正確、靈活使用院屬單位檔案管理系統(tǒng)

1、正確、靈活使用院屬單位檔案管理系統(tǒng)北京東方飛揚(yáng)軟件公司 范威中國科學(xué)院院屬檔案管理信息系統(tǒng)（以下簡稱系統(tǒng)）自2003年1月投入使用以來，隨著系統(tǒng)的完善、升級，用戶使用范圍再不斷擴(kuò)大，期間大家遇到了許多在使用過程中的問題，在此做一總結(jié)性的回顧，以供大家參考、交流。一、 一、系統(tǒng)使用中出現(xiàn)的問題需要我們更迅速、更準(zhǔn)確、更方便的去解決在使用過程中，通過測試和用戶反饋發(fā)現(xiàn)了一些軟件bug，錯(cuò)誤的出現(xiàn)直接影響了正常工作的進(jìn)展。面對出現(xiàn)的錯(cuò)誤，我們應(yīng)該注意“更迅速”“更準(zhǔn)確”“更方便”的修正錯(cuò)誤。更迅速：現(xiàn)在用戶一但發(fā)現(xiàn)問題，可以通過多種渠道反饋給開發(fā)商，例如電話、郵件，將來我們還會通過檔案館網(wǎng)站開設(shè)專門

2、的論壇與大家交流問題。當(dāng)公司技術(shù)部接收到問題后，首先從操作問題、技術(shù)環(huán)境問題、軟件問題三個(gè)方面分析解決問題的途徑：如果是軟件錯(cuò)誤問題將反饋到軟件開發(fā)部，修改完成后會根據(jù)用戶單位情況更新應(yīng)用系統(tǒng)。更快的解決問題，需要每一個(gè)環(huán)節(jié)保持暢通，這其中包括了用戶和開發(fā)商的協(xié)作。更準(zhǔn)確：發(fā)現(xiàn)問題需要準(zhǔn)確的描述，公司技術(shù)人員也一定要找到問題的癥結(jié)所在，不要出現(xiàn)理解錯(cuò)誤導(dǎo)致后面工作的延遲。理解問題通常有如下步驟：用戶首先描述問題；技術(shù)人員根據(jù)描述判斷問題出現(xiàn)位置和可能的情況；技術(shù)人員引導(dǎo)用戶更為深入的描述問題；確定問題分類，給用戶一個(gè)明確的解決方案。更方便：軟件系統(tǒng)的成熟過程就一定伴隨著升級工作。隨著程序修改幅

3、度的逐步減小，升級會更為快捷方便，待檔案館網(wǎng)站建成后，今后我們會把程序提供在網(wǎng)站上供用戶下載。二、 二、深入了解軟計(jì)算機(jī)和軟件系統(tǒng)“工欲善其事，必先利其器”，做好事前的基本準(zhǔn)備是做好工作的前提條件。要更順手的應(yīng)用軟件需要注意以下兩點(diǎn)：更多的了解計(jì)算機(jī)知識；軟件是一個(gè)流程。1、更多的了解計(jì)算機(jī)知識。計(jì)算機(jī)硬件的發(fā)展及其普及已經(jīng)達(dá)到一個(gè)較高的水平，軟件平臺的應(yīng)用還處于初級階段。學(xué)習(xí)使用計(jì)算機(jī)最好的途徑：我有一顆平常心。在使用的最初階段可能有許多不明白的東西，但只要逐步總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，多聽、多問、多操作，能夠很快的將小的知識點(diǎn)匯集成一個(gè)知識體系。我們就會發(fā)現(xiàn)使用計(jì)算機(jī)就像騎自行車一樣自然順手。2、軟件的運(yùn)

4、行是一個(gè)流程。軟件的使用過程中一個(gè)突出的特點(diǎn)：流程化的操作。在達(dá)到一個(gè)目標(biāo)前需要進(jìn)行多步操作，而這些操作又有一定的順序。比如要錄入數(shù)據(jù)：打開主界面輸入用戶密碼進(jìn)入系統(tǒng)選擇檔案管理模塊點(diǎn)擊數(shù)據(jù)錄入選擇需要錄入的檔案庫點(diǎn)擊追加填寫數(shù)據(jù)點(diǎn)擊確定完成一條數(shù)據(jù)的錄入。不同操作流程，達(dá)到不同的目標(biāo)。他們有相似的特性，學(xué)習(xí)了多種這樣的流程就可以涉及到多個(gè)模塊，如果多次應(yīng)用就能夠觸類旁通了。3、出現(xiàn)問題如何解決？一般有如下解決流程：查看“檔案軟件使用說明書”或者“軟件常見問題列表”；看一下別的單位是否有類似情況，是否可以借鑒一下；向技術(shù)服務(wù)人員咨詢。一般在詢問開發(fā)商以后，都能判斷出來是程序問題或操作問題并給出

5、答復(fù)。問題解決后，開發(fā)商會將問題分類匯總，并定期發(fā)送給用戶作為參考。在解決問題的過程中開發(fā)商和用戶都要心情平和的去面對問題，這樣能更快更直接的發(fā)現(xiàn)問題所在。三、靈活應(yīng)用在使用軟件過程中要達(dá)到一個(gè)目標(biāo)通常有多種途徑。理解操作本身的原理，就可以靈活的使用各模塊達(dá)到目標(biāo)。1、 1、例如需要賦予檔案館檔號內(nèi)容。簡要流程如圖：鑒定移交數(shù)據(jù)準(zhǔn)備錄入數(shù)據(jù)鑒定檔案數(shù)據(jù)編制檔案館檔號檔案移交檔案庫鑒定庫移交庫 要給檔案館檔號賦值需要滿足的條件是錄入檔案數(shù)據(jù)、鑒定數(shù)據(jù)，針對鑒定數(shù)據(jù)編號。在編號過程中發(fā)現(xiàn)遺漏文件需要補(bǔ)充時(shí)請注意，數(shù)據(jù)在鑒定庫中不需要返回檔案庫，然后再匯同補(bǔ)充文件鑒定到檔案庫。便捷的操作是：在檔案庫

6、錄入數(shù)據(jù)，鑒定錄入數(shù)據(jù)，針對鑒定庫重新編號。2、如果鑒定數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，可以直接在“鑒定數(shù)據(jù)調(diào)整”中進(jìn)行修改，而不必返回檔案庫。將鑒定數(shù)據(jù)返回原庫只有在發(fā)現(xiàn)此數(shù)據(jù)“鑒定錯(cuò)了，它本身不是需要移交的數(shù)據(jù)”時(shí)，才需要返回檔案庫，如果鑒定數(shù)據(jù)出現(xiàn)文字錯(cuò)誤、編號錯(cuò)誤，在“鑒定移交”模塊本身就可以進(jìn)行一定的調(diào)整。 總的來說，在行業(yè)中應(yīng)用軟件產(chǎn)品是一個(gè)系統(tǒng)的工程，其中包括項(xiàng)目調(diào)研、設(shè)計(jì)、項(xiàng)目實(shí)施、用戶培訓(xùn)、軟件升級、日常維護(hù)等等步驟，在每一個(gè)步驟都可能出現(xiàn)我們未曾預(yù)料的情況。但我們相信，在中科院辦公廳、檔案館、各科研所及系統(tǒng)開發(fā)商的密切配合下，中科院檔案管理工作會更深入、廣泛的進(jìn)入信息時(shí)代。軟件常見問題列表一

7、、系統(tǒng)的設(shè)置1.瀏覽器設(shè)置必須進(jìn)行瀏覽器的設(shè)置，否則應(yīng)用程序會出現(xiàn)多種異常情況。打開IE瀏覽器。工具Internet選項(xiàng)常規(guī)Internet臨時(shí)文件設(shè)置檢查所存網(wǎng)頁的較新版本選擇為：“每次訪問此頁時(shí)檢查”。2.速度的說明此系統(tǒng)運(yùn)行的速度取決于，用戶數(shù)據(jù)量、服務(wù)器性能、客戶端計(jì)算機(jī)性能、網(wǎng)絡(luò)速度等等因素的影響，如果出現(xiàn)速度緩慢情況，可以按照上述項(xiàng)目檢查某項(xiàng)指標(biāo)是否有較低的性能。瀏覽器在速度緩慢的情況下會出現(xiàn)“忙”“暫停工作”的現(xiàn)象，屬于正常情況。3.在多個(gè)瀏覽器打開狀態(tài)，“檔案檢索”“分類錄入”等涉及兩個(gè)窗口協(xié)同工作時(shí)容易出現(xiàn)不響應(yīng)的錯(cuò)誤。建議工作時(shí)只打開一個(gè)工作環(huán)境。4.防火墻本系統(tǒng)是一個(gè)基于

8、web結(jié)構(gòu)的軟件產(chǎn)品，他的web服務(wù)器是Tomcat。Web服務(wù)器是眾多病毒攻擊的首選對象，如果您的計(jì)算機(jī)放置的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中有病毒，則此web服務(wù)器就容易受到攻擊。建議采取以下措施：4.1安裝防火墻，防止病毒。4.2將此服務(wù)器放在內(nèi)網(wǎng)或病毒較少的環(huán)境中。4.3將此服務(wù)器與其他網(wǎng)絡(luò)隔離使用。對于安裝防火墻后可能出現(xiàn)另一個(gè)問題：個(gè)別時(shí)間內(nèi)，防火墻攔截web服務(wù)器的訪問，也就是說客戶無法正常連接web服務(wù)器。對此，請您盡可能使用先進(jìn)的防火墻技術(shù)。上述描述中加重的為提醒用戶必須設(shè)置的內(nèi)容。二、問題及解決方案列表1、 1、首次安裝出現(xiàn)錯(cuò)誤 一般情況下可能出現(xiàn)的問題：1.1服務(wù)器IP地址書寫錯(cuò)誤；1.2數(shù)據(jù)

9、庫沒有恢復(fù)成功。解決方法：手工恢復(fù)數(shù)據(jù)庫，請參見相關(guān)說明；1.3數(shù)據(jù)庫的安裝過程中需要用戶輸入連接數(shù)量，應(yīng)建立至少100個(gè)連接才能正常運(yùn)行本系統(tǒng)。如果您已經(jīng)安裝了數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，請檢查是否達(dá)到上述要求。2、 2、升級出現(xiàn)緩慢或錯(cuò)誤升級過程中將對用戶的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，在整個(gè)進(jìn)程中依據(jù)用戶數(shù)據(jù)量的不同時(shí)間有所不同。例如，10000條數(shù)據(jù)大約需要3分鐘，屬于正常情況。升級完成后如果出現(xiàn)錯(cuò)誤提示，尚不必?fù)?dān)心，可參照提示查看/jakarta-tomcat-3.2.3/webapps/th目錄下的文件error.log文件或聯(lián)系開發(fā)商。3、第一次使用本系統(tǒng)，要求定義正確的全宗名稱、全宗號，不允許錯(cuò)誤，因?yàn)橛脩羲?/p>

10、有錄入的數(shù)據(jù)都將建立在全宗的基礎(chǔ)上。如果不清楚可以詢問中科院辦公廳或中科院檔案館相關(guān)人員。4、WEB報(bào)表打印方面的處理與C/S應(yīng)用程序打印有較大的區(qū)別。IE本身允許用戶設(shè)置某些內(nèi)容輸出，例如：右上角的頁數(shù)等。如果此項(xiàng)內(nèi)容出現(xiàn)錯(cuò)誤，需要檢查IE本身設(shè)置。報(bào)表打印多頁時(shí)容易出現(xiàn)打印內(nèi)容跳頁的情況，請檢查跳轉(zhuǎn)頁面是否有某些條目數(shù)據(jù)占據(jù)多行的情況，如果有辦法解決數(shù)據(jù)占據(jù)多行，就可以打出正常的報(bào)表或與開發(fā)商聯(lián)系。5、運(yùn)行程序后有很長一段時(shí)間沒有操作，系統(tǒng)處于閑置狀態(tài)，系統(tǒng)可能出現(xiàn)無法正常使用或進(jìn)入的現(xiàn)象，重新啟動(dòng)IE瀏覽器即可。如果還是無法正常運(yùn)行，請重新啟動(dòng)WEB服務(wù)器。請注意不使用本系統(tǒng)時(shí)將IE瀏覽

11、器關(guān)閉。6、在使用過程中系統(tǒng)會自動(dòng)記錄錯(cuò)誤日志。此功能主要應(yīng)用在系統(tǒng)升級，數(shù)據(jù)導(dǎo)入等模塊，如果系統(tǒng)提示出錯(cuò)，用戶可以直接查看/jakarta-tomcat-3.2.3/webapps/th目錄下的文件error.log文件，也可以與供應(yīng)商聯(lián)系。7、數(shù)據(jù)導(dǎo)入，詳細(xì)請參見說明書中的描述，常見問題如下。 7.1 Excel文件中的數(shù)據(jù)必須是第一行為字段名稱，從第二行開始為數(shù)據(jù)內(nèi)容。 7.2 Excel文件中的字段名稱不能包含空格，不能有特殊字符。 7.3 Excel文件中的數(shù)據(jù)不能有空行。 7.4 另存為dbf文件時(shí)，應(yīng)保存為dbf 3(dbf )格式，并為英文名稱，例如：wsaj.dbf。 7.5

12、 導(dǎo)入數(shù)據(jù)時(shí)部分?jǐn)?shù)據(jù)丟失，可能是您的某一個(gè)字段的寬度超過了系統(tǒng)原先定義的字段寬度，請將系統(tǒng)中的字段寬度。例如：“分類名稱”的寬度可以改為100個(gè)字符。8、檔號中如果有“字符型”數(shù)據(jù)，例如 k-10-001、k-4-001 。由于檔號是字符型數(shù)據(jù)，排序時(shí)發(fā)現(xiàn)檔號“k-10-001”排在“k-4-001”的前面。 解決辦法：1、在數(shù)據(jù)“4”之前補(bǔ)充“0”。 2、打印時(shí)選擇部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行打印，不要全部選擇數(shù)據(jù)打印。9、如何修改連接數(shù)據(jù)庫的參數(shù)。請使用記事本打開C:/jakarta-tomcat-3.2.3/webapps/th/WEB-INF/db/classes/db/perties 文

13、件（perties本身是文本文件），修改其中的sqlserver.url下的ip地址。如果改為，則默認(rèn)的本機(jī)地址。也可以更改為計(jì)算機(jī)真正的地址，例如：1。10、數(shù)據(jù)導(dǎo)出沒有生成數(shù)據(jù)或缺少數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)導(dǎo)出或檔案移交時(shí)，數(shù)據(jù)中由于包含了特殊字符，所以無法導(dǎo)出。其中要檢查的是數(shù)據(jù)中是否包含“回車符”，“回車符”是一種看不見的字符，表現(xiàn)是兩行數(shù)據(jù)沒有緊密相連。在V2.01版本后都會有轉(zhuǎn)出錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的記錄error.log文件，用戶可以根據(jù)此文件進(jìn)行查找、改正數(shù)據(jù)。11、應(yīng)該如何導(dǎo)出鑒定完成的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)應(yīng)該以一個(gè)科研所為單位進(jìn)行移交。也就是說在移交數(shù)據(jù)的時(shí)候應(yīng)

14、該選擇科研所名稱，點(diǎn)擊“導(dǎo)出”，這時(shí)系統(tǒng)會自動(dòng)將本單位的文書、科研、基建等類型數(shù)據(jù)全部導(dǎo)出并壓縮為一個(gè)文件“data.zip”，將此文件下載到本地即可轉(zhuǎn)交檔案館。12、鑒定后的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行什么樣的調(diào)整。 鑒定完成的數(shù)據(jù)，應(yīng)該是比較正式和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)中考慮到鑒定完成的數(shù)據(jù)具有一定的重要性，所以對于他們可以進(jìn)行有限的操作。例如：允許修改，但不允許增加、刪除，不允許批量的進(jìn)行操作，不允許插刪卷。這些限制只是為了保護(hù)您現(xiàn)有的鑒定數(shù)據(jù)誤操作的損失。如果需要進(jìn)行批量的操作，可以將數(shù)據(jù)返回到檔案庫，再進(jìn)行操作。13、如果發(fā)現(xiàn)有數(shù)據(jù)在鑒定環(huán)節(jié)漏掉了，可以將數(shù)據(jù)鑒定到鑒定庫后，重新編制“檔案館檔號”即可將舊的編號數(shù)據(jù)修正。14、在鑒定移交前，一定要檢查已經(jīng)鑒定的數(shù)據(jù)是否完整和正確，如果有數(shù)據(jù)不完整或錯(cuò)誤，請一定進(jìn)行修正。因?yàn)槿绻鷮㈠e(cuò)誤數(shù)據(jù)移交，當(dāng)您第二次進(jìn)行移交時(shí)就會出現(xiàn)新數(shù)據(jù)無法進(jìn)入檔案館系統(tǒng)的問題