集團(tuán)公司會(huì)議管理制度

1、澤遠(yuǎn)集團(tuán)會(huì)議管理制度目 錄第一章總則1第二章會(huì)議形式1第三章會(huì)議組織2第四章會(huì)議效率管理4第五章會(huì)議室管理6第六章附則6附錄：會(huì)議記錄簿7第一章 總則第一條 為使?jié)蛇h(yuǎn)集團(tuán)公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）的會(huì)議管理規(guī)范化和有序化，提高會(huì)議的效率，特制定本辦法。第二條 會(huì)議本著精減、有效、節(jié)儉原則運(yùn)行。第二章 會(huì)議形式第三條 董事長(zhǎng)辦公會(huì)（一） 出席人員：董事長(zhǎng)、副總經(jīng)理、行政總監(jiān)、業(yè)務(wù)總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、行政經(jīng)理、人資經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、總助、總經(jīng)理秘書(shū)、各分公司總經(jīng)理等常設(shè)成員。（二） 周期：根據(jù)需要隨時(shí)召開(kāi)；（三） 會(huì)議內(nèi)容：公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃事項(xiàng)，公司管理制度和管理辦法的擬定和審核事項(xiàng)，人事管理事項(xiàng)，公司合理化

2、建議管理事項(xiàng)，公司其他重大經(jīng)營(yíng)決策和管理問(wèn)題等。（四） 主持人：董事長(zhǎng)第四條 董事長(zhǎng)質(zhì)詢會(huì)（一） 出席人員：總裁、執(zhí)行總裁、行政總監(jiān)、營(yíng)銷總監(jiān)、產(chǎn)業(yè)總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、人力資源部部長(zhǎng)、財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)、總裁辦主任、總裁秘書(shū)、各事業(yè)部總經(jīng)理等常設(shè)成員；（二） 周期：每周一次；（三） 會(huì)議內(nèi)容：上周業(yè)務(wù)工作總結(jié)、下周業(yè)務(wù)工作安排、公司情況傳達(dá)；（四） 主持人：總裁或執(zhí)行總裁第五條 全體員工會(huì)議（一） 出席人員：公司全體員工；（二） 周期：每半年或一年、或不定期；（三） 會(huì)議內(nèi)容：公司經(jīng)營(yíng)、管理情況通報(bào)，討論職工關(guān)心的切身利益問(wèn)題、與公司發(fā)展相關(guān)的合理化建議；（四） 主持人：總裁。第六條 每周晨會(huì)（一） 內(nèi)容

3、：對(duì)本周重大工作事項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)一安排，協(xié)調(diào)跨部門工作；（二） 出席人員：總裁、執(zhí)行總裁、各相應(yīng)總監(jiān)、各職能部門部長(zhǎng)、各事業(yè)部總經(jīng)理、公司內(nèi)其他的重要人員等；（三） 主持人：總裁；（四） 周期：每周周初第七條 工作匯報(bào)會(huì)（一） 內(nèi)容：下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)指定內(nèi)容；（二） 出席人員：上下級(jí)或有關(guān)責(zé)任人；（三） 主持人：上級(jí)主管；（四） 周期：定期或不定期。第八條 專題會(huì)議（一） 內(nèi)容：某一問(wèn)題討論和商定；（二） 出席人員：有關(guān)人員；（三） 主持人：相關(guān)主管；（四） 周期：不定期或定期。第九條 各部門會(huì)期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會(huì)不應(yīng)安排在公司例會(huì)同期召開(kāi)，（與會(huì)人員不發(fā)生時(shí)間上的沖突除外）應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服

4、從大會(huì)，局部服從整體的原則。第三章 會(huì)議組織第十條 會(huì)議程序一般而言，公司的會(huì)議組織過(guò)程包括以下幾個(gè)步驟：（一） 確立會(huì)議議題；（二） 安排會(huì)議議程；（三） 發(fā)出會(huì)議通知；（四） 會(huì)務(wù)準(zhǔn)備；（五） 做會(huì)議記錄和攝像、錄音；（六） 整理會(huì)議紀(jì)要、決議；（七） 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱改、簽批；（八） 印發(fā)有關(guān)部門、人員，并歸檔。第十一條 確立會(huì)議議題會(huì)議的議題可能有以下的來(lái)源：公司領(lǐng)導(dǎo)提出和各部門提出，總裁辦收集等。經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，即可召開(kāi)會(huì)議。第十二條 對(duì)定期的常規(guī)會(huì)議，在會(huì)前應(yīng)明確該次會(huì)議主題和臨時(shí)出席或列席人員。對(duì)不定期的重要會(huì)議，承辦人應(yīng)提出會(huì)議企劃報(bào)告，該報(bào)告包括：1、會(huì)議名稱；2、會(huì)議主旨和目標(biāo)；

5、3、會(huì)議議項(xiàng)；4、會(huì)議時(shí)間；5、會(huì)議議程；6、會(huì)議主持人；7、出席人員（名單）；8、會(huì)議財(cái)務(wù)（支出收入）預(yù)算；9、現(xiàn)有籌備情況及進(jìn)展；10、籌劃備時(shí)間進(jìn)度等。該報(bào)告批準(zhǔn)后方執(zhí)行。第十三條 提前發(fā)出會(huì)議通知（一） 通知內(nèi)容包括：時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、議題、議程、編組等；（二） 方式：由會(huì)議承辦人通過(guò)口頭或書(shū)面形式發(fā)出，注意口頭僅適用于例會(huì)召開(kāi)的確認(rèn)；（三） 出席會(huì)議的重要或主要人員，應(yīng)通過(guò)電話等方式確認(rèn)是否能如期出席，并做出相應(yīng)安排。（四） 通知時(shí)間：根據(jù)會(huì)議要項(xiàng)擬訂會(huì)議通知，并提前發(fā)送。第十四條 會(huì)務(wù)準(zhǔn)備會(huì)務(wù)準(zhǔn)備包括以下內(nèi)容：會(huì)議場(chǎng)所布置座次布局、會(huì)議需用設(shè)備的準(zhǔn)備與調(diào)試、出席者主賓座次銘牌、資

6、料袋（內(nèi)裝鉛筆和記錄紙）、簽到簿、備用桌椅、墨水、電源插頭和延長(zhǎng)線、麥克風(fēng)和播放系統(tǒng)、錄音工具、茶水、飲料、水果或點(diǎn)心，投影儀、幻燈片和白板或黑板等。根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容和性質(zhì)的不同進(jìn)行相應(yīng)的準(zhǔn)備。第十五條 各部門召開(kāi)本部門會(huì)議，由本部門指定負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的起草人。幾個(gè)部門召開(kāi)聯(lián)席會(huì)議，由幾個(gè)部門協(xié)商指定一個(gè)部門負(fù)責(zé)起草會(huì)議紀(jì)要，且在會(huì)議室使用時(shí)間登記表上登記會(huì)議的召集人或主持人。一個(gè)部門召集，其他部門參加的，由召集的部門負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的起草工作。第十六條 各部門起草會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容要求：（一） 必須全面記錄會(huì)議的內(nèi)容；（二） 必須準(zhǔn)確記錄與會(huì)人的意見(jiàn)，不能以個(gè)人的喜好、觀點(diǎn)而增刪內(nèi)容，或加入記錄人自己的

7、觀點(diǎn)；（三） 會(huì)議紀(jì)要必須做到全而精，要詳略得當(dāng)，重點(diǎn)突出；（四） 起草會(huì)議紀(jì)要應(yīng)采用打印體（其正文部分字體要求是宋體小四號(hào)）；時(shí)間緊急的情況也可采用手寫(xiě)體；但為了長(zhǎng)久保持要求用墨水筆寫(xiě)，同時(shí)要保持紙面清潔；（五） 會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)后的三天之內(nèi)提交總裁辦存檔；（六） 會(huì)議紀(jì)要一般要由總裁或執(zhí)行總裁簽發(fā)，重要決議必須經(jīng)所有參會(huì)人員閱讀簽字后存檔。第四章 會(huì)議效率管理第十七條 判斷會(huì)議效率的高低有以下的標(biāo)準(zhǔn)：（一） 會(huì)議是否按預(yù)期進(jìn)行（二） 目的及議題是否清晰，是否徹底討論（三） 會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備是否完善（四） 資料是否齊全（五） 會(huì)議日程是否有計(jì)劃性（六） 參加者是否預(yù)先了解主題（七） 討論離題是否嚴(yán)重（

8、八） 會(huì)議氣氛是否熱烈（九） 建設(shè)性發(fā)言數(shù)量（十） 是否得出結(jié)論或?qū)Σ叩谑藯l 提高會(huì)議效率的要領(lǐng)（一） 要嚴(yán)格遵守會(huì)議的開(kāi)始時(shí)間；（二） 要在開(kāi)頭就議題的要旨做一番簡(jiǎn)潔的說(shuō)明；（三） 要把會(huì)議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時(shí)間的分配預(yù)先告知與會(huì)者；（四） 在會(huì)議進(jìn)行中要注意如下事項(xiàng)：1. 發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題?2. 發(fā)言內(nèi)容是否出于個(gè)人的利害?3. 是否全體人員都專心聆聽(tīng)發(fā)言?4. 發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進(jìn)?（五） 應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)在預(yù)定時(shí)間內(nèi)做出結(jié)論；（六） 在必須延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間時(shí)，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長(zhǎng)的時(shí)間；（七） 應(yīng)當(dāng)把整理出來(lái)的結(jié)論交給全體人員表決確認(rèn)；（八） 應(yīng)當(dāng)把決議付諸實(shí)行的程序理出，加以

9、確認(rèn)。第十九條 會(huì)議禁忌事項(xiàng)（一） 發(fā)言時(shí)不可長(zhǎng)篇大論，滔滔不絕；（二） 不可取用不正確的資料；（三） 不可打斷他人的發(fā)言；（四） 不要中途離席。第二十條 會(huì)議管理技巧（一） 控制出席人數(shù)，與會(huì)無(wú)關(guān)者不參加；（二） 每次會(huì)議須明確主題；（三） 對(duì)重大或有分歧的議題，在會(huì)議上爭(zhēng)執(zhí)不下時(shí)，主持人應(yīng)及時(shí)制止且擱置該問(wèn)題，會(huì)后再議；（四） 會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡(jiǎn)意賅，相對(duì)控制每位發(fā)言時(shí)間；（五） 對(duì)多個(gè)議題的會(huì)議，每段時(shí)間只集中充分地討論其中一個(gè)議項(xiàng)。主持人可在每一議項(xiàng)或每隔一段發(fā)言時(shí)間做出小結(jié)，及時(shí)做出決定。第五章 會(huì)議室管理第二十一條 會(huì)議室使用登記手續(xù)（一） 凡需用會(huì)議室的部門及人員須提前做預(yù)約登記手續(xù)；（二） 會(huì)議室預(yù)約登記手續(xù)由總裁辦辦理；（三） 會(huì)議結(jié)束后將會(huì)議紀(jì)要送總裁辦備案。第二十二條 會(huì)議室必備的物品、用品和環(huán)境（一） 會(huì)議室備有會(huì)議桌、椅；（二） 會(huì)議室備有飲水機(jī)；（三） 會(huì)務(wù)準(zhǔn)備有特殊要求的，請(qǐng)與總裁辦協(xié)商；（四） 會(huì)議室保潔。第二十三條 會(huì)議室使用環(huán)境衛(wèi)生的要求（一） 注意保持會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生；（二） 嚴(yán)禁在會(huì)議室吃東西；（三） 嚴(yán)禁在會(huì)議室及桌面，堆放與會(huì)議室配套物品無(wú)關(guān)的設(shè)施；（四） 嚴(yán)禁在會(huì)議室處理與工作無(wú)關(guān)的事情。第二十四條 會(huì)議室維護(hù)費(fèi)用由總裁辦編制預(yù)算并執(zhí)行。第六章 附則第二十五條 本辦法的擬定或者修改由總裁辦負(fù)責(zé)，報(bào)總裁批準(zhǔn)后執(zhí)行。