有效的編制月度項(xiàng)目策劃報(bào)告的構(gòu)成

1、1 1 / / 1010一種有效的編制月度項(xiàng)目報(bào)告的方法1 1 引言1.11.1 項(xiàng)目報(bào)告 在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，隨著工作流、物流、資金流有效的運(yùn)動(dòng)，推動(dòng)著 項(xiàng)目進(jìn)程螺旋地前進(jìn)， 直至項(xiàng)目實(shí)施完成。 在那個(gè)過(guò)程中同時(shí)伴隨著信 息流的產(chǎn)生和運(yùn)動(dòng)。 信息流將項(xiàng)目的工作流、 物流、資金流與項(xiàng)目的組 織、治理職能、 環(huán)境等因素緊密地結(jié)合在一起， 它不僅反映了項(xiàng)目實(shí)施 過(guò)程中的各種情況， 而且還操縱和指揮著工作流、 物流、 資金流的運(yùn)動(dòng)2。因此項(xiàng)目信息對(duì)項(xiàng)目的治理起著重要的作用。任何一個(gè)項(xiàng)目治理者 的期望確實(shí)是使項(xiàng)目在一個(gè)施工高度安全、 品質(zhì)卓越、 工期提早、 成本 低于預(yù)算同時(shí)能令內(nèi)部外部客戶都中意的團(tuán)

2、隊(duì)環(huán)境下進(jìn)行， 而項(xiàng)目報(bào)告 則是有效地表達(dá)和傳遞項(xiàng)目執(zhí)行狀態(tài)信2 2 / / 1010息的要緊表現(xiàn)形式之一， 是人們 溝通信息的重要工具。所謂“項(xiàng)目報(bào)告”，確實(shí)是依據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目各種打算、合同、組織 資源供應(yīng)等資料，收集項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的大量信息，用特定的表達(dá) 方式反映項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度、費(fèi)用、 質(zhì)量等狀態(tài)的一種報(bào)告形式， 以此來(lái)下 達(dá)各種指令，協(xié)調(diào)、決策、操縱和指揮項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程。1.21.2 項(xiàng)目報(bào)告的分類項(xiàng)目報(bào)告的種類專門多， 例如：按時(shí)刻可分為日?qǐng)?bào)、 周報(bào)、 月報(bào)、年報(bào)； 按項(xiàng)目?jī)?nèi)容可分為工作報(bào)、單位工程、單項(xiàng)工程、整體工程；按內(nèi)容可 分為質(zhì)量報(bào)告、 成本報(bào)告、工期進(jìn)展報(bào)告；按專題內(nèi)容可分

3、為風(fēng)險(xiǎn)分析 報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、特不事件報(bào)告；按治理層次可分為分包商單位工程報(bào) 告、項(xiàng)目治理層單一項(xiàng)目的進(jìn)展報(bào)告、 組織領(lǐng)導(dǎo)層整體項(xiàng)目或多項(xiàng)目狀 態(tài)報(bào)告。項(xiàng)目報(bào)告不僅要完整真實(shí)地反映項(xiàng)目差不多實(shí)施情況，評(píng)價(jià)過(guò)去的情況 及時(shí)期性成果，而且要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，分析問(wèn)題，提出解決問(wèn)題方法，為項(xiàng) 目決策提供依據(jù)， 并為預(yù)測(cè)項(xiàng)目今后進(jìn)展趨勢(shì)提供預(yù)警信息。 為了幸免項(xiàng)目報(bào)告的閱讀者， 特不是項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)層的決策者， 要得到一兩個(gè)項(xiàng)目必 要的信息不得不從大堆的項(xiàng)目報(bào)告中進(jìn)行繁瑣的分析和篩選的現(xiàn)象， 因 此，針對(duì)不同類型的項(xiàng)目和不同層次的治理者， 編制具有針對(duì)性的項(xiàng)目 報(bào)告尤為重要， 一份好的項(xiàng)目報(bào)告能使項(xiàng)目治理者迅速了解項(xiàng)

4、目進(jìn)展情 況，快速做出決策。1.31.3 本文中項(xiàng)目報(bào)告編寫的定位 本文中所要論述的項(xiàng)目報(bào)告是以本人負(fù)責(zé)的生產(chǎn)線技3 3 / / 1010術(shù)改造工程項(xiàng)目 為例（項(xiàng)目投資 45004500 萬(wàn)元；工期 19991999 年 6 6 月20002000 年 1212 月；工程要 緊內(nèi)容包括廠房建筑改造、設(shè)備采購(gòu)安裝試運(yùn)行、公用系統(tǒng)管道安裝、電氣安裝等；工程各部分內(nèi)容施工均由不同的承建商承建4） ， 重點(diǎn)表 達(dá)工程項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中，針對(duì)項(xiàng)目治理層收集來(lái)源于項(xiàng)目作業(yè)執(zhí)行層 記錄的工程活動(dòng)的數(shù)據(jù)和資料， 向項(xiàng)目組織領(lǐng)導(dǎo)層上報(bào)月度報(bào)告時(shí)， 如 何分析對(duì)比，編寫出單一項(xiàng)目的項(xiàng)目執(zhí)行報(bào)告或多項(xiàng)目的項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)

5、告。2 2 項(xiàng)目報(bào)告的構(gòu)成2.12.1 項(xiàng)目報(bào)告的目標(biāo)項(xiàng)目組織領(lǐng)導(dǎo)層要緊為高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理或企業(yè)總裁、副總裁，他們與項(xiàng)目有著深切的利益關(guān)系， 在繁忙的事務(wù)中， 及時(shí)而又準(zhǔn)確了解項(xiàng)目 的關(guān)鍵問(wèn)題，迅速地做出決策是特不必要的。 因而項(xiàng)目治理層所提供的 月度項(xiàng)目報(bào)告必須具備一下特征：（1 1）使閱讀者迅速地了解項(xiàng)目關(guān)鍵問(wèn)題。（2 2）針對(duì)問(wèn)題和目的，及時(shí)確定出某項(xiàng)行動(dòng)打算。（3 3）用少于 1010 分鐘的時(shí)刻能閱讀完該項(xiàng)目報(bào)告。2.22.2 編寫項(xiàng)目報(bào)告必要的條件 一份要具備以上目標(biāo)而且要有意義，并能為領(lǐng)導(dǎo)者帶來(lái)價(jià)值的項(xiàng)目報(bào) 告，在編制前必須滿足一下必要條件：4 4 / / 1010（1 1）了解組織

6、領(lǐng)導(dǎo)者的需要和期望。（2 2）確定項(xiàng)目報(bào)告采納的報(bào)告形式、內(nèi)容以及圖表。（3 3）協(xié)商一致的報(bào)告截止日期。（4 4）作業(yè)執(zhí)行層上報(bào)基礎(chǔ)資料的提供人，必須采納統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范 的格式。2.32.3 項(xiàng)目報(bào)告的形式和內(nèi)容在項(xiàng)目的整個(gè)進(jìn)程中， 組織領(lǐng)導(dǎo)層的治理者都應(yīng)當(dāng)清晰地了解項(xiàng)目的狀 況，月度報(bào)告是特不重要的交流項(xiàng)目信息的工具。 讓繁忙的高級(jí)項(xiàng)目治 理者閱讀過(guò)多的數(shù)據(jù)或?qū)ｉT厚的項(xiàng)目報(bào)告實(shí)際是一種資源的白費(fèi)。因 此，本文推舉的月度項(xiàng)目報(bào)告編制方法， 將項(xiàng)目報(bào)告內(nèi)容用“必讀”部 分和“推舉閱讀”部分形式表達(dá)。 如此就使治理者在有限的時(shí)刻內(nèi)， 從 每個(gè)月的月度項(xiàng)目報(bào)告中了解最有效的項(xiàng)目信息。 報(bào)告中“必

7、讀”部分是項(xiàng)目執(zhí)行的差不多信息， 要緊用兩至三段文字闡 述項(xiàng)目執(zhí)行的概要、 項(xiàng)目的關(guān)鍵問(wèn)題和項(xiàng)目正常的狀態(tài)。對(duì)項(xiàng)目總體上 是否安全有效地按照打算執(zhí)行發(fā)表評(píng)論，并對(duì)關(guān)鍵問(wèn)題做出鑒不， 提出 建議性行動(dòng)打算。這部分的信息要緊是用來(lái)回答了“項(xiàng)目進(jìn)展是否順 利”的問(wèn)題?！巴婆e閱讀”部分首先提供項(xiàng)目報(bào)告的分解結(jié)構(gòu)， 標(biāo)明本報(bào)告信息的提 供者和內(nèi)容，其次是從項(xiàng)目執(zhí)行層中工程師、 各單項(xiàng)工程承建商、 供應(yīng) 商提供的詳細(xì)的報(bào)告中摘取最恰當(dāng)?shù)男畔ⅲ?利用恰當(dāng)?shù)摹?簡(jiǎn)單的、 容易 讓人理解的圖形和表格， 充分地表現(xiàn)了上一個(gè)月項(xiàng)目各部分執(zhí)行狀況和 取得的項(xiàng)目績(jī)效， 項(xiàng)目的成本、 進(jìn)度與打算相比發(fā)生的變動(dòng)， 以及項(xiàng)目

8、 進(jìn)展的趨勢(shì)。 應(yīng)用這種表示方法目的確實(shí)是通過(guò)這種月度項(xiàng)目報(bào)告的表達(dá)形式讓高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理或企業(yè)組織層的領(lǐng)導(dǎo)者在有限的時(shí)刻內(nèi)， 得有效的項(xiàng)目信息， 為制定下一個(gè)月關(guān)鍵的活動(dòng)打算提供依據(jù)， 使領(lǐng)導(dǎo) 者快速做出決策。由于本文中介紹的項(xiàng)目報(bào)告“必讀”部分目前在工程中是一種常見(jiàn)的、 傳統(tǒng)的表示方迅速獲5 5 / / 1010法， 本文不做過(guò)多論述， 要緊介紹“推舉閱讀”部分項(xiàng)目 報(bào)告內(nèi)容的表達(dá)方法。3 3 單一項(xiàng)目報(bào)告和多項(xiàng)目報(bào)告的表示方法3.13.1 單一項(xiàng)目的項(xiàng)目報(bào)告單一項(xiàng)目的項(xiàng)目報(bào)告“推舉閱讀”部分要緊表現(xiàn)一個(gè)完整的項(xiàng)目進(jìn)展 的情況和項(xiàng)目各部分執(zhí)行的績(jī)效， 使組織領(lǐng)導(dǎo)層的治理者能充滿信心對(duì) 項(xiàng)目做出

9、有效的決策。 因此項(xiàng)目首先要具有完整的打算系統(tǒng)， 建立必要 的掙值分析體系， 同時(shí)能有效地收集項(xiàng)目實(shí)際完成的數(shù)據(jù)， 通過(guò)分析計(jì) 算項(xiàng)目的進(jìn)度執(zhí)行指標(biāo) SPISPI 和成本效用指標(biāo) CPICPI，表現(xiàn)在各種圖形和表 格來(lái)講明項(xiàng)目的績(jī)效和進(jìn)展趨勢(shì)。6 6 / / 1010項(xiàng)目績(jī)效狀況圖，要緊表現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中進(jìn)度和成本進(jìn)展?fàn)顩r和變動(dòng)磯航機(jī)擰w：ypi-R頊艮趣集賄掛林?CPK?念口服害井諒蛛物. 主黑克呱 BP臨告的墓 酣甑桅和備剌的來(lái)瀏屋 蚩就頊BH握活訪和槌 俱普”.頊巨毎月進(jìn)度抽幵 捋擁曲童陽(yáng).主宴泰悝項(xiàng) 直丈鏈it義申進(jìn)度5訃 切用比.蠻際缺魏笛梟- 曲纜趙萇筑構(gòu)馥1.雲(yún)際SS爲(wèi)雄樓近計(jì)劃|醐SPI(TI翔yooa 920.6?44/00a1854獸00CL 980.8t4Woo1.1X3027/G01.120.892擴(kuò)00sm:【/高俶型:L J L J L j L J L j L A L i,項(xiàng)目酔礙已艮兗威匸菲岡靈感車已塹 M 磁匸怔丈碌底家圈1儀目惟告分則緒鞫,圉2巧艮樽也仔析膽宴國(guó) “ mi ail iiiam“ o o“八t011 11CPI7 7 / / 1010的趨勢(shì)。本例中項(xiàng)目在 3 3 月至 7 7 月期間，實(shí)際績(jī)效由滯后型轉(zhuǎn)變?yōu)檫M(jìn)度 超前型。項(xiàng)目各部分成本績(jī)效指標(biāo)圖，要緊表現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中各部分成