辦公室5S管理制度

1、中糧貿(mào)易開魯糧庫辦公室5S管理制度第一條總則為營造干凈整潔的辦公場(chǎng)所，合理配置、使用各種資源，減少浪費(fèi)，降低辦公成本，提升員工工作熱情，塑造良好的企業(yè)形象，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于糧庫辦公室所有人員。第三條整理1、每月對(duì)文件（包括電子文檔）作盤點(diǎn)，把文件分為必要（有效）和不必要（無效過期）的，不要的全部銷毀。必要文件整理歸檔。2、對(duì)所轄區(qū)域的物品、設(shè)備、空間清點(diǎn)整理，并區(qū)分其“要”和“不要”；分類如下：1）設(shè)備：電腦、打印機(jī)、文具、書籍等；2）空間：柜架、桌椅、儲(chǔ)物箱等；3）物品：個(gè)人物品、裝飾品等；3、“不要”物品經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人判定后，集中報(bào)廢，集中指定存放。 4、“必要品”的使用頻

2、率和常用程度基準(zhǔn)表常用程度使用頻率處理方法低過去半年未曾使用且不能再用的物品丟棄中在過去半年里只使用過一次的物品集中存放中一個(gè)月使用一次的物品集中存放高每周或每天都使用的物品保存在辦公桌或隨身攜帶第四條整頓1、辦公室及崗位區(qū)整頓1）辦公桌：桌面除當(dāng)前正在使用文件、文件框或文件盤、電腦、口杯、電話、筆筒，不允許放其他與工作無關(guān)的物品；（備注：電腦主機(jī)要放置在放主機(jī)的位置，鍵盤放置在鍵盤架上，下班后即時(shí)關(guān)閉電源）2）一般常用辦公用品：未用的筆、直尺、訂書機(jī)、涂改液、固體膠、剪刀、即時(shí)貼、橡皮、計(jì)算器等集中放置在辦公桌抽屜的一定區(qū)域內(nèi)；3）電腦線、網(wǎng)線、電話線束好有序放置；4）人離開一小時(shí)以上應(yīng)將桌

3、面收拾干凈，電腦、電話機(jī)要保持干凈衛(wèi)生；5）文件框內(nèi)的文件夾明確標(biāo)識(shí)，整齊放置；6）辦公桌抽屜標(biāo)準(zhǔn)：第一層，整齊地放置常用的辦公用品；第二層，整齊地放置文件、筆記本、書籍、單據(jù)等；第三層，整齊放置私人常用物品；辦公桌左上角可放置臨時(shí)性物品（如空白稿紙、即時(shí)性的文件等）；7）文件柜：文件按文件夾、檔案袋、檔案盒歸置好并整齊擺放；非文件類物品入柜需放置在非透明層；柜頂不得放置其他物品；8）座椅：靠背座椅一律不能放任何物品，人離開時(shí)椅子調(diào)正，離開10分鐘以上，椅子應(yīng)放回桌洞內(nèi)；桌洞下不得堆積雜物；9）垃圾簍：內(nèi)罩塑料袋，置辦公桌右下方；10）飲水機(jī)、桶裝水、暖瓶需放置在指定位置，不得隨意移動(dòng)；2、文

4、件、資料整頓1）將日常文件按照待處理、處理中、已處理分類放置，此外還有機(jī)密類文件。根據(jù)應(yīng)用情況分為每日必用、常用、和不常用3種，不常用的文件要盡快處置；2）文件標(biāo)識(shí)要與實(shí)際相一致；3）電腦里的電子文檔、資料分類必須條理清晰。電子文件需要永久長期保存的，應(yīng)形成紙質(zhì)和電子等雙套介質(zhì)材料備份保存；第五條清掃1、將現(xiàn)場(chǎng)不要的東西清除掉，保持工作現(xiàn)場(chǎng)無垃圾、無污穢狀態(tài)。消除“臟污”保持職場(chǎng)干凈、明亮；2、清掃的主要對(duì)象是個(gè)人辦公區(qū)域，如桌面、桌洞、辦公設(shè)備（電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、電話機(jī)），公用設(shè)備或其他清掃對(duì)象安排值日或保潔人員清掃；清掃基準(zhǔn)如下表：對(duì)象標(biāo)準(zhǔn)周期時(shí)間個(gè)人區(qū)域桌面干凈整潔，桌洞內(nèi)無

5、垃圾，無雜物遺落，地面、墻角、柜子、門、窗無垃圾污穢，（電源、線路、插座、開關(guān)沒有異常）每天每天上下班前后文檔桌面、電腦中不能有失效文件，不可輕易看到機(jī)密文件；超過保管年限的文件、表單及時(shí)集中銷毀；保管年限內(nèi)的表單裝訂及時(shí)歸檔；無破舊的卡片、冊(cè)子、檔案、報(bào)刊等；無用的手稿與工作無關(guān)的文件每月月末第六條清潔1、將前“3S”做到制度化、規(guī)范化、維持其成果。2、行政人事人員經(jīng)常巡視檢查。3、保持5S意識(shí)。第七條素養(yǎng)1、培養(yǎng)文明禮貌習(xí)慣，自覺遵守糧庫規(guī)章制度，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。2、素養(yǎng)巡查：5S推進(jìn)組對(duì)各部門進(jìn)行不定期檢查，每月底對(duì)整個(gè)糧庫辦公室的5S執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。第八條5S亮點(diǎn)和暗點(diǎn)獎(jiǎng)懲1、亮

6、點(diǎn)通報(bào)表揚(yáng)，暗點(diǎn)公布批評(píng)；2、每次檢查85分以上為合格，85分以下視為不合格；不合格部門根據(jù)檢查意見整改；每月平均得分低于80分將對(duì)被檢查部門扣發(fā)當(dāng)月工資30元，部門負(fù)責(zé)人扣發(fā)100元。3、設(shè)置5S評(píng)比流動(dòng)紅旗，由每個(gè)月檢查結(jié)果合格并得分最高的部門獲得。4、對(duì)連續(xù)三個(gè)月獲得流動(dòng)紅旗的部門，給予部門員工每人獎(jiǎng)勵(lì)50元；對(duì)連續(xù)三個(gè)月不合格的部門給予每人處罰50元。5、5S檢查表見附件1：第九條行為規(guī)范及獎(jiǎng)懲：1、請(qǐng)勿在辦公時(shí)間閑談或從事與工作無關(guān)的事20元/次；2、請(qǐng)勿在上班時(shí)間辦公區(qū)域大聲喧嘩、聊天；在辦公室打電話、討論工作、傳達(dá)信息應(yīng)放低音量，不要隔人呼叫或大聲說話，妨礙他人工作；午休時(shí)間不得

7、大聲嬉笑、打鬧20元/次；3、應(yīng)按照通知準(zhǔn)時(shí)參加各類會(huì)議，遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，不隨便出入會(huì)場(chǎng)或接打電話，手機(jī)應(yīng)調(diào)至振動(dòng)狀態(tài)20元/次；4、請(qǐng)勿在辦公時(shí)間閱讀與工作無關(guān)的報(bào)紙、書籍等20元/次；5、請(qǐng)勿瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)站、聊天、玩游戲或辦其它私事100元/次6、上班時(shí)間打私人電話超過3分鐘；用免提撥打、接聽電話20元/次；7、未經(jīng)允許在辦公區(qū)域拍照、攝像的100元/次；8、無故不參加糧庫安排的培訓(xùn)和會(huì)議20元/次；9、在外從事與本糧庫相同產(chǎn)品的職業(yè)或在外兼職者2000元/次；10、動(dòng)手打人的500元/次；11、造謠生事，散播謠言致他人或糧庫名譽(yù)受500元/次；12、在工作中酗酒滋事、賭博、有傷風(fēng)化的

8、2000元/次；13、偷竊同事或公有財(cái)物的2000元以上或移交司法機(jī)關(guān)；14、蓄意損壞糧庫或他人財(cái)物者，故意泄漏秘密，致使糧庫蒙受重大損失的2000元以上；15、不得辱罵同事300元/次；16、請(qǐng)勿在公共辦公區(qū)域吸煙100元/次；17、請(qǐng)勿在辦公區(qū)域就餐、吃東西（包括牛奶、飲料）20元/次；18、上班時(shí)間不得外出就餐或在班吃早餐及零食20元/次；19、辦公桌面應(yīng)保持整潔，文件夾、書籍和資料分類擺放整齊10元/次；20、離開辦公座位時(shí)，必須隨時(shí)將椅子歸位放好10元/次；21、請(qǐng)勿在辦公場(chǎng)所吐痰、亂扔紙屑、垃圾20元/次；22、將茶葉等雜物倒入洗手池的100元/次；23、洗手時(shí)將水甩在地面的10元

9、/次；24、下班后門窗未關(guān)閉的10元/次；25、電話鈴聲響三次必須接聽，接聽電話時(shí)主動(dòng)使用“您好”、“請(qǐng)”、“謝謝”、“再見”等禮貌用語，打電話時(shí)應(yīng)盡量降低音量，以免影響他人工作10元/次；26、請(qǐng)勿在辦公區(qū)域使用不文明語言10元/次；27、請(qǐng)勿故意用力甩電話、筆記本等辦公用品10元/次；28、進(jìn)入辦公室請(qǐng)先敲門，得到允許方可進(jìn)入10元/次；29、請(qǐng)保持良好的坐立姿態(tài)，不坐桌子，坐立時(shí)不翹腿、擱腿和抱胸，不倚靠站立，不東倒西歪，行走時(shí)不勾肩搭背10元/次；30、上班期間衣著得體，不得穿戴奇裝異服20元/次；由單位通知統(tǒng)一著裝時(shí)，違者20元/次。31、請(qǐng)勿在辦公時(shí)間辦公區(qū)域穿拖鞋和破損鞋襪20元

10、/次；32、請(qǐng)勿私拆設(shè)備機(jī)箱100元/次；33、請(qǐng)保持電腦外表干凈，電腦桌面、屏幕保護(hù)程序不得有不雅、不健康的內(nèi)容（或畫面）20元/次；34、下班后應(yīng)關(guān)電腦顯示器及主機(jī)20元/次；35、請(qǐng)勿打印、復(fù)印或傳真與工作無關(guān)的個(gè)人資料10元/頁；36、損壞會(huì)議室桌椅和辦公桌椅等20元/次，并照價(jià)賠償；37、其它不規(guī)范、不禮貌或有礙糧庫形象和聲譽(yù)的行為舉止20元/次。第十條處罰程序1、員工違紀(jì)后，由所在部門依據(jù)具體違紀(jì)事項(xiàng)和本規(guī)定提出處理意見，經(jīng)庫主任批準(zhǔn)后生效。2、處罰事宜記入員工檔案。第十一條本制度由糧庫5S推進(jìn)組負(fù)責(zé)解釋，從2016年8月1日起生效實(shí)施。5S辦公室規(guī)范檢查評(píng)比表部 門：總得分：項(xiàng)目

11、規(guī)范內(nèi)容分值得分備 注整理（20分1、將不再使用的文件資料/工具廢棄處理4發(fā)現(xiàn)其中一項(xiàng)0分2、將臺(tái)面與辦公無關(guān)的物品清理掉5發(fā)現(xiàn)一項(xiàng)扣2分3、將長期不使用的文件資料編號(hào)歸類放置指定文件柜24、將常使用的文件資料放置就近位置25、將正在使用的文件資料分未處理/正處理/處理三類26、將辦公室用品擺放整齊5發(fā)現(xiàn)1項(xiàng)扣2分整頓（25分）1、辦公桌/辦公用品/文件柜等放置要有規(guī)劃和標(biāo)識(shí)5無標(biāo)識(shí)扣1分，扣完為止2、辦公用品/文件/坐椅放置要整齊有序33、文件處理完后均要放入文件夾，且要擺放整齊24、文件夾都要有相應(yīng)的標(biāo)識(shí)，每份文件應(yīng)有相應(yīng)的編號(hào)5發(fā)現(xiàn)1件扣1分5、辦公桌及抽屜整齊，不雜亂36、私人物品放置于規(guī)定位置5擺設(shè)凌亂且在顯位置0分7、電線/電腦線用綁帶扎起，不零亂2清掃（25分）1、將地面/墻/天花板/門窗/辦公桌椅等打掃干凈，無灰塵15每發(fā)現(xiàn)一項(xiàng)扣2分2、將辦公室用品擦洗干凈23、文件記錄破損處修補(bǔ)好24、沒有噪音和其它污染1堆積垃圾0分5、垃圾桶放在規(guī)定位置上，垃圾及時(shí)清除5清潔（10