商務(wù)接待(新標(biāo)準(zhǔn))綜述

1、商務(wù)接待手冊（新標(biāo)準(zhǔn)）第一條：總則1 .為規(guī)范公司商務(wù)接待活動，在保證商務(wù)接待效果的前提下，加強(qiáng)商 務(wù)接待費用控制，特制訂本手冊。2 .商務(wù)接待工作是公司重要的對外窗口之一，參加接待的工作人員要 遵守紀(jì)律，有禮有節(jié)、熱情大方，樹立公司的良好形象。3 .本手冊規(guī)定了公司商務(wù)接待的管理職能、管理內(nèi)容與要求、檢查與 考核，適用于公司的全部商務(wù)接待活動的管理。第二條：管理職能行政部是公司接待工作的管理部門，公司商務(wù)接待以及宴請用餐等均 由行政部統(tǒng)一安排。第三條：商務(wù)接待工作原則1 .對等接待、各負(fù)其責(zé)、相互配合的原則。商務(wù)接待工作涉及面廣， 必須堅持重點、兼顧一般，按照對等接待、各負(fù)其責(zé)、相互配合的原

2、則， 上下一致，齊心協(xié)力，共同做好接待工作。2 .規(guī)范高效、安全節(jié)儉、服務(wù)一流的原則。商務(wù)接待工作應(yīng)規(guī)范服務(wù), 提高辦事效率、熱情周到，視客情適度接待，提倡節(jié)儉，反對浪費，注重 思想情感交流，不推諉扯皮，不應(yīng)付拖拉。3 .統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算管理、嚴(yán)格控制的原則。按照公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)， 對各項商務(wù)接待費用實行預(yù)算管理，由行政部負(fù)責(zé)人根據(jù)核定的預(yù)算嚴(yán)格 控制使用，商務(wù)接待費用原則上不得超過限額，如需追加預(yù)算，由總經(jīng)理 另行審批。第四條：接待職責(zé)分工1 .接待工作是公司窗口式工作，對于塑造企業(yè)良好形象、實現(xiàn)公司經(jīng) 營目標(biāo)，具有十分重要的意義。各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范行 為。2 .接待內(nèi)容包括：

3、迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待 服務(wù)等。分工如下：i行政部：提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準(zhǔn)備， 負(fù)責(zé)接待服 務(wù)及參觀介紹。提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來客記錄， 安排來賓行程、 食宿等。前臺：負(fù)責(zé)來客引入及會議室的環(huán)境保持。3 .接待人員應(yīng)及時撰寫重要來訪信息，將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對公司有價值的信息交有部門領(lǐng)導(dǎo)。第五條：商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)來訪者的人員級別及訪問目的不同，適用不同標(biāo)準(zhǔn)。主要劃分為4個級別：普通接待、業(yè)務(wù)接待、貴賓接待、政府接 待。1.普通接待項目名稱說 明適合人群供應(yīng)商、外協(xié)單位、中間商、普通商務(wù)類考察人員、 技術(shù)人員等；

4、交通標(biāo)準(zhǔn)按對方人員要求協(xié)助訂購，公司不負(fù)擔(dān)費用；住宿標(biāo)準(zhǔn)按對方人員要求，公司不負(fù)擔(dān)住宿費用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)簡餐消費控制在 20元/人以下、宴請消費控制在 50元/人以下；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管；接待車輛商務(wù)車或出租車；其他接待1 .公司會議室布置投影機(jī)、白板、飲品（飲用水、茶、 咖啡）O備注2.業(yè)務(wù)接待項目名稱說 明適合人員普通客戶、地方機(jī)關(guān)一般工作人員交通標(biāo)準(zhǔn)按對方人員要求協(xié)助訂購，公司不負(fù)擔(dān)費用；1住宿標(biāo)準(zhǔn)按對方人員要求，公司不負(fù)擔(dān)住宿費用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)簡餐消費控制在 _ 50 _元/人以下，宴請消費控制在 80元/人以下;接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管、主管副總；接待車輛公司轎車、

5、商務(wù)車或出租車；其他接待1 .必要時制作來賓接待手冊；2 .公司會議室布置公司介紹 PPT、宣傳資料、文件 袋（信箋紙、筆）、飲品（飲用水、茶、咖啡）。備注3.高級接待項目名稱說 明適合人員公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、外賓及上級機(jī)關(guān) 的負(fù)責(zé)人等；交通標(biāo)準(zhǔn)按對方人員要求訂購，公司不負(fù)擔(dān)費用；住宿標(biāo)準(zhǔn)住宿標(biāo)準(zhǔn)三星級以上酒店，公司負(fù)擔(dān)費用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)簡餐便消費控制在100元/人以下,宴請消費控制在 200元/人以下；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管、主管副總、總裁； 必要時安排董事長、股東；接待車輛公司轎車或租用專車；其他接待1 .制作來賓接待手冊，必要時安排酒店房間內(nèi)布置迎 賓卡、鮮花、水果；

6、2 .公司顯著位置布置迎賓條幅等；3 .公司會議室布置公司介紹 PPT、宣傳資料、文件 袋（筆記本、筆）、飲品（瓶裝飲用水、茶、咖啡）、 鮮花、水果、香煙、煙具等；4 .安排公司領(lǐng)導(dǎo)與來賓合影弁制作相框；必要時安排 會談記錄、錄首、攝觸、攝像；5 .安排來賓到本地主要景點游玩或娛樂；6 .必要時于來賓臨行時贈送紀(jì)念品，消費控制在 500 元/人以下。備注4 .政府接待：依照政府所屬部門及級別，按照業(yè)務(wù)接待及高級接待標(biāo)準(zhǔn).第六條：商務(wù)接待流程1 .商務(wù)接待的申請與審批各部門實施商務(wù)接待前，應(yīng)填寫商務(wù)接待申請表，經(jīng)部門主管審核，總經(jīng)理審批后，報行政部申請安排接待；申請部門在商務(wù)接待申請表內(nèi)應(yīng)明確來

7、賓人數(shù)、級別、接待歷 史、對方陪同人員、我方陪同人員、接待時間、接待事由、接待負(fù)責(zé)人等 信息及相關(guān)接待要求建議；公司高層領(lǐng)導(dǎo)的商務(wù)接待活動，由其助理、秘書填寫商務(wù)接待中請，弁作為接待負(fù)責(zé)人；行政部接到商務(wù)接待申請表后，應(yīng)根據(jù)公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行商務(wù)接待行程設(shè)計弁核定接待預(yù)算后，填寫接待行程安排表，反饋至接待申請部門確認(rèn)；經(jīng)申請部門確認(rèn)后的接待行程安排表，按接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審批，審 批層級如下：接待標(biāo)準(zhǔn)行政部 審核部門負(fù)責(zé) 人審批總經(jīng)理普通接待VV業(yè)務(wù)接待VVV貴賓接待VVV如接待申請部門要求部分或全面超標(biāo)準(zhǔn)接待，接待行程安排表應(yīng)按照相應(yīng)接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審批；接待負(fù)責(zé)人應(yīng)將獲批后的接待行程安排表報公司財

8、務(wù)部，作為預(yù)支、報銷接待費用的預(yù)算憑證。2 .商務(wù)接待的實施接待負(fù)責(zé)人依據(jù)獲批的接待行程安排表，落實各項接待安排的責(zé) 任人及物品置辦；部門接待負(fù)責(zé)人通知接待活動相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便合理安排時間；行政部根據(jù)接待行程安排，協(xié)調(diào)接待負(fù)責(zé)人和公司車輛或租用車輛的時間安排；貴賓客戶要制作來賓接待手冊，由接待負(fù)責(zé)人，送至來賓；接待負(fù)責(zé)人或公司，應(yīng)根據(jù)接待行程安排，前往車站、機(jī)場接送來賓，并陪同來賓辦理入住、結(jié)算手續(xù)；如接待負(fù)責(zé)人無法陪同，可由行政部或司機(jī)代為行使接待負(fù)責(zé)人職責(zé)；接待負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行接待行程安排，保證各項接待活動的有序銜接；公司領(lǐng)導(dǎo)與來賓合影后，由行政部應(yīng)將照片制成相框，交由接待負(fù)責(zé)人送達(dá)來賓，留

9、作紀(jì)念；來賓送行后，接待負(fù)責(zé)人應(yīng)適時致電來賓，在致以問候的同時了解 來賓對公司各方面的意見，以及對公司接待安排的滿意度， 并及時填寫商 務(wù)接待總結(jié)報告，以便公司進(jìn)行改進(jìn)。3 .商務(wù)接待行程的變更商務(wù)接待過程，如來賓要求對行程安排進(jìn)行調(diào)整，現(xiàn)場陪同人員（接待負(fù)責(zé)人、司機(jī)及其他陪同人員）應(yīng)及時將調(diào)整意見通知行政部；行政部收到行程調(diào)整意見后， 應(yīng)立即對接待行程安排表進(jìn)行調(diào)整；如行程調(diào)整僅限時間安排調(diào)整，行政部應(yīng)將調(diào)整后的接待行程安排表報總經(jīng)理審批后執(zhí)行，并將接待行程安排表副本發(fā)至相關(guān)人員；如行程調(diào)整導(dǎo)致預(yù)算增加，行政部應(yīng)將調(diào)整后的接待行程安排表 按審批流程重新進(jìn)行審批后方可執(zhí)行，并替換原接待行程安排

10、表正、 副本；商務(wù)接待秘書應(yīng)根據(jù)調(diào)整后的行程安排，重新制作來賓接待手冊，并送至來賓。第七條：費用報銷1 .商務(wù)接待結(jié)束后，參與接待人員應(yīng)在 5天內(nèi)將相關(guān)票據(jù)全部交至行政 部，統(tǒng)一辦理報銷手續(xù)，無故超過 30天未提供票據(jù)的，不再予以報銷，由 財務(wù)部由責(zé)任人的工資中扣回預(yù)支費用；2 .實際發(fā)生費用在已獲批預(yù)算額度內(nèi)的， 由行政部持發(fā)票至財務(wù)部報銷；3 .實際發(fā)生費用超出獲批預(yù)算額度的，由責(zé)任人填寫費用超額審批表說明超額原因，按照商務(wù)接待審批權(quán)限進(jìn)行審批，獲批后方可報銷；第八條：商務(wù)接待過程要求1 .接待人員須嚴(yán)格遵守公司相關(guān)規(guī)定，不準(zhǔn)有任何越格行為發(fā)生；2 .接待過程中遇有來賓提出辦理限制事宜，須

11、婉言解釋。3 .接待環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)物品擺放整齊，且表面無灰塵；地面干凈無臟物，空氣流通清新；室溫適度，燈光合適，電視調(diào)好；備品齊全。4 .公司參觀規(guī)定安排來賓參觀公司，須報行政部批準(zhǔn)；參觀過程中，原則上介紹者在來賓前，接待負(fù)責(zé)人在來賓后；參觀所到之處，作業(yè)人員須集中精力做事，不得東張西望，更不許與參觀人員交談，如有必要可禮貌示意。6 .接待禮儀要求參與商務(wù)接待人員應(yīng)著正裝，舉止禮貌；接待人員到車站、機(jī)場迎接來賓，應(yīng)提前 1020分鐘到達(dá)，恭候來賓 到達(dá)，對不熟悉的來賓應(yīng)事先準(zhǔn)備迎接牌，注明單位名稱和來賓稱謂；接到來賓后，接待人員應(yīng)主動向來賓致以問候，并主動幫助來賓提取 行李；到達(dá)住宿地點后，接待人員

12、應(yīng)主動協(xié)助來賓辦理入住手續(xù)，并提行李 送至房間；接待人員到車站、機(jī)場送行，應(yīng)根據(jù)航班、列車時刻合理提前到達(dá)， 主動幫助來賓拿取、托運行李，辦理相關(guān)手續(xù)；九、附則1 .本手冊為公司商務(wù)接待的規(guī)范性文件，各部門應(yīng)嚴(yán)格參照執(zhí)行；2 .本手冊由行政部依據(jù)實際情況變化，不定期進(jìn)行修訂；4 .本手冊由行政部附則最終解釋；5 .本手冊于2014年1月1日起執(zhí)行。備注除有特殊說明外，本制度適用范圍為集團(tuán)各部門， 子公司可參照執(zhí)行。 子公司與集團(tuán)公司發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系時，以尊重集團(tuán)公司制度為執(zhí)行原則。商務(wù)接待申請表申請部門： 負(fù)責(zé)人：1.客人信息：姓 名單 位職務(wù)電 話2.接待時間：年 月 日 至 年 月日共 日3

13、.接待事由：4 .洽談參加人員：5 .陪同人員：6 .招待項目：交通 住宿 宴請 口娛樂 口游覽 其它：7、其它要求：接待部人簽字：日期：行政部簽字：日期：總經(jīng)理簽字：日期：接待行程安排表接待部門：接待負(fù)責(zé)人：制表人:日期/時 間接待事項主講/陪 同其它參加部 門地點第f （月 日）第二天（月 日）第三天（月 日）配合內(nèi)容清單:配合項目時間配合內(nèi)容責(zé)任人部門招待費用預(yù)算：交通：住宿：口宴請：口娛樂等：合計：接待部門確 認(rèn)簽字：日期：行政部簽字：日期：總經(jīng)理簽字：日期：商務(wù)招待費用超額審批表申請部門： 負(fù)責(zé)人：1.招待對象：姓名單位職務(wù)2 .招待時間： 年_月日至 年月日3 .招待事由：4 .獲批招待費用預(yù)算：交通：住宿：口宴請：口娛樂等：合計：5 .實際招待費用情況：交通：住宿：口宴請：口娛樂等：合計： 超額：超額原因說明：接待部門確 認(rèn)簽字：日期：行政部簽字：日期：總經(jīng)理簽字：日期：來訪接待總結(jié)報告接待項目：一、來訪目的：口選型 口參觀簽合同口合作 順訪 口游玩 口其它二、接待總結(jié):1、接待情況:2 .效果總結(jié)：3 .后續(xù)工作:104 .費用總結(jié):預(yù)算實際超標(biāo)*備注交通費住宿費餐飲費游覽費其它合計情況說明注：超標(biāo)是指超預(yù)算、超項目、超