柳州辦事處管理制度.

1、柳州辦事處辦公管理制度1. 目的為維護(hù)公司良好形象，加強(qiáng)柳州辦事處辦公管理，提高辦公效率，降低辦公成本，特制定本規(guī)范，明確要求，規(guī)范行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。2. 原則2.1 辦公管理貫徹 “規(guī)范、效率、效益”的理念2.1.1 規(guī)范 : 以制度規(guī)范辦公管理2.1.2 效率：有助于提高整體工作效率2.1.3 效益：減少資源耗費(fèi)，降低成本3. 范圍3.1 辦公管理的范圍包括:3.1.1 檔案管理3.1.2 辦公用品管理3.1.3 郵發(fā)管理3.1.4 4 文件打印管理3.1.5 辦公現(xiàn)場(chǎng)管理4. 檔案管理4.1 歸檔范圍:4.1.1 由柳州辦事處接收和南寧總公司發(fā)出的正式公文。4.1.2 上述公

2、文主要指：公司各類規(guī)劃、年度計(jì)劃、規(guī)章制度、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告及報(bào)表、勞動(dòng)工資報(bào)告及報(bào)表、經(jīng)營(yíng)情況報(bào)告及報(bào)表、公司級(jí)會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告、決議、合同、協(xié)議、項(xiàng)目方案、通告、傳真電報(bào)等。4.1.3 總公司及柳州辦事處委派人員人事檔案、委任書4.1.4 各類證書4.1.5 以上內(nèi)容的電子檔案4.2 檔案管理由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)，規(guī)范編碼，設(shè)立卷宗。密級(jí)檔案必須保證安全4.3 檔案的借閱與索取4.3.1 部門主管以上級(jí)借閱非密級(jí)檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔4.3.2 部門經(jīng)理借閱機(jī)密級(jí)以下密級(jí)檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔4.3.3 大區(qū)經(jīng)理可直接提檔所有檔案4.

3、3.4 公司其他人員借閱密級(jí)文件需由大區(qū)經(jīng)理提報(bào)總公司總經(jīng)辦批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)4.3.5 借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密, 嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總部批準(zhǔn)方可復(fù)制，一般內(nèi)部檔案由大區(qū)經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。4.4 檔案的銷毀：4.4.1 任何組織或個(gè)人無(wú)權(quán)隨意銷毀歸檔的檔案材料4.4.2 若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，須經(jīng)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后方可銷毀4.4.3 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單, 由大區(qū)經(jīng)理監(jiān)督銷毀5. 公文打印管理5.1 本制度所指公文為公司對(duì)外的請(qǐng)示、報(bào)告及其它文書，對(duì)內(nèi)的以總部或部門名義發(fā)布的

4、各類正式文件5.2 公司公文的打印工作由經(jīng)理助理負(fù)責(zé)5.3 各部打印的公文須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字，交經(jīng)理助理打印5.4 各部門打印的公文一式兩份交經(jīng)理助理存檔5.5 自己存檔文件雙面打印、復(fù)印6. 辦公用品的管理6.1 辦公室用品分類公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實(shí)物資產(chǎn)。低值易耗品：筆、紙、電池、訂書釘、膠水等管制品：訂書機(jī)、打洞機(jī)、剪刀、美工刀、文件夾、計(jì)算器等個(gè)人保管物品：個(gè)人使用保管的三百元以上并涉及今后的費(fèi)用開銷的物資；實(shí)物資產(chǎn)：物資價(jià)格達(dá)300元以上，如：計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)。6.2 辦公用品發(fā)放6.2.1 經(jīng)理助理按計(jì)劃分發(fā)給各部門，由部門負(fù)責(zé)人指定專人領(lǐng)發(fā)根據(jù)

5、物資分類，進(jìn)行不同的領(lǐng)用方式：低值易耗品：直接向經(jīng)理助理簽字領(lǐng)用管制品：向經(jīng)理助理申請(qǐng)并由大區(qū)經(jīng)理簽字領(lǐng)用貴重物品：根據(jù)專立文件的領(lǐng)用程度來領(lǐng)用實(shí)物資產(chǎn)：由辦公室設(shè)立實(shí)物資產(chǎn)管理臺(tái)帳，以準(zhǔn)確記錄固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀6.2.2 計(jì)劃以外辦公用品領(lǐng)用，須經(jīng)大區(qū)經(jīng)理批準(zhǔn)方可領(lǐng)用6.2.3 新聘人員辦公用品，經(jīng)理助理根據(jù)部門提供的名單，負(fù)責(zé)為其配備7. 郵發(fā)管理7.1 經(jīng)理助理負(fù)責(zé)各部門郵發(fā)信件、郵件，并做好登記及簽收。7.2 大區(qū)經(jīng)理負(fù)責(zé)在每年根據(jù)各部門的需要制訂報(bào)刊訂閱計(jì)劃報(bào)總經(jīng)辦及財(cái)務(wù)部審核批準(zhǔn)后，辦理 有關(guān)訂閱手續(xù)。7.3 經(jīng)理助理每日負(fù)責(zé)將報(bào)刊進(jìn)行處理、分類登記，并及時(shí)送達(dá)有關(guān)部門。8. 辦公現(xiàn)場(chǎng)

6、日常管理及獎(jiǎng)懲條例8.1 服務(wù)規(guī)范：8.1.1 儀容儀表：衣冠整潔、得體；男員工不得留長(zhǎng)發(fā)、胡須。8.1.2 電話接聽：接聽電話應(yīng)及時(shí)，如受話人不能接聽，離之最近的職員應(yīng)主動(dòng)接聽，重要電話作好 接聽記錄。8.2 辦公秩序8.2.1 工作時(shí)間內(nèi)不應(yīng)無(wú)故離崗、不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩、不得說粗口。不用電話閑聊.利用 網(wǎng)絡(luò)資源瀏覽網(wǎng)頁(yè)、娛樂信息、玩游戲等8.2.2 職員間的工作交流應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行（大廳、會(huì)議室、接待室、經(jīng)理室）或通過公司內(nèi)線 電話聯(lián)系。8.2.3 公司盆栽至11年7月止由專人定期養(yǎng)護(hù)。此制度發(fā)布日起盆栽分配到每個(gè)辦公室人員負(fù)責(zé)。 詳見附件一：?jiǎn)T工花木認(rèn)養(yǎng)實(shí)施辦法。8.3 辦公

7、環(huán)境8.3.1 上班時(shí)間隨時(shí)自我檢查，隨時(shí)整改文件、票據(jù)，分類歸檔。8.3.2 下班前上班前對(duì)自己的衛(wèi)生區(qū)進(jìn)行清掃。8.3.3 下班后整理好個(gè)人物品，定置存放。8.3.4 店鋪及辦公室每月中旬講行一次大掃除：統(tǒng)一清理辦公室的門窗、臺(tái)面、墻角等處的衛(wèi)牛。詳見附件二：辦公室大掃除安排8.3.5 辦公區(qū)內(nèi)除接待室外嚴(yán)禁吸煙針對(duì)第八條，如發(fā)現(xiàn)員工違反上述規(guī)定，將給予5元/次扣薪處理9. 附則9.1 本制度的檢查、監(jiān)督部門為公司辦公室共同執(zhí)行，并根據(jù)辦公區(qū)核查標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查或不定時(shí) 抽查，每月評(píng)比出表現(xiàn)最好的職員給予獎(jiǎng)勵(lì)。并對(duì)違反此規(guī)定的人員，將給予扣薪處理9.2 本規(guī)定經(jīng)總經(jīng)辦審批，從發(fā)布之日起生效。所

8、有員工認(rèn)真看完以上條例后簽字附件一:員工花木認(rèn)養(yǎng)實(shí)施辦法盆栽類別辦公室大型盆栽共10盆，小型盆栽共6盆。品種有：大綠蘿、小綠蘿、步步高、 富貴竹。認(rèn)養(yǎng)人責(zé)任為節(jié)約公司開支、提升辦公室人員的責(zé)任意識(shí)、愛心意識(shí)，公司商討決定把盆栽分配到每個(gè)辦公室人員負(fù)責(zé)領(lǐng)養(yǎng)！1、 認(rèn)養(yǎng)人在有園林技工養(yǎng)護(hù)期間必須向園林技工做好護(hù)理相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)。以保證沒有專人養(yǎng)護(hù)后植物護(hù)理工作不受影響。2、 在與園林技工合同結(jié)束后柳辦辦公室人員將全面負(fù)責(zé)花木養(yǎng)護(hù)工作，包括澆水、施肥、殺蟲防治、松土、清潔葉片等工作。3、 在認(rèn)養(yǎng)期間，如果由認(rèn)養(yǎng)人沒有盡到自己的責(zé)任做相關(guān)護(hù)理的原因，造成花木順壞，認(rèn)養(yǎng)人負(fù)責(zé)更換同一品種、同一規(guī)格的花木。三、認(rèn)養(yǎng)人簽字認(rèn)養(yǎng)人領(lǐng)養(yǎng)盆栽明細(xì)大綠蘿2盆大綠蘿2盆大綠蘿2盆大綠蘿2盆步步高2盆小綠蘿4盆附件二:月末大掃除安排表成員場(chǎng)所成員分配標(biāo)準(zhǔn)地向衛(wèi)生大廳、會(huì)客室、培訓(xùn)室打掃/托干凈玻璃窗、門所有門、窗、櫥窗擦干凈辦公設(shè)備所有桌、椅及辦公設(shè)備擦干凈簽字欄1月份地面衛(wèi)生玻璃窗、門辦公設(shè)備2月份地面衛(wèi)生玻璃窗、門辦公設(shè)備地面衛(wèi)生玻璃 3月份 窗、門辦公設(shè)備地面衛(wèi)生玻璃4月份 窗、門辦公設(shè)備地面衛(wèi)5月份生玻璃窗、門辦公設(shè) 備6月份地面衛(wèi) 生 玻璃窗、門 辦公設(shè) 備1、每月25號(hào)左右進(jìn)行一次辦公室大掃除2、成員分配同事可按照自己工作日程或其他情況商量挑選合作搭檔3、如遇人員出差，按實(shí)際情況與負(fù)責(zé)同個(gè)區(qū)域