推進(jìn)干部檔案規(guī)范化管理措施研究加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理.doc

1、推進(jìn)干部檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理措施研究加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理推進(jìn)干部檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理措施研究某縣委組織部課題組做好干部人事檔案管理，是做好干部工作的根底和前提，對(duì)于指導(dǎo)全面理解干部、準(zhǔn)確選用干部具有非常重要的作用。我縣從干部人事檔案集中管理入手，完善制度，嚴(yán)抓管理，探究電子檔案新形式，較好的提升了干部檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理程度?！娟P(guān)鍵詞】：p 】： ：集中管理 細(xì)節(jié) 制度電子檔案 一、主要問題 一分口管理形式弊端多。按照干部管理權(quán)限，縣域干部檔案由組織部、人社局、教育局三家管檔單位分口負(fù)責(zé)，通過2022年的專項(xiàng)核查，我們發(fā)現(xiàn)干部人事檔案三家分管這一形式在實(shí)際操作中存在著一定弊端：一是設(shè)備重復(fù)購置，崗位重復(fù)設(shè)置，造成

2、了人力物力上的極大浪費(fèi)；二是各單位管檔人員之間缺乏溝通，在歸檔材料質(zhì)量把握上標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一；三是檔案查、借、收、轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)手續(xù)繁瑣，浪費(fèi)時(shí)間；四是檔案管理和使用缺乏有效監(jiān)視。二制度不夠完善。在干部人事檔案管理過程中沒有形成強(qiáng)有力的機(jī)制來標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理沒有明確的分工和有效監(jiān)視，有的地方甚至是“一人當(dāng)家”；搜集的材料不夠標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案案卷質(zhì)量不高，檔案材料中表達(dá)的信息前后不一致，很多材料未能及時(shí)歸檔、更新，難以全面、客觀、準(zhǔn)確地反映一個(gè)干部的真實(shí)情況。三管理方式和手段相對(duì)落后。人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性工作，有很強(qiáng)的政治性和內(nèi)部性。在還沒有計(jì)算機(jī)或檔案管理專用軟件的情況下，檔案管理人員的工作量相當(dāng)大，每年

3、都有新的檔案材料產(chǎn)生：干部年度考核、工資變動(dòng)、培訓(xùn)、職稱評(píng)聘等，需要手工的書寫、裁剪、裱糊、裝訂，不僅需要檔案管理人員較好的耐心，也是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的低效工作，另外對(duì)檔案的完好保存有一定影響。二、推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化管理主要措施一推行集中管理新形式2022年4月份，我縣結(jié)合全省開展的干部人事檔案專項(xiàng)核查整治活動(dòng)，在深化調(diào)研、反復(fù)論證的根底上，對(duì)組織部、人社局和教育局分口管理干部人事檔案的工作格局進(jìn)展調(diào)整，提出了對(duì)全縣干部人事檔案實(shí)行集中存放、統(tǒng)一管理的新思路。一是整合人員編制，配強(qiáng)管檔力量。通過常委會(huì)決定，將組織部、人社局、教育局三家單位的管檔人員和編制集中使用，成立“元氏縣干部信息管理中心”，掛靠組織部

4、管理。在管檔員選配上，實(shí)行“先推薦后考察，先培訓(xùn)后上崗，先試用后留任”的擇優(yōu)選配機(jī)制，由各管檔單位在原管檔員中進(jìn)展民主推薦，組織部根據(jù)推薦結(jié)果派人考察，確定初步人選，并聘請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，經(jīng)培訓(xùn)考試合格的，予以留用，三個(gè)月試用期滿經(jīng)考核稱職的，正式辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。通過嚴(yán)格選拔，4名素質(zhì)優(yōu)良、業(yè)務(wù)精湛的干部走上管檔員崗位。二是集中使用經(jīng)費(fèi)，完善硬件設(shè)施。將檔案管理經(jīng)費(fèi)集中使用，實(shí)在加大根底設(shè)施建立力度，在原檔案室根底上進(jìn)展了擴(kuò)建和高標(biāo)準(zhǔn)修繕，總面積達(dá)368平方米。配套設(shè)立了閱檔室、微機(jī)室和辦公室共6間，實(shí)現(xiàn)了“三室分設(shè)”，其中檔案庫房面積到達(dá)270平方米。專門購置裝備了除濕機(jī)、殺菌機(jī)、紅

5、外溫控?cái)z像頭、電子報(bào)警器等設(shè)備，配齊了電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備；高標(biāo)準(zhǔn)購置了密集架，有效進(jìn)步了案卷的保密性和平安性，使檔案的存放更加科學(xué)合理，存取更加便捷。三是強(qiáng)化案卷審核，確保入庫質(zhì)量。為做好三家檔案統(tǒng)一入庫保存，按照“嚴(yán)審細(xì)核、強(qiáng)力整改，確保高標(biāo)準(zhǔn)入庫”的原那么，專門組織力量，利用2個(gè)月時(shí)間對(duì)人社局和教育局管理的檔案進(jìn)展集中審核，保證了入庫質(zhì)量。同時(shí)，對(duì)干部人事檔案實(shí)行分類分區(qū)存放，將庫房分設(shè)組織、人事、教育三個(gè)保管區(qū)域，形成了“總體集中、相對(duì)分散”的存放形式，更加便于查閱管理。二強(qiáng)化制度建立理論證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理的有

6、力措施和可靠保證。除嚴(yán)格執(zhí)行干部人事檔案管理八項(xiàng)制度外，我們依托集中管理，還重點(diǎn)建立了四項(xiàng)制度：一是崗位分工責(zé)任制。本著“強(qiáng)化合作、細(xì)化分工”的原那么，在日常管理中，將檔案材料的搜集、案卷的查借收轉(zhuǎn)以及檔案庫房的安保等，根據(jù)崗位特點(diǎn)進(jìn)展細(xì)化分工、分責(zé)到人；面臨集中審檔、年度材料集中歸檔、裝訂等重項(xiàng)任務(wù)時(shí)，將全部力量集中起來，合理分配任務(wù)量，確保高效率、高標(biāo)準(zhǔn)完成任務(wù)。二是庫房準(zhǔn)入控制制度。為確保庫房的日常平安，庫房防盜門設(shè)雙把鎖，管理中心主任和各管檔員分別掌管鑰匙，只有在管理中心主任和管檔員都在場(chǎng)的情況下才能翻開庫房，在管理中心主任和管檔員之間形成了互為約束、互相監(jiān)視的分工協(xié)作機(jī)制，從制度上杜

7、絕了未經(jīng)允許私自查檔、涂改和偽造檔案等違規(guī)違紀(jì)行為的發(fā)生。三是重要事項(xiàng)審檔制度。凡涉及干部入黨、調(diào)動(dòng)、任免、退休、調(diào)資等，均要事先審查干部人事檔案，凡“三齡兩歷一身份”與平時(shí)掌握有出入的，均以干部人事檔案記載為準(zhǔn)。集中管理以來，共對(duì)120余名擬提拔任職干部人事檔案進(jìn)展了認(rèn)真審核，有6名干部因檔案原因被暫緩提拔，充分顯示了檔案工作的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，保證了干部人事檔案管理的有序進(jìn)展。四是監(jiān)視信息科長(zhǎng)列席部務(wù)會(huì)制度。凡涉及干部調(diào)整的部務(wù)會(huì)，監(jiān)視信息科長(zhǎng)均要列席，負(fù)責(zé)介紹對(duì)擬任人選的檔案審查情況，并就是否符合提職條件做出說明，充分發(fā)揮干部人事檔案在干部選任中的根據(jù)和把關(guān)作用。三狠抓日常細(xì)節(jié)管理在日常管

8、理中，為最大限度的減少紕漏，注重“查、借、收、轉(zhuǎn)”的每一個(gè)細(xì)節(jié)，從細(xì)節(jié)上強(qiáng)迫度，從細(xì)節(jié)上求成效，從細(xì)節(jié)上促標(biāo)準(zhǔn)。一是抓好材料搜集。干部情況是一個(gè)動(dòng)態(tài)變化的過程，只有及時(shí)地補(bǔ)充搜集檔案材料，才能使干部人事檔案比擬客觀全面地反映干部的情況。在檔案材料的搜集上，我們堅(jiān)持經(jīng)常性搜集、定期搜集、集中搜集相結(jié)合，明確歸檔內(nèi)容和時(shí)限，并落實(shí)責(zé)任到人。對(duì)逾期未歸檔的材料，檔案人員主動(dòng)與相關(guān)部門和人員聯(lián)絡(luò)、索要，做到搜集整理經(jīng)?；煌涎?、不積壓，確保干部人事檔案材料完備，與實(shí)際情況同步。二是細(xì)鑒別嚴(yán)把關(guān)。檔案材料的鑒別在整個(gè)檔案管理工作中是一個(gè)重要環(huán)節(jié)。我們嚴(yán)格按照干部人事檔案工作條例，全縣統(tǒng)一接收標(biāo)準(zhǔn)，并將

9、干部“三齡兩歷”重要信息錄入微機(jī)，凡交來材料中出生、參工、經(jīng)歷等信息與記載不一致者，一律“拒之門外”，杜絕了涂改、虛假、偽造材料，對(duì)不屬于歸檔內(nèi)容或沒有保存價(jià)值的材料予以清退，確保了檔案材料的真實(shí)性。三是確保手續(xù)完備。從材料的搜集到檔案的查借閱、轉(zhuǎn)遞，始終堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，手續(xù)完好、不符合規(guī)定的堅(jiān)決不予辦理。嚴(yán)格 “八簿冊(cè)”的使用,使冊(cè)中記錄與存根、回執(zhí)等手續(xù)材料保持準(zhǔn)確、一致，做到查借有手續(xù)、收轉(zhuǎn)有登記、管理有程序，實(shí)現(xiàn)無縫隙、零過失。四推進(jìn)信息化管理進(jìn)程實(shí)行干部人事檔案信息化管理，有助于實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，對(duì)此我們做了積極有益的探究。 一是建立電子檔案信息庫

10、，實(shí)現(xiàn)電子查檔。利用掃描儀、照相機(jī)等設(shè)備，將紙質(zhì)檔案通過掃描、照相等手段，錄入計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)化為電子化檔案，形成電子檔案信息庫。初步建立了電子檔案查閱系統(tǒng)，借助該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子化檔案的閱讀。在經(jīng)審批后，各單位查閱干部根本信息原那么上只在微機(jī)上查閱、打印，實(shí)現(xiàn)了查檔的“快”。二是實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理，及時(shí)更新信息。在搜集整理紙質(zhì)檔案材料時(shí)，假如紙質(zhì)檔案材料發(fā)生變化，及時(shí)將新增材料進(jìn)展微機(jī)錄入。轉(zhuǎn)走檔案的，及時(shí)將其電子檔案做好分類處理，確保電子檔案信息的“新”和“準(zhǔn)”。三是明確專人專管，做好平安保密工作。明確業(yè)務(wù)才能、道德品質(zhì)、保密意識(shí)等方面突出的干部為電子檔案專職管理員，電子檔案的利用過程一律由專職管理員

11、操作，其別人員不得接觸。對(duì)電子檔案的專用計(jì)算機(jī)和管理軟件分別設(shè)置密碼，開機(jī)密碼由科室負(fù)責(zé)人掌握，軟件密碼由專職管理員掌握，確保電子檔案的“真”。三、獲得的初步成效通過對(duì)我縣干部人事檔案的集中管理，健全標(biāo)準(zhǔn)各項(xiàng)管理制度和試行微機(jī)化管理形式，近兩年來獲得了一定成效。一是保證了卷宗質(zhì)量。通過統(tǒng)一材料鑒別、接收標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)案卷查、借、收、轉(zhuǎn)等標(biāo)準(zhǔn)性操作，有效杜絕了涂改、虛假、偽造材料，確保了檔案材料的真實(shí)完善，進(jìn)一步進(jìn)步了標(biāo)準(zhǔn)化管理程度。二是進(jìn)步了工作效率。通過集中管理，大大簡(jiǎn)化了“查借收轉(zhuǎn)”的手續(xù)，節(jié)約了時(shí)間，進(jìn)步了工作效率。將干部“三齡兩歷”等信息形成電子文檔后，便能為各種途徑所利用，減少重復(fù)而大規(guī)模的勞動(dòng)，同時(shí)也防止了手寫的低效和低準(zhǔn)確率。三是監(jiān)視約束更加有力。各項(xiàng)日常管理制度的建立和施行，改變了過去檔案室“一人當(dāng)家”的現(xiàn)象，從制度上筑起一道“防火墻”。特別是微機(jī)化管理制度的建立施