企業(yè)內(nèi)控具體規(guī)范-合同

1、企業(yè)內(nèi)部控制具體規(guī)范第xx號(hào)合同（征求意見(jiàn)稿）第一章 總 則第一條 為了引導(dǎo)企業(yè)加強(qiáng)對(duì)合同的內(nèi)部控制，避免或減少因合同管理不當(dāng)造成經(jīng)濟(jì)損失或不良社會(huì)影響，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，根據(jù)中華人民共和國(guó)合同法等法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范基本規(guī)范，制定本規(guī)范。第二條 本規(guī)范所稱(chēng)合同是指平等主體的自然人、法人及其他組織設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的協(xié)議。第三條 企業(yè)在建立并實(shí)施合同內(nèi)部控制制度中，至少應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)以下關(guān)鍵方面或者關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)控制，并采取相應(yīng)的控制措施：（一）權(quán)責(zé)分配和職責(zé)分工應(yīng)當(dāng)明確，合同應(yīng)當(dāng)實(shí)行分級(jí)和歸口管理；（二）合同談判應(yīng)當(dāng)保證雙方權(quán)利義務(wù)對(duì)等，合同雙方簽約人的合法身份和法律資格應(yīng)當(dāng)審查

2、，合同起草應(yīng)當(dāng)規(guī)范； （三）合同審核應(yīng)當(dāng)建立不同部門(mén)會(huì)同審核制度，財(cái)會(huì)部門(mén)、內(nèi)部審計(jì)部門(mén)和合同歸口管理部門(mén)應(yīng)對(duì)合同出具審核意見(jiàn)；（四）合同訂立程序應(yīng)當(dāng)合法合規(guī)，合同專(zhuān)用章應(yīng)當(dāng)及時(shí)收回并妥善保管，合同訂立形式應(yīng)當(dāng)規(guī)范；（五）合同履行應(yīng)有監(jiān)控，合同變更或解除應(yīng)當(dāng)履行必要的程序，合同違約與糾紛審批程序和處理流程應(yīng)有明確規(guī)定。第二章崗位分工與授權(quán)審批第四條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同管理崗位責(zé)任制。不相容崗位（或職責(zé)）應(yīng)包括：（一）合同的談判與審批；（二）合同的審批與執(zhí)行。第五條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同授權(quán)委托代理制度，明確企業(yè)內(nèi)部各單位、各部門(mén)授權(quán)范圍、授權(quán)期間和被授權(quán)人條件等。企業(yè)對(duì)外簽訂合同應(yīng)當(dāng)由董事長(zhǎng)（或者法

3、定代表人、代表企業(yè)行使職權(quán)的主要負(fù)責(zé)人，以下簡(jiǎn)稱(chēng)董事長(zhǎng)）簽章或者授權(quán)委托他人代理簽章。授權(quán)代理簽章的，企業(yè)董事長(zhǎng)應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書(shū)。具有民事行為能力的代理人應(yīng)當(dāng)在授權(quán)委托的范圍內(nèi)簽訂合同，不得轉(zhuǎn)委托。第六條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理層級(jí)安排，建立合同分級(jí)管理制度。屬于上一級(jí)合同管理單位權(quán)限的合同，下一級(jí)單位不得簽訂。如下一級(jí)單位認(rèn)為確有需要簽訂超越權(quán)限的合同，應(yīng)當(dāng)提出申請(qǐng)，經(jīng)上級(jí)合同管理單位批準(zhǔn)后，依授權(quán)或委托簽訂。第七條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)實(shí)行合同歸口管理制度。企業(yè)可以根據(jù)合同管理需要，指定合同歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)本級(jí)及下級(jí)合同管理單位的合同管理工作進(jìn)行規(guī)范。歸口管理部門(mén)一般

4、應(yīng)當(dāng)設(shè)立法律事務(wù)崗位，由具有法律專(zhuān)業(yè)資格的人員擔(dān)任。第三章 合同草案編制控制第八條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確合同簽訂范圍，對(duì)符合規(guī)定條件的業(yè)務(wù)（如單價(jià)或總價(jià)在一定限額以上），應(yīng)當(dāng)簽訂合同。第九條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，規(guī)范合同正式訂立前的談判、資格審查與草擬等流程，確保合同的簽訂符合國(guó)家及行業(yè)有關(guān)規(guī)定和企業(yè)自身利益，防范合同簽訂過(guò)程中的舞弊、欺詐等風(fēng)險(xiǎn)。第十條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同內(nèi)容對(duì)標(biāo)的物的生產(chǎn)商、價(jià)格及變化趨勢(shì)、質(zhì)量、供貨期和市場(chǎng)分布等方面進(jìn)行綜合分析論證，掌握市場(chǎng)情況，合理選擇合同對(duì)方。第十一條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)合同談判的管理，確保雙方權(quán)利義務(wù)公平對(duì)等。重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同應(yīng)當(dāng)指定法律、技

5、術(shù)、財(cái)會(huì)、審計(jì)等專(zhuān)業(yè)人員參加談判，必要時(shí)可以聘請(qǐng)外部專(zhuān)家參與。對(duì)于談判過(guò)程中的重要事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)予以記錄。第十二條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)擬簽約對(duì)象的民事主體資格、注冊(cè)資本、資金運(yùn)營(yíng)、技術(shù)和質(zhì)量指標(biāo)保證能力、市場(chǎng)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量等方面進(jìn)行資格審查，以確定其是否具有對(duì)合同的履約能力和獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力，并查證對(duì)方簽約人的合法身份和法律資格。第十三條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)草擬合同。合同原則上由承辦部門(mén)起草，重大合同或特殊合同可以由企業(yè)法律顧問(wèn)或聘請(qǐng)外部專(zhuān)家起草。如由對(duì)方起草合同，企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審查并提出意見(jiàn)。國(guó)家或行業(yè)有示范合同文本的，企業(yè)可以?xún)?yōu)先選用，但在選用時(shí)，對(duì)涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當(dāng)加以審查，必要時(shí)可以進(jìn)

6、行修改。第四章 合同審核控制第十四條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同會(huì)同審核制度。合同承辦部門(mén)在正式訂立合同前，應(yīng)當(dāng)將合同草案送有關(guān)部門(mén)會(huì)同審核。第十五條 企業(yè)財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)合同中涉及資金收付、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移等與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)密切相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)應(yīng)關(guān)注以下事項(xiàng)：（一）經(jīng)濟(jì)性：符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)范疇；符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。（二）可行性：資信可靠，資金充裕；具有在額定權(quán)限內(nèi)訂立合同的能力；擔(dān)保方式切實(shí)、可靠。（三）嚴(yán)密性：數(shù)量、價(jià)款、金額等標(biāo)示準(zhǔn)確；計(jì)算方式正確；財(cái)務(wù)等有關(guān)附件齊備。（四）合法性：資金來(lái)源合法；資金使用合法；結(jié)算方式合法。第十六條 企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)合同中涉及資金、資產(chǎn)的來(lái)源和使用程序進(jìn)行抽查審核

7、，重點(diǎn)應(yīng)關(guān)注以下事項(xiàng)：（一）資金來(lái)源合法，資產(chǎn)的所有權(quán)明確、合法；（二）資金使用和資產(chǎn)動(dòng)用的審批手續(xù)合法；（三）資金、資產(chǎn)的用途及使用方式合法；（四）價(jià)款、酬金的確定正確、合理、合法，資金結(jié)算、酬金的支付方式明確、具體、合法。第十七條 企業(yè)歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同整體進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注以下事項(xiàng)：（一）合法性：包括主體合法、內(nèi)容合法和形式合法。主體合法是指簽約各方具有簽約的權(quán)利能力和行為能力；內(nèi)容合法是指簽約各方意思表示真實(shí)、有效，無(wú)悖法律、法規(guī)、政策，無(wú)顯失公平的內(nèi)容。（二）嚴(yán)密性：條款齊備、完整；文字表述準(zhǔn)確；權(quán)利、義務(wù)具體明確；手續(xù)完備；附加條件適當(dāng)、合法。（三）可行性：資信可靠，有履約能力

8、；擔(dān)保方式切實(shí)、可靠。（四）程序性：符合合同訂立的一般程序；相關(guān)合同審核部門(mén)審核意見(jiàn)齊全。第十八條 合同審核部門(mén)對(duì)合同進(jìn)行審核后，應(yīng)當(dāng)提出書(shū)面審核意見(jiàn)，并由審核人和審核部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字。審核意見(jiàn)應(yīng)當(dāng)明確、具體，避免使用模糊性語(yǔ)言。第十九條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同退改重審制度。對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的重大錯(cuò)誤、遺漏和不妥之處，審核部門(mén)應(yīng)當(dāng)予以明確并提出修改意見(jiàn)。合同承辦人修改之后，應(yīng)當(dāng)重新提交審核。第五章 合同訂立控制第二十條 經(jīng)審核同意簽訂的合同，應(yīng)當(dāng)由合同歸口管理部門(mén)進(jìn)行編號(hào)并報(bào)企業(yè)董事長(zhǎng)或授權(quán)代理人簽字，同時(shí)加蓋單位印章或合同專(zhuān)用章。第二十一條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同專(zhuān)用章專(zhuān)人保管和收回制度。印章管理部門(mén)（或崗位

9、）不得對(duì)未經(jīng)編號(hào)或缺少合同審核、報(bào)簽文件以及代簽而缺少授權(quán)委托書(shū)的合同用印。合同用印后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收回合同專(zhuān)用章并妥善保管。第二十二條 企業(yè)對(duì)于重要合同，原則上應(yīng)當(dāng)與合同對(duì)方當(dāng)事人當(dāng)面簽訂。對(duì)于確需企業(yè)先行簽字并蓋章，然后寄送對(duì)方簽字并蓋章的，應(yīng)當(dāng)采用在合同各頁(yè)碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記等方法對(duì)合同文書(shū)加以控制，防止對(duì)方當(dāng)事人任意增減、修改合同條款和內(nèi)容。第二十三條 正式訂立的合同，除即時(shí)清結(jié)外，一律應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式，包括合同書(shū)、補(bǔ)充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文等。因情況緊急或條件限制等原因未能及時(shí)簽訂書(shū)面形式合同的，應(yīng)當(dāng)在事后采取相關(guān)補(bǔ)簽手續(xù)。第二十四條 合同訂立后，承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)將合同副本

10、及相關(guān)審核資料返還合同歸口管理部門(mén)和財(cái)會(huì)部門(mén)等有關(guān)部門(mén)備查；合同正本由承辦部門(mén)負(fù)責(zé)履行、保管，并按有關(guān)要求及時(shí)歸檔。第二十五條 國(guó)家有關(guān)法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)生效的合同，企業(yè)應(yīng)當(dāng)按規(guī)定辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)。第二十六條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同保密制度。任何人不得以任何形式泄露合同在訂立和履行過(guò)程中涉及的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密。第二十七條 下級(jí)合同歸口管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、歸集，并編制合同報(bào)表，報(bào)上級(jí)合同歸口管理部門(mén)，由上級(jí)對(duì)下級(jí)合同訂立情況進(jìn)行檢查。第六章 合同履行控制第二十八條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期監(jiān)控合同的履行情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)對(duì)方有不履約行為，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，并向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)

11、人匯報(bào)；對(duì)其中的重大合同，應(yīng)當(dāng)向董事長(zhǎng)和經(jīng)理（或者總裁、廠長(zhǎng)，以下簡(jiǎn)稱(chēng)經(jīng)理）匯報(bào)。第二十九條 對(duì)合同已訂立，但發(fā)現(xiàn)有顯失公平、條款有誤或?qū)Ψ接衅墼p行為等情形，已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益嚴(yán)重受損，合同承辦部門(mén)有責(zé)任及時(shí)向合同歸口管理部門(mén)、企業(yè)董事長(zhǎng)和經(jīng)理報(bào)告，并采取合法有效措施，制止危害行為的發(fā)生或擴(kuò)大。必要時(shí)可以請(qǐng)求仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院對(duì)原合同予以變更或解除。第三十條 變更或解除合同應(yīng)當(dāng)由合同雙方達(dá)成書(shū)面協(xié)議。變更或解除合同的審核程序與合同訂立前的審核程序相同；解除合同還應(yīng)當(dāng)報(bào)有關(guān)部門(mén)辦理注銷(xiāo)手續(xù)。第三十一條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的合同驗(yàn)收制度。企業(yè)應(yīng)當(dāng)成立或指定獨(dú)立的合同驗(yàn)收職能部門(mén)，根據(jù)合同內(nèi)容制作

12、驗(yàn)收清單，確保合同所有內(nèi)容得以實(shí)現(xiàn)。第三十二條 企業(yè)財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同條款審核執(zhí)行結(jié)算業(yè)務(wù)。凡未按合同條款履約的，或符合簽訂合同條件而未簽訂合同的，或驗(yàn)收未通過(guò)的業(yè)務(wù)，財(cái)會(huì)部門(mén)有權(quán)拒絕付款。第三十三條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同違約處理制度。對(duì)方違約的情形，應(yīng)當(dāng)按合同條款約定收取違約金；違約金不足以彌補(bǔ)企業(yè)損失時(shí)，應(yīng)當(dāng)要求對(duì)方賠償損失。凡未經(jīng)批準(zhǔn)擅自放棄追索權(quán)者，企業(yè)應(yīng)當(dāng)追究其責(zé)任。企業(yè)自身違約的情形，應(yīng)當(dāng)由合同承辦部門(mén)以書(shū)面形式報(bào)告企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人，經(jīng)批準(zhǔn)后履行相應(yīng)賠償責(zé)任。第三十四條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同糾紛處理制度。合同在履行過(guò)程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)中華人民共和國(guó)合同法、中華人民共和國(guó)民事訴訟法等法律法規(guī)，在規(guī)定時(shí)效內(nèi)，及時(shí)與對(duì)方協(xié)商談判并向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)告。經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)的合同糾紛解決方