收發(fā)文管理辦法

1、收發(fā)文管理辦法第1章 總 則第一條 目的。為了規(guī)范公司對(duì)收發(fā)文的管理，做好文件處理工作，提高文件利用效率，進(jìn)而提高公司工作效率和工作質(zhì)量，特制訂本規(guī)定。第二條 公司文件是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家方針政策，發(fā)布公司規(guī)章制度、請(qǐng)示、指示和答復(fù)問題，指導(dǎo)工作，報(bào)告情況等的重要工具。因此，必須做好公司文件收發(fā)的管理工作，高效的為公司服務(wù)。第三條 公司所收發(fā)文件由辦公室統(tǒng)一簽收、發(fā)放、傳遞、保管及歸檔。辦公室指定專門人員負(fù)責(zé)收文和發(fā)文管理工作，收發(fā)文人員必須根據(jù)文件資料類別，如實(shí)做好收發(fā)文的登記備案工作，辦公室必須按照準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、統(tǒng)一、規(guī)范的原則做好公司的收發(fā)文管理工作。第2章 發(fā)文辦理第四條 發(fā)文，發(fā)文

2、辦理是指公司對(duì)外發(fā)出或?qū)?nèi)發(fā)布的文件，首先要擬稿，稿子寫好后由擬稿部門負(fù)責(zé)人或擬稿項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)人初審修改；然后報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核，定稿后再走公司OA系統(tǒng)發(fā)文流程；最后相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后送印，印制校對(duì)后發(fā)出。發(fā)文辦理主要包括以下幾個(gè)工作程序：1.擬稿：擬稿是指把領(lǐng)導(dǎo)或公司的發(fā)文意圖條理化、清晰化、顯物化，是發(fā)文辦理的關(guān)鍵程序之一。公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性文件由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)擬稿，擬稿內(nèi)容要求情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清晰。2.核稿：核稿是指擬稿部門負(fù)責(zé)人或擬稿項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)人對(duì)擬稿的文稿進(jìn)行審查、核對(duì)、修改，為送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)初審及簽發(fā)做好準(zhǔn)備。3.會(huì)簽：凡公文涉及到有關(guān)部門的事宜，需給有關(guān)部門分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽

3、。有關(guān)部門分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽后送辦公室對(duì)公文進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，文種類別、公文格式是否正確。4.簽發(fā)：公司各部室的一般事務(wù)性公文送分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。其他重要文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、制度及辦法等一律送董事長(zhǎng)或總經(jīng)理簽發(fā)。5.發(fā)文登記：此時(shí)的發(fā)文登記是指對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)檢查簽發(fā)手續(xù)是否齊全，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一規(guī)范，并對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號(hào)、設(shè)計(jì)版面格式等。6.繕?。嚎樣∈侵赴匆押灠l(fā)的文稿進(jìn)行繕寫或打印，并有辦公室相關(guān)人員負(fù)責(zé)校對(duì)。7.用?。河糜∈侵皋k公室對(duì)繕印好的的公文進(jìn)行蓋章（包含電子章）。8.發(fā)文登記：此時(shí)的發(fā)文登記是指辦公室行政人員將待發(fā)公文登記造冊(cè)，以備存查

4、。9.分發(fā)：分發(fā)是指由辦公室行政人員把用印并已登記過的公文通過適當(dāng)?shù)姆绞剑ㄈ鏞A系統(tǒng)、郵寄、電子郵件、專人遞送、來人簽收等）傳遞各收文單位。10.存檔:在發(fā)文流程結(jié)束后，辦公室行政人員按照文書檔案的歸檔要求對(duì)所發(fā)公文進(jìn)行存檔（包含紙質(zhì)檔與電子檔，電子檔需定時(shí)拷貝到專用的硬盤備份）。第3章 收文辦理第五條 收文是指外部單位送達(dá)公司的公務(wù)文書和材料，包括文件、電報(bào)、其他文字資料等。收文辦理是指對(duì)來之公司外部的文件所實(shí)施的處置和管理，經(jīng)營(yíng)管理和黨建管理類文件由辦公室分別按照相關(guān)規(guī)定辦理，并進(jìn)行存檔。收文辦理主要包括以下幾個(gè)程序：1.簽收：簽收是指辦公室收件人員在OA系統(tǒng)操作簽收或是在公文投遞單、送文

5、薄簽字，表示收到。通過OA系統(tǒng)簽收時(shí)，應(yīng)注意公文電子檔及附件的下載，避免遺漏；通過線下簽收時(shí)，首先要看清是否屬于本單位收文，然后清點(diǎn)，核實(shí)來文數(shù)量、封皮編號(hào)等與投遞是否相符，最后檢查文件是否破散，密封條是否完好，檢查無誤后方可簽字、蓋章，確定簽收。2.收文登記：收文登記是指對(duì)收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊(cè)、編寫收文號(hào)等。辦公室首先將收到的文件按照正式、非正式和會(huì)議紀(jì)三大類進(jìn)行分類登記，其中正式類再細(xì)分行政和黨委文件，會(huì)議紀(jì)要按類別分類登記；然后對(duì)各類收文編寫收文序號(hào)、來文日期、來文單位、來文字號(hào)、文件標(biāo)題及附件清理（下載）等工作。3.擬辦：在收文登記后，由辦公室行政人員送辦公室負(fù)責(zé)人審核，符合相關(guān)規(guī)定的，

6、由辦公室及時(shí)提出辦理意見和建議，然后送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示后交有關(guān)部門辦理。4.批辦：批辦是指相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)收文的辦理給出指示性意見。5.分辦：需要辦理的文件，要按批辦意見，分送公司有關(guān)部門或承辦人員辦理。6.傳閱：需要傳閱的文件，要按批示意見傳閱。線上OA系統(tǒng)傳閱時(shí)，閱文同志需要系統(tǒng)操作“已閱”；線下紙質(zhì)傳閱時(shí)，閱文同志需要簽字、注時(shí)。如傳閱文件有領(lǐng)導(dǎo)閱批意見的，要按領(lǐng)導(dǎo)的意見做好補(bǔ)辦工作。7.承辦：承辦是指按照領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見，由相應(yīng)的部門具體承擔(dān)收文的辦理。承辦部門接到需辦文件后，要認(rèn)真及時(shí)處理，急件隨到隨辦。需兩個(gè)以上部門承辦的文件，主辦部門要主動(dòng)會(huì)同協(xié)同部門協(xié)商辦理，并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果；協(xié)辦部門要

7、積極配合主辦部門。8.催辦：催辦是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見，根據(jù)時(shí)間節(jié)點(diǎn)及進(jìn)度安排，由辦公室督促承辦部門盡快上報(bào)辦理結(jié)果。9.注結(jié)：文件辦理完畢，應(yīng)在公司督辦表或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡(jiǎn)要寫明辦理結(jié)果。第四章 公文管理（立卷歸檔）第六條 無論是收文還是發(fā)文，都要按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行科學(xué)管理。已發(fā)出的公文要把定稿、存本管理好，以備查考；收進(jìn)辦結(jié)的公，也要妥善保管，以備隨時(shí)調(diào)用。公文管理主要包括以下幾個(gè)程序:1. 制定立卷類目標(biāo)：按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定結(jié)合公司的實(shí)際情況制定公司立卷類目標(biāo)。2.歸卷：按立卷類目表上規(guī)定的項(xiàng)目準(zhǔn)備卷夾或櫥柜，并定期把已辦完的公文歸到相應(yīng)的文件夾或類目里面。3.調(diào)用：對(duì)已歸檔的任何一份公文要能隨時(shí)調(diào)出，以便為公司服務(wù)。4.立卷：按公文立卷的有關(guān)規(guī)定把已歸入卷夾的公文立成合乎規(guī)范的公文案卷。5.歸檔：把已經(jīng)立好