上市公司檔案工作管理制度

1、股份公司檔案工作管理制度1 總則1.1 公司檔案是公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的歷史真實記錄，它能反映公司整個活動的歷史面貌。它不僅是對公司工作的總結(jié)，而且對今后發(fā)展也是很有價值的文獻寶庫。1.2 檔案工作的基本原則是集中管理與分級管理相結(jié)合，以集中管理為主；界定的部分檔案，由有關(guān)業(yè)務(wù)部門管理，以便于利用。1.3 凡屬檔案工作，都必須維護檔案的完整與安全2檔案機構(gòu)的主要職責2.1 制定檔案工作的規(guī)章制度。2.2 對文秘部門和其他業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作，進行指導(dǎo)和監(jiān)督。2.3 負責收集、整理、立卷和保管公司歸檔范圍的各類檔案，確保檔案質(zhì)量。2.4 積極開展檔案的提供利用工作。3公司檔案的構(gòu)成與分類

2、3.1 公司檔案是指公司在各項活動中形成的全部檔案的總和，其構(gòu)成包括黨政、經(jīng)營、技術(shù)、產(chǎn)品、設(shè)備（儀器）、基建、會計、人事和聲像、榮譽等。3.2 檔案分類3.2.1 黨政文書檔案主要指公司黨、工、團組織和行政機構(gòu)長期工作中形成的文書，經(jīng)立卷歸檔后形成的。它是公司對方針政策貫徹的基本思想和基本措施，企業(yè)工作的指導(dǎo)原則。3.2.1.1 上級機關(guān)頒發(fā)的需公司執(zhí)行的方針、政策、指示、決議、紀要等文件的全部，以及內(nèi)公司發(fā)布的自制文件的全部和各種規(guī)章制度。3.2.1.2 公司的重大決議，包括黨委會、職工代表大會、股東大會、董事會、6公司總部行政會議等形成的文件。3.2.1.3 計劃和總結(jié)性文件。3.2.1

3、.4 統(tǒng)計年報表，包括黨員年報及名冊，干部年報及名冊、團員年報及名冊等。3.2.1.5 黨政工作中的其它文件，包括公司結(jié)構(gòu)調(diào)整，組織機構(gòu)圖、廠慶活動資料、工業(yè)普查資料等。3.2.2 經(jīng)營文書檔案主要指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中所形成的各種統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、憑證記錄、市場信息等文件材料。3.2.2.1 計劃類文件。指公司生產(chǎn)計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃和其它專項業(yè)務(wù)性計劃。3.2.2.2 指導(dǎo)類文件。指計劃指標、技術(shù)指標、質(zhì)量指標、市場銷售指標等。3.2.2.3 價格類文件。指產(chǎn)品出公司價格、公司內(nèi)部勞務(wù)價格、原材料計劃價格等。3.2.2.4 憑證類文書材料。指在經(jīng)營活動中形成的原始記錄和憑證，如財務(wù)狀

4、況、能源消耗、產(chǎn)品銷售等的原始記錄。3.2.2.5有關(guān)經(jīng)營管理的文件、各類管理制度和工作指令等。3.2.3 技術(shù)檔案主要指公司在科學研究、產(chǎn)品開發(fā)、引進技術(shù)和設(shè)備等有關(guān)科技活動中形成的檔案。它是重要的技術(shù)活動和重要的技術(shù)資料，是與公司的生產(chǎn)和科技密切相關(guān)的資料。3.2.3.1 技術(shù)研究檔案。它是科學研究過程中形成的關(guān)于科技成果、科研數(shù)據(jù)、工作狀況指標等材料。3.2.3.2 產(chǎn)品檔案。它包括產(chǎn)品設(shè)計、產(chǎn)品工藝、產(chǎn)品技術(shù)標準等方面的材料。3.2.3.3 設(shè)備（儀器）檔案。它是設(shè)備、儀器生產(chǎn)、使用、維修、改造過程中形成的材料。3.2.3.4基建檔案。它包括工程設(shè)計、工程施工、維修、交工驗收等方面的材

5、料3.2.3.5引進資料檔案。它包括引進產(chǎn)品交往的文件、考定資料、產(chǎn)品蘭圖、底圖等。3.2.4 會計檔案主要指公司在會計工作中所作的記錄，以及一些重要的原始憑證，在會計活動結(jié)束后經(jīng)立卷歸檔后形成的。它將為公司進行計劃工作和財務(wù)管理工作提供重要的資料，有利于公司進行計劃管理和經(jīng)營決策。主要包括：3.2.4.1 會計報表檔案。它指全面總括反映公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的財務(wù)狀況，成本水平和財務(wù)成果的數(shù)據(jù)報告歸檔后形成的資料。3.2.4.2 會計帳冊檔案。它是會計所作的一定時期的連續(xù)的經(jīng)濟活動簿籍，包括總帳、日記帳、月細帳等。3.2.4.3 會計憑證檔案。它包括原始會計憑證（各種發(fā)票、車票、材料單等）和記

6、帳憑證（會計記錄）3.2.5聲像檔案：它是指將公司一些重要的實況，用照片、錄像、錄音等形式真實地記錄下來的各種資料所形成的檔案。包括黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人來公司視察、題詞、合影，以及公司重大政治經(jīng)濟活動和文體活動等。3.2.6 人事檔案：它包括干部檔案、員工檔案、黨員檔案等。3.2.7 榮譽檔案：它主要指中央、省、市和有關(guān)上級機關(guān)授予公司的各種榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯、獎旗等。具體歸檔文件材料范圍詳見文件材料歸檔及保管期限的規(guī)定4文件材料歸檔時間要求4.1 產(chǎn)品圖和工藝底圖歸檔，在設(shè)計完成整理、經(jīng)樣機簽定圖樣全部修改后歸檔。4.2 科技文件材料在試驗成果鑒定后歸檔。4.3 新購設(shè)備儀器，包括引進設(shè)備

7、或技術(shù)，在開箱驗收時接收歸檔。4.4 基建工程項目竣工驗收時接收歸檔4.5各項管理工作形成的文件材料，在次年由各職能部門負責人審定歸檔。4.6財會檔案文件材料在年度終了后暫由財會部門保存三年，期滿后指定專人移交歸擋4.7聲像檔案在各項活動結(jié)束經(jīng)整理隨時歸檔。4.8 榮譽檔案在上級授獎單位頒發(fā)后隨時歸檔。4.9 人事檔案歸檔按人事管理制度辦理。5立卷要求5.1 立卷的文件材料，應(yīng)按以自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和立卷要求、特征及文件內(nèi)容進行立卷。5.2 在一個卷內(nèi)要按問題成文件形成的時間系統(tǒng)排列。5.3 案卷標題要簡明準確，整理好的案卷應(yīng)即確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期（十五年以上）、短期（十五年以下）三種。5.4 按歸檔要求進行裝訂、編號，填寫卷首目錄備考表。5.5 案卷組成后，應(yīng)對案卷統(tǒng)一排列，編寫全檔號，然后逐一登記，填寫案卷目錄。6檔案保管6.1 檔案保管是指克服和限制損毀檔案的各種因素以延長檔案的壽命，保護檔案的完整和安全。6.2建立檔案管理人員崗位責任制。6.3 檔案接收按各類檔案交接手續(xù)辦理。6.4 以防為主，防治結(jié)合，重點在于防止人為的和自然的因素對檔案損毀。檔案庫房應(yīng)做到“七防”，即防盜、防火、防