中儲(chǔ)庫(kù)零件接收入庫(kù)管理程序剖析

1、1 范圍本程序適用于哈飛汽車(chē)工業(yè)集團(tuán)有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)公司）。本程序適用于哈飛汽車(chē)中儲(chǔ)一、二庫(kù)零件接收入庫(kù)流程的管理。2 目的旨在規(guī)范公司中儲(chǔ)一、二庫(kù)零件接收后在U8v11.0系統(tǒng)中入庫(kù)流程，指導(dǎo)相關(guān)人員實(shí)際操作，提高信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，保證賬務(wù)的清晰。3 術(shù)語(yǔ)和定義3.1 入庫(kù)業(yè)務(wù)：包括采購(gòu)入庫(kù)和哈飛物流其他入庫(kù)。3.1.1采購(gòu)入庫(kù): 主要應(yīng)用于供應(yīng)商到貨及故障件返廠兩種業(yè)務(wù)，采購(gòu)入庫(kù)單按照入庫(kù)類(lèi)別分為兩大類(lèi)：藍(lán)字采購(gòu)入庫(kù)單及紅字采購(gòu)入庫(kù)單。藍(lán)字采購(gòu)入庫(kù)單主要應(yīng)用于正常供應(yīng)商到貨，紅字采購(gòu)入庫(kù)單主要應(yīng)用于故障件（包括車(chē)間返回故障件及開(kāi)箱故障）返供應(yīng)商。（1）故障件（車(chē)間料廢）供應(yīng)商返廠入庫(kù)

2、：車(chē)間生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)故障件，經(jīng)質(zhì)量部鑒定為料廢后，由車(chē)間返回中儲(chǔ)庫(kù)房，當(dāng)供應(yīng)商返廠時(shí)，數(shù)據(jù)員進(jìn)入紅字采購(gòu)入庫(kù)單進(jìn)行“不合格品”的“到貨入庫(kù)退回”操作。（2）開(kāi)箱故障供應(yīng)商返廠入庫(kù)：中儲(chǔ)庫(kù)房在再包裝過(guò)程中開(kāi)箱發(fā)現(xiàn)故障件后，當(dāng)供應(yīng)商返廠時(shí)，數(shù)據(jù)員進(jìn)入紅字采購(gòu)入庫(kù)單進(jìn)行“不合格品”的“到貨入庫(kù)退回”操作。3.2 哈飛物流其他入庫(kù)：主要應(yīng)用于期初入庫(kù)、調(diào)撥單入庫(kù)業(yè)務(wù)。（1）期初入庫(kù)：新系統(tǒng)搭建后，將初始數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中。（2）調(diào)撥單：主要應(yīng)用于兩個(gè)倉(cāng)庫(kù)之間的物料進(jìn)行相互調(diào)撥業(yè)務(wù)，操作時(shí)自動(dòng)生成“其他出庫(kù)單”和“其他入庫(kù)單”。4 職責(zé)4.1 采購(gòu)部生產(chǎn)物流處4.1.1 物流體系管理室負(fù)責(zé)本文件的起草和修

3、改。4.1.2中儲(chǔ)庫(kù)負(fù)責(zé)零件的接收、入庫(kù)。 中儲(chǔ)庫(kù)按文件要求操作。4.2 財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)中儲(chǔ)庫(kù)房的監(jiān)控管理工作。4.3 供應(yīng)商 供應(yīng)商零件包裝需符合標(biāo)準(zhǔn)，防止零件損壞。 供應(yīng)商零件運(yùn)輸途中要有防雨雪及防塵措施。 供應(yīng)商包裝有合格證，送貨時(shí)須有貨物清單及自檢報(bào)告。 遵守哈飛汽車(chē)各項(xiàng)規(guī)章制度。4.4 卸貨公司4.4.1 遵守并執(zhí)行主機(jī)廠的各項(xiàng)管理制度及安全要求。4.4.2 卸貨時(shí)確保物資無(wú)損。4.4.3 積極配合主機(jī)廠臨時(shí)性卸貨需求。5 工作要求及程序5.1 工作要求5.1.1 供應(yīng)商到貨采購(gòu)入庫(kù)(藍(lán)字采購(gòu)入庫(kù))（1）中儲(chǔ)庫(kù)保管員按照接收貨物的具體要求根據(jù)供應(yīng)商（代理商）提交的送貨單據(jù)對(duì)貨物進(jìn)行核對(duì)

4、，根據(jù)實(shí)際接收的貨物名稱(chēng)及數(shù)量去數(shù)據(jù)員處打印入庫(kù)單。（2） 數(shù)據(jù)員進(jìn)入U(xiǎn)8V11.0系統(tǒng)中藍(lán)色采購(gòu)入庫(kù)單，倉(cāng)庫(kù)選取合格品，入庫(kù)類(lèi)別為“到貨入庫(kù)”，按保管員接收表輸入數(shù)據(jù)，核對(duì)后打印入庫(kù)單。保管員、供應(yīng)商（代理商）分別在入庫(kù)單上簽字。（3）數(shù)據(jù)員將入庫(kù)單五聯(lián)均返給保管員。保管員將粉聯(lián)轉(zhuǎn)給供應(yīng)商（代理商）人員留存；黃聯(lián)給卸貨隊(duì)留存；藍(lán)聯(lián)及質(zhì)檢報(bào)告轉(zhuǎn)給提驗(yàn)員進(jìn)行提驗(yàn)；審核員在保管員的白聯(lián)、綠聯(lián)上簽字，白聯(lián)由保管員留存，綠聯(lián)返給審核員。故障件（車(chē)間料廢、開(kāi)箱故障件）返供應(yīng)商采購(gòu)入庫(kù)（紅字采購(gòu)入庫(kù)）（1）配送到車(chē)間零件產(chǎn)生料廢故障，返回中儲(chǔ)庫(kù)，當(dāng)供應(yīng)商返廠時(shí)，由保管員拿車(chē)間開(kāi)具的故障單去數(shù)據(jù)員處打印入庫(kù)

5、單。（2）數(shù)據(jù)員進(jìn)入U(xiǎn)8V11.0系統(tǒng)中紅字采購(gòu)入庫(kù)單，倉(cāng)庫(kù)選取“不合格”，手動(dòng)改寫(xiě)入庫(kù)類(lèi)別為 “到貨入庫(kù)退回”，按故障單內(nèi)容輸入數(shù)據(jù)，輸入的數(shù)據(jù)必須為“負(fù)數(shù)”，核對(duì)后打印入庫(kù)單。保管員、質(zhì)量員、供應(yīng)商分別在入庫(kù)單上簽字。（3）數(shù)據(jù)員將入庫(kù)單五聯(lián)均返給保管員。保管員將粉聯(lián)、黃聯(lián)返給供應(yīng)商；綠聯(lián)轉(zhuǎn)給質(zhì)量員留存；審核員在保管員的白聯(lián)、藍(lán)聯(lián)上簽字，白聯(lián)由保管員留存，藍(lán)聯(lián)返給審核員。（4）粉聯(lián)返給供應(yīng)商作為對(duì)賬依據(jù)，黃聯(lián)作為開(kāi)出門(mén)證的依據(jù)。開(kāi)箱故障件返供應(yīng)商時(shí)，同上（2）至（3）的操作。 其他入庫(kù)（期初入庫(kù)、調(diào)撥）（1）合格品庫(kù)、不合格品庫(kù)的調(diào)撥1）中儲(chǔ)庫(kù)再包裝過(guò)程中發(fā)現(xiàn)開(kāi)箱故障時(shí)，及時(shí)通知質(zhì)量員、保

6、管員。保管員填寫(xiě)收貨差異調(diào)整記錄表，保管員、質(zhì)量員、保管/數(shù)據(jù)組長(zhǎng)必須簽字確認(rèn)。2）數(shù)據(jù)員根據(jù)各方簽字后的收貨差異調(diào)整記錄表 ，進(jìn)入 “調(diào)撥單“進(jìn)行操作。需添加“轉(zhuǎn)出部門(mén)”、 “轉(zhuǎn)入部門(mén)” 、“轉(zhuǎn)出倉(cāng)庫(kù)”選取“合格品庫(kù)”、“轉(zhuǎn)入倉(cāng)庫(kù)”選取“不合格品庫(kù)”、“出庫(kù)類(lèi)別”選擇“調(diào)撥出庫(kù)”、“入庫(kù)類(lèi)別”選擇“調(diào)撥入庫(kù)”，填寫(xiě)調(diào)撥 “數(shù)量”（若是顏色件需要輸入顏色），其他選項(xiàng)可選擇填寫(xiě)，數(shù)據(jù)員做“審核”操作后，系統(tǒng)自動(dòng)生成其他入庫(kù)單、其他出庫(kù)單，打印入庫(kù)單和出庫(kù)單。3）數(shù)據(jù)員將單據(jù)的五聯(lián)均給保管員 ，調(diào)撥其他入庫(kù)單由保管員留存白、粉聯(lián)；審核員留存黃、藍(lán)聯(lián)；質(zhì)量員留存綠聯(lián)。調(diào)撥其他出庫(kù)單留存與調(diào)撥其他入庫(kù)

7、單的單據(jù)相同。即保管員留存白、粉聯(lián)；審核員留存黃、藍(lán)聯(lián)；質(zhì)量員留存綠聯(lián)。 回沖（1） 再包裝開(kāi)箱過(guò)程中發(fā)現(xiàn)零件與實(shí)際入庫(kù)的左右撇顛倒時(shí)，由保管員填寫(xiě)收貨差異調(diào)整記錄表，保管員、保管/數(shù)據(jù)組長(zhǎng)必須簽字確認(rèn)。（2）保管員將最初入庫(kù)單據(jù)白聯(lián)和綠聯(lián)收集，數(shù)據(jù)員根據(jù)收貨差異調(diào)整記錄表及原始入庫(kù)單據(jù)找到系統(tǒng)中的該單據(jù)，選擇“回沖”進(jìn)行操作。（3）數(shù)據(jù)員按照正確的零件號(hào)、數(shù)量進(jìn)行輸入，打印新的入庫(kù)單。（4）數(shù)據(jù)員將新打入庫(kù)單五聯(lián)均返給保管員。保管員將粉聯(lián)代供應(yīng)商（代理商）人員保管并轉(zhuǎn)給供應(yīng)商；審核員在保管員的白聯(lián)、綠聯(lián)上簽字，白聯(lián)由保管員留存（黃聯(lián)、藍(lán)聯(lián)自行處理），綠聯(lián)返給審核員。（5）保管員將最初入庫(kù)單據(jù)

8、的白聯(lián)、綠聯(lián)轉(zhuǎn)給保管/數(shù)據(jù)組組長(zhǎng)留存。5.2. 工作流程 中儲(chǔ)庫(kù)零件接收入庫(kù)管理流程（1）中儲(chǔ)庫(kù)零件接收入庫(kù)管理流程圖見(jiàn)圖1。圖1 中儲(chǔ)庫(kù)零件接收入庫(kù)管理流程圖（2）中儲(chǔ)庫(kù)零件接收入庫(kù)管理流程說(shuō)明見(jiàn)表1。表2 中儲(chǔ)庫(kù)零件接收入庫(kù)管理流程說(shuō)明序號(hào)活動(dòng)名稱(chēng)執(zhí)行者執(zhí)行時(shí)間輸入物參考文件交付品1攜帶配貨單、質(zhì)檢報(bào)告送貨到廠卸貨公司即時(shí)配貨單、質(zhì)檢報(bào)告配貨單、質(zhì)檢報(bào)告2檢查到貨包裝，核對(duì)貨物保管員即時(shí)配貨單配貨單3卸貨卸貨公司即時(shí)配貨單配貨單4核對(duì)，打印入庫(kù)單，標(biāo)注緊急提驗(yàn)等信息數(shù)據(jù)員即時(shí)配貨單入庫(kù)單5供應(yīng)商、保管員核對(duì)后簽字確認(rèn)供應(yīng)商、保管員即時(shí)入庫(kù)單入庫(kù)單6入庫(kù)單留存供應(yīng)商/保管員/審核員/卸貨公司

9、即時(shí)入庫(kù)單入庫(kù)單7保管員根據(jù)入庫(kù)單填寫(xiě)手工帳；審核員進(jìn)行系統(tǒng)審核操作，如需更改則進(jìn)行棄審操作保管員/審核員即時(shí)入庫(kù)單手工帳/系統(tǒng)審核6 記錄序號(hào)記錄名稱(chēng)格式記錄編號(hào)管理部門(mén)保存期限1收貨差異調(diào)整記錄表 附錄B.1HF-WL29-R01-01采購(gòu)部一年2中儲(chǔ)一（二）庫(kù)調(diào)賬審批表附錄B.2HF-WL29-R02-01采購(gòu)部一年7 附錄附錄A. 參考標(biāo)準(zhǔn)附錄A.1 中儲(chǔ)庫(kù)接收零件業(yè)務(wù)范圍1. 中儲(chǔ)一庫(kù)接收零件業(yè)務(wù)范圍：接收存儲(chǔ)供應(yīng)商所有車(chē)型標(biāo)準(zhǔn)件及除B501外的所有車(chē)型零件。2. 中儲(chǔ)二庫(kù)接收零件業(yè)務(wù)范圍：接收存儲(chǔ)供應(yīng)商除標(biāo)準(zhǔn)件外的B501車(chē)型零件。附錄A.2 中儲(chǔ)庫(kù)零件接收入庫(kù)管理規(guī)定1. 排隊(duì)等

10、候（1）供應(yīng)商送貨人員提前與哈飛汽車(chē)中儲(chǔ)庫(kù)保管人員聯(lián)系。（2）保管員電話(huà)指導(dǎo)送貨車(chē)輛：裝載悅翔V3車(chē)型零部件的貨車(chē)按哈飛汽車(chē)物流路線(xiàn)規(guī)定駛?cè)朕I車(chē)線(xiàn)卸貨區(qū)。裝載其他車(chē)型的零部件包括所有車(chē)型標(biāo)準(zhǔn)件的貨車(chē)駛?cè)胛④?chē)線(xiàn)卸貨區(qū)。同時(shí)通知卸貨組卸貨時(shí)間和地點(diǎn)。（3）供應(yīng)商送貨人員將車(chē)輛行駛至哈飛汽車(chē)1號(hào)門(mén)，填寫(xiě)入廠手續(xù)，按要求駛?cè)胂鄳?yīng)卸貨區(qū)域。2. 準(zhǔn)備卸貨（1）保管員到卸貨區(qū)域現(xiàn)場(chǎng)檢查如果卡車(chē)存在安全隱患（如貨高超過(guò)4米等），公司將拒絕進(jìn)行裝、卸貨作業(yè)，直到卡車(chē)整頓好。（2）保管員確認(rèn)有無(wú)零件在運(yùn)輸過(guò)程中倒塌或顛簸出周轉(zhuǎn)器具之外。打開(kāi)車(chē)門(mén)小心零件從車(chē)廂垮塌等情況。如貨物在車(chē)廂內(nèi)因?yàn)槎汛a過(guò)高或其它原因造成安

11、全隱患的，保管員可以拒絕卸貨。（3）客戶(hù)交貨人員將送貨單據(jù)交給保管員，同時(shí)保管員通知裝卸隊(duì)準(zhǔn)備卸貨。（4）如客戶(hù)交貨時(shí)沒(méi)有交貨單據(jù)，可以拒收，以避免出現(xiàn)收貨差異而導(dǎo)致日后無(wú)法核對(duì)。待客戶(hù)把送貨單據(jù)傳真至庫(kù)房后，再進(jìn)行收貨。3. 卸貨(1) 在卸貨時(shí)應(yīng)對(duì)零件外包裝進(jìn)行查看，如發(fā)現(xiàn)有損壞的、淋雨、起霉等情況，保管員應(yīng)立刻通知質(zhì)量員進(jìn)行拍照，質(zhì)量員將數(shù)碼照片以郵件方式傳送給客戶(hù)相關(guān)人員。(2) 如客戶(hù)已派人員駐廠，通知他立刻檢驗(yàn)。(3) 如客戶(hù)沒(méi)有派駐廠人員，則先將貨物隔離，待客戶(hù)答復(fù)后再進(jìn)行后續(xù)工作。(4) 保管員仔細(xì)復(fù)查到貨零件標(biāo)簽上的零件號(hào)和零件數(shù)量是否與實(shí)物數(shù)一致。如發(fā)現(xiàn)不一致，立即通知送貨

12、人員更換正確的標(biāo)簽。(5) 如貨物外包裝和標(biāo)簽沒(méi)有問(wèn)題，用白板筆在外包裝上記錄收貨日期，以方便叉車(chē)和再包裝人員在遠(yuǎn)處清晰，以及保證先進(jìn)先出。(6) 如一個(gè)托盤(pán)重疊了多層貨物，必須保證標(biāo)識(shí)收貨日期在最下層包裝上，以便零件被部分再包裝后仍然能查看收貨日期。(7) 如貨物為新件或工程變更件，必須在托盤(pán)最下面一層外包裝上注明，以便后續(xù)環(huán)節(jié)人員查看。4. 堆碼：(1) 所下貨物應(yīng)擺放整齊，實(shí)行一票貨物放一排與另一票區(qū)分開(kāi)。原則上一種零件一個(gè)托盤(pán)，一種零件一個(gè)包裝。(2) 按客戶(hù)要求堆碼零件。5. 清點(diǎn)（1）根據(jù)實(shí)物清點(diǎn)。（2）發(fā)現(xiàn)零件外包裝有雙標(biāo)簽（零件名、數(shù)量不相符）或無(wú)標(biāo)簽的情況，應(yīng)立刻拍照，將數(shù)碼

13、照片以郵件方式傳送給客戶(hù)相關(guān)人員。（3）如客戶(hù)已派人員駐廠，通知他立刻驗(yàn)貨，以判斷貨物是哪種零件。（4）如客戶(hù)沒(méi)有派駐廠人員，則先將貨物隔離，待客戶(hù)派相關(guān)人員對(duì)貨物判定后再進(jìn)行后續(xù)工作。（5）實(shí)物清點(diǎn)完畢后，根據(jù)實(shí)際清點(diǎn)的零件數(shù)核對(duì)客戶(hù)的送貨單據(jù)。（6）如客戶(hù)交貨時(shí)無(wú)送貨單，收貨必須見(jiàn)單收貨（收到對(duì)方送貨單據(jù)，才能收貨），可先拒收貨，待客戶(hù)把送貨單傳真至我?guī)旆亢?，再進(jìn)行收貨。（7）如發(fā)現(xiàn)品名、數(shù)量與單據(jù)不符的零件，由送貨人員再次清點(diǎn)實(shí)物，直到確認(rèn)無(wú)誤。（8）如經(jīng)多次確定證實(shí)實(shí)物與客戶(hù)送貨單據(jù)確實(shí)存在差異，以實(shí)際清點(diǎn)數(shù)為準(zhǔn)。6. 收貨監(jiān)管（1）如果保管組在收發(fā)貨的監(jiān)管中有時(shí)間沖突，應(yīng)首先完成發(fā)貨

14、的任務(wù)，再收貨。（2）根據(jù)零件實(shí)物進(jìn)行清點(diǎn)。 （3）如無(wú)誤，保管員同意數(shù)據(jù)錄入員打印入庫(kù)單。（4）如果沒(méi)有保管員的指令，數(shù)據(jù)錄入員不得打印入庫(kù)單。7. 單據(jù)打印、簽收（1）根據(jù)實(shí)際收貨數(shù)錄入系統(tǒng)，核對(duì)錄入數(shù)據(jù)，如無(wú)誤，打印入庫(kù)單，并再次核對(duì)。如部分文字打印錯(cuò)誤，修正后重新打印。（2）若零件包裝有破損、被雨水打濕等情況，必須在入庫(kù)單的備注欄上注明實(shí)際情況。同時(shí)需要在客戶(hù)的交貨單據(jù)上進(jìn)行正確的標(biāo)注，不簽名，并發(fā)電子郵件或者傳真告知客戶(hù)相關(guān)人員。（3）送貨人員、保管員確認(rèn)單據(jù)無(wú)誤后分別簽字。 （4）如客戶(hù)車(chē)輛上有其他物資或有從我倉(cāng)庫(kù)回收的包裝箱，保管組長(zhǎng)和當(dāng)班工長(zhǎng)開(kāi)據(jù)出門(mén)條，送貨人員按要求辦理出門(mén)手

15、續(xù)后出廠。（5）如果是小件，裝卸隊(duì)進(jìn)行零件歸位。如果是大件，裝卸隊(duì)利用叉車(chē)進(jìn)行歸位。零件歸位要注意先進(jìn)先出。（6）如在收貨過(guò)程中或后續(xù)環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)有收貨錯(cuò)誤，相關(guān)員工應(yīng)立即告知保管組長(zhǎng)，如送貨單據(jù)與實(shí)物不符、點(diǎn)貨錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤、歸位錯(cuò)誤等。了解錯(cuò)誤原因后，相關(guān)管理人員填寫(xiě)收貨差異調(diào)整記錄表。附錄A.3 操作要求1、入庫(kù)單的表體中帶有星號(hào)的項(xiàng)目為必填項(xiàng)目，藍(lán)字部分為必填項(xiàng)，系統(tǒng)默認(rèn)自動(dòng)生成藍(lán)單。 2、填寫(xiě)到貨“數(shù)量”及“包數(shù)”（若是帶顏色零件需要填寫(xiě)顏色），批號(hào)可自動(dòng)生成也可手動(dòng)修改（部分產(chǎn)品如輪胎、座椅等批號(hào)處填寫(xiě)五聯(lián)單號(hào)）。3、紅單哈飛物流采購(gòu)入庫(kù)單中數(shù)量必須為負(fù)數(shù)，藍(lán)單哈飛物流采購(gòu)入庫(kù)單數(shù)量必須為正數(shù)。4、“原始單號(hào)”和“備注”可以根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)。5、調(diào)撥操作時(shí)，入庫(kù)類(lèi)別必須填寫(xiě)“調(diào)撥入庫(kù)”，出庫(kù)類(lèi)別必須填寫(xiě)“調(diào)撥出庫(kù)”。6、審核員每天按入庫(kù)單排序后進(jìn)行“審核”操作，如不符，審核員負(fù)責(zé)與保管員、數(shù)據(jù)員核對(duì)，查找原因，審核員填寫(xiě)調(diào)賬審批表（附錄B.2），相關(guān)人員簽字并由領(lǐng)導(dǎo)審批后，方能進(jìn)行修改操作； 審核操作已完畢，但在后期與車(chē)間或供應(yīng)商對(duì)賬過(guò)程中出現(xiàn)的賬務(wù)差異需調(diào)整，