新時期高校秘書必備素質(zhì)淺談(PDF X頁)

1、文/金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院季國葉新時期高校秘書必備素質(zhì)淺談【摘要】就高校的秘書工作來說,其與一般的秘書工作相比,所管轄的內(nèi)容更加廣泛,任務(wù)的門類也更多且服務(wù)性更加強。也正是因為這樣的工作特點,使得高校的秘書工作對從業(yè)人員的素質(zhì)有了更高的要求。在新時期的背景之下,大學(xué)校園正處在多文化相互交融的時期,思想極為活躍,在這樣的情況之下,作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的助手與參謀的秘書,就必須要不斷的提高自己的素質(zhì),強化自己能力,只有這樣才能夠做好秘書工作,為學(xué)校的發(fā)展提供重要的保障?！娟P(guān)鍵詞】新時期;高校秘書;必備素質(zhì)高等院校是我國培養(yǎng)高素質(zhì)人才的重要陣地,肩負著培養(yǎng)社會主義建設(shè)者和接班人的重要任務(wù)。也正是因為這一情況,使得

2、高等院校聚集了很多具有專業(yè)技術(shù)和學(xué)習(xí)專業(yè)技術(shù)的人員,成為了一個知識密集性高、人才多的特殊之地。在這樣的特殊環(huán)境之下,新時期的高校秘書工作者必須要不斷地提高自身的素質(zhì),以此來更好的應(yīng)對繁重且錯綜復(fù)雜的各項工作。一、要具有大局意識,能夠保守秘密因為秘書工作的特殊性,所起秘書能夠經(jīng)常性的接觸學(xué)校的各個高層領(lǐng)導(dǎo),閱讀大量的重要文件,參加許多會議,也正是因為這樣的工作特殊性,使得秘書往往會比一般的教職人員、基層領(lǐng)導(dǎo)以及普通學(xué)生更早的獲知學(xué)校的各項政策和決定。這樣的情況下,需要秘書具有良好的大局意識,能夠做到守口如瓶,具備優(yōu)秀的保密習(xí)慣。在新時期,學(xué)校為了獲得更好的發(fā)展指定的初期決策往往會使一小部分人的利

3、益受到損害,如果秘書因為口風(fēng)不嚴或者是利益的誘惑而將決策的內(nèi)容透漏給了這部分人,就會使正常的教學(xué)活動受到影響,嚴重時甚至?xí)璧K學(xué)校的發(fā)展,為學(xué)校帶來巨大的損失。因此,在新形勢下,高校秘書必須要加強對自己的大局意識的培養(yǎng),養(yǎng)成守口如瓶的好習(xí)慣,做到該說的說,不該說的不說,明確自己的工作范圍,不能夠利用職務(wù)之便隨意打聽學(xué)校暫未公布的各項決策。要做好機密文件的保管工作,不能夠隨意擺放,防止被別有用心的人利用。要養(yǎng)成良好的大局意識,一切工作都要以“保證師生安全,維持正常教學(xué)活動”為出發(fā)點。此外,如果不慎發(fā)生泄密,就要及時的向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行反應(yīng)、采取補救措施,不能夠存在僥幸心理,避免造成更大的損失。二、要

4、具備“講真話”的素質(zhì)因為秘書工作的特殊性,所以秘書大多數(shù)的時間都是在領(lǐng)導(dǎo)身邊。在工作中尊重領(lǐng)導(dǎo)是秘書最基本的工作素質(zhì),但是除此之外,秘書還必要具備“講真話”的意識,并要將講真話落實到實際的工作之中。這是新時期高校秘書必備的素質(zhì)之一。俗話說:當局者迷旁觀者清,很多領(lǐng)導(dǎo)在看待某些問題或者制定決策時,會因為個人情感因素的影響而出現(xiàn)偏差,這個時候,作為“旁觀者”的高校秘書就必須要大膽的指出領(lǐng)導(dǎo)的錯誤,幫助領(lǐng)導(dǎo)重新正視問題,不能夠因為懼怕領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威等原因而阿諛奉承領(lǐng)導(dǎo),更不能夠“知法犯法”。此外,如果勸阻無效、領(lǐng)導(dǎo)仍舊一意孤行的情況,秘書則需要向更高層的領(lǐng)導(dǎo)如實的反映情況,以此來阻止領(lǐng)導(dǎo)的錯誤行為,維持

5、學(xué)校的正常教學(xué)活動,避免出現(xiàn)重大損失。三、要具備任勞任怨的奉獻精神高校秘書的工作是十分重要同時又是十分瑣碎的,“迎來送往、上傳下達、辦會辦文”這十二個字是對高校秘書工作的高度概括。盡管是一些瑣碎的、細小的工作,但是一旦出現(xiàn)了問題可能會給整體的大局工作帶來難以估量的影響,使正常的教學(xué)活動難以開展,嚴重時還會因此而給學(xué)校造成實質(zhì)性的損失。如果將高校比作是一臺機器,那么高校秘書就是這臺機器中的潤滑油、小齒輪,看似細小,卻是維持機器正常運轉(zhuǎn)的必要基礎(chǔ)。所以,在新時期中,高校秘書必須要正確的認識秘書工作的工作性質(zhì)和重要性,加強學(xué)習(xí),以此來牢固樹立任勞任怨的奉獻精神,要時刻謹記:秘書工作無小事,并以將此作

6、為指導(dǎo)思想,使自己能夠更好的完成全局工作中的細節(jié)工作。只有高校秘書具備了任勞任怨的奉獻精神,才能夠保證高校這臺大機器正常運轉(zhuǎn)。四、要具備謙虛謹慎的態(tài)度新時期下,謙虛謹慎也是高校秘書所必須要具備的一種基本的、重要的素質(zhì)。對秘書來說,因為其常常接觸各個領(lǐng)導(dǎo),參加各類會議、閱讀各類重要文件,所以往往會滋生出一種優(yōu)越感,認為自己要比一般的教職員工的地位高,長此以往下來,使自己不能夠接受與自己相反的意見,不容許他人的批評指正。這樣的情況會嚴重的阻礙高校的發(fā)展,蒙蔽領(lǐng)導(dǎo)的雙眼,使領(lǐng)導(dǎo)不能夠正確的看待人和事物,影響了領(lǐng)導(dǎo)的判斷。因此,在新時期下,高校秘書必須要具備謙虛謹慎的態(tài)度,要認清自己的地位,不能夠因工

7、作的特殊性而滋生優(yōu)越感,在工作中,要樹立服務(wù)意識,不但要虛心接受領(lǐng)導(dǎo)的批評指正,更要積極的采納一般教職員工的正確意見,并以此提高自己的工作水平,使自己能夠更好的為學(xué)校服務(wù),不能夠擺架子、做官腔。此外,還要做到慎言慎行。在很多情況下,人們都會在秘書說的話和領(lǐng)導(dǎo)之間劃等號,認為秘書所說的話就是領(lǐng)導(dǎo)的想法,因此在日常工作之中,高校秘書必須要做到以下兩點:第一、不說沒有根據(jù)的話。在工作之中秘書說的話,都必須要理論根據(jù),不能夠隨意的將領(lǐng)導(dǎo)一時的想法透漏給其他人員,避免給學(xué)校的正常秩序造成影響。第二,不能夠做沒有把握的事情,即,在沒有得到領(lǐng)導(dǎo)的確切指示事,不能夠提前開展工作。例如,當秘書得知某位領(lǐng)(下轉(zhuǎn)第

8、5頁想政治覺悟和職業(yè)道德素質(zhì)。要熱愛自己崗位,熱愛本職工作,富于無私奉獻的精神,為教師及學(xué)生服務(wù)。要培養(yǎng)服務(wù)意識,服務(wù)于分管領(lǐng)導(dǎo),服務(wù)于老師,服務(wù)于學(xué)生,把教師和學(xué)生當做親人和朋友,多換思考,做到既不盛氣凌人,也不唯唯諾諾,以誠相待,把全部的熱情和精力投入到服務(wù)活動中去。2.嚴謹細致、團結(jié)協(xié)作。教學(xué)秘書的工作無小事,無論大小,都要細心,不能出差錯。教學(xué)秘書對課程的安排、考試的安排等都關(guān)聯(lián)到正常的教學(xué)秩序,如果做不好,將會造成嚴重的教學(xué)事故。有時可能是一個信息不及時反饋而導(dǎo)致各系部之間工作不協(xié)調(diào),所以要用嚴謹細致的態(tài)度對待工作,在日常工作中做到嚴格有序,有始有終。教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中,與教師

9、、學(xué)生是一個集體,在與教師和學(xué)生交流溝通的過程中必須能夠提供及時、準確的咨詢、指導(dǎo)和幫助,做到既不“一問三不知”又不“信口開河”。要善于傾聽,解釋要清楚到位,杜絕冰冷生硬,在不違反原則的基礎(chǔ)上,盡量從較適合學(xué)生的角度考慮問題,提供盡可能的幫助,才能實現(xiàn)同事之間相互理解和支持,才能進一步提高工作質(zhì)量和效率。3.學(xué)無止境、勇于創(chuàng)新。作為一名高校教學(xué)秘書,應(yīng)強化學(xué)習(xí)意識,養(yǎng)成不斷學(xué)習(xí)的習(xí)慣,這樣才能使自身的綜合素質(zhì)得到不斷提高,才能真正勝任教學(xué)秘書工作。首先要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化辦公技術(shù),目前教學(xué)管理工作中很多環(huán)節(jié)都實現(xiàn)了自動化辦公,要求教學(xué)秘書能夠熟練的使用OFFICE等現(xiàn)代辦公軟件,能夠熟練掌握文字處理、

10、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用、教務(wù)教學(xué)管理系統(tǒng)等現(xiàn)代化辦公軟件,以提高工作效率此外,要做好教學(xué)秘書工作還要不斷探索教務(wù)管理的規(guī)律,提高辦事效率和準確性。把握高校教學(xué)改革的動向、內(nèi)容和措施,及時掌握專業(yè)教學(xué)和管理的新要求。了解專業(yè)建設(shè)規(guī)律,了解社會對專業(yè)和人才培養(yǎng)的需求,在專業(yè)建設(shè)和人才培養(yǎng)方面提出建設(shè)性意見,促進教學(xué)改革。用于把教學(xué)管理中遇到的難題轉(zhuǎn)化為教研課題,大膽創(chuàng)新,積極探索教務(wù)管理的規(guī)律,提高教務(wù)管理水平。總之,教學(xué)秘書工作看似簡單而平凡,但卻是教學(xué)管理過程中不可或缺的工作環(huán)節(jié),必須加以重視和支持,改善教學(xué)秘書工作崗位存在的各種問題,提高教學(xué)秘書工作的積極性和創(chuàng)造性。教學(xué)秘書必須深入鉆研業(yè)務(wù),通過

11、不斷提高教學(xué)秘書的個人綜合能力和素質(zhì),做到在學(xué)中干,在干中學(xué),不斷探索創(chuàng)新、不斷總結(jié)經(jīng)驗,盡快豐富、完善和提高自己,使自己早日成為一個優(yōu)秀的教務(wù)管理人員。參考文獻:2高林琴.創(chuàng)新高效教學(xué)管理工作的如干思3尹祝鳳.高校教學(xué)秘書的教學(xué)定位變化與4卜丹.淺談高校教學(xué)秘書工作職能與職業(yè)(上接第1頁導(dǎo)的改革想法之后,會在領(lǐng)導(dǎo)下達確切的指示之前提前進行行動,但是領(lǐng)導(dǎo)的最終決定往往會和最初的想法有很大的偏差甚至是完全相反,如果秘書沒有得到確切的指示就擅自行動,就可能打亂正常的教學(xué)秩序,給教學(xué)管理造成混亂。由此可見,謙虛謹慎是新時期下高校秘書必須要具備的一個重要素質(zhì),它對秘書的工作有著決定性的作用。五、要具備

12、良好的溝通能力高等院校的機構(gòu)是一個十分龐大的機構(gòu),具有“人員多、部門多、事物多”的特點。這樣的特點使得各個工作人員在工作中會產(chǎn)生許多的矛盾和問題。因此,為了使學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)能夠有更多的時間和經(jīng)歷投入在重大問題之上,高校秘書就必須要具備良好的溝通能力,使自己能夠更好的解決這些矛盾和問題。在這方面高校秘書必須要以維護全局利益為出發(fā)點,深入實際,在了解多方意見的基礎(chǔ)上制定出問題的解決辦法,不能夠偏袒任何一方,要做到秉公辦理;要善于發(fā)現(xiàn)資源并利用資源,力求通過多種的溝通渠道來進行協(xié)調(diào)和溝通,實現(xiàn)大事化小、小事化了,并使各個方面都能夠得到一個滿意的答復(fù)。此外,高校秘書還要加強與各個力量之間的溝通,力求使各個

13、方面的力量都能夠正常的運轉(zhuǎn),為維持正常教學(xué)秩序、推動學(xué)校發(fā)展做貢獻。六、要具備良好的應(yīng)變能力盡管秘書并沒有決策權(quán),但是在一些特殊的情況之下,秘書還是要對一些問題進行處理和控制,以此來防止問題的擴大,避免更大的損失出現(xiàn)。應(yīng)變能力,則是秘書處理問題是必備的素質(zhì)。在出現(xiàn)突發(fā)問題而領(lǐng)導(dǎo)又不能夠及時進行解決時,秘書必須要先保持自己的冷靜,從整體上把握事件,劃分輕重緩急,分出處理的優(yōu)先級,對于較為嚴重的問題秘書可以先進行初期處理,以此來控制問題,避免問題擴大化,為領(lǐng)導(dǎo)的最終處理打下基礎(chǔ),對于影響較輕的問題,可以放到最后在進行處理,只有這樣才能夠保證學(xué)校的良好發(fā)展,避免出現(xiàn)損失。七、結(jié)束語總而言之,高校秘書是高校管理隊伍中的重要組成部分,其所肩負的工作雖然繁雜瑣碎,但卻是十分重要的,在新時期下,高校秘書除