文檔管理規(guī)定

1、文檔管理規(guī)定1 目的為規(guī)范和加強公司管理制度制定、收、發(fā)文件的管理,及時處理公司各類應長期保存文檔，準確便捷地查找相關信息，特制定本規(guī)定。2適用范圍本規(guī)定適用于公司級管理制度的制定、修訂以及公司工作中形成的各類應存檔文件資料的管理。3 職能職責3.1 綜合管理部是公司文檔的歸口管理機構。負責各種公司級管理制度、內部重要發(fā)文、外來文件的編號、傳遞、分類、存檔、保管。3。2 各部門對本部門所形成的各類文檔和部門內部文件規(guī)定進行管理負責。3.3 管理人員應對自己所形成的文檔資料的準確性、完整性、歸檔的及時性負責，對所利用的文檔負保護及保密責任.4 文檔編號4.1 管理制度編號規(guī)則公司所有的管理制度,

2、按照編號規(guī)則統(tǒng)一編號.本文中管理制度是指公司級別的行政、人事、后勤以及財務管理制度。 * / MS AA B C 修訂版本號，依次為A、B、C管理制度流水號01、02、03編制部門代號，綜合管理部：*；財務部：*；工程租賃部：*。管理制度統(tǒng)一代號：MS公司代號：例：綜合管理部編制的管理制度，流水號為01，修訂版本號為A。則文件編號為：*/MS-*-01-A4.2公司發(fā)文編號規(guī)則所有需要綜合管理部存檔的公司發(fā)文,由綜合管理部統(tǒng)一編號、輸出、流轉、存檔。* XXXX YY 號 發(fā)文流水號1、2、3發(fā)文年份公司代號發(fā)文代號例：2011年公司發(fā)文第16號，則文件編號為*201116號4。3公司收文編號

3、規(guī)則所有需要綜合管理部存檔的公司收文,由綜合管理部統(tǒng)一編號、傳遞、存檔。 XXXX YY ZZ 收文流水號01、02、03收文月份01、02、03收文年份例：2011年7月公司收文第18號，則文件編號為：201107184.4所有的管理制度使用統(tǒng)一的封面,正文統(tǒng)一使用小四號宋體,行間距1。5倍,左、右頁邊距均為2。5cm,上頁邊距分別為3cm,頁眉為1cm，下頁邊距為2cm，頁腳為1cm.5 文檔分類以下文檔需要由綜合管理部統(tǒng)一存檔管理5。1 公司級別的管理制度，包含各種行政、人事、后勤、財務類制度。5.2 公司發(fā)文5.2.1向上級單位、主管部門、地方政府、咨詢機構等提交的各種正式文件.5。2

4、.2公司內部重要決定、通知、人事任免書.5。2。3公司發(fā)布在辦公平臺及網(wǎng)站上的文件,保留電子版。5.2。4發(fā)給顧客的文件，與投標、報價、合同有關的文件由工程租賃部統(tǒng)一管理。5。3公司收文5。3.1上級機關來文，主要指相關主管部門和地方行政主管部門來文。5.3。2顧客來文、來函,與投標、合同有關的文件由工程租賃部統(tǒng)一管理。6文檔管理要求6.1各種需要存檔的文檔資料無論是電子版還是紙質文件都需要根據(jù)不同的類別單獨存放，同時建立文件目錄，及時更新電子版目錄，并定期更換紙質文件夾中的目錄，保證目錄與存放文件相對應。6。2 所有的公司級管理制度，經(jīng)由審核、審批后由綜合管理部發(fā)放到各部門,并由各部門簽收,

5、形成文件發(fā)放記錄與原件一起裝訂保存。6。3公司發(fā)文經(jīng)由審核、審批后由綜合管理部統(tǒng)一編號、輸出、發(fā)放,并由接收單位簽收，形成發(fā)文登記表與原件一起保存。6.4 綜合管理部收到外來文件后，需要存檔的在外來文件登記表上予以登記,然后根據(jù)收文內容將復印件傳遞給相關部門或人員處理。原件綜合管理部留存。6。5歸檔文件目錄，保留電子版和紙板兩種形式的文件目錄,隨時更新電子目錄，保持目錄的齊全、準確、真實、無漏項，定期打印紙質目錄，保持存檔文件與目錄一致.7文件借閱7。1公司各部門因工作需要借閱綜合管理部存檔的相關文件時，應填寫文件借閱登記表,并在使用完畢后及時歸還。7.2各部門借出的文檔資料在使用完后及時歸還綜合管理部，不得轉借.使用過程中必須注意保護不得損壞、遺失。8相關記錄序號記錄名稱記錄編號保存期限保存地點歸檔期限1文件發(fā)放記錄無永久綜合管理部即時2管理制度文件目錄無即時更新綜合管理部即時3發(fā)文登記表無永