖片序列應(yīng)考慮人流密度和流向；無論標(biāo)準(zhǔn)展位還是特裝展示，都必須增加照明燈光；展品和圖片的展示高度應(yīng)符合人體身高和視角；展區(qū)微觀細(xì)節(jié)構(gòu)造應(yīng)考慮：展臺、展

7、架、展示墻、標(biāo)牌、標(biāo)識、洽 談區(qū)，圖片設(shè)計、說明性文字、動態(tài)屏幕演示系統(tǒng)、布展使用材料材質(zhì)。廣告信息的發(fā)布根據(jù)需要可考慮在會刊發(fā)布廣告，可以封面和頁內(nèi)文章形式發(fā)表?？筛鶕?jù)需要選擇條幅、彩球等展會外設(shè)廣告。目標(biāo)客戶的邀請參展前應(yīng)通過微信、網(wǎng)站、電話等方式告知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、客戶、用戶C （五）參展人員根據(jù)展會的規(guī)模，應(yīng)配備相應(yīng)的參展和籌備人員，并做明確的職責(zé) 分配和展前培訓(xùn)。人員主要包括：展會負(fù)責(zé)人、執(zhí)行人員、接待人員、專業(yè)技術(shù)人員，參展前1個月報戰(zhàn)略總監(jiān)批準(zhǔn)后執(zhí)行。1）參展人員的職責(zé) 展會負(fù)責(zé)人：了解市場和廣告需求；撰寫、申報、確定參展方案；監(jiān)督展位的制作和設(shè)計方案；負(fù)責(zé)展會前參展人員的培訓(xùn)；保證布

8、展時模型和文件的及時到場；保證展期提供充足的材料和宣傳品，確保公司形象；負(fù)責(zé)資料和宣傳品的準(zhǔn)備；負(fù)責(zé)信息的收集、匯總和整理；負(fù)責(zé)參展人員的管理；撰寫展會總結(jié)報告。執(zhí)行人員：負(fù)責(zé)參展宣傳物料的設(shè)計、制作；負(fù)責(zé)展場布置；負(fù)責(zé)展場物料管理；其他事項。接待人員：負(fù)責(zé)現(xiàn)場宣傳物料的派發(fā)；負(fù)責(zé)訪客的引導(dǎo)；負(fù)責(zé)訪客的登記來訪登記表。專業(yè)技術(shù)人員：對公司產(chǎn)品和技術(shù)細(xì)節(jié)非常了解，在參觀客戶的要求下進(jìn)行產(chǎn)品演示，或預(yù)先安排演示；對客戶提出的技術(shù)問題進(jìn)行回答；撰寫收集產(chǎn)品和行業(yè)技術(shù)報告。2）人員規(guī)范和培訓(xùn)全體參展人員要求統(tǒng)一著裝（男士西裝、女士正裝）；佩戴工牌、名片；態(tài)度親切主動，舉止合乎禮儀；談吐規(guī)范，富有熱情；

9、對參展的必要事項、信息和規(guī)范應(yīng)該做事前培訓(xùn)，由展會負(fù)責(zé)人負(fù) 責(zé)。3）參展人員培訓(xùn)內(nèi)容參展意義、目的和理念，展覽必要常識（當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗禮節(jié)、展會性質(zhì)、 目標(biāo)客戶等）；行為、規(guī)范和禮儀；職責(zé)分配和合作溝通；參展期間活動時間表；產(chǎn)品知識及常規(guī)問題的回答話術(shù)；信息的收集、整理。（六）展會的總結(jié)展會結(jié)束后應(yīng)該對參展的效果進(jìn)行總結(jié)和評價。1）效果分析包括參觀流量、有效客戶數(shù)量、展覽對銷售的促進(jìn)效果、對企業(yè)形 象的展示效果、客戶對該次展覽的印象等等。2）信息收集信息收集應(yīng)作為展會活動的一項重要內(nèi)容。 信息內(nèi)容包括：行業(yè)信息、產(chǎn)品發(fā)展動態(tài)、新技術(shù)、競爭對手信息、客戶信息、客戶質(zhì)詢和建議、其他展場展示等；3）總結(jié)報告展會總結(jié)報告應(yīng)在參展后5個工作日內(nèi)由展會負(fù)責(zé)人提交戰(zhàn)略總監(jiān)，內(nèi)容涵蓋信息收集概要、效果分析、展會評價、改進(jìn)建議等；展會結(jié)束5個工作日內(nèi)，展會負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)