檔案管理作業(yè)指引

1、檔案管理作業(yè)指引編號(hào)：02版號(hào)：A/0貞他：第1頁共8頁檔案管理作業(yè)指引編號(hào)：02版號(hào)：A/0貞他：第2頁共8頁1 目的為強(qiáng)化公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司各項(xiàng)工作提供有力的支持。2 術(shù)語2.1 檔案：是經(jīng)過整理的，具有保存價(jià)值的歸檔文件。2.2 公司檔案：是指公司各個(gè)部門在從事房地產(chǎn)研究、設(shè)計(jì)、建造、經(jīng)營、管理等工作中形成的 具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、照片、錄像等原始記載，是公司管理工作的基本依據(jù)和有 效憑證，是公司發(fā)展進(jìn)程的真實(shí)寫照和歷史記錄。2.3 工程檔案：是指工程建設(shè)管理和工程建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)過程中直接形成的，有保存價(jià)值的文字、 圖紙、圖表及聲像載體材料等。工程檔案必

2、須實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則。此工作要做到工程 一開始就與建立檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工 作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要與竣工資料、竣工圖的驗(yàn)收同步進(jìn)行。2.4 檔案資料按密級(jí)分類，有如下幾種：2.4.1 絕密：是最重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的利益遭受特別嚴(yán)重的損害。即公司發(fā)展經(jīng)營中,直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料。2.4.2 機(jī)密：是重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的利益遭受嚴(yán)重的損害。即公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì) 資料、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營情況等。2.4.3 秘密：是一般的公司秘密，泄露會(huì)使公司的利益遭受損害。即公司人事檔案、合同、協(xié)議、 尚未進(jìn)入市

3、場(chǎng)或尚未公開的各類信息。2.4.4 普通：是公司可以內(nèi)部公開，但不可以對(duì)外傳播的檔案。3 適用范圍適用于地產(chǎn)平臺(tái)及各城市公司的檔案管理工作。4 關(guān)鍵活動(dòng)描述4.1 檔案管理原則4.1.1 公司檔案資料管理分為三個(gè)層次：1) 公司級(jí)檔案管理：地產(chǎn)平臺(tái)人力行政管理中心/城市公司綜合部負(fù)責(zé)2) 部門級(jí)檔案管理：各職能部門的檔案管理3) 業(yè)務(wù)人員檔案管理：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員的文件管理4.1.2 公司檔案管理遵循統(tǒng)一存檔、分級(jí)管理的原則。所有業(yè)務(wù)記錄及檔案資料必須按規(guī)定及時(shí)移 交，集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，便于開發(fā)利用，任何個(gè)人不得據(jù) 為己有。4.2 檔案的收集和歸檔4.2.1 各部門按

4、照檔案分類、歸檔、保管期限對(duì)照表將各類檔案分類、歸檔，定期向人力行政檔案管理作業(yè)指引編號(hào)：02版號(hào)：A/0貞他：第3頁共8頁管理中心/綜合部移交需要公司存檔的文件。4.2.2 多個(gè)部門共同參與某一事項(xiàng)所形成的檔案材料，由主辦部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔。4.2.3 歸檔的文件材料，必須滿足以下要求：1）歸檔文件材料必須完整、準(zhǔn)確，能如實(shí)反映各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程；必須層次 分明，符合其形成規(guī)律。2）歸檔的文件材料，必須做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖樣清晰，有利于長期保存，手 寫部分一律用碳素墨水鋼筆或者碳素墨水簽字筆書寫，禁用鉛筆、圓珠筆等書寫。3）各類歸檔材料一般為一式一份，歸檔資料

5、包括書面材料和電子檔案材料（設(shè)計(jì)方案、圖 紙等）。4）歸檔資料、圖紙幅面大小應(yīng)按A4規(guī)格折疊，裝訂結(jié)實(shí)、編號(hào)連續(xù)。5）檔案移交歸檔時(shí)，要編制檔案移交清單，紙質(zhì)的一式兩份，經(jīng)交接雙方、監(jiān)交人簽字后， 雙方各執(zhí)一份，同時(shí)要提供可編輯用的 EXCEL目錄清單（包括卷內(nèi)目錄清單和案卷目錄 清單）。此條也適用于城市公司撤銷時(shí)大批量移交，以目錄（紙質(zhì)及電子檔）形式移交。6）如不符合歸檔要求的， 人力行政管理中心/綜合部有權(quán)拒絕接收， 直至需要移交的單位整 改符合要求后再接收。4.2.4人力行政管理中心/綜合部的檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類、歸檔、保管期限對(duì)照表要求對(duì)接收到的資料有效性進(jìn)行核查并及時(shí)辦理收文登

6、記填寫文件交接目錄，根據(jù)資料來源及重要性對(duì)資料進(jìn)行分類，并編制資料名稱編號(hào)目錄表，資料存放在檔案袋盒中須與資料 目錄對(duì)應(yīng)。1.3 檔案收集和移交1.3.1 檔案工作堅(jiān)持“誰經(jīng)辦，誰歸檔”的原則，在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案，必須由各部門負(fù)責(zé)其 業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的文件，由部門專兼職檔案管理人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交公司集中管理。1.3.2 任何個(gè)人不得將檔案據(jù)為己有或者拒絕文件材料的歸檔，工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將形成的檔案向本部門專兼職檔案管理人員移交清楚，未經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可，不得擅自帶走或銷毀任何檔案。1.3.3 多個(gè)部門共同參與某一事項(xiàng)所形成的檔案材料，由主辦部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔。1.3.4

7、移交時(shí)間要求1）根據(jù)各種文件形成特點(diǎn)及規(guī)律確定相應(yīng)的歸檔時(shí)間：a）即時(shí)歸檔移交：政府部門相關(guān)的批示性文件材料、法規(guī)性等屬絕密性的資料、各類證照、合同應(yīng)即時(shí)移交、歸檔。b）按工作階段歸檔移交：如工程類的圖紙、簽證等檔案資料，在工程竣工后統(tǒng)一移交。c）按子項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔移交：如工程類的招標(biāo)文件資料等，在工程進(jìn)行過程中，每一個(gè)分包工程的招標(biāo)工作完成后，將該分包工程招投標(biāo)有關(guān)的文件資料歸檔、移交。檔案管理作業(yè)指引編號(hào)：02版號(hào)：A/0貞他：第4頁共8頁2）按年度歸檔移交：一般的管理文件資料，一般在形成的第二年上半年內(nèi)向人力行政管理中心/綜合部移交。（例：保管期限對(duì)照表供方類）1.3.5 檔案移交責(zé)任

8、人：各部門負(fù)責(zé)人保證移交資料的完整性和即時(shí)性。1.3.6 各專項(xiàng)檔案的搜集和歸檔要求：1）行政檔案是指職能部門的行政、事務(wù)管理，收發(fā)文、資質(zhì)、法律事務(wù)等檔案，收集與歸檔規(guī)定如下：a）人力行政管理中心/綜合部：負(fù)責(zé)收集工商登記，商標(biāo)、專利、資質(zhì)證照等文件，并進(jìn) 行統(tǒng)一管理；b）人力行政管理中心/綜合部：負(fù)責(zé)收集大事記、會(huì)議材料、總結(jié)、各類收發(fā)文、監(jiān)察文 件材料、管理制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置等文件，并進(jìn)行統(tǒng)一管理；c）財(cái)務(wù)管理中心/財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)收集法律事務(wù)檔案資料；d）其他各職能部門專兼職檔案管理人員經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，于每半年度分別集中系統(tǒng)整理上年所形成的行政類檔案，經(jīng)檢查合格后將上半年檔案于當(dāng)年9月

9、底前向人力行政管理中心/綜合部移交，下半年檔案于次年 3月底前向人力行政管理中心 /綜合 部移交。2）經(jīng)營決策檔案是指公司戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃與指標(biāo)文件，各種重大會(huì)議決議等檔案，收集與歸檔規(guī)定如下：a）運(yùn)營管理中心/綜合部負(fù)責(zé)日常經(jīng)營決策文件的收集工作，并由經(jīng)辦人員整理后交本部門兼職檔案管理人員保管；b）經(jīng)營決策類檔案由運(yùn)營管理中心 /綜合部兼職檔案管理員于每半年度分別集中系統(tǒng)整 理上年所形成的經(jīng)營決策類檔案，經(jīng)人力行政管理中心/綜合部檢查合格后于當(dāng)年 9月底前歸檔，下半年檔案于次年 3月底前歸檔。3）財(cái)務(wù)管理檔案是指財(cái)務(wù)制度、國家、省、市財(cái)務(wù)稅收等方針政策、規(guī)定、辦法、融資合同、審計(jì)報(bào)告、

10、固定資產(chǎn)管理臺(tái)賬、會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)賬薄等，收集與歸檔規(guī)定如 下：a）財(cái)務(wù)制度、國家、省、市財(cái)務(wù)稅收等方針政策、規(guī)定、辦法、融資合同、審計(jì)報(bào)告、固定資產(chǎn)管理臺(tái)賬等，由財(cái)務(wù)管理中心/財(cái)務(wù)部兼職檔案管理人員收集、整理、保管；b）會(huì)計(jì)核算檔案（會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、會(huì)計(jì)報(bào)告類和其他類），會(huì)計(jì)核算材料在辦理完畢后由經(jīng)辦人向本部門兼職檔案管理人員移交，由其負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，不向人力行 政管理中心/綜合部移交。4）人事管理檔案包括人事工作各種規(guī)程、計(jì)劃、總結(jié)，包括員工進(jìn)公司后形成的勞動(dòng)合同、 福利保險(xiǎn)、職務(wù)晉升、職稱、獎(jiǎng)懲等材料，以及關(guān)于人事、組織架構(gòu)管理方面的各種文件, 收集與歸檔規(guī)定如下：檔案管

11、理作業(yè)指引編號(hào)：02版號(hào)：A/0貞他：第5頁共8頁a）人力行政管理中心/綜合部負(fù)責(zé)收集和保管有關(guān)人事、組織架構(gòu)管理方面的文件，以及各種人事工作規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)等；b）人事檔案辦理完畢后由經(jīng)辦人預(yù)整理后移交部門檔案管理人員統(tǒng)一管理，人事檔案由人事部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一單獨(dú)直接管理；c）人事檔案屬機(jī)密檔案，需按相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范隨時(shí)形成隨時(shí)歸檔。5）設(shè)備管理類檔案包括屬固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備、運(yùn)輸車輛、生產(chǎn)設(shè)備的技術(shù)文件，由人力行政管理中心/綜合部負(fù)責(zé)，檔案主管參與收集開箱記錄與照片、隨機(jī)技術(shù)文件，試運(yùn)行測(cè) 試、維護(hù)記錄等，即時(shí)歸檔。6）設(shè)計(jì)類檔案：規(guī)劃設(shè)計(jì)管理中心 /工程部負(fù)責(zé)收集設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)評(píng)審記

12、錄、設(shè)計(jì)變更、 設(shè)計(jì)單位合格供方等文件，并由經(jīng)辦人員預(yù)整理后每三個(gè)月統(tǒng)一交人力行政管理中心/綜合部檔案管理人員保管。其中設(shè)計(jì)圖紙，要求圖紙最終確定后就提交人力行政管理中心/綜合部進(jìn)行備案，并且其后發(fā)生的圖紙變更也要立即將變更后的圖紙?zhí)峤蝗肆π姓芾碇?心/綜合部進(jìn)行備案。7）市場(chǎng)營銷檔案：市場(chǎng)營銷管理中心/銷售部負(fù)責(zé)市場(chǎng)調(diào)查、產(chǎn)品策劃、策劃營銷、客戶調(diào)查資料、銷售計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、臺(tái)賬、銷售合同類檔案、銷售文件以及其他有保存和利用價(jià)值 的策劃營銷資料的收集與歸檔，并在銷售期內(nèi)保存相關(guān)檔案。其中銷售計(jì)劃、定價(jià)、折扣 標(biāo)準(zhǔn)等形成后將正本交由市場(chǎng)營銷管理中心/銷售部保管，所有銷售檔案在項(xiàng)目結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)統(tǒng)

13、一移交人力行政管理中心/綜合部歸檔保存。8）項(xiàng)目前期檔案：戰(zhàn)略投資管理中心/前期部負(fù)責(zé)收集項(xiàng)目立項(xiàng)文件、建設(shè)用地、征地、拆遷文件、開工審批文件，在文件辦理完畢整理后統(tǒng)一移交人力行政管理中心/綜合部歸檔。9）工程招標(biāo)采購類文件a）成本管理中心/工程采購管理中心負(fù)責(zé)工程和材料設(shè)備合同收集、整理、生效后即歸檔 正本至人力行政管理中心 /綜合部存檔b）招投標(biāo)文件歸檔范圍：招標(biāo)文件原件（包括：招標(biāo)計(jì)劃、供方選擇意見書、招標(biāo)文 件、評(píng)分一覽表、評(píng)分匯總表、中標(biāo)通知書、感謝函等）整理、裝訂成冊(cè)，與投標(biāo)文 件一同交人力行政管理中心/綜合部存檔，投標(biāo)文件正本（中標(biāo)、未中標(biāo)）應(yīng)在招標(biāo)會(huì) 議結(jié)束后及時(shí)交人力行政管理

14、中心 /綜合部存檔。10）工程成本類文件：成本管理中心 /成本部負(fù)責(zé)收集項(xiàng)目工程投資估算，工程設(shè)計(jì)概算，施 工、施工圖預(yù)算，工程決算等工程成本文件，預(yù)整理后移交部門專兼職檔案員保管，并在 項(xiàng)目竣工結(jié)算完成后，交人力行政管理中心/綜合部檔案管理人員存檔；11）項(xiàng)目施工類文件：a）工程部負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位完成各自管理范圍內(nèi)檔案文件的 收集整理，在撤離前或竣工后移交歸檔，編制建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位、負(fù)責(zé)人名單， 在工程建設(shè)過程中的聯(lián)系單、記錄和相關(guān)文件，整理后移交工程部檔案管理人員保管。b）工程部檔案管理人員要積極配合工程竣工驗(yàn)收，在竣工驗(yàn)收時(shí)按要求提供使用，工程竣工驗(yàn)收后，對(duì)

15、項(xiàng)目施工檔案及竣工驗(yàn)收文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，3個(gè)月內(nèi)將完整成套檔案管理作業(yè)指引編號(hào)：02版號(hào)：A/0貞他：第6頁共8頁的項(xiàng)目施工類檔案移交人力行政管理中心/綜合部歸檔保管，周期過長的也可于單體項(xiàng)目竣工后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。12）特種載體類檔案包括照片、錄音錄像、電子文件、實(shí)物、證書等由各部門負(fù)責(zé)與文字材料 對(duì)應(yīng)一起收集與歸檔。13）列為保密文件材料或價(jià)值重大的文件材料，包括各種證照的正本以及合同原件，應(yīng)由經(jīng)辦部門隨時(shí)形成隨時(shí)將原件歸檔，公司各專兼職檔案管理員有責(zé)任隨時(shí)監(jiān)督、收集重要檔案材料原件。1.4 檔案的保管1.4.1 人力行政管理中心/綜合部對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行集中管理，對(duì)各類檔案應(yīng)按照檔案管

16、理制度、 業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范進(jìn)行審核、鑒定、分類、整理、編目。1.4.2 人力行政管理中心/綜合部檔案管理人員應(yīng)研究和改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，做好檔案保護(hù)工作， 定期對(duì)歷史檔案進(jìn)行監(jiān)控，要及時(shí)修補(bǔ)、修復(fù)破損檔案，建立和健全檔案庫房管理制度，加 強(qiáng)溫度濕度控制，落實(shí)防火、防水、防盜、防蟲、防霉、防光、防塵、防有害氣體和安全措 施，確保檔案的安全，延長檔案的壽命。1.4.3 人力行政管理中心/綜合部檔案管理人員要建立檔案統(tǒng)計(jì)、庫房安全檢查體系，定期對(duì)檔案 的收進(jìn)、移出、整理、保管、庫存和檔案利用情況與利用效果等各種數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，不 定期抽查各部門檔案工作情況，每一年對(duì)庫存的檔案全面檢查一次。1.5

17、檔案的利用1.5.1 各部門因工作需要可查閱檔案，充分發(fā)揮公司檔案在項(xiàng)目開發(fā)和管理中的作用。1.5.2 人力行政管理中心/綜合部的檔案管理人員須按照相關(guān)檔案機(jī)密程度規(guī)范劃分檔案的不同秘 級(jí)，確定開放的檔案與限制使用的檔案，保證檔案能充分地開放而為各項(xiàng)工作發(fā)揮積極的作用，同時(shí)又能有效地限制而維護(hù)公司與國家利益的統(tǒng)一。人力行政管理中心/綜合部的檔案管理人員根據(jù)公司檔案查閱、借閱權(quán)限審批表對(duì)檔案進(jìn)行借閱管理。1.5.3 借閱檔案需履行檔案借閱登記制度，所有檔案的實(shí)物借閱，均需填寫檔案借閱登記表，超出權(quán)限范圍內(nèi)的借閱，需填寫檔案借閱審批表完成審批后，方可從人力行政管理中心 /綜合部的檔案管理人員處借閱

18、；具有查閱、借閱權(quán)限人本人方可借閱，不能由其他人代借。人力行政管理中心/綜合部的檔案管理人員須每月統(tǒng)計(jì)借閱情況提醒借閱人及時(shí)歸還。1.5.4 檔案在使用中，人力行政管理中心/綜合部的檔案管理人員在原件借走的情況下保存復(fù)印件存檔，注明原件去向，以便其他相關(guān)工作的查閱。人力行政管理中心/綜合部的檔案管理人員跟進(jìn)檔案借閱情況、定期催促借閱人歸還。1.5.5 凡用復(fù)印件存檔的文件，提交文件單位需在存檔復(fù)印件上加蓋“與原件相符”章并簽字，同 時(shí)在復(fù)印件上注明原件所在處，以保證項(xiàng)目資料的真實(shí)完整。檔案管理作業(yè)指引編號(hào)：02版號(hào)：A/0貞他：第7頁共8頁1.5.6 凡借閱檔案的人員，必須愛護(hù)檔案，不得遺失、

19、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注，必須保證 檔案的保密性，按時(shí)歸還，如有損壞、涂改、丟失等，應(yīng)及時(shí)追查責(zé)任。1.6 檔案鑒定、銷毀1.6.1 檔案的保管期限及銷毀管理1.6.2 檔案保管期限規(guī)定：永久：50年以上；長期：16 50年；短期：15年以下；1.6.3 部門檔案的保管期限由記錄管理部門與人力行政管理中心/綜合部共同確定，達(dá)到保存期限并已失效的檔案，編制文件銷毀審批單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，人力行政管理中心確認(rèn)后銷毀，文件銷毀審批單作為長期檔案保管。1.6.4 人力行政管理中心/綜合部對(duì)所保存的公司級(jí)檔案確定保管期限，在達(dá)到保管期限時(shí)，組織 相關(guān)部門鑒定，無保存價(jià)值的，編制文件銷毀審批單 ，報(bào)總裁批準(zhǔn)后方可銷毀，銷毀審 批清單作為永久檔案保管。1.7 工程檔案的歸檔范圍、內(nèi)容、要求1.7.1 工程檔案歸檔范圍詳見：工程文件分類、歸檔范圍及管理要求表。1.7.2 工程檔案歸檔的重點(diǎn)是項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)階段形成的不同載體的文件材料，特別是包括竣工圖在內(nèi)的全套圖紙。1.7.3 不歸檔的文件材料包括：1) 正式施工前的草圖，未定型的圖紙。2) 重份文件材料和重份圖