東方通信公司進(jìn)口采購合同執(zhí)行

1、東方通信公司進(jìn)口采購合同執(zhí)行范圍適用于進(jìn)口采購合同執(zhí)行過程中進(jìn)口批文_機(jī)電設(shè)備辦理、報關(guān)行選擇、進(jìn)口報關(guān)商檢、進(jìn)口采購付款申請、報關(guān)付款申請、貨物保險公司的選擇、合同尾款支付申請過程控制目標(biāo)進(jìn)口批文_機(jī)電設(shè)備辦理建立完善的進(jìn)口批文登記制度確保建立規(guī)范的辦理進(jìn)口機(jī)電設(shè)備批文流程，將該工作程序化， 減少可能出現(xiàn)的各種不必要的重復(fù)操作和可能出現(xiàn)的遺漏之處對于向外經(jīng)貿(mào)部申報的批文與相應(yīng)批準(zhǔn)的生產(chǎn)配額嚴(yán)格控制使用報關(guān)行選擇保證所選擇的報關(guān)行能夠完成進(jìn)口貨物及時順利地報關(guān)、清關(guān)選擇合適的報關(guān)行，編制完善的報關(guān)行檔案進(jìn)口報關(guān)商檢順利及時報關(guān)清關(guān)，杜絕海關(guān)關(guān)稅滯納金和滯報金的產(chǎn)生及時辦理商檢，發(fā)現(xiàn)和處理進(jìn)口貨

2、物的損壞、短缺事件，與供應(yīng)商及時聯(lián)系索賠和退貨，減少公司的損失保證通關(guān)文件的完整準(zhǔn)確，杜絕人為原因造成的通關(guān)時滯造成的損失進(jìn)口采購付款申請保證按照進(jìn)口合同的要求及時付款，避免國際付款糾紛和法律風(fēng)險和財務(wù)部配合保證信用證的開立、使用和修改符合國家和國際慣例報關(guān)付款申請及時支付各種稅款及費(fèi)用，杜絕滯納金的產(chǎn)生，減少不必要的損失做好付款計劃，減少計劃外付款，降低公司的資金成本貨物保險公司的選擇確保保險公司的服務(wù)符合采購合同的需要加強(qiáng)與保險公司的合作，為公司開發(fā)各種合適的保險險種合同尾款支付申請保證在確認(rèn)合同執(zhí)行正常的情況下支付貨款，避免應(yīng)質(zhì)量問題引起的損失確保采購部及時收集和分析采購業(yè)務(wù)活動，降低合

3、同付款延期的法律風(fēng)險主要控制點(diǎn)進(jìn)口批文機(jī)電設(shè)備辦理對于一次辦理金額較大多次使用的批文要進(jìn)行審批，跟蹤批文在合同執(zhí)行中的使用情況，嚴(yán)格禁止串料使用報關(guān)行選擇采購人員按公司報關(guān)要求確定報關(guān)行是否符合報關(guān)要求，確定能否作為長期合作的對象進(jìn)口報關(guān)商檢對于需要法定商檢貨物采購部及時申報商檢對進(jìn)口貨物的損壞、短缺，及時辦理商檢，取得商檢憑證，以便辦理退運(yùn)、索賠手續(xù)及時催報關(guān)行退還相關(guān)的報關(guān)文件，以便歸檔進(jìn)口采購付款申請外匯業(yè)務(wù)會計需審核信用證的文檔完整報關(guān)付款申請?jiān)趫箨P(guān)行傳真進(jìn)口海關(guān)稅單后，及時核對合同的金額及稅號，確定稅款金額貨物保險公司的選擇采購經(jīng)理應(yīng)組織財務(wù)和使用部門的人員共同對保險公司進(jìn)行評審組織

4、商保險公司的評審表應(yīng)上報采購經(jīng)理進(jìn)行審閱同意后，務(wù)人員談判確定合同的具體條款合同尾款支付申請采購員判斷各個部門所應(yīng)提供的文檔是否齊全采購員編制的付款申請報告應(yīng)上報采購經(jīng)理進(jìn)行審批財務(wù)部在收到采購員上報的付款申請報告后，應(yīng)仔細(xì)根據(jù)銀行的付款記錄復(fù)核采購員提供的前期付款記錄的真實(shí)性及完整性特定政策T/T 付款的支付方式中, 前 T/T（ 付預(yù)付款） 對于金額超過5000 美金合同須由財務(wù)經(jīng)理審批支付；后T/T 對于金額超過50000 美金合同須由財務(wù)經(jīng)理審批支付；合同金額超過20000 美金必須以信用證方式支付進(jìn)口合同金額超過200000 美金必須以遠(yuǎn)期信用證方式支付，特殊情況需采購部和財務(wù)經(jīng)理審

5、批對于大型設(shè)備進(jìn)口合同的支付，信用證條款需按分批付款方式進(jìn)行涉及部門采購部物資管理部財務(wù)部質(zhì)量部流程說明6. 1進(jìn)口批文機(jī)電設(shè)備辦理步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作1米購部批文辦理 員根據(jù)米購計劃開始辦理進(jìn)口批文，根據(jù)要求 提供附件及樣品2采購部-批文辦理員判斷是否需步-次辦理金額較大的多次進(jìn)口 的批文（配額類產(chǎn)品需要）2. 1米購部批文辦理 員是:批文辦理員上報米購部總經(jīng)理審批2. 2米購部批文辦理 員否:接32. 1. 1采購部總經(jīng)理米購部總經(jīng)理判斷是否同意（配額類產(chǎn)品）2. 1. 1. 1采購部總經(jīng)理同意：接 32. 1. 1. 2米購部批文辦理 員否則：批文辦理員分批辦理3米購部批文辦理

6、員填寫機(jī)電進(jìn)口申請表4米購部批文辦理 員判斷是否受國家無線電管理委員會的業(yè)務(wù)管 轄4. 1米購部批文辦理 員是：提交當(dāng)?shù)責(zé)o管委審批并備案4. 2采購部否：接54. 1. 1當(dāng)?shù)責(zé)o管委審批并備案5米購部批文辦理 員提交省機(jī)電產(chǎn)品進(jìn)出口辦公室審批步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作6省機(jī)電辦裁定是否須報送外經(jīng)貿(mào)部機(jī)電辦批準(zhǔn)6. 1省機(jī)電辦是:出具意見并報外經(jīng)貿(mào)部機(jī)電辦6. 2省機(jī)電辦否則出具機(jī)電產(chǎn)品進(jìn)口登記表6. 1. 1外經(jīng)貿(mào)部出具機(jī)電產(chǎn)品進(jìn)口登記表7采購部采購員根據(jù)機(jī)電進(jìn)口批文的要求簽署進(jìn)口合同，接 合同商務(wù)談判流程8米購部批文辦理 員判斷是否包括無線發(fā)射設(shè)備（是否有發(fā)射功 能）8. 1采購部-批文辦

7、理員是：批文辦理員根據(jù)當(dāng)?shù)責(zé)o管委要求填報無 線電設(shè)備進(jìn)口審查批件8. 2采購部否:98. 1. 1米購部批文辦理 員批文辦理員提交當(dāng)?shù)責(zé)o管委批準(zhǔn)9米購部批文辦理 員、行政管理員批文辦理員將機(jī)電產(chǎn)品進(jìn)口登記表（企業(yè)聯(lián)）交行政管理員存檔6. 2報關(guān)行選擇步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作1采購部總經(jīng)理確定報關(guān)公司要求1.2采購部報關(guān)員 2.收集報關(guān)行資信、服務(wù)、公關(guān)能力等 3.信息3采購部報關(guān)員查詢或建立合格報關(guān)行檔案4.4采購部報關(guān)員判斷報關(guān)行是否符合年度報關(guān)要求5.（報關(guān)效率、處理緊急事情能力、公司資質(zhì)等）4. 1采購部報關(guān)員是:報關(guān)員上報采購部總經(jīng)理，接56.4. 2采購部否：回到37.5采購部總

8、經(jīng)理判斷有無長期合作的可能8.5. 1采購部總經(jīng)理是：采購部總經(jīng)理與報關(guān)行簽定長期合作協(xié)9.議5.2采購部總經(jīng)理否:接6105. 1. 1采購部總經(jīng)理采購部總經(jīng)理上報物流副總裁備案115. 1. 2采購部報關(guān)員報關(guān)員將長期合作協(xié)議交行政管理員存檔126采購部報關(guān)員報關(guān)員與報關(guān)行簽定委托協(xié)議137采購部報關(guān)員與報關(guān)公司具體接洽本次合同報關(guān)事宜148采購部報關(guān)員深入了解報關(guān)信息反饋、報關(guān)效率及更新周15期，9采購部報關(guān)員報關(guān)員填寫報關(guān)行信息收集表1610采購部報關(guān)員更新報關(guān)行檔案1711采購部文檔管理 員報關(guān)行檔案18步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作12采購部報關(guān)員準(zhǔn)備報關(guān)委托書1912.1采購部報關(guān)

9、員準(zhǔn)備報關(guān)委托書、相關(guān)報關(guān)資料2012.2采購部報關(guān)員、行 政管理員報關(guān)員把報關(guān)相應(yīng)資料交相應(yīng)報關(guān)資料交行21政管理員存檔13采購部報關(guān)員根據(jù)報關(guān)的實(shí)際情況更新報關(guān)行檔案226. 3報關(guān)商檢步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作1采購部采購員用E-mail或傳真查詢發(fā)貨情況2供應(yīng)商發(fā)出發(fā)貨通知，傳真發(fā)票、裝箱單及其他單 證3采購部采購員、報 關(guān)員根據(jù)供應(yīng)商的發(fā)貨通知，判斷單證是否準(zhǔn)確 無誤3.1采購部如準(zhǔn)確無誤，接43.2采購部采購員向供應(yīng)商發(fā)出修改通知3.2.1供應(yīng)商修改單證4采購部采購員、報 關(guān)員根據(jù)合同準(zhǔn)備除供應(yīng)商隨機(jī)單證外的其他報 關(guān)資料5采購部報關(guān)員采購員將合同副本、進(jìn)口批文、報關(guān)委托書 及其

10、他單證送交報關(guān)行6報關(guān)行按規(guī)定報關(guān)程序報關(guān)步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作7報關(guān)行、采購部報 關(guān)員報關(guān)行將海關(guān)稅單復(fù)印件傳真給報關(guān)員8采購部采購員米購員接報關(guān)付款申請流程9采購部報關(guān)員判斷報關(guān)是否順利9.1采購部是接119.2采購部報關(guān)員否則由采購部協(xié)同報關(guān)行處理10采購部報關(guān)員報關(guān)員安排運(yùn)輸11采購部報關(guān)員按合同支付報關(guān)行傭金12采購部采購員接付款流程13采購部商檢員貨物運(yùn)抵工廠后，判斷是否需要商檢13.1采購部商檢員如小需商檢，接 1413. 2采購部商檢員如福商檢，填寫商檢申請13.2.1采購部商檢員配合商檢局實(shí)地查驗(yàn)13.2.2采購部商檢員判斷商檢是否有問題13.2.2.1采購部如有問題，

11、出商檢不合格通知單13.2.2.1.1采購部商檢員按照米購及貨運(yùn)合同規(guī)定退運(yùn)或索賠處理步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作13.2.2.2采購部商檢員如無問題，商檢出證、領(lǐng)證14采購部報關(guān)員清關(guān)14個工作日后，向報關(guān)行領(lǐng)取進(jìn)口貨物 報關(guān)單，以備外匯核銷15采購部報關(guān)員將商檢證書、報關(guān)單復(fù)印存檔16采購部報關(guān)員米購員復(fù)印兩份報關(guān)單交倉庫，原件交財務(wù) 部辦理核銷17采購部接外匯核銷流程18采購部采購員判斷是否為不需入庫的生產(chǎn)性固定資產(chǎn)18.1物資管理部接固定資產(chǎn)收貨流程18.2物資管理部接入庫流程6. 4進(jìn)口采購付款步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作1采購部采購員根據(jù)具體米購合同條款，米購員米取不同的付款方式2

12、采購部采購員米購員填寫進(jìn)口付款申請單，報米購經(jīng)理審批3采購部采購員進(jìn)口付款申請單4采購部采購員根據(jù)支付條款按照國際慣例操作5采購部采購員判斷是否需要開具信用證5.1采購部采購員是:米購人員準(zhǔn)備開證相關(guān)文件5.2采購部否:接 4.4.6.25.1.1采購部采購員米購員準(zhǔn)備開立信用證申請單、開證申請書、合同正副本、進(jìn)口批文（銀行聯(lián)）交財務(wù)部5.1.2財務(wù)部外匯業(yè)務(wù) 會計審核開立信用證申請/審批單5.1.3財務(wù)部外匯業(yè)務(wù) 會計審批是否通過5.1.3.1財務(wù)部通過：接進(jìn)口開立/修改信用證流程5.1.3.1.1財務(wù)部、采購員、行政管理員采購員接到財務(wù)部開證回單復(fù)印件存檔5.1.3.2財務(wù)部不通過：外匯業(yè)

13、務(wù)會計出具修改意見5.1.3.2.1采購部采購員采購員根據(jù)財務(wù)部修改意見修改步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作5.1.3.2.2采購部回到5.17采購部采購員判斷是否T/T付款7. 1采購部采購員是:米購員準(zhǔn)備T/T付款相關(guān)文件交財務(wù)部審批，前T/T（合同正副本、發(fā)票、T/T付款申請/ 審批單），后T/T（合同正副本、發(fā)票、T/T付款 申請/審批單、裝箱單、入庫單）7. 1. 2財務(wù)部外匯業(yè)務(wù)會計審核單據(jù)7. 1. 3財務(wù)部接進(jìn)口付匯管理流程8采購部采購員、行 政管理員米購員接銀行付款通知單交行政管理員存 檔，并抄送至供應(yīng)商7. 2采購部采購員否:判斷不是T/T付款，接89采購采購員其他付款方式，米

14、購員按照合同條款執(zhí)行6. 5報關(guān)付款步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作1采購部接進(jìn)口報關(guān)商檢流程2采購部采購員、報 關(guān)員貨物到達(dá)后，跟蹤報關(guān)情況3采購部采購員判斷是否為免稅貨物3.1采購部采購員如為非免稅貨物，接 5.5.43.2采購部采購員、報 關(guān)員、批文辦理員如為免稅貨物，準(zhǔn)備相關(guān)文件及海關(guān)免稅表3.2.1采購部報關(guān)員米購員將貨物海關(guān)免稅表交報關(guān)行3.2.2報關(guān)行在報關(guān)時明確為免稅貨物進(jìn)行報關(guān)4報關(guān)行報關(guān)員將海關(guān)稅單或海關(guān)監(jiān)管費(fèi)單復(fù)印件傳真給報 關(guān)員5采購部報關(guān)員根據(jù)合同金額及稅號核對稅款金額6采購部報關(guān)員判斷金額是否有誤6.1采購部報關(guān)員如有誤，進(jìn)行個案處理6.2采購部如無誤，接77采購部報關(guān)

15、員采購員判斷是否計劃內(nèi)7.1采購部采購員如為計劃外，接付款流程7.2采購部采購員如為計劃內(nèi)，接8步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作8采購部采購員準(zhǔn)備稅款支付文件9采購部采購員將稅款支付申請及海關(guān)稅單復(fù)印件交財務(wù)部10財務(wù)部會計外匯業(yè)務(wù)會計審核，及時支付稅款11財務(wù)部接付款流程12財務(wù)部將銀行電匯底單或其他付款憑證交米購員13采購部報關(guān)員報關(guān)員與報關(guān)行跟蹤落實(shí)稅款支付情況6. 6保險公司選擇步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作1采購部接合同的編制與審核流程2采購部采購員根據(jù)米購合同和報險公司要求查詢保險公司 檔案2.1采購部采購員采購員收集保險公司信息2.2采購部采購員米購員更新保險公司檔案3采購部采購員采購

16、員判斷保險公司是否有戰(zhàn)略合作伙伴或 簽有長期合同3.1采購部是:接合同的編制與審核流程3.2采購部采購員否:判斷是否有所需保險公司信息3.2.1采購部采購員是:采購員與分管的保險公司接洽3.2.2采購部否:回到23.3采購部購員米購員判斷接洽的保險公司是否有合作意向3.3.1采購部總經(jīng)理秘 書是:采購部總經(jīng)理秘書收集保險公司的各種 信息及向保險公司索取基本的資料3.3.2采購部采購員否:更新保險公司檔案，回到5.6.23.3.1.1采購部采購員更新保險公司檔案3.4采購部采購員米購員判斷是否屬招標(biāo)流程3.4.1采購部是:接招標(biāo)流程步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作3.4.2采購部否:接3.53.5采

17、購部總經(jīng)理采購部總經(jīng)理組織財務(wù)、使用單位人員進(jìn)行 評審3.6采購部采購員米購員要求保險公司提供各種信息3.7采購部總經(jīng)理采購部總經(jīng)理召開會議討論并填寫保險公司 評估表并存檔3.8采購部總經(jīng)理采購部總經(jīng)理召開會議討論確定保險公司并 報物流副總裁審批3.9采購部-物流副總裁物流副總裁審批是否通過3.9.1采購部是:接3.103.9.2采購部采購員否:采購部總經(jīng)理說明選擇的理由，采購員重新選擇保險公司3.10采購部采購員米購員與選定的保險公司商務(wù)談判，討論保險合同條款接商務(wù)談判流程3.11采購部商務(wù)支持 員商務(wù)支持員提供標(biāo)準(zhǔn)保險合同文本給米購員3.12采購部采購員米購員準(zhǔn)備保險合同草案3.13采購部

18、接合同編制與審核流程主要涉及文件文件名稱編制部門主要內(nèi)容1.機(jī)電進(jìn)口申請單采購部申請進(jìn)口機(jī)電的申請書2.報關(guān)長期合作協(xié)議采購部與報關(guān)行簽定的長期合作協(xié)議3.委托報關(guān)協(xié)議采購部與報關(guān)行簽定的委托報關(guān)協(xié)議4.報關(guān)行信息收采購部報關(guān)行的報關(guān)效率等的信息5.委托報關(guān)書及相關(guān)報關(guān)資料采購部委托報關(guān)的報關(guān)書及相關(guān)報關(guān)資料6.其他單證采購部報關(guān)時要用的除合同正本、進(jìn)口批文外的其他證件7.進(jìn)口付款申請單采購部進(jìn)口付款的申請單8.開立信用證中請/審批單采購部開立信用證的申請/審批單9.開立信用證中請書采購部開立信用證證的申請書10. TT付款申請/審批單采購部TT付款的申請/審批單11.貨物海關(guān)免稅表采購部貨物

19、海關(guān)免稅表12.稅款支付申請采購部稅款支付的申請書13.付款申請書采購部付款的申請書填表說明機(jī)電進(jìn)口申請單步驟步驟說明1.采購員填寫機(jī)電進(jìn)口申請單2.省機(jī)電產(chǎn)品進(jìn)出口辦公室審批或送外經(jīng)貿(mào)部機(jī)電辦審批（受無委管轄則先送 無委審批）報關(guān)長期合作協(xié)議步驟步驟說明1.采購部總經(jīng)理根據(jù)實(shí)際情況需要，與報關(guān)行簽訂報關(guān)長期合作協(xié)議委托報關(guān)協(xié)議步驟步驟說明1.采購人員與報關(guān)行簽訂委托報關(guān)協(xié)議報關(guān)行信息收集表步驟步驟說明1.米購人員深入了解各報關(guān)行報關(guān)信息反饋、報關(guān)效率及更新周期等信息，填寫報關(guān)行 信息收集表委托報關(guān)書及相關(guān)報關(guān)資料步驟步驟說明1.采購人員填寫委托報關(guān)書及相關(guān)報關(guān)資料其他單證步驟步驟說明1.采購人員收集的除了合同正本和進(jìn)口批文外的其他單證和資料進(jìn)口付款申請單步驟步驟說明1.米購員填寫進(jìn)口