歸檔文件整理規(guī)范

1、歸檔文件整理規(guī)范(DB36/T 3802016)1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于江西省各級機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織對應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執(zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。2 規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T 1-2000 檔案工作基本術(shù)語DA/T 13-1994 檔號編制規(guī)則DA/T 22-2015 歸檔

2、文件整理規(guī)則DA/T 25-2000 檔案修裱技術(shù)規(guī)范DA/T 38-2008 電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范3 術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1  歸檔文件 archival document(s)立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。3.2件 item歸檔文件的整理單位。3.3  整理 arrangement將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。3.4檔號

3、 archival code在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。4 整理原則4.1 歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。4.2 歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用。4.3 歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。4.4 歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。5 一般要求5.1 組件（件的組織）5.1.1 件的構(gòu)成歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文

4、本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀(jì)要、會議記錄一般一次會議一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）分開獨立成件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。5.1.2 件內(nèi)文件排序歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。5

5、.2 分類5.2.1 立檔單位應(yīng)按歸檔文件的某些特征對歸檔文件進行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。5.2.2 歸檔文件一般采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法進行三級分類。立檔單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)比較健全，職責(zé)分工比較明確的，采用年度機構(gòu)保管期限分類法；內(nèi)設(shè)機構(gòu)比較簡單或職能交叉不便于按機構(gòu)分類的，采用年度問題保管期限分類法；規(guī)模較小，年度形成歸檔文件數(shù)量少的或公文辦理程序不適于按機構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可以采取年度保管期限分類法進行兩級分類。a) 按年度分類將文件按其形成年度分類?？缒甓纫话銘?yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對于計劃、總結(jié)、預(yù)算、 統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不

6、同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度?？缒甓刃纬傻臅h文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。b) 按機構(gòu)(問題)分類將文件按其形成或承辦機構(gòu)(或按其內(nèi)容所反映的問題)分類。同一全宗，機構(gòu)分類法與問題分類法應(yīng)選擇其一適用，不能同時采用。采用機構(gòu)分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機構(gòu)對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入單位承辦部門或綜合部門。采用問題分類的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進行分類。c) 按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。依據(jù)本單位制定的檔案保管期限表，對歸檔文件進行分類。5.3 排列5.

7、3.1 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。5.3.2 同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。5.3.3 會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物等成套性文件可集中排列。5.4 編號5.4.1 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。5.4.2 檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-機構(gòu)（問題）代碼-保管期限代碼-件號。檔案門類代碼與年度之間用“·”隔開，其他代碼之間用“-”連接。如“Z109-WS·2011-BGS-Y-0001”、“Z109-WS·2011-01-Y-00

8、01”。5.4.3 檔號按照以下要求編制：a) 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4 位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識，按照DA/T 13-1994 編制。b) 檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2 位漢語拼音首字母“WS”標(biāo)識。年度為文件形成年度，以4 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。c) 機構(gòu)（問題）代碼：機構(gòu)（問題）代碼一般采用3 位漢語拼音字母或2位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，如辦公室代碼“BGS”或“01”等。歸檔文件未按照機構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機構(gòu)（問題）代碼。行業(yè)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。d) 保管期限代碼：保管期限分為永久、定期30 年、定期10 年，

9、分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識。e) 件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4 位的，前面用“0”補足，如“0026”。5.4.4 歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容，文件首頁無法加蓋歸檔章的要另附空白紙，填寫文件題名后加蓋歸檔章。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標(biāo)識。5.4.5 歸檔章應(yīng)將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項，機構(gòu)（問題）可以作為選擇項，見附錄A 圖A1。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）按照5.4.3 編制，件號、

10、頁數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。為便于識記，歸檔章保管期限宜使用“永久”“30 年”“10 年”簡稱標(biāo)識，機構(gòu)（問題）宜使用“辦公室”等機構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱標(biāo)識，見附錄A 圖A2。5.5 編目5.5.1 歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序逐件編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整、便于檢索。5.5.2 歸檔文件目錄設(shè)置序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。a) 序號：填寫歸檔文件順序號。一個年度一個保管期限的歸檔文件編制一個序號。b) 檔號：檔號按照5.4.2-5.4.3 編制。c) 文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標(biāo)識。d) 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者

11、。多機關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，責(zé)任者3個（含）以下如實著錄，3個以上可只著錄前3個，后加“等”，責(zé)任者之間用“，”隔開，立檔單位本身是責(zé)任者的必須著錄。e) 題名：文件標(biāo)題。沒有題名、題名不規(guī)范，或者題名不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)自擬題名，題名字數(shù)一般不得超過50個字，其中每個標(biāo)點符號占半個字符，自擬題名外加方括號“ ”。f) 日期：文件的形成時間，以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909。g) 密級：文件密級按文件實際標(biāo)注情況填寫。沒有密級的，不用標(biāo)識。h) 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。i) 備注：注釋文件需說明的情況。5.5.3 歸檔文件目錄推薦由

12、系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4 幅面，頁面宜橫向設(shè)置，見附錄B 圖B1。5.5.4 歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印按年度裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面，見附錄B 圖B2。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度，其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄應(yīng)編制索引，置于目錄前面，其內(nèi)容包括保管期限、機構(gòu)（問題）、機構(gòu)（問題）代碼、起止件號、所在頁數(shù)、備注等項，見附錄B 圖B3。6 紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架6.1 修整6.1.1 歸檔文件裝訂前，應(yīng)對不符合要求的文件材料進行修整。6.1.2 歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/

13、T 25-2000 予以托裱、修復(fù)；字跡模糊或易褪變的，應(yīng)予復(fù)制，復(fù)制件附于原件后一并歸檔。6.1.3 歸檔文件應(yīng)去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。6.1.4 幅面大于A4的歸檔文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。6.2 裝訂6.2.1 歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后平整，有利于保護和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身的影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。6.2.2 應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對

14、統(tǒng)一。6.2.3 用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。6.2.4 永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，采取直角裝訂，見附錄C 圖C1、圖C2，文件較厚的，采取“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，采取不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。6.2.5 永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套等不能將歸檔文件完全固定的方法裝訂。6.2.6 定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5 執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件

15、，裝訂方式可以按照6.2.4 執(zhí)行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。6.3 編頁6.3.1 紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。6.3.2 頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右下角或背面左下角的空白位置。6.3.3 文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以不重編頁碼。6.4 裝盒6.4.1 將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面及盒脊等項目。不同年度、機構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。6.4.2 檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20 mm、30mm、40mm、50mm 等，

16、見附錄D 圖D1。6.4.3 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。盒脊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項，見附錄D 圖D2。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按檔案館進館要求編制。6.4.4 檔案盒應(yīng)采用337克以上無酸牛皮紙制作。6.5 歸檔文件整理說明歸檔文件整理完畢，應(yīng)按年度填寫“年度歸檔文件整理說明”，見附錄E 圖E1。主要說明分類方案、年度歸檔文件的總數(shù)量、不同保管期限歸檔文件的數(shù)量，該年度歸檔文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，并填寫歸檔文件的整

17、理人、檢查人和日期?！澳甓葰w檔文件整理說明”一式兩份，填寫完畢后分別放入歸檔文件目錄后和全宗卷中。6.5.1 整理人負責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。6.5.2 檢查人負責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。6.5.3 日期歸檔文件整理、檢查的日期。6.6 排架6.6.1 歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。6.6.2 歸檔文件按年度機構(gòu)（問題）保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實體管理。7 歸檔電子文件的整理要求7.1 歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應(yīng)符合本規(guī)則“5 一般要求”的規(guī)定

18、。7.2 歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理要求，參照數(shù)字檔案室建設(shè)指南（2014 年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38 等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。7.3 歸檔電子文件整理，應(yīng)使用符合數(shù)字檔案室建設(shè)指南（2014 年）、GB/T 18894 等標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用系統(tǒng)。AA附錄A （規(guī)范性附錄）歸檔章式樣及示例4515154全宗號年度件號824*機構(gòu)（問題）保管期限頁數(shù) 注： 標(biāo)有“*”號的為選擇項，下同。圖A1 歸檔章式樣（單位：mm）全宗號年度件號Z10920111機構(gòu)保管期限頁數(shù)辦公室永久45圖A2 歸檔章示例BB附錄B （資料性附錄）歸檔文件目錄式樣 保管期限：序號檔號文號責(zé)任者題名日期密級頁數(shù)備注圖B1 歸檔文件目錄式樣297歸 檔 文 件 目 錄210 全 宗 號 全宗名稱 年 度 圖B2 歸檔文件目錄封面式樣（單位：mm）保管期限機構(gòu)（問題）機構(gòu)（問題）代碼起止件號所在頁數(shù)備注圖B3 歸檔文件目錄索引式樣CC附錄C （資料性附錄