用友管理軟件使用手冊

1、部門:應(yīng)用產(chǎn)品事業(yè)部 編 號： 用友物流管理軟件使用手冊單位：晉能清潔能源光伏工程有限責(zé)任公司編制日期： 年 月實(shí)施日期： 年 月1. 基礎(chǔ)信息1.1商品輔助信息點(diǎn)擊添加按鈕，根據(jù)具體銷售商品需要添加商品單位并編號，例如：除添加單位外，還可以對商品單位進(jìn)行編輯和刪除。1.2商品信息基本信息商品信息添加光標(biāo)移動(dòng)到一級分類處分類輸入商品編碼、商品名稱等信息商品分類編碼.1首先對商品進(jìn)行第一級分類，合理分配編碼；其次根據(jù)管理的需要再逐級分類；系統(tǒng)允許五級分類，最后一級為具體的商品名稱。具體編碼規(guī)則如圖，后續(xù)產(chǎn)品將在此基礎(chǔ)上一次進(jìn)行編碼。.2想要在同一級增加分類或商品信息，操作方法是：將光標(biāo)移動(dòng)到上一

2、級分類處，點(diǎn)擊“添加”，然后輸入商品編碼、商品名稱等信息。商品信息是商貿(mào)寶管理系統(tǒng)中最重要的信息之一，特對商品卡片各欄目一一加以說明：（1）編碼：商品的編碼，貨號。為自編號，不得為空。（2）名稱：商品名稱不得為空。（3）助記碼：系統(tǒng)自動(dòng)讀取，不必手工錄入（4）條碼：系統(tǒng)支持掃描槍輸入，只需在基本信息中錄入該商品的條碼信息，錄單時(shí)再點(diǎn)擊“條碼掃描”按鈕，在條碼輸入欄使用掃描槍掃入條碼，即可帶出該商品關(guān)聯(lián)信息。商品內(nèi)部條碼編碼規(guī)則如下：產(chǎn)品校驗(yàn)碼合同批次：如001號合同第一批貨1產(chǎn)品編號：0001 商品二級編碼：如竹韻版P40移動(dòng)電源01商品一級編碼：如P40移動(dòng)電源01產(chǎn)品事業(yè)部合同編號001所

3、有產(chǎn)品入庫編號后均由倉儲(chǔ)管理中心相關(guān)負(fù)責(zé)人制定產(chǎn)品編號記錄表，并交由部門檔案管理員保管。（5）別名：商品的另一名稱。可以為空。（6）成本算法：企業(yè)管理商品要求輸入保質(zhì)期、提前報(bào)警天數(shù)，商品成本算法必須是手工指定算法。更改成本算法流程：維護(hù)中心系統(tǒng)配置成本算法選中手工指定算法保存確定更新成功（7）替代品：在商品信息檔案的編輯界面上增加替代品字段項(xiàng)，替代品值可以參考選擇目前商品檔案的任何商品，在商品信息檔案界面上增加替代品的查詢，其查詢過濾條件和商品的查詢過濾條件一樣，輸入查詢條件，例如：輸入商品編號1001，點(diǎn)放大鏡小圖標(biāo)，顯示出此商品為替代品的所有商品。（8）保質(zhì)期：保質(zhì)期字段可以按照年、月、

4、天的方式錄入，例如：保質(zhì)期可以錄入1年、18個(gè)月、180天。保質(zhì)期計(jì)算是可以按照固定的1年=365天；1月=30天的方式計(jì)算保質(zhì)期到期日期。在后續(xù)單據(jù)編輯的時(shí)候輸入出廠日期（生產(chǎn)日期），系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算商品到期日。（9）提前報(bào)警天數(shù)：設(shè)置以后商品在失效期提前幾天報(bào)警，系統(tǒng)根據(jù)公式：（出廠日期+保質(zhì)期）-系統(tǒng)登錄日<=提前報(bào)警天數(shù)，將符合此條件的商品顯示在“商品保質(zhì)期報(bào)警”報(bào)表中。（10）產(chǎn)地、規(guī)格、型號：直接輸入，可以為空。（11）自定義1、2、3：當(dāng)系統(tǒng)提供的商品屬性無法滿足用戶業(yè)務(wù)需要的時(shí)候（例如：想定義商品的質(zhì)地、主供應(yīng)商、品牌等）系統(tǒng)提供三個(gè)自定義項(xiàng)，滿足用戶個(gè)性化的需求。（12）單

5、位價(jià)格：1）基本單位：建議您將該商品的最小計(jì)量單位設(shè)置為基本單位。2）輔助單位：系統(tǒng)在提供基本計(jì)量單位設(shè)置的同時(shí)，可以設(shè)置最多二種輔助計(jì)量單位。使用方法是：在“輔助單位”右邊方框空白處單擊右鍵增加下拉菜單中選擇輔助計(jì)量單位輸入換算率（如1箱=20件，換算率則為20）保存3）價(jià)格：a、價(jià)格15和零售價(jià)：可以分別輸入銷售預(yù)定價(jià)格，可以將價(jià)格1設(shè)置為集團(tuán)內(nèi)部銷售價(jià)格，價(jià)格2設(shè)置為批發(fā)銷售價(jià)格；零售價(jià)設(shè)置為商品銷售單價(jià)。b、最近進(jìn)價(jià)：商品的最后進(jìn)貨單位。進(jìn)價(jià)可以根據(jù)價(jià)格跟蹤進(jìn)行自動(dòng)更新；c、最近售價(jià)：商品的最后銷售價(jià)格。售價(jià)可以根據(jù)價(jià)格跟蹤進(jìn)行自動(dòng)更新；d、最低售價(jià)：商品的最低銷售價(jià)格。1.3倉庫信息

6、基本信息倉庫信息添加輸入倉庫的編碼和名稱，其他可以為空（系統(tǒng)默認(rèn)只有一種倉庫類型直營）保存本系統(tǒng)設(shè)置：01 太原倉 直營；如需繼續(xù)添加倉庫信息點(diǎn)擊同級添加，繼續(xù)設(shè)置倉庫的編碼和名稱。1.4地區(qū)信息如果不需要按地區(qū)進(jìn)行管理，可以不錄?；拘畔⒌貐^(qū)添加輸入地區(qū)的編號和名稱，主要是代加工廠商歸屬地管理（例如：01深圳）其他可以為空保存1.5往來單位信息部門按照“1客戶”和“2零售客戶”“3供應(yīng)商”進(jìn)行一級分類具體操作方法為：基本信息往來單位添加輸入“1客戶”， “2零售客戶”“3供應(yīng)商” 此基礎(chǔ)上進(jìn)行下一級分類，把光標(biāo)移動(dòng)到“1客戶” 分類進(jìn)行下一級分類，零售客戶及供應(yīng)商的操作與此類似。1.6部門信

7、息若要對公司內(nèi)部各部門進(jìn)行業(yè)績考核，則要輸入此項(xiàng)信息，否則不需要。1.7內(nèi)部職工信息只要輸入管理員和操作員的姓名即可，因?yàn)橐O(shè)定管理員和操作員的權(quán)限?；拘畔?nèi)部職工添加輸入職工編號和姓名，其他可以為空保存2 管理員和操作員權(quán)限設(shè)定2.1用戶組設(shè)置：維護(hù)中心用戶權(quán)限用戶組設(shè)置添加“01操作員組”（系統(tǒng)已設(shè)有“管理員組”）2.2用戶組權(quán)限設(shè)置：對各用戶組設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，選中某一用戶組，選中界面右邊顯示的權(quán)限范圍（包括：基本信息、業(yè)務(wù)單據(jù)、報(bào)表統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)相關(guān)及其它幾個(gè)列表）中需要定義的權(quán)限即可授予用戶組此項(xiàng)權(quán)限。2.3用戶管理：用戶添加選中某一用戶確定光標(biāo)移至該用戶添加所屬的用戶組選中用戶組組確認(rèn)

8、。該用戶擁有此用戶組的全部權(quán)限，一個(gè)用戶可以從屬于多個(gè)用戶組。3 初期建賬3.1期初庫存商品錄入：維護(hù)中心期初建賬期初庫存商品選擇商品存放倉庫期初庫存商品顯示內(nèi)容勾選“顯示數(shù)量為零” 全部列表選定一具體的商品點(diǎn)擊“修改期初” 錄入情況添加或修改錄入商品的數(shù)量及成本均價(jià)保存。如果某一倉庫的期初庫存數(shù)據(jù)錄入完成后，可以在庫存期初錄入的主界面上點(diǎn)擊“查詢條件”，選擇其他倉庫并繼續(xù)錄入。3.2期初應(yīng)收應(yīng)付錄入：維護(hù)中心期初建賬期初應(yīng)收應(yīng)付單位 選定某一級具體單位修改期初錄入期初應(yīng)收款或初期應(yīng)付款保存。3.3正式開帳：維護(hù)中心正式開賬選擇開張日期正式開賬。便可以正式啟用用友T1商貿(mào)寶批發(fā)零售版，進(jìn)行正常

9、的業(yè)務(wù)核算了。4主要業(yè)務(wù)管理4.1進(jìn)貨入庫進(jìn)貨業(yè)務(wù)：進(jìn)貨管理進(jìn)貨入庫進(jìn)貨單選擇往來單位名稱（供應(yīng)商）選擇入庫庫房(商品存放倉庫) 選擇經(jīng)手人（進(jìn)貨員）把光標(biāo)移動(dòng)到商品名稱一欄選擇商品回車輸入商品的數(shù)量和單價(jià)（進(jìn)價(jià)）單據(jù)過賬（預(yù)付及尾款支付由財(cái)務(wù)操作）備注：1、商品名稱查找時(shí)系統(tǒng)提供模糊查找功能，只要輸入商品助記碼的任何一個(gè)英文字母，按回車就可以輕松查到想要的商品名稱2、輸入數(shù)量時(shí)一定要核對“單位”一欄是否正確，以免出錯(cuò)；3、進(jìn)貨支付預(yù)付金的處理：1）支付預(yù)付金時(shí)：錢流單據(jù)預(yù)付款單選擇“往來單位”和“經(jīng)手人”科目編碼選擇現(xiàn)金或者銀行存款輸入支付的預(yù)付款金額單據(jù)過賬；2）收到商品時(shí)：流程同進(jìn)貨業(yè)務(wù)

10、，只是付款金額應(yīng)當(dāng)將原來的定金扣除，另外可以點(diǎn)擊“付款詳情”查看與該供應(yīng)商的賬目往來情況；4、已過賬的單據(jù)修改或刪除：信息中心經(jīng)營歷程條件選擇選擇起始日期（可以在日期范圍內(nèi)選擇相應(yīng)的時(shí)間段，并且將“自動(dòng)保存查詢時(shí)間段”打勾 -確定目錄進(jìn)貨類單據(jù)進(jìn)貨單光標(biāo)移至要修改的單據(jù)紅沖并復(fù)制確定修改相關(guān)內(nèi)容審核人單據(jù)過賬單據(jù)保存成功。刪除單據(jù)的操作流程和修改單據(jù)的類似，前面的流程一樣，到“紅沖并復(fù)制”那步改為“紅字反沖”即可。5、進(jìn)貨有附帶贈(zèng)品問題：1）進(jìn)貨單顯示格式設(shè)計(jì)：進(jìn)貨管理進(jìn)貨入庫進(jìn)貨單點(diǎn)擊*處勾選“贈(zèng)品”一項(xiàng)確定；2）贈(zèng)品的輸單：在商品名稱一欄輸入贈(zèng)品名稱回車數(shù)量一欄輸入贈(zèng)品數(shù)量單價(jià)一欄為“0”

11、在贈(zèng)品一欄的方框內(nèi)打勾6、進(jìn)貨及查詢核對業(yè)務(wù)1）進(jìn)貨訂單填寫相關(guān)信息，其中備注規(guī)則為廠家+合同編號，點(diǎn)擊保存訂單，該單據(jù)已經(jīng)審核，記住該單據(jù)的編號JHDD-2014-10-31-000032）預(yù)付定金（以預(yù)付訂單合同金額40%為例）錢流單據(jù)預(yù)付款單填寫相關(guān)信息7、進(jìn)貨退貨和進(jìn)貨換貨功能：可參照進(jìn)貨單的操作流程，不再敘述4.2銷售業(yè)務(wù)銷售管理銷售出庫銷售單選擇往來單位名稱（客戶）選擇入庫庫房（商品存放倉庫）選擇經(jīng)手人（出貨員）把光標(biāo)移動(dòng)到商品名稱一欄選擇商品回車輸入商品的數(shù)量和單價(jià)（售價(jià)）選擇收款賬戶（現(xiàn)金或銀行存款）在橫線上輸入收款金額，如果全部為賒銷，則金額為0單據(jù)過賬備注：1、商品名稱查找

12、時(shí)系統(tǒng)提供模糊查找功能，只要輸入商品助記碼的任何一個(gè)英文字母，按回車就可以輕松查到想要的商品名稱2、輸入數(shù)量時(shí)一定要核對“單位”一欄是否正確，以免出錯(cuò)3、銷售收取預(yù)付金的處理：1）收取預(yù)付金時(shí)：錢流單據(jù)預(yù)收款單選擇“往來單位”和“經(jīng)手人”科目編碼選擇現(xiàn)金或者銀行存款輸入支付的預(yù)收款金額單據(jù)過賬；2）收到商品時(shí)：流程同進(jìn)貨業(yè)務(wù)，只是收款金額應(yīng)當(dāng)將原來的定金扣除，另外可以點(diǎn)擊“付款詳情”查看與該供應(yīng)商的賬目往來情況；4、已過賬的單據(jù)修改或刪除信息中心經(jīng)營歷程條件選擇選擇起始日期（可以在日期范圍內(nèi)選擇相應(yīng)的時(shí)間段，并且將“自動(dòng)保存查詢時(shí)間段”打勾）-確定目錄銷售類單據(jù)銷售單光標(biāo)移至要修改的單據(jù)紅沖并

13、復(fù)制確定修改相關(guān)內(nèi)容審核人單據(jù)過賬單據(jù)保存成功。刪除單據(jù)的操作流程和修改單據(jù)的類似，前面的流程一樣，到“紅沖并復(fù)制”那步改為“紅字反沖”即可。5、進(jìn)貨有附帶贈(zèng)品問題1）銷售單顯示格式設(shè)計(jì)：銷售管理銷售出庫銷售單點(diǎn)擊*處勾選“贈(zèng)品”一項(xiàng)確定2）贈(zèng)品的輸單：在商品名稱一欄輸入贈(zèng)品名稱回車數(shù)量一欄輸入贈(zèng)品數(shù)量單價(jià)一欄為“0”在贈(zèng)品一欄的方框內(nèi)打勾6、銷售退貨和銷售換貨功能：可參照銷售單的操作流程，不再敘述7、對往來單位（客戶）設(shè)置換貨確定業(yè)務(wù)發(fā)生后多長期限內(nèi)可以進(jìn)行換貨，超出該期限不能進(jìn)行換貨（一般規(guī)定一個(gè)月）往來單位信息其他換貨期限（天數(shù)）換貨比率（設(shè)置所換產(chǎn)品占總產(chǎn)品的最大比率）4.3倉庫調(diào)撥業(yè)

14、務(wù)庫存管理倉庫調(diào)撥選擇“同價(jià)調(diào)撥”還是“變價(jià)調(diào)撥” 選擇“出庫庫房”和“入庫庫房” 選擇經(jīng)手人選擇要調(diào)撥的商品輸入數(shù)量單價(jià)要區(qū)別對待：同價(jià)調(diào)撥單價(jià)改為“0”，變價(jià)調(diào)撥單價(jià)改為新價(jià)格單據(jù)過賬4.4組裝與拆卸只要針對業(yè)務(wù)中可能涉及到的商品組合優(yōu)惠銷售的情況。庫存管理組裝與拆卸選擇拆裝模塊 填寫模版的編碼及名稱增加需要組合的商品的明細(xì)如需繼續(xù)添加點(diǎn)擊右鍵選擇增加行確定庫存信息中即可查詢到組裝產(chǎn)品的信息。拆卸流程可參照組裝流程進(jìn)行操作，不再進(jìn)行描述。4.5 收款付款業(yè)務(wù)錢流管理收款或付款收款單或付款單選擇“往來單位”和“經(jīng)手人” 科目編碼選擇現(xiàn)金或銀行存款輸入收到或支付款項(xiàng)的金額回車單據(jù)下半部分“結(jié)算

15、金額”一列中輸入相對應(yīng)的結(jié)算金額（表示和該單據(jù)發(fā)生的債權(quán)債務(wù)已經(jīng)兩清）單據(jù)過賬備注：1、如果收到或支付的金額沒辦法和單據(jù)下半部分所列的收款單或付款單的金額相對應(yīng)，則在輸入完收到或支付款項(xiàng)的金額一欄后回車，然后點(diǎn)擊畫面底下一欄的“自動(dòng)分配”按鈕，系統(tǒng)將根據(jù)原單據(jù)發(fā)生的日期順序逐筆清償債權(quán)或債務(wù)。4.6單據(jù)的設(shè)計(jì)和使用單據(jù)包括業(yè)務(wù)單據(jù)和錢流單據(jù)。（1）單據(jù)的顯示設(shè)置：進(jìn)入單據(jù)畫面光標(biāo)移至表體空白處右鍵單擊單據(jù)格式更改顯示名稱（名稱一列不可更改）顯示一列中勾選適合管理需要的欄目調(diào)整合適的寬度確定（2）單據(jù)的打印格式設(shè)置：進(jìn)入單據(jù)畫面“打印”下拉菜單打印報(bào)表設(shè)計(jì)文件保存基本樣式報(bào)表不能修改另存為其他報(bào)

16、表格式確定報(bào)表樣式輸入報(bào)表樣式說明確定備注：1、如果要恢復(fù)成基本樣式，按以下流程操作：“打印”下拉菜單報(bào)表樣式基本樣式2、單據(jù)表體設(shè)計(jì)：與電子表格類似3、單據(jù)的取數(shù)：將光標(biāo)移至該欄左鍵雙擊字段選擇數(shù)據(jù)字段（包括主項(xiàng)數(shù)據(jù)、細(xì)項(xiàng)數(shù)據(jù)、條件變量、系統(tǒng)變量四種）選擇字段名稱（就是單據(jù)顯示的具體欄目名稱）確認(rèn)確認(rèn)文件保存4、本頁小計(jì)公式設(shè)置：將光標(biāo)移至該欄右鍵單擊單元格屬性數(shù)字選擇顯示類型和小數(shù)點(diǎn)位數(shù)確認(rèn)單元格類型插入?yún)R總框統(tǒng)計(jì)類型合計(jì)統(tǒng)計(jì)Band:DetailData1確認(rèn)文件保存5、合計(jì)大寫金額設(shè)置：將光標(biāo)移至該欄右鍵單擊單元格屬性數(shù)字選擇顯示類型和小數(shù)點(diǎn)位數(shù)確認(rèn)單元格類型插入?yún)R總框統(tǒng)計(jì)類型合計(jì)統(tǒng)計(jì)

17、Band:MasterData1確認(rèn)屬性轉(zhuǎn)換成大寫：下拉菜單中選擇“True” X文件保存4.7報(bào)表的使用技巧：報(bào)表主要在信息中心。單位轉(zhuǎn)換主要是提供報(bào)表計(jì)量單位的轉(zhuǎn)換功能。在下拉菜單中選擇“基本單位”，則報(bào)表的計(jì)量單位顯示為基本單位；在下拉菜單中選擇“輔助單位一”，則報(bào)表的計(jì)量單位顯示為輔助單位一，依此類推。顯示內(nèi)容1、分級顯示：在畫面左邊“目錄”中樹形排列，分級顯示，畫面右邊顯示該級分類的具體內(nèi)容；2、全部列表：在畫面右邊顯示最后一級分類的全部具體內(nèi)容；3、部分列表：把光標(biāo)移至到某級分類上，然后選擇“部分列表”，畫面右邊將顯示該分類的全部具體內(nèi)容。備注：以庫存狀況表為例，進(jìn)入該報(bào)表，假如要了解全部商品的的庫存狀況情況，就在顯示內(nèi)容中選